Opter pour une Gestion Électronique des Documents RH offre de nombreux avantages : meilleure organisation des processus de travail, facilité de création, de récupération et d’envoi des documents, gain de temps pour les salariés, archivage sécurisé des documents. Passons ensemble en revue ce qu’est la GED et ses bénéfices pour votre entreprise.
Quel est le principe de la GED : définition de la GED et comment ça marche ?
La GED fonctionne grâce à des logiciels dédiés, qui peuvent être adaptés en fonction des besoins spécifiques de chaque organisation. Les outils de GED, à l’instar de la solution Coffreo, offrent une gamme de fonctionnalités variées pour faciliter et optimiser la gestion des documents. Elle occasionne ainsi un gain de temps pour les équipes par rapport aux envois et gestion des documents au format papier.
Dans le domaine des RH, où la charge administrative est intense et souvent soumise à des obligations légales diverses, la GED permet de faciliter, de fluidifier et de sécuriser l’entreprise : contrat de travail, avenant, politique de rémunération, complémentaire santé, charte informatique, règlement intérieur, bulletin de paie… Tous ces documents peuvent être pris en charge et digitalisés pour le plus grand bonheur de vos gestionnaires de paie et de vos collaborateurs.
Quelles sont les 4 étapes clés de la GED
Le principe de la GED repose sur quatre étapes clés : l’acquisition, le stockage, la gestion et la diffusion de documents aux formats numériques.
- L’acquisition consiste à numériser les documents papier et à intégrer les documents numériques existants dans le système GED.
- La diffusion permet de partager les documents et les informations qu’ils contiennent avec les utilisateurs autorisés, rendant possible l’envoi de milliers de documents instantanément.
- La gestion concerne l’indexation des documents pour une recherche facilitée et la définition des droits d’accès.
- Le stockage fait référence à l’organisation et à l’archivage des documents dans une base de données sécurisée et structurée. Notamment un coffre-fort numérique.
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Gestion documentaire et workflow : le rôle de la GED
La GED joue un rôle central dans la gestion documentaire et le workflow, les tâches et procédures au sein d’un service d’une entreprise.
Premièrement, elle permet de structurer et automatiser le flux de documents, facilitant ainsi leur suivi et leur approbation. Par exemple, un document peut être automatiquement redirigé vers le bon collaborateur pour validation, accélérant ainsi le processus de décision.
Deuxièmement, la gestion électronique des documents est essentielle pour garantir la traçabilité et la sécurité des documents. En centralisant les fichiers dans un espace numérique sécurisé, elle réduit le risque de perte d’informations et renforce le contrôle des données sensibles.
Enfin, la GED favorise l’interfaçage avec d’autres outils métier, permettant ainsi une gestion intégrée des documents et des processus de l’entreprise de bout en bout.
Notamment, elle peut traiter les documents générés par les applications de comptabilité, de gestion des ressources humaines ou de gestion de la relation client. Par exemple, Coffreo est connectable en API à de nombreux ERP dans les principaux secteurs d’activité (sécurité privée avec Comète, Événementiel avec EventSoft, Propreté avec Pégase-Propreté, Restauration avec Sextan, Intérim avec BeSTT, AD Conseils et Anael TT, etc.). Le déploiement, la mise en place et la prise en main est facile.
Indexation des documents : un aspect essentiel de la GED
L’indexation des documents est la procédure qui permet de marquer ou d’associer des informations spécifiques à chaque document. Ces informations, appelées métadonnées, peuvent être le nom du créateur du fichier, la date de création, des mots-clés spécifiques ou tout autre détail pertinent. Cette opération facilite ensuite la recherche et la récupération des informations grâce à un moteur de recherche.
Le processus d’indexation peut se faire de manière manuelle ou automatique. Dans le cas de l’indexation manuelle, un utilisateur attribue des métadonnées au document. Pour l’indexation automatique, le système de GED utilise des technologies comme la Reconnaissance Optique de Caractères (OCR) pour extraire des informations du document et les utiliser comme métadonnées.
Coffreo permet d’automatiser l’envoi des documents et de personnaliser ses envois grâce à ces métadonnées. Même les campagnes de relances, pour s’assurer qu’un salarié confirme la réception d’un document ou le signe, est compris dans nos fonctionnalités.
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Grâce à l’indexation, les documents sont classés de manière à faciliter leur exploitation. Ainsi, lorsqu’un utilisateur effectue une recherche, le système de GED utilise les métadonnées pour trouver et récupérer rapidement les documents pertinents.
En résumé, l’indexation est une étape clé de la GED car elle permet de :
- Faciliter la recherche et la récupération des documents ;
- Optimiser la gestion et l’exploitation des documents ;
- Améliorer le workflow en facilitant l’intégration des documents dans les processus métiers.
La GED, un outil informatique indispensable
À quoi sert le logiciel de GED dans l’entreprise ?
Le logiciel de GED a pour objectif d’optimiser la gestion des documents en automatisant des tâches qui étaient auparavant réalisées manuellement, comme par exemple les relances pour signer les contrats de travail et les avenants dans les temps. En réduisant le temps passé sur ces tâches, les entreprises peuvent se concentrer sur leur cœur de métier.
La GED propose également une centralisation des documents. Que ce soit des contrats, des factures, des fiches de paie, des relevés d’heures, tous les documents sont accessibles en un seul endroit, souvent un coffre-fort électronique totalement sécurisé. Cela facilite grandement l’accès aux informations pour les collaborateurs et évite la perte de documents importants.
Un autre avantage est la sécurité des données. En effet, les logiciels de GED intègrent des systèmes de sécurisation et de sauvegarde des documents. Ils garantissent la confidentialité des informations et permettent de se conformer aux réglementations en vigueur sur la protection des données comme la RGPD. Avec Coffreo, les gestionnaires RH peuvent suivre l’envoi et la réception des documents envoyés aux salariés. Un exemplaire est automatiquement stocké dans le coffre-fort électronique de l’entreprise, un autre dans celui du salarié. Ce dernier reçoit une notification par e-mail ou sur son smartphone pour le prévenir que son contrat de travail ou son bulletin de paie est accessible. Pratique pour un archivage et un stockage des documents sécurisé, qui permet de montrer que vous respectez vos obligations légales !
Enfin, la GED favorise le travail collaboratif. Grâce à elle, les documents peuvent être partagés et modifiés en temps réel par plusieurs collaborateurs. Cela facilite la communication et la coopération entre les membres de l’équipe, et donc l’efficacité de l’entreprise.
L’importance de la GED dans le contrôle administratif
En matière de contrôle administratif, la GED se révèle être un allié de taille. Elle permet une gestion optimisée des dossiers administratifs en assurant leur centralisation, leur classement dynamique et leur suivi en temps réel. En effet, elle facilite le contrôle des dossiers en offrant des systèmes d’alertes et de notifications sur leur état d’avancement, ce qui répond aux enjeux légaux que rencontrent les entreprises.
De plus, une solution GED autorise une gestion automatique des droits d’accès, assurant ainsi la confidentialité des informations sensibles. Enfin, elle contribue à l’optimisation et la simplification des processus administratifs en dématérialisant les flux de documents, renforçant ainsi la traçabilité et la sécurité des informations.
ERP et GED : une combinaison efficace pour une digitalisation de bout-en-bout de vos processus RH
L’association entre un système de Gestion Électronique des Documents (GED) et un Enterprise Resource Planning (ERP) constitue un levier de performance pour une entreprise. L’ERP, en centralisant les données opérationnelles, offre une vision intégrée et en temps réel des opérations commerciales clés, facilitant ainsi la prise de décisions et l’optimisation des processus.
De son côté, la GED, en gérant l’information au sein de l’entreprise, favorise le traitement, le stockage et l’accès aux documents d’une manière sécurisée et structurée.
Cette combinaison est d’autant plus efficace lorsqu’elle est mise en œuvre dans un esprit collaboratif, les deux systèmes se complétant mutuellement pour une gestion optimisée des ressources et des informations.
Cette intégration peut répondre aux besoins d’une entreprise qui cherche à structurer son organisation, en permettant une gestion transversale et pluridisciplinaire allant des activités comptables, aux ressources humaines jusqu’aux ventes.
Il est donc pertinent de considérer l’implémentation conjointe d’un ERP et d’une GED comme une manière d’optimiser la gestion des ressources et des informations au sein de l’entreprise.
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Les avantages de la mise en place d’une solution GED
La mise en place d’une solution GED offre une panoplie d’avantages qui se traduisent par une amélioration significative de l’efficacité opérationnelle de l’entreprise. L’un des principaux atouts de la GED est la réduction des coûts. En effet, la dématérialisation des documents limite grandement les dépenses liées à l’achat de papier, d’encre et à l’entretien des appareils d’impression. De plus, elle permet d’économiser sur les coûts de stockage physique des documents.
Par ailleurs, grâce à l’indexation et à la recherche avancée, la GED permet de retrouver rapidement les documents. Cela se traduit par un gain de temps considérable pour les collaborateurs qui n’ont plus à chercher manuellement un document parmi des centaines ou des milliers.
La GED offre également la possibilité de partager et de travailler simultanément sur un même document. Cette fonctionnalité favorise le travail collaboratif et la cohésion d’équipe, ce qui peut avoir un impact positif sur la productivité et, in fine, le chiffre d’affaires de l’entreprise.
Enfin, la GED assure une sécurité optimale des documents. Grâce à la numérisation de vos documents, ceux-ci sont à l’abri des dégradations physiques (incendie, inondation, etc.) et peuvent être protégés contre les accès non autorisés grâce à des systèmes de contrôle d’accès. De plus, la GED permet de respecter les obligations légales en matière de conservation des documents, en offrant la possibilité d’archiver les documents pendant la durée requise par la loi.
Pourquoi mettre en place une solution GED ?
L’adoption d’une solution GED offre de multiples avantages aux entreprises.
- Réduction des coûts : La dématérialisation des documents limite l’utilisation du papier, les coûts d’impression et de stockage physique.
- Optimisation de l’espace de stockage : Les documents numérisés occupent un espace de stockage considérablement réduit par rapport aux documents papier.
- Amélioration de l’accessibilité et du partage de l’information : Les documents sont accessibles en quelques clics, facilitant ainsi le travail collaboratif.
- Renforcement de la sécurité des données : Les solutions GED intègrent des systèmes de sécurisation et de sauvegarde des documents, assurant ainsi la confidentialité des informations.
- Conformité réglementaire : Les outils de GED facilitent le respect des obligations légales en matière de conservation des documents.
- Meilleure gestion du cycle de vie des documents : De leur création à leur destruction, les documents sont mieux suivis et gérés.
Ces bénéfices ne sont toutefois pas automatiques. Ils nécessitent une mise en place réfléchie de la solution GED, adaptée aux spécificités de l’entreprise et à ses process internes.
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Gagner en productivité avec la GED
Le passage à la GED peut s’avérer un vecteur significatif d’optimisation de la productivité. En effet, en centralisant les documents et en facilitant leur accès, la GED permet de réduire le temps de recherche de l’information. Cette économie de temps se traduit par une augmentation de l’efficacité des collaborateurs et par conséquent, de la productivité globale de l’entreprise.
En outre, les outils de GED proposent souvent des fonctionnalités d’automatisation. Certains processus métier peuvent ainsi être digitalisés, libérant les collaborateurs de tâches répétitives et leur permettant de se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.
Enfin, grâce à la GED, le travail collaboratif est facilité. Les documents peuvent être partagés et modifiés en temps réel par plusieurs collaborateurs, favorisant une meilleure communication et coopération entre les membres de l’équipe.
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Sécuriser ses documents avec une solution GED
L’adoption d’une solution GED garantit une sécurité optimale des documents. En effet, ces systèmes intègrent des fonctionnalités avancées de protection et de contrôle d’accès aux documents. Ainsi, seuls les utilisateurs autorisés peuvent accéder, modifier ou supprimer les fichiers.
En outre, la GED permet de mettre en place des journaux d’audit pour suivre toutes les actions effectuées sur les documents. Cela renforce la traçabilité et permet de détecter d’éventuelles anomalies.
Enfin, les solutions GED offrent également des options de sauvegarde et de restauration des données (Archive sécurisé), essentielles pour prévenir les pertes d’informations en cas de sinistre.
Il est à noter que la sécurisation des documents ne se limite pas à la protection contre les accès non autorisés. Elle comprend également le respect des règles de conformité en matière de délais d’envoi et de conservation des documents, un aspect que la GED gère efficacement.
Coffreo, une solution GED pour faciliter la vie de votre service RH
Coffreo est une solution de GED spécialisée dans la dématérialisation RH. Coffreo permet de simplifier, de fluidifier et de sécuriser tous les documents RH, nominatifs ou non, que vous traitez chaque jour en tant que gestionnaire RH. Finis les milliers de contrats, d’avenants, de bulletins de paie et de relevés d’heures à faire signer, envoyer, et suivre manuellement pour s’assurer de leur bonne réception ! Connectez Coffreo à votre ERP et envoyez en un clic vos documents à signer à vos collaborateurs CDI, CDD ou intérimaires. Sans oublier ensuite l’archivage sécurisé et tracé grâce à un coffre-fort électronique, mis à disposition de l’entreprise et des salariés.
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