Aller au contenu

Bulletin de paie dématérialisé : pourquoi et comment le mettre en place ?

Marion Reynaud, Marketing Manager - 18/11/22

(Mis à jour le 18/11/22)

Au-delà d’une économie de ressources et d’un traitement simplifié, le choix du bulletin de paie électronique facilite le quotidien de vos salariés. Découvrez tout ce qu’il faut savoir sur le bulletin dématérialisé et comment le mettre en place efficacement.

Le bulletin de paie dématérialisé est une pratique qui progresse très rapidement au sein des entreprises. Alors que ce n’est qu’en 2017 que la législation a réellement permis la généralisation de la dématérialisation des bulletins de paie, 20% des bulletins de paie étaient déjà dématérialisés en 2019 et 33% en 2021. À la fois rapide et économique, cette procédure permet aussi un échange d’informations plus sûr, à condition d’opter pour des systèmes sécurisés tels que les coffres-forts numériques !

 

Dans le monde du travail temporaire et des contrats courts, où les recrutements sont massifs et réguliers, pour des missions de courte ou longue durée, la gestion de la paie est particulièrement complexe et constitue un travail très chronophage. Sans compter que les échanges avec les salariés se font souvent à distance. La dématérialisation des fiches de paie devient alors particulièrement intéressante.

Bulletin de paie dématérialisé : qu’est-ce que c’est ?

 

Également appelé bulletin de paie électronique (BPE), il s’agit de la version numérique de la fiche de paie papier. Même électronique, il s’agit d’un document légal et donc à valeur juridique. Il doit contenir toutes les informations obligatoires au regard de la loi.

Pour que la fiche de paie dématérialisée soit pleinement valable juridiquement, il faut également que l’employeur garantisse son intégrité et son authenticité. Pour cela, il peut passer par une solution dédiée qui lui permettra d’assurer la valeur légale du document.

Bulletin de paie électronique : que dit la réglementation ?

Le 13 mai 2009, une modification du Code du Travail a permis de reconnaître le bulletin de paie dématérialisé comme juridiquement recevable. Les articles L3243-2 et L3243-4 du Code du Travail prévoient:

  • Article L3243-2 — Lors du paiement du salaire, l’employeur remet aux personnes mentionnées à l’article L3243-1 une pièce justificative dite bulletin de paie. Avec l’accord du salarié concerné, cette remise peut être effectuée sous forme électronique, dans des conditions de nature à garantir l’intégrité des données. Il ne peut exiger aucune formalité de signature ou d’émargement autre que celle établissant que la somme reçue correspond bien au montant net figurant sur ce bulletin.
  • Article L3243-4L’employeur conserve un double des bulletins de paie des salariés ou les bulletins de paie remis à leurs salariés sous forme électronique pendant cinq ans.

Depuis le 1er janvier 2017, les employeurs ont la possibilité de mettre en place le bulletin de paie sans accord préalable des salariés. Ils doivent néanmoins les en informer, afin de leur laisser la possibilité de s’y opposer. Les salariés peuvent ainsi demander la délivrance d’un document papier.

En pratique, la dématérialisation des bulletins de paie est bien acceptée par les salariés car cela s’inscrit dans les nouveaux usages liés au numérique. 

Le Code du travail prévoit que l’employeur doit conserver le double des bulletins de paye ou leur version électronique pendant cinq ans. Toutefois, en pratique, il est nécessaire de les conserver plus longtemps:

  • pendant six ans au regard de l’administration fiscale, 
  • pendant dix ans dès lors qu’ils présentent le caractère de documents comptables. 

L’employeur qui ne respecte pas l’obligation de conserver un double des bulletins de paie pendant 5 ans, s’expose à une amende de 3e classe. 

Les bulletins de salaire doivent, sur demande, être présentés à l’inspecteur du travail et aux agents contrôleurs de l’Urssaf. 

L’entreprise doit alors mettre en place un système de conservation et assurer la sécurité des données.

Les avantages du bulletin de paie dématérialisé

 

Le bulletin de paie dématérialisé offre de nombreux avantages : 

  • Gain de temps : finis l’impression et et la mise sous pli. Certaines solutions distribuent même automatiquement les bulletins aux salariés.
  • Réduction des coûts : l’absence d’envoi par la poste et d’impression réduit considérablement les dépenses. 
  • Moindre risque d’erreurs : les logiciels de paie sont souvent reliés à d’autres solutions SIRH qui intègrent automatiquement un certain nombre d’informations. Cette automatisation permet de limiter considérablement les erreurs.
  • Gain d’autonomie pour les salariés : grâce à la mise à disposition de coffres-forts électroniques, ces derniers n’ont plus besoin de solliciter les responsables RH ou leur agence d’intérim pour retrouver leurs bulletins de paie. Ils y ont accès en permanence en toute autonomie.
  • Pas de stockage physique : la dématérialisation a supprimé le stockage papier et constitue donc un gain de place substantiel.
  • Plus d’utilisation de papier : l’usage du numérique permet de se passer presque totalement du papier et donc de réduire fortement les déchets.

Comment mettre en place le bulletin de paie dématérialisé au sein de son entreprise ?

 

La dématérialisation des bulletins de paie ne consiste pas uniquement à générer le document en format pdf. Les conditions de l’établissement d’une version électronique du bulletin de paye sont selon l’Article L3243-2 du Code du Travail : 

  • L’absence d’opposition des salariés, 
  • La remise dans des conditions garantissant l’intégrité et la confidentialité des données.

Lorsque l’employeur décide de procéder à la remise du BP sous forme électronique, il doit informer le salarié par tout moyen de son droit de s’opposer à la forme électronique.

Il convient alors de s’équiper d’une solution dédiée afin de :

  • Sécuriser les fiches de paie et tout document relatif aux employés,
  • Permettre l’accès à tout moment à ces fichiers,
  • Conserver les documents de manière sécurisée et conforme,
  • Assurer la disponibilité des fiches de paie jusqu’aux 75 ans du salarié ou pour une durée de 50 ans.

Pour répondre à toutes ces exigences, le coffre-fort numérique est l’outil idéal.

Bulletin de paie dématérialisé et coffre-fort numérique : l’association gagnant-gagnant !

 

Qu’est-ce qu’un coffre-fort numérique ? Il s’agit d’une solution permettant le stockage virtuel, individuel et pérenne de fichiers numériques. L’employeur dépose les documents du salarié dans son espace de stockage personnel. Ce dernier s’y connecte de manière sécurisée et peut télécharger, stocker et trier tous ses documents.

Attention néanmoins à opter pour un coffre-fort électronique qui réponde aux exigences réglementaires telles que le respect de la Réglementation Générale sur la Protection des Données (RGPD) et la certification AFNOR qui porte sur l’archivage et la communication des documents numériques.

 

C’est le cas de Coffreo qui permet aux responsables RH de réduire considérablement leur temps de traitement des fiches de paie. La solution automatise notamment la distribution des bulletins. Il suffit simplement de les déposer dans l’espace employeur et Coffreo s’occupe de sceller les documents et de les distribuer automatiquement dans les coffres-forts électroniques des salariés.

Vous souhaitez en savoir plus sur notre solution ? Demandez une démo !