La dématérialisation est un mouvement de fond qui transforme en profondeur tant nos vies personnelles que notre quotidien professionnel. En entreprise, les départements ressources humaines – les services RH – sont en première ligne pour observer cette transformation numérique et profiter de ses bénéfices. Et pour cause : en substituant les dossiers et documents papiers par des fichiers numériques, ce processus permet aux services RH de gagner en productivité, tout en s’assurant de la conformité des informations transmises.
La pandémie de COVID-19 avait par ailleurs fortement accéléré cette dynamique, en poussant les entreprises à adopter des solutions digitales pour maintenir leur activité, même à distance. Les services RH, confrontés à la gestion des équipes en télétravail et à la réduction des interactions physiques, ont dû s’adapter rapidement à cette nouvelle ère.
Mais quels sont les véritables enjeux derrière cette évolution ? Quelle est la différence entre dématérialisation des documents et digitalisation des processus ? Pourquoi dématérialiser la fonction RH est-il devenue essentiel ? Quelles sont les dernières avancées législatives ? Par où commencer pour instaurer une telle démarche en entreprise ? Cet article vous explique tout ce que vous devez savoir sur la dématérialisation RH !
Qu’est-ce que la dématérialisation RH ?
Définitions et enjeux
Distribution des bulletins de paie, diffusion des documents d’onboarding, gestion des contrats… Les ressources humaines font partie des services qui consomment le plus de papier au sein de l’entreprise. Dans une logique à la fois économique et écologique, la dématérialisation RH consiste ainsi à réduire considérablement ces documents papier en les remplaçant par des versions numériques.
Cette transition vers le numérique doit permettre aux services RH d’améliorer leur efficacité tout en minimisant leur impact environnemental. Pour cela, deux approches complémentaires existent : la dématérialisation des documents et la dématérialisation des processus.
La dématérialisation des documents RH
La dématérialisation des documents RH regroupe l’ensemble des documents papier RH qui ont été numérisés. Il peut notamment s’agir :
- Des bulletins de paie,
- Des contrats de travail,
- Des avenants,
- Des attestations employeur,
- Des demandes de congés,
- Des livrets d’accueil,
- Des règles de éscurié,
- Des relevés d’heures
- Etc.
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La dématérialisation des processus RH
En parallèle, la dématérialisation, ou digitalisation des processus RH consiste à automatiser le traitement et la gestion des tâches administratives et opérationnelles des responsables des ressources humaines, telles que :
- Le recrutement,
- L’onboarding et l’offboarding des collaborateurs,
- L’envoi des bulletins de paie,
- La gestion des plannings,
- Le calcul des temps de travail,
- Le suivi des reportings.
Grâce à cette double approche, la dématérialisation RH permet aux entreprises d’améliorer leur réactivité, de réduire les coûts et d’assurer une gestion plus fluide et sécurisée de l’ensemble des processus RH.
La dématérialisation RH au niveau juridique
Et sur le plan légal, comment ça marche ? Plusieurs évolutions réglementaires ont permis d’encadrer la dématérialisation RH en France :
- Depuis 2009, le Code du Travail reconnaît le bulletin de paie dématérialisé comme juridiquement recevable (articles L3243-2 et L3243-4). Cela avait marqué une étape importante dans l’évolution des pratiques RH vers le numérique.
- La Loi Travail (2017) permet aux employeurs de digitaliser les bulletins de paie de leurs employés sans devoir obtenir au préalable leur consentement explicite (décret n° 2016-172). Les utilisateurs doivent néanmoins pouvoir accéder à tout moment à l’intégralité de leurs bulletins de paie sans manipulation complexe ou répétitive. Les employeurs ont également pour obligation de conserver chaque bulletin de salaire au minimum 5 ans après sa création.
- Les employeurs fournissant un service de coffre-fort numérique à leurs salariés sont tenus par le Code des postes et des communications électroniques de garantir l’intégrité des informations stockées ainsi qu’un accès exclusif et facilité aux documents à chaque collaborateur concerné (article R.55-3).
- Plus globalement, le RGPD (Règlement Général sur la Protection des données) encadre le traitement des données à caractère personnel : les entreprises sont ainsi tenues d’assurer la conformité des données si elles sont transmises électroniquement.
Les services RH sont ainsi responsables de la protection des données personnelles de leurs collaborateurs. Cela implique de choisir des solutions de dématérialisation conformes, capables de garantir la confidentialité et l’intégrité des données, tout en offrant un accès sécurisé et un archivage sur le long terme, comme le stipule la norme NF Z42-020.
Par ailleurs, la loi impose également que les bulletins de paie numériques soient disponibles pendant une période de 50 ans, ou jusqu’à six ans après l’âge légal de la retraite du salarié. Cette contrainte pousse les entreprises à s’équiper d’outils performants pour éviter tout risque de perte ou de mauvaise gestion des données.
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Quels sont les avantages de cette dématérialisation RH ?
Certains secteurs, comme l’intérim (les agences d’emploi) ou les entreprises à forte intensité de main-d’oeuvre, bénéficient particulièrement de la dématérialisation RH. En effet, avec un volume important de documents à traiter pour chaque travailleurs — contrats de travail, bulletins de paie, relevés d’heures — la dématérialisation permet aux entreprises d’intérim de répondre plus rapidement à leurs obligations légales et contractuelles.
De plus, la digitalisation des processus permet de limiter les erreurs humaines, d’accélérer la signature des contrats et de simplifier l’archivage des documents, ce qui est particulièrement utile dans les secteurs soumis à une forte rotation des effectifs, comme le BTP, la restauration ou les services. Détaillons ces avantages.
Pour les employeurs
Côté employeurs, la dématérialisation RH permet de :
- Augmenter la productivité : en réduisant le temps passé sur des tâches chronophages, la dématérialisation permet aux RH de se concentrer sur des missions à plus forte valeur ajoutée.
- Tracer les documents : la dématérialisation permet d’avoir une meilleure visibilité sur les échanges de documents avec les salariés. En cas de litige, elle peut apporter la preuve concrète que tel ou tel document obligatoire a bien été envoyé dans les temps.
- Garantir les obligations légales en termes de conservation des données : grâce à la dématérialisation, les documents peuvent être conservés et archivés, automatiquement, ce qui évite les écarts réglementaires – et les sanctions associées !
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Pour les employés
Côté employés, la dématérialisation RH présente aussi son lot d’intérêts, notamment :
- Une accessibilité accrue : grâce à la dématérialisation, les salariés peuvent consulter leurs documents n’importe où grâce à leur ordinateur ou smartphone.
- Une actualisation instantanée des documents : avec la dématérialisation, la transmission d’un nouveau document ou une modification effectuée sur un ancien parviennent directement au salarié.
- Un gain de temps : comme ils n’ont plus besoin de transmettre et récupérer leurs documents en main propre, les salariés gagnent un temps précieux avec la dématérialisation. C’est tout particulièrement le cas pour les travailleurs habitués des contrats courts qui enchaînent les débuts et les fins de contrats.
Impact environnemental positif
La dématérialisation contribue également à réduire l’empreinte écologique des entreprises. En remplaçant les documents papier par des fichiers numériques, les entreprises peuvent drastiquement diminuer leur consommation de papier, d’encre et d’énergie liée à l’impression.
Cela s’inscrit dans une démarche plus globale de responsabilité sociétale des entreprises (RSE), un enjeu de plus en plus important pour les employeurs et les salariés.
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Comment digitaliser les ressources humaines ?
Passer à la signature électronique des contrats de travail
La dématérialisation des processus et documents RH passe tout d’abord par la mise en place de la signature électronique. Disponible 24h/24 et 7j/7 depuis n’importe quel appareil disposant d’une connexion internet, ce processus garantit une contractualisation rapide et sécurisée.
Afin de gagner en productivité, certains outils digitaux permettent même de digitaliser et d’automatiser le processus de relance pour les contrats non signés. De quoi gagner un temps précieux et s’assurer d’un meilleur taux de signature de ses contrats de travail.
Automatiser la diffusion des documents
Lorsqu’un collaborateur arrive ou quitte l’entreprise, le service RH est tenu de lui transmettre des documents, tels que le livret d’accueil, le règlement intérieur, ou encore, les normes de sécurité et d’hygiène.
Automatiser ce processus grâce à une solution digitale dédiée permet de libérer du temps au service RH, qui n’est plus obligé de répéter cette opération. De plus, cette automatisation permet de gagner en sécurisation juridique : les recruteurs s’assurent de diffuser en temps et en heure les documents obligatoires aux salariés.
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Transmettre les bulletins de paie de manière dématérialisée
Dans la même lignée, transmettre les bulletins de salaire sous format électronique assure aux employeurs d’effectuer cette tâche selon les délais impartis et leur permet de gagner du temps, notamment lors de l’impression et l’envoi des documents.
Néanmoins, d’un point de vue conformité, créer un document au format PDF et l’envoyer par mail au salarié ne suffit pas : il convient de s’équiper d’une solution digitale garantissant l’intégrité, la confidentialité et la conservation des données selon les normes légales.
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Optimiser la gestion des relevés d’heures, des demandes d’acompte et de déblocage de CET
La digitalisation des processus RH ne se limite pas à la gestion des contrats et des bulletins de paie. Elle s’étend également à des tâches essentielles comme la gestion des relevés d’heures, les demandes d’acompte sur salaire, ou encore la gestion du Compte Épargne Temps (CET). En automatisant ces procédures, les entreprises améliorent à la fois la fluidité des opérations et la satisfaction des employés.
Les relevés d’heures peuvent être directement intégrés dans un système numérique, limitant ainsi les erreurs et facilitant le calcul des paies. De plus, la dématérialisation permet aux salariés de soumettre des demandes d’acompte ou d’absence en quelques clics, avec une traçabilité parfaite et un traitement rapide des requêtes.
Enfin, l’automatisation de la gestion du CET permet de suivre efficacement les droits acquis par les salariés tout en assurant une gestion conforme aux obligations légales. Ces solutions, proposées par des plateformes comme Coffreo, offrent aux services RH un véritable gain de productivité et de fiabilité.
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Digitaliser l’archivage
En bout de chaîne enfin, la digitalisation de l’archivage permet d’éviter que contrats de travail, bulletins de paie et autres documents s’entassent sans suivre de logique, et surtout, sans respecter les délais de conservation.
Grâce à un coffre-fort électronique l’archivage se fait de manière virtuelle ou physique et garantit l’intégrité, la confidentialité et la disponibilité des données stockées. Un tel outil facilite également la consultation des documents par les collaborateurs, qui disposent chacun à vie de leur espace dédié.
Coffreo, une solution complète pour dématérialiser vos documents et processus RH
Signature électronique, diffusion automatique des documents d’onboarding, dématérialisation des bulletins de paie, coffre-fort électronique… Coffreo est une solution qui répond aux grands besoins des entreprises en matière de dématérialisation RH.
Sa particularité ? Conçue pour tous les acteurs avec d’importants mouvements de main d’œuvre, notre solution garantit votre conformité juridique et la simplification de vos processus, quel que soit le nombre de personnes que vous recrutez mensuellement.
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