Coffre-fort électronique pour bulletin de paie : votre solution est-elle optimale ?

Bulletins de paie, contrats de travail, attestations Pôle emploi… Un coffre-fort électronique permet de recevoir et d’archiver tous les documents liés à la vie professionnelle d’un salarié. C’est un service essentiel à offrir à vos employés. D’ailleurs, il est possible que vous disposiez d’ores et déjà d’un coffre-fort électronique. Mais votre solution est-elle optimale ? Checklist des points essentiels à surveiller.

Proposé par les employeurs souhaitant mettre des documents numériques à disposition de leurs collaborateurs, le coffre-fort numérique est une solution qui simplifie considérablement la distribution, la consultation et l’archivage des documents RH.
C’est un outil particulièrement utile pour satisfaire les exigences relatives aux bulletins de paie électroniques que nous avons eu l’occasion de détailler dans un article précédent.

Mais il est important de rappeler que, au-delà du bulletin de paie électronique qui est l’un des usages les plus courants, les utilisateurs, qu’il s’agisse de l’employeur ou du salarié, peuvent également y déposer d’autres documents essentiels tels que les contrats de travail, les attestations fiscales ou toutes autres pièces qu’il leur faut pouvoir conserver dans la durée et de manière sécurisée.

Aujourd’hui, les coffres-forts numériques sont devenus incontournables dans de nombreux secteurs professionnels, notamment pour les employeurs qui multiplient les échanges de documents avec les salariés tels que les agences d’emploi. Les agences peuvent ainsi regrouper en un seul et même endroit des éléments clés tels que contrats de mission intérim, attestations pôle emploi, certificats de travail ou bulletins de salaires. Elles peuvent également utiliser un coffre pour gérer les documents liés à la relation avec les entreprises utilisatrices (relevés d’heures, factures…).

Cela simplifie considérablement la gestion administrative aussi bien pour les employeurs que pour les salariés.

Un service soumis à une réglementation stricte

Le coffre-fort numérique est aujourd’hui encadré par la loi.
“L’intégrité, la disponibilité et l’exactitude de l’origine des données et documents stockés dans le coffre-fort numérique doivent être garanties par des mesures de sécurité adaptées et conformes à l’état de l’art” (R.55-3 Code des postes et des communications électroniques).

L’article L.103 du même code vient préciser l’objet du coffre fort numérique :

• la réception, le stockage, la suppression et la transmission de données ou documents électroniques garantissant leur intégrité et l’exactitude de leur origine ;
• la traçabilité des opérations réalisées sur ces documents ou données et la disponibilité de cette traçabilité pour l’utilisateur ;
• l’identification de l’utilisateur lors de l’accès au service par un moyen d’identification électronique consistant à utiliser des données d’identification personnelle sous une forme électronique représentant de manière univoque une personne physique ou morale ;
• la garantie de l’accès exclusif aux documents électroniques ;
• la possibilité pour l’utilisateur de télécharger les documents et les données stockées dans un standard ouvert aisément réutilisable et exploitable par un système de traitement automatisé de données.

Pour être à la hauteur des enjeux, il est recommandé de choisir une solution conforme à la norme NF Z42-020 pour un composant coffre fort numérique.
La solution Coffreo est conforme à cette norme et permet donc aux utilisateurs de disposer de toutes les fonctions essentielles tout en garantissant une sécurité optimale des documents et des données.

Pour attester la valeur probante des documents qu’il conserve, le coffre-fort numérique choisi doit garantir la sécurité des documents qu’il renferme et notamment des bulletins de paie et contrats de travail. La solution doit donc à la fois assurer :

• L’intégrité de ces documents. Bulletins de salaire, contrat de mission… chaque document archivé au sein du coffre-fort numérique doit être horodaté et non modifiable. Ces éléments doivent avoir valeur juridique en cas de litige. L’apposition d’une empreinte numérique au moment du dépôt peut notamment le permettre.
• La confidentialité des données. Seuls les utilisateurs autorisés doivent pouvoir accéder aux documents. Pour s’assurer de cela, on va utiliser différentes technologies telles que le contrôle d’accès, le chiffrement ou encore la traçabilité des utilisateurs ayant accédé au service. Il faut en outre que les différents types d’utilisateurs (salariés, employeurs, agences d’emploi, entreprises utilisatrices…) disposent tous de comptes qui leur soient propres, sécurisés et indépendants les uns des autres.
• La pérennité. Le système de coffre-fort doit permettre aux utilisateurs d’accéder à leurs données à court terme comme à long terme. Pour cela, des contrôles sont effectués régulièrement.
• La réversibilité. Si l’entreprise choisit de mettre un terme à son contrat avec le prestataire de coffre-fort électronique, celle-ci doit pouvoir récupérer facilement les documents qu’il contient.

Pour apporter un service de qualité à vos salariés, il faut vous assurer que même si vous décidez par exemple de changer de prestataire de coffre-fort numérique, ils pourront continuer à avoir accès à leurs documents aussi longtemps que nécessaire, indépendamment de la relation avec leur employeur. Il est souhaitable que le terme soit postérieur à leur départ à la retraite, puisqu’ils peuvent avoir besoin d’utiliser certains des documents conservés dans leur coffre comme attestations au moment de faire valoir leurs droits à retraite.

Côté employeur, bien que le Code du travail prescrive de conserver le double des bulletins de paie ou leur version électronique pendant cinq ans, il est en pratique nécessaire de les conserver plus longtemps :

• pendant six ans au regard de l’administration fiscale (CGI, art. 86 ; LPF, art. L. 82 B et L. 102 B) ;
• pendant dix ans dès lors qu’ils présentent le caractère de documents comptables (C. com., art. 123-22) ;
• voire plus dans la mesure où les salariés peuvent avoir besoin d’attestations au moment de faire valoir leurs droits à retraite.

La solution Coffreo répond parfaitement à ces besoins en garantissant pour l’employeur une conservation pour une durée de 10 ans et pour les salariés jusqu’à l’âge de la retraite maximale plus 6 ans et ce de manière totalement indépendante et sécurisée : même si vous n’êtes plus client de Coffreo, vos salariés conservent l’accès personnel à leur coffre et à leurs documents.

Toutes les solutions existantes sur le marché n’offrent pas la même capacité d’archivage. Préférez les coffres forts numériques proposant une capacité importante, notamment si vous travaillez au sein d’une agence d’emploi où la volumétrie de contrats est très importante.

Par ailleurs, si le coffre fort numérique dispose des capacités suffisantes, il sera d’autant plus facile pour les utilisateurs d’ajouter certains documents importants pour eux au quotidien au sein de leur espace personnel (par exemple une copie de leur permis de conduire ou de leur carte d’identité). Autant de documents auxquels ils pourront ensuite accéder facilement en cas de besoin, depuis leur PC, leur tablette ou leur smartphone.

La solution de coffre-fort numérique doit pouvoir interagir avec vos outils existants (SIRH, ERP, logiciel de paie…) afin que vous puissiez facilement déposer dans le coffre un document généré avec un de ces logiciels. Pour une fluidité totale de vos processus, Coffreo offre de multiples options de connexion avec des solutions du marché. De quoi vous aider à automatiser un ensemble de tâches chronophages et énergivores.

Autre critère de choix important : les fonctionnalités complémentaires intégrées à la solution qui se révèlent très pratiques au quotidien.
Un mécanisme de signature électronique de documents est par exemple un outil extrêmement utile.
Pour le confort des salariés, il est également recommandé de leur offrir une solution capable de les accompagner tout au long de leur vie professionnelle en leur permettant de recevoir des documents d’autres employeurs ou de déposer par eux-mêmes les documents qu’ils souhaitent conserver dans leur coffre. C’est un point particulièrement important pour les travailleurs temporaires (intérimaires, intermittents, extras, saisonniers…) qui réalisent des missions pour de multiples employeurs.

Conforme à la norme NF Z42-020, le coffre-fort électronique Coffreo satisfait aux plus hauts niveaux d’exigences et garantit que vous comme vos salariés puissiez accéder à votre guise et sur le long terme en toute indépendance à tous les documents essentiels. Avec plus de deux millions d’utilisateurs, c’est une solution éprouvée qui fait de Coffreo le leader de la digitalisation de la relation entre les travailleurs temporaires et leurs employeurs.