Zeitarbeitsfirmen und Unternehmen mit vielen Kurzzeitverträgen müssen im Alltag eine Reihe zeit- und energieintensiver Aufgaben erledigen. Besonders die Gestaltung der Arbeitnehmerüberlassungsverträge bedeutet einen großen Zeitaufwand, da diese in großer Zahl erstellt, versendet und unterschrieben werden müssen, damit ein Vertragsverhältnis entstehen kann. Um den Aufwand hierfür zu reduzieren, setzen immer mehr Unternehmen auf den Abschluss von Rahmenverträgen und passen diese anschließend individuell an. Dass sie sich hierbei in einer rechtlichen Grauzone bewegen und juristische Konsequenzen riskieren, ist vielen jedoch nicht bewusst.
Was ist ein Rahmenvertrag?
Betrachten wir zunächst die Definition eines Rahmenvertrags. Allgemein werden Rahmenüberlassungsverträge zwischen Zeitarbeitsfirmen und Unternehmen geschlossen, wenn es sich um eine dauerhafte Geschäftsbeziehung handelt.
Im Grunde dienen sie jedoch dazu, den ständigen Abschluss von Arbeitnehmerüberlassungsverträgen zu vermeiden. Um eine Arbeitnehmerüberlassung rechtlich durchzuführen, muss in Deutschland nämlich ein Arbeitnehmerüberlassungsvertrag abgeschlossen werden – und das bei jeder einzelnen zeitlich begrenzten Tätigkeit.
Ein ganz schöner Aufwand also, den Unternehmen durch den Abschluss von Rahmenverträgen zu umgehen versuchen. Im Rahmenüberlassungsvertrag werden allgemeine Bedingungen zwischen dem Verleiher und dem Kundenunternehmen festgelegt, die auf alle Zeitverträge übertragen werden können. So müssen nicht permanent neue Verträge in Schriftform geschlossen werden, denn der Rahmen des Arbeitsverhältnisses ist klar ausformuliert. Weitere Details können dann bei der jeweiligen Arbeitnehmerüberlassung individuell hinzugefügt werden.
Der Rahmenvertrag ist also, wie der Name schon sagt, die schriftliche Festlegung aller Rahmenbedingungen, die dann im Nachhinein individuell ergänzt werden kann.
Diese Praxis ist in Deutschland sehr üblich. Gerade Unternehmen, die viele Prozesse noch nicht ausreichend digitalisiert haben, versuchen über solche Methoden, Zeit einzusparen. Dabei schießen Sie jedoch schnell ein Eigentor.
Der aktuelle Stand in Sachen Rahmenverträge
Rahmenverträge abzuschließen ist nicht ganz unproblematisch. Das liegt vor allem an der Art, wie diese abgeschlossen und unterschrieben werden. Hierfür müssen wir jedoch zunächst verstehen, wie ein Arbeitnehmerüberlassungsvertrag zustande kommt.
Arbeitnehmerüberlassungsverträge benötigen normalerweise sowohl von der Zeitarbeitsfirma als auch ihren Kunden eine Unterschrift. Dabei muss es sich entweder um eine händische Unterschrift oder aber um eine qualifizierte elektronische Unterschrift (QES) handeln.
Eine qualifizierte elektronische Unterschrift ist das Äquivalent zu einer handschriftlichen Unterschrift und in Deutschland rechtlich anerkannt. Die QES ist die sicherste Art der elektronischen Signatur, da sie mit einer sogenannten sicheren Signaturerstellungseinheit (SSEE) erzeugt wird. Die unterschreibende Person muss zunächst ihre Identität bestätigen. So kann eine Manipulation der Unterschrift quasi verhindert werden.
Gerade Arbeitnehmerüberlassungsverträge müssen sehr sorgfältig erstellt, durchgelesen und unterschrieben werden. Schließlich handelt es sich hier um anspruchsvolle Arbeitsverhältnisse, die mit Risiken behaftet sein können. Zudem möchte das überlassene Unternehmen den Schutz der arbeitenden Person garantieren.
Hier kommt nun leider der Zeitdruck ins Spiel, der in vielen Unternehmen herrscht. Das Unterschreiben zahlreicher Arbeitnehmerüberlassungsverträge kostet natürlich Zeit – insbesondere dann, wenn alle Prozesse noch postalisch ablaufen.
Um diese Zeit zu sparen, sollen die Rahmenverträge Abhilfe schaffen. Diese werden zwar mit qualifizierter elektronischer Unterschrift unterschrieben – alles darüber hinaus dann aber nicht mehr.
Jedes Zeitarbeitsverhältnis ist individuell und erfordert über den Rahmenvertrag hinaus weitere Informationen. Diese müssen schriftlich festgehalten und kommuniziert werden. Hierbei machen es sich nun viele Unternehmen leicht und versenden die Konkretisierung des Arbeitsverhältnisses häufig nur noch rein informativ per Mail.
Warum die Unterschrift von Rahmenverträgen aktuell eine Grauzone ist
In der oben beschriebenen Konkretisierung des Vertragsverhältnisses per Mail liegt der juristische Knackpunkt. Die eigentlich gesetzlich vorgegebene qualifizierte elektronische Unterschrift wird nämlich auf diese Weise nicht geleistet.
Wird die Konkretisierung nur per Mail verschickt und nicht unterschrieben, hat die Zeitarbeitsfirma keinen Nachweis darüber, dass diese wirklich gelesen und akzeptiert wurde. Gleiches gilt, wenn die Konkretisierung nur mit eingescannter Unterschrift unterschrieben wurde. Eingescannte Unterschriften haben im Gegensatz zur qualifizierten und fortgeschrittenen elektronischen Unterschriften keine Rechtsgültigkeit. Warum? Weil die Identität der unterschreibenden Person nicht eindeutig nachgewiesen werden kann.
Auch wenn diese Praxis also durchaus üblich ist, ist sie aus rechtlicher Sicht mehr als fragwürdig. Unternehmen, die sich in dieser Grauzone bewegen, könnten längerfristig dafür bestraft werden oder gezwungen sein, ihre Prozesse von heute auf morgen überarbeiten zu müssen. Es lohnt sich daher, über Alternativen nachzudenken, um auf lange Sicht Stress zu vermeiden. Prozessoptimierung lohnt sich in der Regel nur, wenn Sie dabei das geltende Recht beachten.
Tatsächlich ist es gar nicht schwer, seine Rahmenverträge rechtskonformer zu gestalten. Es gibt inzwischen zahlreiche digitale Lösungen, um qualifizierte elektronische Unterschriften schnell und unkompliziert leisten zu können, egal ob auf dem Arbeitnehmerüberlassungsvertrag, dem Rahmenvertrag oder einer Konkretisierung. Daher haben Sie auch keine guten Ausreden, diese rechtliche Vorgabe länger zu umgehen!
So gestalten Sie Ihre Rahmenverträge mit Coffreo rechtskonform
Sie haben es nach dem Lesen der vorausgehenden Erklärung nun verstanden: Auf einem Arbeitnehmerüberlassungsvertrag muss entweder eine handschriftliche Unterschrift oder die QES vorhanden sein. Eine Umgehung dieser Regelung durch nicht unterschriebene oder lediglich mit eingescannter Unterschrift unterschriebene Ergänzungen zu Rahmenverträgen ist dauerhaft ein riskantes Unterfangen.
Anbieter wie Coffreo können Ihnen helfen, eine einfache Lösung für das Abschließen Ihrer Konkretisierungsverträge zu finden.
Coffreo ist der Marktführer bei der Digitalisierung von Zeitarbeits- und Kurzzeitverträgen und ist eine Lösung für die Unterschrift und das Management dieser Dokumente. Somit kann Coffreo auch im Falle von Rahmenverträgen helfen, Ordnung in Ihre Prozesse zu bringen.
Durch die Anwendung von Coffreo garantieren Sie durch Digitalisierung die Nachvollziehbarkeit aller Auftragsschritte. Wenn Sie Coffreo einsetzen, können Sie die Konkretisierung des Rahmenvertrages ganz einfach an die Zeitarbeitsfirmen und deren Kunden verschicken. Diese wiederum können sie im fortgeschrittenen Modus unterzeichnen.
Das Vertragsverhältnis ist somit von beiden Seiten rechtsgültig signiert und digital nachvollziehbar archiviert. Dieser Prozess ist deutlich sicherer und rechtskonformer als ein simples Versenden per Mail.
Vor allem für die Zeitarbeitsfirma bedeutet dies mehr Sicherheit, da sie durch die Unterschrift des Kunden sieht, dass dieser alle Prozesse abgesegnet hat. Das Praktische an Coffreo ist zudem die Nachhaltigkeit der Digitalisierung Ihrer Arbeitsprozesse: Auch im späteren Verlauf des Arbeitsverhältnisses werden durch Coffreo alle Informationen zeitnah übermittelt.
Warten Sie also nicht länger und verlassen Sie die juristische Grauzone, in der Sie sich tagtäglich bewegen. Sie können hier eine unverbindliche Demo von Coffreo anfragen.