Sobald der richtige Bewerber gefunden wurde und der Einsatz durch das entleihende Unternehmen bestätigt wurde, ist für das Zeitarbeitsunternehmen vor allem eines wichtig: Ihre Zeitarbeitskräfte sollen sich so schnell wie möglich auf die Anforderungen ihres neuen Einsatzortes einstellen. Deshalb muss der Onboarding-Prozess besonders gut geplant und durchgeführt werden: Das Zeitarbeitsunternehmen muss organisatorisch in der Lage sein, dem Arbeitnehmer alle wichtigen Unterlagen zukommen zu lassen, die ihm eine schnelle Einarbeitung in seine neuen Aufgaben ermöglichen. Der systematische Versand eines digitalen Mitarbeiterhandbuches stellt in diesem Zusammenhang ein besonders nützliches Werkzeug für Zeitarbeitsunternehmen dar. Warum dies so ist, erklären wir in Ihnen in diesem Artikel.
Noch vor ein paar Jahren mussten alle Zeitarbeitnehmer zur Vorbereitung auf einen Einsatz immer wieder neu im Zeitarbeitsunternehmen vorstellig werden. Sie mussten viel Zeit dafür aufwenden, um sich vor Ort in umfangreiche Unterlagen, wie das Sicherheitshandbuch des Unternehmens, einzulesen.
Zur Erleichterung der Einarbeitung neuer Zeitarbeitnehmer und bestmöglichen Übermittlung aller für den neuen Einsatz nötigen Unterlagen kann nun dank des Fortschritts im Bereich der Digitalisierung auf den persönlichen Kontakt verzichtet werden. Mitarbeiterhandbuch, Geländeplan, Sicherheitshandbuch, Betriebsordnung, Informationsblätter … Wenn sich Ihr Zeitarbeitsunternehmen für das digitale Onboarding entscheidet, erhalten Ihre Zeitarbeitskräfte über ihr Handy oder ihren Computer Zugriff auf alle wichtigen Unterlagen und können ihren Einsätzen gelassen entgegensehen.
Der Versand mit der Post oder per E-Mail sollte vermieden werden. Zum einen bedeuten diese Kommunikationswege einen hohen zeitlichen Aufwand für das Zeitarbeitsunternehmen, aber nicht nur das: Sie sind auch eine häufige Fehlerquelle. Außerdem geht es bei der Übermittlung des Mitarbeiterhandbuches nicht nur darum, die Unterlagen verschickt zu haben. Sie sollten auch sichergehen, dass sie der Mitarbeiter zur Kenntnis genommen hat. Bei manchen Dokumenten ist das Zeitarbeitsunternehmen sogar dazu verpflichtet, nachweisen zu können, dass sie der Mitarbeiter erhalten hat. Daher sollte die Zustellung der Unterlagen rückverfolgbar sein. In manchen Fällen kann sogar eine Unterschrift von Seiten des Angestellten nötig sein, mit der er die Kenntnisnahme eines Dokuments bestätigt.
Eine adäquate digitale Onboarding-Lösung muss also
- die automatische digitale Zustellung von Dokumenten anhand verschiedener Parameter (Aufgaben, Profil des Arbeitnehmers, Profil des entleihenden Unternehmens etc.) ermöglichen und
- die Rückverfolgbarkeit der Kommunikation mit dem Mitarbeiter und die Anbringung einer elektronischen Signatur ermöglichen, falls nachgewiesen werden muss, dass der Mitarbeiter bestimmte Unterlagen erhalten hat.
Die Digitalisierungslösungen von Coffreo, insbesondere das Angebot „Diffusion“, erfüllen diese Anforderungen. Der Versand von einsatzbezogenen Unterlagen kann damit automatisiert werden. Besser noch: Es ist damit sogar möglich, zu sehen, ob Mitarbeiter die übermittelten Unterlagen geöffnet haben, ohne eine elektronische Signatur anzufordern. Für das Zeitarbeitsunternehmen bedeutet das einen großen Zeitgewinn. Darüber hinaus können branchen- oder einsatzbezogene Profile erstellt werden, um den Versand der erforderlichen Unterlagen voreinzustellen. Es besteht also kein Grund mehr, die Mitarbeiter zum Einlesen in ihren neuen Aufgabenbereich in die Agentur zu bitten. Mit einem digitalen Mitarbeiterhandbuch können Sie sicherstellen, dass das beauftragte Personal schnell einsatzbereit ist. Außerdem steht der Versand einer solchen Onboarding-Mappe für Professionalität und Respekt Ihren Zeitarbeitnehmern gegenüber, denn diese werden es zu schätzen wissen, dass Sie Ihren Beitrag zum Erfolg des Einsatzes leisten. Sie möchten die Einarbeitung Ihrer Zeitarbeitnehmer erleichtern? Fordern Sie Ihre Demo an!