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Coffre-fort électronique pour bulletin de paie : votre solution est-elle optimale ?

Marion Reynaud, Responsable Marketing - 29/03/22

(Mis à jour le 01/08/23)

Vous disposez peut-être déjà d’une solution de coffre-fort électronique. Mais est-elle optimale ? Voici les points essentiels à surveiller.

Bulletins de paie, contrats de travail, attestations Pôle emploi… Un coffre-fort électronique permet de recevoir et d’archiver tous les documents liés à la vie professionnelle d’un salarié. C’est un service essentiel à offrir à vos employés. D’ailleurs, il est possible que vous disposiez d’ores et déjà d’un coffre-fort électronique. Quels points sont à prendre en compte pour choisir sa solution. On vous répond.  

Qu’est-ce qu’un coffre-fort électronique pour bulletin de paie ?

Proposé par les employeurs souhaitant mettre des documents numériques à disposition de leurs collaborateurs, le coffre-fort numérique est une solution qui simplifie considérablement la distribution, la consultation et l’archivage des documents RH.

 

C’est un outil particulièrement utile pour satisfaire les exigences relatives aux bulletins de paie électroniques que nous avons eu l’occasion de détailler dans un article précédent.

 

Mais il est important de rappeler que, au-delà du bulletin de paie électronique qui est l’un des usages les plus courants, les utilisateurs, qu’il s’agisse de l’employeur ou du salarié, peuvent également y déposer n’importe quel type de documents. Les contrats de travail, les attestations fiscales ou toutes autres pièces importantes sont conservées dans la durée et de manière sécurisée dans leur coffre en ligne.

 

Aujourd’hui, les coffres-forts numériques sont devenus incontournables dans de nombreux secteurs professionnels, notamment pour les employeurs qui multiplient les échanges de documents avec les salariés tels que les agences d’emploi. Les agences peuvent ainsi regrouper en un seul et même endroit des éléments clés tels que contrats de mission intérim, attestations pôle emploi, certificats de travail ou bulletins de salaires. Elles peuvent également utiliser un coffre pour gérer les documents liés à la relation avec les entreprises utilisatrices (relevés d’heures, factures…).

 

Cela simplifie considérablement la gestion administrative aussi bien pour les employeurs que pour les salariés.

Les avantages du coffre-fort électronique pour les salariés et les employeurs

Le coffre-fort électronique offre une panoplie d’avantages tant pour les salariés que pour les employeurs, en simplifiant considérablement la distribution, la consultation et l’archivage des documents RH. Sa polyvalence en matière de stockage de divers documents importants en fait un outil incontournable dans la gestion professionnelle au quotidien.

 

Pour les employeurs, le coffre-fort électronique représente une solution pratique et sécurisée pour mettre à disposition des documents numériques à leurs collaborateurs. En facilitant la distribution de bulletins de paie électroniques, de contrats de travail et d’attestations fiscales, il optimise les processus administratifs et évite les contraintes inhérentes aux documents papier. Les agences d’emploi peuvent également utiliser le coffre-fort pour gérer les documents liés à la relation avec les entreprises utilisatrices, tels que les relevés d’heures et les factures. Cette centralisation des documents essentiels simplifie les échanges avec les salariés et les agences d’emploi, renforçant ainsi l’efficacité de la communication interne.

 

En ce qui concerne les salariés, le coffre-fort électronique offre une flexibilité exceptionnelle pour stocker et accéder à divers documents importants tout au long de leur vie professionnelle. Outre les bulletins de paie électroniques, ils peuvent déposer d’autres pièces essentielles telles que les contrats de travail, les attestations fiscales et bien d’autres documents, qu’ils souhaitent conserver sur le long terme et de manière sécurisée. Cela leur évite de s’inquiéter de la perte de documents physiques et leur permet d’avoir un accès rapide et facile à leurs informations professionnelles et personnelles, quel que soit l’endroit où ils se trouvent.

 

La flexibilité du coffre-fort électronique est d’autant plus appréciée par les travailleurs temporaires tels que les intérimaires, intermittents, extras et saisonniers, qui peuvent avoir besoin de stocker des documents de multiples employeurs. Le coffre-fort électronique leur offre ainsi une solution pratique pour gérer leur vie professionnelle en toute autonomie.

 

La centralisation et la sécurisation des documents dans le coffre-fort électronique assurent également une conformité totale avec les réglementations en vigueur, ce qui rassure tant les employeurs que les salariés quant à la sécurité et la confidentialité de leurs informations.

 

Lire aussi : Choisir son logiciel de dématérialisation : 4 fonctionnalités essentielles

 

conformité coffre-fort électronique

Conformité et réglementation : les points clés à surveiller

Le coffre-fort numérique est soumis à une réglementation stricte en matière de sécurité et de conformité. Selon le Code des postes et des communications électroniques (R.55-3), il est essentiel que « l’intégrité, la disponibilité et l’exactitude de l’origine des données et documents stockés dans le coffre-fort numérique soient garanties par des mesures de sécurité adaptées et conformes à l’état de l’art. »

 

Ces mesures de sécurité rigoureuses sont mises en place pour assurer la protection des données sensibles stockées dans le coffre-fort électronique. En garantissant l’intégrité des données, on s’assure qu’elles ne sont pas altérées ou manipulées de manière non autorisée, ce qui est d’une importance cruciale pour les documents importants tels que les bulletins de paie, les contrats de travail et les attestations fiscales.

 

Grâce à ces mesures de sécurité avancées, les utilisateurs peuvent avoir la certitude que les informations stockées dans le coffre-fort numérique sont authentiques et fiables. La conformité à l’état de l’art signifie que les technologies et les pratiques de sécurité utilisées sont à la pointe de la technologie, ce qui permet de contrer les menaces potentielles liées à la sécurité des données.

 

En outre, l’article L.103 du même code précise les objectifs du coffre-fort numérique en matière de sécurité et d’accès aux données :

 

  1. Réception, stockage, suppression et transmission de données ou documents électroniques garantissant leur intégrité et l’exactitude de leur origine.
  2. Traçabilité des opérations réalisées sur ces documents ou données et disponibilité de cette traçabilité pour l’utilisateur.
  3. Identification de l’utilisateur lors de l’accès au service par un moyen d’identification électronique consistant à utiliser des données d’identification personnelle sous une forme électronique représentant de manière univoque une personne physique ou morale.
  4. Garantie de l’accès exclusif aux documents électroniques.
  5. Possibilité pour l’utilisateur de télécharger les documents et les données stockées dans un standard ouvert aisément réutilisable et exploitable par un système de traitement automatisé de données.

Les critères pour choisir le meilleur coffre-fort numérique

 

1 – Votre coffre-fort numérique respecte-t-il les normes les plus exigeantes ?

Pour être à la hauteur des enjeux, il est recommandé de choisir une solution conforme à la norme NF Z42-020 pour un composant coffre-fort numérique.

 

La norme NF Z42-020 est une référence essentielle en matière de sécurité pour les coffres-forts numériques, en particulier lorsqu’il s’agit de la gestion des documents RH. Cette norme a été élaborée pour garantir un niveau élevé de protection des données et assurer la confidentialité, l’intégrité et la disponibilité des informations stockées dans le coffre-fort électronique.

 

Conformément à la norme NF Z42-020, la solution Coffreo répond à des critères stricts et rigoureux qui assurent la sécurité optimale des documents et des données sensibles. Voici quelques-uns des principaux aspects couverts par cette norme :

 

  1. Cryptographie robuste : La norme exige l’utilisation de techniques de cryptage avancées pour sécuriser les données stockées dans le coffre-fort. Cela garantit que les informations confidentielles sont protégées contre tout accès non autorisé.
  2. Contrôle d’accès : La norme exige que seuls les utilisateurs autorisés puissent accéder aux documents stockés dans le coffre-fort. Un système de gestion des accès est mis en place pour garantir que seules les personnes habilitées peuvent consulter les données.
  3. Horodatage : La norme exige que chaque document archivé dans le coffre-fort soit horodaté, c’est-à-dire qu’il porte une marque temporelle indiquant quand il a été créé ou modifié pour la dernière fois. Cela permet de prouver l’intégrité des documents et de détecter toute altération éventuelle.
  4. Traçabilité des opérations : La norme exige que toutes les opérations effectuées dans le coffre-fort soient enregistrées et traçables. Cela permet de suivre les activités des utilisateurs et de détecter tout comportement suspect.
  5. Durée de conservation : La norme prévoit des dispositions pour la conservation des données sur le long terme. Elle garantit que les documents peuvent être conservés en toute sécurité pendant une période prolongée, conformément aux exigences légales et réglementaires.
  6. Interopérabilité : La norme NF Z42-020 vise également à assurer l’interopérabilité des coffres-forts numériques. Cela signifie que les solutions conformes à cette norme peuvent facilement s’intégrer avec d’autres systèmes et logiciels utilisés par les entreprises.

 

En optant pour une solution conforme à la norme NF Z42-020, comme Coffreo, les utilisateurs bénéficient d’une tranquillité d’esprit supplémentaire quant à la sécurité de leurs documents RH. Ils ont l’assurance que leurs données sont entre de bonnes mains et qu’elles sont protégées contre les menaces potentielles.

 

Pour les employeurs, le choix d’un coffre-fort numérique conforme à cette norme est un gage de sérieux et de responsabilité dans la gestion des informations sensibles de leurs collaborateurs. Cela renforce la confiance des salariés dans l’entreprise et contribue à instaurer un climat de travail positif et sécurisé.

2 – Votre coffre-fort numérique garantit-t-il la sécurité des documents ?

Pour attester la valeur probante des documents qu’il conserve, le coffre-fort numérique choisi doit garantir la sécurité des documents qu’il renferme et notamment des bulletins de paie et contrats de travail. La solution doit donc à la fois assurer :

 

L’intégrité de ces documents. Bulletins de salaire, contrat de mission… chaque document archivé au sein du coffre-fort numérique doit être horodaté et non modifiable. Ces éléments doivent avoir valeur juridique en cas de litige. L’apposition d’une empreinte numérique au moment du dépôt peut notamment le permettre. Cette mesure de sécurité assure que les bulletins de salaire, contrats de travail et autres documents RH conservent leur authenticité, renforçant ainsi leur valeur probante en cas de besoin de preuve.

 

La confidentialité des données. Seuls les utilisateurs autorisés doivent pouvoir accéder aux documents. Pour s’assurer de cela, on va utiliser différentes technologies telles que le contrôle d’accès, le chiffrement ou encore la traçabilité des utilisateurs ayant accédé au service. Il faut en outre que les différents types d’utilisateurs (salariés, employeurs, agences d’emploi, entreprises utilisatrices…) disposent tous de comptes qui leur soient propres, sécurisés et indépendants les uns des autres. En permettant uniquement aux utilisateurs autorisés d’accéder aux documents, cette mesure protège les informations sensibles des salariés et de l’entreprise, renforçant ainsi la confiance dans le système et préservant la confidentialité des documents.

 

La pérennité. Le système de coffre-fort doit permettre aux utilisateurs d’accéder à leurs données à court terme comme à long terme. Pour cela, des contrôles sont effectués régulièrement. Cette mesure garantit que les documents RH restent accessibles et exploitables sans limite de temps, éliminant tout risque de perte ou d’obsolescence et renforçant ainsi la fiabilité des documents archivés.

 

La réversibilité. Si l’entreprise choisit de mettre un terme à son contrat avec le prestataire de coffre-fort électronique, elle doit pouvoir récupérer facilement les documents qu’il contient. Cette mesure assure que l’entreprise conserve le contrôle sur ses données, même en cas de cessation du contrat avec le prestataire de coffre-fort électronique, ce qui facilite la conformité aux obligations légales et permet une récupération sans difficulté des documents RH.

 

Lire aussi : Digitalisation de la relation avec les salariés : comment s’assurer de la protection des données personnelles ?

 

Coffre-fort numérique sécurisé

3- Quelle durée de conservation votre coffre-fort numérique garantit-t-il ?

Pour apporter un service de qualité à vos salariés, il faut vous assurer que même si vous décidez de changer de prestataire de coffre-fort numérique, ils pourront continuer à avoir accès à leurs documents aussi longtemps que nécessaire, indépendamment de la relation avec leur employeur. Il est souhaitable que le terme soit postérieur à leur départ à la retraite, puisqu’ils peuvent avoir besoin d’utiliser certains des documents conservés dans leur coffre, par exemple des attestations au moment de faire valoir leurs droits à retraite.

 

Côté employeur, bien que le Code du travail prescrive de conserver le double des bulletins de paie ou leur version électronique pendant cinq ans, il est en pratique nécessaire de les conserver plus longtemps :

 

  • Pendant 6 ans au regard de l’administration fiscale (CGI, art. 86 ; LPF, art. L. 82 B et L. 102 B) ;

 

  • Pendant 10 ans dès lors qu’ils présentent le caractère de documents comptables (C. com., art. 123-22) ;

 

  • Voire plus dans la mesure où les salariés peuvent avoir besoin d’attestations au moment de faire valoir leurs droits à retraite.

 

La solution Coffreo répond parfaitement à ces besoins en garantissant pour l’employeur une conservation pour une durée de 10 ans et pour les salariés jusqu’à l’âge de la retraite maximale plus 6 ans et ce de manière totalement indépendante et sécurisée : même si vous n’êtes plus client de Coffreo, vos salariés conservent l’accès personnel à leur coffre et à leurs documents.

4 – Quelle est la capacité de stockage de votre coffre-fort numérique ?

Toutes les solutions existantes sur le marché n’offrent pas la même capacité d’archivage. Préférez les coffres forts numériques proposant une capacité importante, notamment si vous travaillez au sein d’une agence d’emploi où la volumétrie de contrats est très importante.

 

Par ailleurs, si le coffre-fort numérique dispose des capacités suffisantes, il sera d’autant plus facile pour les utilisateurs d’ajouter certains documents importants pour eux au quotidien au sein de leur espace personnel (par exemple une copie de leur permis de conduire ou de leur carte d’identité). Autant de documents auxquels ils pourront ensuite accéder facilement en cas de besoin, depuis leur PC, leur tablette ou leur smartphone.

5 – La solution s’intègre-t-elle efficacement à votre environnement (usages, SI) ?

La solution de coffre-fort numérique doit pouvoir interagir avec vos outils existants (SIRH, ERP, logiciel de paie…) afin que vous puissiez facilement déposer dans le coffre un document généré avec un de ces logiciels. Pour une fluidité totale de vos processus, Coffreo offre de multiples options de connexion avec des solutions du marché. De quoi vous aider à automatiser un ensemble de tâches chronophages et énergivores.

6 – Les fonctionnalités complémentaires pour une expérience utilisateur 5 étoiles

Autre critère de choix important : les fonctionnalités complémentaires intégrées à la solution qui se révèlent très pratiques au quotidien.

 

Un mécanisme de signature électronique de documents est par exemple un outil extrêmement utile.

 

Pour le confort des salariés, il est également recommandé de leur offrir une solution capable de les accompagner tout au long de leur vie professionnelle en leur permettant de recevoir des documents d’autres employeurs ou de déposer par eux-mêmes les documents qu’ils souhaitent conserver dans leur coffre. C’est un point particulièrement important pour les travailleurs temporaires (intérimaires, intermittents, extras, saisonniers…) qui réalisent des missions pour de multiples employeurs.

 

Téléchargez le guide : 10 fonctionnalités indispensables d’une solution de dématérialisation

Conforme à la norme NF Z42-020, le coffre-fort électronique Coffreo satisfait aux plus hauts niveaux d’exigences et garantit que vous comme vos salariés puissiez accéder à votre guise et sur le long terme en toute indépendance à tous les documents essentiels. Avec plus de deux millions d’utilisateurs, c’est une solution éprouvée qui fait de Coffreo le leader de la digitalisation de la relation entre les travailleurs temporaires et leurs employeurs.