Contrat de travail : tout savoir sur la signature électronique

Pendant longtemps, le contrat de travail était un contrat papier, devant être signé à la main. La dématérialisation RH est passée par là et il est devenu courant de recourir à des contrats dématérialisés, grâce à la signature électronique. Outil indispensable pour simplifier et optimiser les processus de recrutement, la signature électronique séduit de plus en plus de services RH. Découvrez comment en bénéficier pour accélérer vos recrutements !

La signature électronique, à l’instar de la signature manuscrite avec les paraphes en bas de page, est un mécanisme qui permet de garantir l’intégrité d’un document électronique et d’en identifier l’auteur. En d’autres mots, elle doit permettre de s’assurer que le document n’a pas été altéré entre sa signature et sa consultation, tout en permettant d’identifier le signataire qui a donné son consentement.

Contrats de travail, factures, devis, bons de commandes, documents juridiques et comptables… La signature électronique peut être utilisée pour signer de nombreux documents essentiels à la vie des entreprises, en quelques secondes et sans contact physique.

Elle peut prendre des formes variées dont il convient d’évaluer la pertinence en fonction du niveau d’exigence dicté par le contexte réglementaire ou légal (type de document à signer, risque encouru en cas de litige, obligation réglementaire, portée du document, etc.). On s’intéressera notamment à sa fiabilité par rapport aux caractéristiques suivantes :

• Authentification : elle est reliée de manière unique à la personne qui signe ;
• Identification : elle permet d’identifier le signataire ;
• Intégrité : elle permet d’assurer que le document n’a pas été altéré (modifié) entre sa signature et sa consultation ;
• Infalsifiabilité : elle a été créée à l’aide de données que seul le signataire peut utiliser et qu’il contrôle exclusivement ;
• Irrévocabilité : le signataire est lié à sa signature, il ne peut pas contester le document signé.

La signature numérique est dessinée par le signataire ou fait suite à l’insertion d’une image de signature scannée. Cette signature manuscrite scannée n’a pas de valeur juridique.

Entré en vigueur le 17 septembre 2014, et applicable depuis le 1er juillet 2016, le Règlement sur l’identification électronique et les services de confiance pour les transactions électroniques au sein du marché intérieur, dit règlement eIDAS, détermine les spécifications techniques et les procédures qui permettent de garantir un schéma d’identification valable et d’atteindre la dématérialisation complète de ces processus d’identification électronique.

Le règlement EIDAS constitue dorénavant le régime juridique de la signature électronique pour toute l’Union européenne. Trois niveaux sont prévus :

La signature électronique simple est la plus couramment utilisée en raison de son accessibilité et de sa simplicité. Elle peut se traduire par une signature sur une tablette électronique.
Sa fiabilité est limitée car elle ne permet pas de garantir un niveau de sécurité élevé.  Elle pourra néanmoins valoir commencement de preuve par écrit.
Pour quel type de documents l’utiliser ? Accusés de réception, commandes, etc. La signature électronique simple peut être utilisée lorsqu’il n’existe pas de risque ni d’obligation légale imposant un niveau particulier de signature électronique.

La signature électronique avancée satisfait les exigences énoncées à l’article 26 du règlement eIDAS :
a) être liée au signataire de manière univoque ;
b) permettre d’identifier le signataire ;
c) avoir été créée à l’aide de données de création de signature électronique que le signataire peut, avec un niveau de confiance élevé, utiliser sous son contrôle exclusif ;
d) être liée aux données associées à cette signature, de telle sorte que toute modification ultérieure des données soit détectable.

Pour quel type de documents l’utiliser ? Cette signature électronique peut être utile pour tous les documents qui nécessitent un niveau de sécurité plus élevé, en raison de la portée du document, du type du document et de la probabilité de survenue d’un litige. Du fait de son niveau de sécurité élevé, la signature électronique avancée est la plus couramment utilisée en entreprise.

Si l’on prend l’exemple concret d’un travailleur qui doit signer un contrat de mission en utilisant la solution Coffreo, le fonctionnement est le suivant :

1. Il reçoit une notification de mise en ligne du contrat par email et SMS,
2. Il se connecte à son espace personnel et sécurisé avec son identifiant et son mot de passe personnels,
3. Il visualise le document sans pouvoir le modifier,
4. Il en accepte le contenu et clique sur « signer »,
5. Il reçoit par SMS sur son mobile personnel un code à usage unique et le saisit dans Coffreo pour lancer la signature du contrat, ce qui permet aussi de confirmer son identité (seconde authentification),
6. Le contrat est archivé en deux exemplaires – un dans le coffre de l’employeur, un dans celui du travailleur – et reste accessible à chaque partie de manière indépendante et autonome.

Il s’agit d’une signature électronique avancée, créée à l’aide d’un dispositif de création de signature électronique qualifié, qui repose sur un certificat qualifié de signature électronique. Le niveau 3 exige :

• L’utilisation d’un certificat qualifié pour identifier le signataire : il peut être remis sur support physique (clé USB, carte à puce) ou être virtuel afin de signer depuis un téléphone mobile. Ce certificat doit avoir été délivré par une autorité de certification qualifiée.
• Que la signature soit reliée au signataire de manière unique et non transférable, et au document signé.

C’est le niveau de signature électronique le plus contraignant et qui offre le plus haut niveau de sécurité. Sa fiabilité est présumée jusqu’à preuve du contraire. Autrement dit, c’est à celui qui conteste cette signature de rapporter la preuve de l’absence de fiabilité.

Pour quel type de documents l’utiliser ? Production d’actes notariés, documents et factures liés à un appel d’offres… Étant donné que le dispositif de signature qualifiée est plus lourd et onéreux à mettre en œuvre, il est plutôt réservé aux situations où l’authentification certaine du signataire est fondamentale.

En France, nul besoin de recourir à une signature électronique qualifiée pour bénéficier des effets juridiques escomptés dès lors que la preuve de la fiabilité est rapportée a posteriori (avec des documents techniques tels que les politiques de certification ou de gestion de preuves, des avis juridiques…).

Si la justice française ne peut pas refuser une signature électronique simple au seul motif qu’elle est seulement une signature électronique simple, celle-ci reste trop fragile techniquement dans le cadre de la signature d’un contrat de travail. Pour réduire les risques, le fait de recourir à des signatures électroniques avancées comme celles proposées par Coffreo permettra d’apporter plus facilement la preuve de fiabilité grâce aux éléments détaillés précédemment.

En l’absence de solution de dématérialisation, la charge administrative liée aux recrutements est conséquente et consommatrice de temps. Il faut pouvoir éditer le contrat, l’imprimer, le mettre sous pli, relancer régulièrement le salarié qui ne l’a pas signé… La crise sanitaire a en outre montré l’importance de pouvoir signer des contrats à distance.

• Gain de temps et gain économique : la signature du contrat peut se faire à distance et en quelques clics ;
• Mise en conformité : preuve de remise du contrat dans les 48 heures et limitation du risque qu’un salarié commence sa mission avant d’avoir signé son contrat ;
• Fluidification de la relation avec les salariés : plus besoin pour les opérationnels de courir après le salarié pour qu’il soit en règle, le salarié bénéficie d’un processus de recrutement simple et efficace ;
• Simplification de l’archivage afin d’éviter la multiplication et la perte de documents papiers ;
• Possibilité de se recentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.

Si, bien souvent, le premier réflexe d’une entreprise consiste à vouloir dématérialiser ses bulletins de paie, la dématérialisation des contrats de travail s’avère tout aussi critique, si ce n’est plus. Le contrat de travail constitue en effet un risque potentiel majeur pour une entreprise.

Pour toutes ces raisons, les entreprises ont tout intérêt à s’équiper de solutions digitales pour faire signer les contrats de travail. Les avantages d’une telle démarche sont multiples :

Enfin, il est également essentiel de ne pas concevoir son mécanisme de signature électronique comme une simple transaction ponctuelle et isolée. Il faut au contraire l’inscrire dans un processus numérique plus large et totalement intégré permettant d’établir facilement les contrats, de faire des relances automatisées en cas de non signature, de le lier à un système d’archivage dans un coffre-fort numérique, etc…

Que vous ayez besoin de recruter des extras, des intermittents, du personnel en CDD ou même en CDI, le recours à la signature électronique permettra d’accélérer et de sécuriser considérablement vos recrutements. Avec près d’1 000 000 de contrats signés électroniquement chaque mois, Coffreo est le leader du contrat de travail électronique.

Grâce à Coffreo, vous n’avez qu’à transférer vos contrats depuis votre ERP sur la plateforme en quelques clics. Coffreo s’occupe ensuite de notifier les destinataires et de les relancer au besoin.

De la transmission à l’archivage, la sécurité des documents est garantie selon les délais de conservation en vigueur. La plateforme offre en outre une traçabilité sans faille qui sécurise l’employeur face à de potentiels recours des salariés. Coffreo permet ainsi de prouver tout le parcours du salarié, de l’ouverture du contrat à sa signature, et même au-delà (consultation du livret d’accueil, des mesures de sécurité…).

Vous l’aurez compris : notre solution de dématérialisation vient renforcer la relation employeur/employé dans les secteurs d’activité à forte composante humaine. A la croisée des expertises technique, sectorielle et juridique, nous vous aidons à sécuriser et fluidifier vos processus administratifs. Gagnez du temps dans votre gestion, faites confiance à Coffreo !