Die Digitalisierung macht auch vor Personaldienstleistern und Firmen mit einem hohen Aufkommen an Dokumenten nicht Halt. Viele Arbeitnehmer erwarten von ihren zukünftigen Arbeitgebern, dass diese zeitgemäß arbeiten und ihnen den Arbeitsalltag so weit wie möglich durch digitalisierte Prozesse erleichtern.
Gerade die digitale Signatur ist ein großer Schritt in Richtung einer Digitalisierung Ihres Unternehmens. Erfahren Sie, welche Arten der digitalen Unterschrift es gibt und wie Sie Mitarbeiter und Kunden von deren Vorteilen überzeugen können.
Die verschiedenen Arten der digitalen Unterschrift
Die europäische Verordnung über die elektronische Identifizierung und vertrauenswürdige Dienste für elektronische Transaktionen (kurz: eIDAS-Verordnung) definiert drei Stufen der digitalen Unterschrift. Diese drei Stufen sind rechtskräftig und für unterschiedliche Anwendungsbereiche geeignet.
- die einfache elektronische Signatur
Für Kostenvoranschläge, Aufträge/ Auftragsbestätigungen, Dienstleistungsverträge etc.
- die fortgeschrittene elektronische Signatur
Für Beschlüsse von Geschäftsführern einer GmbH, unbefristete Arbeitsverträge, Sozialversicherungs-/ Rentenversicherungsdokumente, Personenversicherungen etc.
- die qualifizierte elektronische Signatur (QES)
Für Arbeitnehmerüberlassungsverträge, befristete Arbeitsverträge, Bankkonto-Eröffnung, notarielle Urkunde etc.
Die Beweiskraft der Unterschrift liegt insbesondere in der Qualität der Identifizierung des Unterzeichners für den Nachweis, dass das unterzeichnete Dokument tatsächlich vorgelegt wurde.
Die einfache elektronische Signatur erfolgt ohne Identitätsprüfung des Unterzeichners.
Die fortgeschrittene elektronische Signatur muss strengere Kriterien erfüllen und hat somit eine höhere Beweiskraft. Nach der eIDAS-Verordnung muss sie u.a. in eindeutiger Weise mit dem Unterzeichner verbunden sein und die Identifizierung des Unterzeichners ermöglichen.
Die qualifizierte elektronische Signatur (QES) ist die einzige Art von e-Signatur, die in den EU-Mitgliedsstaaten einen besonderen Rechtsstatus hat, da sie als juristisch gleichwertig zur handschriftlichen Unterschrift gilt und die gleichen Rechtswirkungen einer handschriftlichen mit sich zieht.
Die eIDAS-Verordnung definiert konkrete Vorgaben hinsichtlich der Überprüfung der Identität des Unterzeichners und der Verwahrung des Signaturschlüssels. Ein elektronisches Signaturverfahren gilt dabei als qualifiziert, wenn es eine von einer Zertifizierungsbehörde („Trusted Service Providers“) ausgestellte QES verwendet.
Wie können Sie Mitarbeiter und Kunden von den Vorteilen der elektronischen Unterschrift überzeugen?
1- Zeitersparnis
Ein guter Grund dafür, digitale Unterschriften zur Selbstverständlichkeit werden zu lassen, ist die enorme Zeitersparnis. In vielen Branchen spielt Zeit eine entscheidende Rolle, denn häufig müssen Stellen möglichst schnell besetzt werden. Zugleich ist höchste Sorgfalt gefragt, da gesetzliche Bestimmungen eingehalten werden müssen.
Wenn Sie zur digitalen Unterschrift wechseln, sparen Sie sowohl sich als auch Ihren Kunden und Bewerbern den Weg zur Post.
AÜ-Verträge können ganz einfach per Computer oder Smartphone unterschrieben und dann direkt zurückgeschickt werden. Kein Ausdrucken, kein Anstehen bei der Post und keine verlorenen Briefe mehr!
Da Sie diesen Prozess schneller abschließen, können Sie ebenfalls den Einsatz Ihrer Mitarbeiter schneller bestätigen.
Die Unterschrift erfolgt in Echtzeit und Einsätze können zeitnah und rechtskonform beginnen. Das Onboarding kann ebenfalls beschleunigt werden: Einsatzinformationen können schnell und effizient übermittelt werden und Sie können Missverständnisse vermeiden.
2-Kostenersparnis
Durch den Wechsel zur digitalen Unterschrift können Sie Verwaltungsprozesse optimieren. Dies bedeutet weniger Zeitaufwand für Ihre Angestellten. Da der Postweg entfällt, brauchen Sie kein Papier mehr und sparen auch an Portokosten. Statt Briefmarken zu kaufen und wertvolle Arbeitszeit zu verlieren, können Sie in wenigen Klicks die ganze Arbeit erledigen. Auch die Kosten für die Ablage der Dokumente und für deren physische Archivierung entfallen.
Dadurch kann Ihr Unternehmen wirtschaftlicher arbeiten und sich auch weiter in Richtung eines umweltfreundlichen, grünen Büros bewegen.
3- Verbesserte Beziehung zu den Mitarbeitern
Als Unternehmen möchten Sie Ihre Kunden zufriedenstellen, kompetente Talente rekrutieren und Ihr Wachstum steigern. Dabei sollten Sie besonderes Augenmerk auf die Beziehung zu Ihren Mitarbeitern legen.
In der modernen Arbeitswelt sind die Erwartungen an Arbeitgeber gestiegen. Unkomplizierte Prozesse und geringer bürokratischer Aufwand sind vielen Mitarbeitern dabei besonders wichtig. Niemand möchte schon vor Beginn des Arbeitsverhältnisses viel Zeit verlieren, nur um Dokumente auszutauschen. Außerdem ermöglicht die elektronische Signatur, einfacher landesweit zu rekrutieren.
Durch digitale Unterschriften sparen Unternehmen Zeit bei repetitiven Verwaltungsvorgängen und können diese wiederum in die Beziehung zu ihren Mitarbeitern investieren. Dies verbessert langfristig die Mitarbeiterproduktivität und hilft Ihrer Firma, zu wachsen. Modern aufgestellte Unternehmen sind darüber hinaus beliebter und erhalten mehr Bewerbungen.
4- Einhaltung gesetzlicher Auflagen
Als Unternehmen sind Sie verpflichtet, die gesetzlichen Bestimmungen zu Datenschutz und Langzeitarchivierung einzuhalten.
Die qualifizierte elektronische Signatur bietet dabei Sicherheit durch die DSGVO– und eIDAS-Konformität sowie die ISO 27001-Zertifizierung. Dank der digitalen Unterschrift behalten Sie durch die Rückverfolgbarkeit aller Dokumente gleichzeitig den Überblick.
Die digitale Archivierung Ihrer HR-Dokumente bietet mehrere Vorteile: sie spart Platz, ist sicher und vermeidet die physische Zerstörung von Daten (zum Beispiel durch Brände oder Wasserschäden).
Wenn Sie zur digitalen Signatur wechseln, können Sie Ihre Dokumente auch viel leichter archivieren. Sie müssen also nichts ausdrucken und dann einscannen.
So begleitet Sie Coffreo beim Wechsel zur digitalen Unterschrift
Die elektronische Unterschrift spart Recruitern und Bewerbern viel Zeit und erhöht die Unterzeichnungsrate erheblich : Unternehmen, die Coffreo nutzen, verzeichnen eine Unterzeichnungsrate von durchschnittlich über 93%!
Dank der digitalen Lösung von Coffreo ist die e-Signatur (z.B. der Mitarbeiter-Dokumente mit der fortgeschrittenen Signatur und des ANÜV mit der QES-Signatur) in einen umfassenden Workflow integriert. Sie maximieren somit die Chancen auf eine schnelle Unterschrift.
Ihre Mitarbeiter müssen nicht mehr ins Unternehmen kommen, sondern sie können einfach und bequem vom Handy oder Computer aus unterschreiben.
Coffreo bietet Ihnen den höchsten Sicherheits-Standard ISO 27001 und ist DSGVO-konform. Die QES ist konform gemäß der eiDAS-Richtlinie.
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