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Coffreo : la solution digitale pour les sociétés qui recrutent des salariés temporaires

Marion Reynaud, Marketing Manager - 14/09/22

(Mis à jour le 15/09/22)

Signature électronique de contrats, diffusion automatique de documents et archivage sécurisé… Coffreo vous accompagne dans la simplification, l’accélération et la sécurisation des échanges avec vos talents, afin que vous puissiez vous concentrer sur l’humain et la relation RH.

Depuis plus de 15 ans, Coffreo met à disposition son expertise technologique au profit des agences d’emploi, des entreprises qui font régulièrement appel à du personnel temporaire, et de leurs salariés.
La solution permet de s’affranchir des activités administratives. Les recruteurs et services RH peuvent automatiser ces tâches à faible valeur ajoutée pour se recentrer sur leur cœur de métier : l’humain et les relations RH. Zoom sur une solution de services qui a fait ses preuves.

Subvenir aux besoins en personnel temporaire : le casse-tête des recruteurs

Certaines entreprises font face à un taux très important de turn-over. L’enjeu pour elles est autant de fidéliser leurs travailleurs temporaires que d’en trouver de nouveaux.

 

Dans le secteur de la restauration – en particulier les traiteurs qui ont recours à des salariés en contrats courts selon la saisonnalité -, les offres sont en hausse mais peinent à être pourvues. Dans les autres secteurs recrutant en contrats courts (propreté, sécurité privée, santé, etc.), la hausse est moins visible mais la problématique reste identique : comment faire face à la pénurie de main-d’oeuvre ?

 

Pour aller plus loin, on constate deux grandes tendances : la démotivation et le manque de fidélisation des salariés temporaires. Ces mouvements résultent en partie de l’effet post-Covid. Pendant la crise sanitaire, certains salariés temporaires se sont retrouvés sans soutien, ni dispositif d’aide financière (qui étaient essentiellement portés sur les contrats plus pérennes). En conséquence, de nombreux salariés ont décidé de changer de voie ou de secteur d’activité, recherchant plutôt un CDI afin d’être plus protégés. 

 

Le problème de fidélisation concerne tous types de salariés. Les profils les plus qualifiés, notamment dans la santé, recherchent souvent le changement et ne restent pas nécessairement très longtemps chez leurs employeurs. Pour les profils moins qualifiés, la difficulté réside dans le fait que les salariés temporaires recherchent de la stabilité dans « l’instabilité » de leurs contrats courts. « Les rendre fidèles, c’est aussi leur permettre de travailler comme tout un chacun, 200 jours par an, 7h par jour, mais aussi de pouvoir les former », estime Philippe Gasull, responsable de comptes chez Coffreo.

Comment Coffreo facilite-t-il le quotidien des employeurs de personnel temporaire ?

Une solution qui décharge les employeurs des tâches à faible valeur ajoutée

Fidélisation, démotivation, envie de formation… les entreprises sont confrontées à de nombreuses problématiques rendant difficile le recrutement de personnel temporaire. A cela s’ajoutent les tâches chronophages comme les envois de documents d’onboarding, la course aux signatures de contrat, la paie, etc. 

 

C’est en partant de ce constat que Coffreo s’est lancé dans la digitalisation des procédures RH. L’objectif : faire en sorte que les services RH passent un maximum de temps sur le terrain, pour identifier et accompagner les candidats, et un minimum de temps sur le volet administratif. Spécialiste de la digitalisation de la relation avec les salariés temporaires, Coffreo évolue au plus près des agences d’emploi et des sociétés faisant appel à du personnel temporaire et sait répondre à leurs besoins spécifiques.

Une solution qui répond aux besoins de digitalisation du personnel temporaire

Coffreo répond également aux besoins des salariés. Le plupart ne conçoit plus de passer par des formats papiers. Tout doit se faire par leur mobile

 

Ils sont déjà consommateurs de nombreuses applications au quotidien et ils privilégient donc la voie digitale, plus simple et plus rapide. Dans certains secteurs comme l’accueil ou l’évènementiel, les salariés temporaires enchaînent les contrats courts et reçoivent pour chacun plusieurs attestations Pôle emploi par mois. Si chaque document compte une dizaine de pages, leur multiplication par le nombre de missions réalisées entraîne un grand nombre de documents papier qu’ils doivent récupérer et conserver. La digitalisation des outils RH représente alors une pratique plus adaptée à leur mode de vie.

Coffreo : quand les procédures RH se digitalisent entièrement !

Signature électronique et diffusion automatique de contrats

La signature électronique offre un gain de temps considérable aux recruteurs et aux candidats et augmente considérablement le taux de signature. Par exemple, les agences d’emploi qui utilisent Coffreo observent en moyenne un taux de signature de 93% des contrats de mission contre parfois moins de 50% pour celles qui utilisent un processus papier.

 

La procédure est très simple : le candidat reçoit un sms et un email lui indiquant que son contrat est disponible sur son espace personnel. Il peut ainsi directement signer électroniquement son contrat, de manière sécurisée, ou être relancé en cas de retard. En quelques secondes, la démarche est faite a contrario d’une signature papier où il faut attendre de recevoir le document par la poste puis de le renvoyer signé.

 

Coffreo garantit non seulement la traçabilité des envois de contrats mais aussi la relance en cas de non-signature et l’archivage sécurisé sur le long terme. Aujourd’hui, ce sont près d’1 million de contrats qui sont signés par mois avec Coffreo.

Onboarding et offboarding des salariés temporaires

Il ne suffit pas de transmettre simplement le contrat au candidat. Livret d’accueil, notice de prévoyance et mutuelle, livret de sécurité, annexes… ces documents répondent pour certains à une obligation légale mais peuvent tout simplement être des informations essentielles pour le candidat pour réussir la mission qui l’attend.

Par ailleurs, il peut être nécessaire de justifier que certains documents ont été portés à la connaissance du salarié et dans ce cas une signature peut être recueillie directement par voie électronique grâce à Coffreo.

À tout moment, le salarié peut retrouver ses documents sur son mobile ou sur son espace personnel en ligne. Côté offboarding, les salariés ont accès à leurs documents de fin de mission directement dans leur coffre-fort et ont la garantie de conserver un accès à l’ensemble des documents sur le long terme, même lorsqu’ils ne travaillent plus pour l’employeur leur ayant initialement donné accès à Coffreo.

 

La création de l’espace personnel se fait en quelques clics. A réception de son contrat, le travailleur peut, en 1 minute, ouvrir son coffre-fort personnel et y déposer ses documents. En outre, Coffreo est adapté aux candidats non francophones et propose des traductions dans plusieurs langues. 

 

Avec Coffreo, l’onboarding et l’offboarding sont fluides, simples et rapides tant pour les candidats que pour les employeurs.

Archivage des documents en toute sécurité dans un coffre-fort électronique

Un argument de plus est le fait de disposer de coffres-forts électroniques indépendants pour l’employeur comme pour le salarié. Les documents échangés y sont automatiquement déposés et les utilisateurs ont également la possibilité d’y déposer en plus les documents de leur choix. Répondant à la norme NF.Z.42-020, Coffreo garantit une conservation des bulletins de paie jusqu’à 6 années après l’âge de la retraite du salarié

 

Pour les candidats, le coffre-fort électronique représente une opportunité de déposer des documents précieux comme sa carte d’identité, ses fichiers personnels ou encore ses informations bancaires, en étant assurés de la sécurité et de la robustesse de la solution.

 

La solution interagit également avec de nombreux outils existants (SIRH, ERP, logiciels de paie…) des entreprises ou agences d’emploi de recrutement. Les documents générés par ces logiciels peuvent ainsi être déposés dans les coffres-forts sans problème de connexion.

 

 

Solution française certifiée, hébergée en Europe, Coffreo est leader de la digitalisation de la relation avec le personnel temporaire. Vous êtes convaincu que Coffreo est la solution de digitalisation qu’il vous faut ? Demandez notre guide pratique ou une démo !