Dans le monde du travail temporaire et des contrats courts, où les recrutements sont massifs et réguliers, pour des missions de courte ou longue durée, la gestion de la paie est particulièrement complexe et constitue un travail très chronophage. Sans compter que les échanges avec les salariés se font souvent à distance. Dans ce contexte, la dématérialisation des fiches de paie se révèle particulièrement intéressante. Découvrez tout ce qu’il faut savoir sur le bulletin dématérialisé et comment le mettre en place efficacement.
Bulletin de paie dématérialisé : qu’est-ce que c’est ?
Également appelé bulletin de paie électronique (BPE), il s’agit de la version numérique de la fiche de paie papier. Même électronique, il s’agit d’un document légal. Il possède la même valeur juridique que sa version papier et doit contenir toutes les informations obligatoires au regard de la loi pour garantir les mêmes droits aux employés. Les mentions obligatoires du bulletin de paie papier devant y figurer sont donc similaires :
- Informations concernant l’employeur
- Informations concernant le salarié
- Composantes de la rémunération
- Charges sociales
- Synthèse de la situation.
De plus, pour que la fiche de paie dématérialisée soit pleinement valable juridiquement, il faut également que l’employeur garantisse son intégrité et son authenticité. Pour cela, il peut passer par une solution dédiée qui lui permettra d’assurer la valeur légale du document, comme c’est le cas de Coffreo.
Bulletin de paie électronique : que dit la réglementation ?
En matière de dématérialisation des bulletins de paie, deux dates sont importantes : le 13 mai 2009 et le 1er janvier 2017.
Le 13 mai 2009, une modification du Code du Travail a permis de reconnaître le bulletin de paie dématérialisé comme juridiquement recevable. De fait, cette décision est mentionnée dans les articles L3243-2 et L3243-4 du Code du Travail :
- Article L3243-2 — Lors du paiement du salaire, l’employeur remet aux personnes mentionnées à l’article L. 3243-1 une pièce justificative dite bulletin de paie. Avec l’accord du salarié concerné, cette remise peut être effectuée sous forme électronique, dans des conditions de nature à garantir l’intégrité des données. Il ne peut exiger aucune formalité de signature ou d’émargement autre que celle établissant que la somme reçue correspond bien au montant net figurant sur ce bulletin.
- Article L3243-4 — L’employeur conserve un double des bulletins de paie des salariés ou les bulletins de paie remis à leurs salariés sous forme électronique pendant cinq ans.
Depuis le 1er janvier 2017, les employeurs ont la possibilité de mettre en place le bulletin de paie sans accord préalable des salariés. Ils doivent néanmoins les en informer, afin de leur laisser la possibilité de s’y opposer. Les salariés peuvent ainsi demander la délivrance d’un document papier. L’employeur bénéficie alors d’un délai de 3 mois pour remettre les bulletins de paie sous cette forme-là.
En pratique, la dématérialisation du bulletin de paie est bien acceptée par les salariés car cela s’inscrit dans les nouveaux usages liés au numérique. Tout comme les autres documents légaux, le bulletin de paie doit être conservé au minimum 5 ans.
Les avantages du bulletin de paie dématérialisé
Le bulletin de paie dématérialisé offre de nombreux avantages aux entreprises et aux salariés. Sur le long terme, cette pratique s’avère bien plus rentable que d’établir des fiches de paie au format papier.
Un gain de temps et une réduction des tâches à faible valeur ajoutée
Fini l’impression, l’envoi papier ou l’affranchissement. Avec la dématérialisation, tous les processus liés aux bulletins de paie sont simplifiés :
- La saisie des bulletins est facilitée car de nombreux éléments sont préremplis sur la fiche de paie en ligne.
- La génération des bulletins de paie est simplifiée grâce à des automatisations de calcul. Certaines solutions distribuent même automatiquement les bulletins aux salariés.
En plus de faire gagner un temps considérable au service RH, cela permet aux équipes de se concentrer sur des tâches plus intéressantes et à plus forte valeur ajoutée pour l’entreprise.
Un allègement des coûts
Même si déployer une solution de dématérialisation a un prix, elle permet aussi de réaliser des économies non négligeables.
D’une part, l’entreprise réalise des économies puisqu’il n’y a plus besoin d’imprimer et d’affranchir des centaines voire des milliers de documents chaque mois. De plus, la dématérialisation évite de payer un prestataire externe pour réaliser la mise sous pli ou de mobiliser des collaborateurs en interne pour cette tâche fastidieuse.
À long terme, opter pour des bulletins de paie électroniques s’avère donc financièrement avantageux pour les entreprises.
Une réduction du risque d’erreurs
Les logiciels de paie sont souvent reliés à d’autres logiciels SIRH qui intègrent automatiquement un certain nombre d’informations. Ainsi, lorsqu’une fiche de paie est générée, le logiciel s’appuie sur ces informations pour vérifier la cohérence du bulletin de salaire. Cette automatisation permet de limiter considérablement les erreurs de saisie et les erreurs lors des envois papiers.
Coffreo a noué de nombreux partenariats avec des éditeurs pour intégrer de façon harmonieuse sa solution de dématérialisation des bulletins de paie à d’autres progiciels, par exemple Eventsoft dans l’événementiel, Comète, très fréquent dans le secteur de la sécurité privée, ou le SIRH AD Conseils.
Des procédures simplifiées
La digitalisation des bulletins de paie simplifie grandement le quotidien des organisations, notamment des agences de travail temporaire et des entreprises qui emploient beaucoup de contrats courts et génèrent, par essence, un important volume de documents chaque mois. Elles peuvent ainsi avoir besoin de créer et d’envoyer des centaines voire des milliers de bulletins de paie.
Avec Coffreo, quelques clics seulement sont nécessaires pour générer puis envoyer tous ces documents.
Une plus grande accessibilité pour les salariés
La dématérialisation des fiches de paies simplifie aussi la vie des salariés qui ont la possibilité de consulter et télécharger leurs documents à tout moment.
Autonomes, ces derniers n’ont plus besoin de solliciter l’organisation pour récupérer leur bulletin de paie, ce qui permet encore une fois d’alléger la charge du service RH. L’archivage en est simplifié, puisqu’il incombe désormais au salarié.
Un gain de place
La dématérialisation des bulletins de paie supprime le stockage papier et constitue donc un gain de place substantiel pour les entreprises. L’espace gagné peut alors servir à agencer un nouveau bureau ou encore une salle de détente pour les collaborateurs… Ou tout simplement à bénéficier d’un espace de travail plus aéré !
Une réduction du papier
L’usage du numérique pour les bulletins de paie permet de se passer presque totalement du papier. Au niveau éthique, c’est un point déterminant quand on sait que l’industrie du papier a un impact environnemental majeur avec l’émission de plusieurs centaines de millions de tonnes de CO2 chaque année.
Au niveau stratégique, tendre vers une démarche 0 papier est aussi un bon moyen d’améliorer la politique RSE de son organisation et de soigner ainsi sa marque employeur.
Comment mettre en place le bulletin de paie dématérialisé au sein de son entreprise ?
Vous l’aurez compris, devant les multiples avantages qu’offre la dématérialisation des fiches de paie, il est tout à fait conseillé aux entreprises – notamment celles qui gèrent beaucoup de contrats courts – de franchir le cap. Attention cependant, si la dématérialisation des bulletins de paie peut s’avérer très bénéfique, mal exécutée, elle peut aussi être un véritable casse-tête pour les entreprises. Voici donc nos conseils pour réussir au mieux la dématérialisation des fiches de paie.
Dématérialisation du bulletin de paie : quelles sont les précautions à prendre ?
La dématérialisation des bulletins de paie ne consiste pas uniquement à générer le document en format pdf. Elle s’accompagne d’un certain nombre d’obligations pour l’employeur. Ce dernier doit notamment s’assurer de l’intégrité des informations contenues dans la fiche de paie, de la confidentialité et de la bonne conservation du document numérique :
- Garantir l’intégrité des données : une entreprise qui passe au bulletin de paie dématérialisé doit s’assurer de l’exactitude et de l’authenticité des informations indiquées sur le document numérique : les données apparaissant sur la fiche de paie ne doivent pas pouvoir être modifiées par n’importe qui à n’importe quel moment. De plus, les salariés concernés doivent avoir la possibilité de récupérer leurs bulletins de salaires à tout moment et dans leur intégralité, sans manipulation complexe et dans un format structuré et régulièrement utilisé, tel que le format PDF.
- Garantir la confidentialité des données : dès lors qu’une organisation traite des données à caractère personnel, elle a pour obligation d’appliquer la règle de confidentialité des données établie par le RGPD (règlement général sur la protection des données). Lors de l’élaboration des fiches de paie, les entreprises traitent les données personnelles des employés, elles sont donc tenues de respecter leur confidentialité. Dans une logique de dématérialisation, il leur est donc obligatoire de s’équiper d’outils – tel qu’un coffre-fort électronique – pour respecter cette obligation.
- Garantir la disponibilité et la sécurité du bulletin de paie dématérialisé : la digitalisation des fiches de paie implique certaines obligations pour l’employeur au niveau de la remise et de la conservation des documents. Ainsi, les fiches de paie doivent être stockées dans un espace sécurisé et associé au compte CPA (Compte personnel d’activité) de l’employé. Légalement, les bulletins de paie dématérialisés doivent rester accessibles au salarié :
- Soit durant 50 ans ;
- Soit jusqu’à ses 75 ans.
Bon à savoir : En cas de cessation d’activité de l’entreprise, les employés doivent être informés au minimum 3 mois avant la date de fermeture, afin de pouvoir récupérer les bulletins de paie stockés.
Dématérialisation du bulletin de paie : faire le choix d’une solution digitale dédiée
Devant les règles qui encadrent la dématérialisation du bulletin de paie, il est conseillé aux entreprises souhaitant entreprendre cette démarche d’opter pour une solution électronique dédiée. En effet, de même que pour les congés payés ou les notes de frais, il existe des logiciels conçus pour faciliter la gestion des fiches de paie dématérialisées. Ainsi, s’équiper d’une solution dédiée permettra aux entreprises de :
- Sécuriser les fiches de paie et tout document relatif aux employés ;
- Permettre l’accès à tout moment à ces fichiers ;
- Conserver les documents de manière sécurisée et conforme ;
- Assurer la disponibilité des fiches de paie jusqu’aux 75 ans du salarié ou pour une durée de 50 ans.
Pour répondre à toutes ces exigences, le coffre-fort numérique est l’outil idéal.
Bulletin de paie dématérialisé et coffre-fort numérique : l’association gagnant-gagnant !
Qu’est-ce qu’un coffre-fort numérique ? Il s’agit d’une solution permettant le stockage virtuel, individuel et pérenne de fichiers numériques. L’employeur dépose les documents du salarié dans son espace de stockage personnel. Ce dernier s’y connecte de manière sécurisée et peut télécharger, stocker et trier tous ses documents.
Attention néanmoins à opter pour un coffre-fort électronique qui réponde aux exigences réglementaires telles que le respect de la Règlementation Générale sur la Protection des Données (RGPD), la norme eIDAS ou encore la certification AFNOR qui porte sur l’archivage et la communication des documents numériques.
Lire aussi : Coffre-fort électronique pour votre bulletin de paie : votre solution est-elle optimale ?
C’est le cas de Coffreo qui permet aux responsables RH de réduire considérablement leur temps de traitement des fiches de paie. La solution automatise notamment la distribution des bulletins. Il suffit simplement de les déposer dans l’espace employeur et Coffreo s’occupe de sceller les documents et de les distribuer automatiquement dans les coffres-forts électroniques des salariés.
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