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Tout savoir sur la dématérialisation RH : le BA-ba

Clémence Guiot, Responsable contenu marketing - 12/02/24

(Mis à jour le 22/02/24)

La dématérialisation est un mouvement de fond qui impacte tant nos vies personnelles que notre quotidien professionnel. En entreprise, les services RH sont en première ligne pour observer cette transformation numérique et profiter de ses bénéfices. Et pour cause : en substituant les dossiers et documents papiers par des fichiers numériques, ce processus permet aux RH de gagner en productivité, tout en s’assurant de la conformité des informations transmises. 

Quelle est la différence entre dématérialisation des documents et digitalisation des processus ? Pourquoi dématérialiser la fonction RH ? Quelles sont les dernières avancées législatives ? Par où commencer pour instaurer une telle démarche en entreprise ? Cet article vous explique tout ce que vous devez savoir sur la dématérialisation RH !

Dématérialisation RH : définition

 

Distribution des bulletins de paie, diffusion des documents d’onboarding, gestion des contrats… Les ressources humaines font partie des services qui consomment le plus de papier au sein de l’entreprise. Dans une logique d’économie, la dématérialisation RH consiste ainsi à diminuer ces documents papiers en les remplaçant par des versions numériques. Pour cela, deux approches complémentaires existent : la dématérialisation des documents et la dématérialisation des processus.

 

Dématérialisation des documents RH

La dématérialisation des documents RH regroupe l’ensemble des documents papier RH qui ont été numérisés. Il peut notamment s’agir :

 

  • Des bulletins de paie ;
  • Des contrats de travail ;
  • Des avenants ;
  • Des demandes de congés ;
  • Des livrets d’accueil ;
  • Des relevés d’heures.

 

Lire aussi : RH : gérez des talents, pas du papier !

 

Dématérialisation des processus RH

En parallèle, la dématérialisation, ou digitalisation des processus RH consiste à automatiser le traitement et la gestion des tâches des responsables des ressources humaines, telles que :

 

  • Le recrutement ;
  • L’onboarding et l’outboarding des collaborateurs ;
  • L’envoi des bulletins de paie ;
  • La gestion des plannings ;
  • Le calcul des temps de travail ;
  • Le suivi des reporting.

La dématérialisation RH au niveau juridique

Plusieurs évolutions réglementaires ont rendu la dématérialisation RH possible :

 

  • Depuis 2009, le Code du Travail reconnaît le bulletin de paie dématérialisé comme juridiquement recevable (articles L3243-2 et L3243-4).
  • La Loi Travail (2017) permet aux employeurs de digitaliser les bulletins de paie de leurs employés sans nécessité d’un accord préalable de leur part (décret n° 2016-172). Les utilisateurs doivent néanmoins pouvoir accéder à tout moment à l’intégralité de leurs bulletins de paie sans manipulation complexe ou répétitive. Les employeurs ont également pour obligation de conserver chaque bulletin de salaire au minimum 5 ans après sa création.
  • Les employeurs fournissant un service de coffre-fort numérique à leurs salariés sont tenus par le Code des postes et des communications électroniques de garantir l’intégrité des informations stockées ainsi qu’un accès exclusif et facilité aux documents à chaque collaborateur concerné (article R.55-3).
  • Plus globalement, le RGPD (Règlement Général sur la Protection des données) encadre le traitement des données à caractère personnel : les entreprises sont ainsi tenues d’assurer la conformité des données si elles sont transmises électroniquement.

Dématérialisation RH : les avantages

 

Pour les employeurs

Côté employeurs, la dématérialisation RH permet de : 

 

  • Augmenter la productivité : en réduisant le temps passé sur des tâches chronophages, la dématérialisation permet aux RH de se concentrer sur des missions à plus forte valeur ajoutée.
  • Tracer les documents : la dématérialisation permet d’avoir une meilleure visibilité sur les échanges de documents avec les salariés. En cas de litige, elle peut apporter la preuve concrète que tel ou tel document obligatoire a bien été envoyé dans les temps.
  • Garantir les obligations légales en termes de conservation des données : grâce à la dématérialisation, les documents peuvent être conservés et archivés, automatiquement, ce qui évite les écarts réglementaires – et les sanctions associées !

 

Lire aussi : accident de travail en intérim : risques et obligations pour l’employeur

 

Pour les employés

Côté employés, la dématérialisation RH présente aussi son lot d’intérêts, notamment :

 

  • Une accessibilité accrue : grâce à la dématérialisation, les salariés peuvent consulter leurs documents n’importe où grâce à leur ordinateur ou smartphone.
  • Une actualisation instantanée des documents : avec la dématérialisation, la transmission d’un nouveau document ou une modification effectuée sur un ancien parviennent directement au salarié. 
  • Un gain de temps : comme ils n’ont plus besoin de transmettre et récupérer leurs documents en main propre, les salariés gagnent un temps précieux avec la dématérialisation. C’est tout particulièrement le cas pour les travailleurs habitués des contrats courts qui enchaînent les débuts et les fins de contrats.

Comment digitaliser les ressources humaines ?

 

Passer à la signature électronique 

La dématérialisation des processus et documents RH passe tout d’abord par la mise en place de la signature électronique. Disponible 24h/24 et 7j/7 depuis n’importe quel appareil disposant d’une connexion internet, ce processus garantit une contractualisation rapide et sécurisée.

 

Afin de gagner en productivité, certains outils digitaux permettent même de digitaliser et d’automatiser le processus de relance pour les contrats non signés. De quoi gagner un temps précieux et s’assurer d’un meilleur taux de signature de ses contrats de travail

 

Automatiser la diffusion des documents 

Lorsqu’un collaborateur arrive ou quitte l’entreprise, le service RH est tenu de lui transmettre des documents, tels que le livret d’accueil, le règlement intérieur, ou encore, les normes de sécurité et d’hygiène.

 

Automatiser ce processus grâce à une solution digitale dédiée permet de libérer du temps au service RH, qui n’est plus obligé de répéter cette opération. De plus, cette automatisation permet de gagner en sécurisation juridique : les recruteurs s’assurent de diffuser en temps et en heure les documents obligatoires aux salariés.

 

Lire aussi : Automatisation RH : le meilleur ami du responsable RH en 2023

Transmettre les bulletins de paie de manière dématérialisée

Dans la même lignée, transmettre les bulletins de salaire sous format électronique assure aux employeurs d’effectuer cette tâche selon les délais impartis et leur permet de gagner du temps, notamment lors de l’impression et l’envoi des documents.

 

Néanmoins, d’un point de vue conformité, créer un document au format PDF et l’envoyer par mail au salarié ne suffit pas : il convient de s’équiper d’une solution digitale garantissant l’intégrité, la confidentialité et la conservation des données selon les normes légales.

 

Lire aussi : Bulletin de paie dématérialisé : pourquoi et comment le mettre en place ?

Digitaliser l’archivage

En bout de chaîne enfin, la digitalisation de l’archivage permet d’éviter que contrats de travail, bulletins de paie et autres documents s’entassent sans suivre de logique, et surtout, sans respecter les délais de conservation.

 

Grâce à un coffre-fort électronique l’archivage se fait de manière virtuelle ou physique et garantit l’intégrité, la confidentialité et la disponibilité des données stockées. Un tel outil facilite également la consultation des documents par les collaborateurs, qui disposent chacun à vie de leur espace dédié.

Coffreo, une solution complète pour dématérialiser vos documents et processus RH

 

Signature électronique, diffusion automatique des documents d’onboarding, dématérialisation des bulletins de paie, coffre-fort électronique… Coffreo est une solution qui répond aux grands besoins des entreprises en matière de dématérialisation RH. Sa particularité ? Conçue pour tous les acteurs avec d’importants mouvements de main d’œuvre, notre solution garantir votre conformité juridique et la simplification de vos processus, quel que soit le nombre de personnes que vous recrutez mensuellement.

 

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