Comète et Coffreo : la digitalisation de bout-en-bout pour les sociétés de sécurité privée

Vincent Guérin : Nous sommes un groupe avec deux filiales. La première, Comète, édite et distribue le logiciel de gestion du même nom dédié aux sociétés de sécurité privée. En 20 ans, Comète est devenu la référence pour les structures de sécurité. En France, nous équipons environ 600 sociétés – ce qui représente plus de 65% des agents de sécurité planifiés – dont 90 sociétés du top 100 français. Beaucoup de grandes structures du secteur en font partie.

Notre deuxième filiale Kavalog édite un logiciel de gestion pour les centres équestres, lui aussi leader sur son marché.

Nous constatons un phénomène de concentration qui se poursuit. Le marché de la sécurité privée est très concurrentiel avec une véritable guerre des prix concernant les prestations. Avec des marges très faibles et des coûts croissants, les entreprises peinent à répercuter les augmentations notamment les récentes augmentations salariales auprès de leurs clients. Nous parlons de bas salaires à la hauteur du SMIC. Beaucoup de sociétés sont alors obligées d’arrêter leur activité.

Mais malgré ces difficultés, beaucoup de nouvelles sociétés de sécurité privée se créent aujourd’hui, et notre solution est pertinente pour elles dès qu’elles atteignent un certain seuil. Le marché progresse en termes de volume et nous arrivons à tirer notre épingle du jeu et à garder notre rythme d’acquisition de nouveaux clients.

Des évènements majeurs comme la Coupe du Monde de Rugby en 2023 et les Jeux Olympiques en 2024 créent une attente énorme. Ces évènements vont nécessiter un très grand nombre d’agents de sécurité, dont nous manquons actuellement.

Pendant la période du Covid, beaucoup d’agents sont partis vers d’autres secteurs. Les organisations patronales et l’État travaillent sur ces problématiques afin de pouvoir faciliter le recrutement  et garantir la sécurité pendant ces événements.

Les dirigeants de sociétés de sécurité privée et les agents sont désormais obligés de suivre des formations et obtenir le CQP pour exercer. Monter en compétences permet d’augmenter la qualité, mais il est toujours très difficile de le valoriser et de justifier une augmentation de prix auprès des clients finaux. Et certaines structures arrivent  toujours à proposer des tarifs bien inférieurs à la moyenne et à déstabiliser le marché.

Les conditions de travail des agents sont parfois difficiles. Ils ont l’habitude de travailler 7j/7 et 24h/24, y compris les week-ends et les jours fériés. C’est un métier pénible et pas très bien rémunéré, ce qui le rend de moins en moins attrayant et crée un turnover important, il y a urgence à augmenter les prix de vente et les salaires pour attirer à nouveau des candidats dans cette profession. C’est un des principaux challenges des sociétés et des organisations syndicales dans les prochains mois. L’État est un des grands clients de ce secteur et il va bien souvent au « moins disant ». Les entreprises qui répondent à ces marchés peinent à bien rémunérer leurs agents.

Certaines sociétés investissent sur le marché de la sécurité électronique. Ce marché va se développer dans les années à venir, mais aujourd’hui, on recherche surtout la présence humaine.

Une société de sécurité privée emploie typiquement un grand nombre de salariés, très souvent plusieurs centaines d’agents. La charge administrative est alors très importante et le temps nécessaire à la rédaction des contrats est considérable. Les gains de temps et de productivité sur ces tâches répétitives sont un enjeu essentiel.

C’est pour cette raison que nous avons mis en place dans Comète des fonctionnalités qui permettent d’automatiser certaines tâches comme la rédaction des correspondances, des contrats de travail, ou la signature électronique avec Coffreo afin de permettre à nos clients d’améliorer l’efficacité de leur service RH et de faciliter également le recrutement.

Avec Comète, nous prenons en charge tout le back office : la gestion commerciale, la planification, la gestion RH avec le dossier de l’agent, la sous-traitance; l’automatisation de la paie et de la facturation, le contrôle de gestion, etc.
Comète est également connecté aux outils front-office de nos clients, comme les mains-courantes, les solutions de pointages ou les solutions de gestion de la qualité.

L’interface avec Coffreo permet d’enrichir cette palette de services d’un processus de signature électronique des contrats, qui comprend non seulement la signature proprement dite mais également des mécanismes comme le scellement automatique des contrats côté employeur, les relances automatiques des salariés en cas de non-signature et l’archivage à valeur probatoire sur le long terme. C’est essentiel pour nos clients car nous avons constaté que la gestion de la signature de contrats était fastidieuse, aussi bien pour ceux qui connaissent un turnover important que pour ceux qui font de l’événementiel.

Ces derniers recrutent en CDD très courts. Les tâches administratives peuvent être très consommatrices de temps pour rédiger et faire signer des contrats, et s’assurer que le salarié ait bien signé son contrat avant le début de sa mission.

Coffreo est très bien implantée dans le milieu de l’intérim et habituée à gérer un flux important de contrats. Le sérieux de Coffreo était également un critère, tout comme la proximité géographique avec nos bureaux.

Notre objectif avec Coffreo, qui est un partenaire reconnu sur le marché, est d’apporter la fonctionnalité à nos clients et de les fidéliser. Pour les clients, utiliser Coffreo signifie un gain de temps considérable car ils ont souvent un besoin urgent de recruter un grand nombre d’agents de sécurité. 

Une solution comme Coffreo leur garantit également une traçabilité. Étant soumis à des contrôles fréquents de l’inspection du travail et de l’Urssaf, ils doivent disposer de traces des documents envoyés aux salariés qui sont facilement consultables. Il est impensable d’envoyer un agent sur un site sans lui avoir fait signer son contrat de travail.

Le gain se fait alors à tous les niveaux : productivité, traçabilité et archivage dématérialisé. La solution de Coffreo génère des avantages importants.

Certains clients génèrent encore leurs contrats avec Word, alors que la création de modèles de contrats dans Comète se fait rapidement et leur permet ensuite de gagner beaucoup de temps, notamment grâce à l’intégration avec Coffreo. C’est dommage de ne pas profiter pleinement de la solution que nous mettons à leur disposition.
Il y a là encore des freins à lever, il faut être patient et les convaincre. La maturité du marché par rapport à la digitalisation est un véritable challenge que nous devons relever.

Des webinaires, comme celui organisé par le GES et Coffreo, permettent de découvrir les avantages, et nous continuons à communiquer à ce sujet. Le témoignage que nous a livré SGC Sécurité à cette occasion montre clairement tous les bénéfices que les clients qui s’approprient pleinement l’outil peuvent en retirer.

« En 2019, notre objectif était de tout dématérialiser afin de pouvoir traiter les urgences et le quotidien de la vie d’entreprise même en cas de sinistre. Nous utilisons Coffreo pour les contrats et les prolongations. Ainsi, en cas de commande, nous pouvons contractualiser même le week-end. Faire les contrats avant même que nos agents n’interviennent, limite aussi nos risques concernant les prud’hommes et le CNAPS.

Je peux vérifier et valider tout contrat avant qu’il soit remis au salarié, même quand je ne suis pas présent dans l’entreprise. Le lien Coffreo-Comète nous permet systématiquement d’être en règle par rapport à la signature du contrat et la DPAE même en cas de suractivité. C’est le nerf de la guerre pour nous ! »

Nicolas PRETRE, Directeur des opérations chez SGC Sécurité

L’utilisation d’une solution comme Coffreo, permet à l’agent d’avoir accès à tous les documents essentiels via son smartphone. C’est beaucoup plus rapide et pratique pour lui que de chercher dans ses archives papier.

C’est pour cette raison que nous allons publier une nouvelle interface qui permettra à l’agent de se connecter à son coffre-fort à partir de son application Comète Link sur son smartphone.

Dans les prochains mois, nous allons proposer de nouvelles solutions à nos clients comme Comète Link, notre nouveau portail extranet ainsi que Comète BI, une solution de Business Intelligence qui permettra à nos clients d’exploiter très facilement toute la richesse des informations contenues dans leur base Comète et leur proposer ainsi un outil de pilotage très performant.

Nous travaillons également sur de nouvelles fonctionnalités avec l’interface Coffreo. Bientôt, nous permettrons à nos clients de publier toutes sortes de correspondances entre le service RH et l’agent comme des notes d’information, des consignes, un changement de mutuelle etc. La correspondance sera envoyée directement dans le coffre-fort de l’agent afin qu’il puisse la consulter. Grâce à la traçabilité offerte par Coffreo, le service RH pourra s’assurer de la bonne réception et de la bonne prise en compte de la correspondance. Auparavant, c’était géré par email ou en format papier !

Nous remercions Vincent Guérin – https://logiciel-comete.fr/  – pour cette interview !