Pour les employeurs, il est complexe de naviguer parmi tous les documents RH obligatoires associés au contrat de travail, qui peuvent varier selon le métier, le secteur, le type de contrat… La quantité de contrats à gérer peut par ailleurs être très élevée dans des secteurs dynamiques tels que la sécurité privée, la propreté, l’événementiel ou l’intérim. Le risque d’omission d’un document lors de l’intégration du salarié est donc important et les méthodes traditionnelles, de la remise en main propre ou d’expédition par courrier postal, se révèlent souvent peu efficaces, entraînant parfois des oublis, voire des pertes.
Pourtant, manquer à l’obligation de remise d’un document RH obligatoire expose légalement l’employeur. Pour vous assurer que vous avez bien remis tous les documents obligatoires, un petit tour d’horizon des pièces à fournir selon les situations.
Quels sont les documents RH à remettre au salarié ?
Avant la prise de poste
Lors de l’embauche d’un salarié ou d’un intérimaire, les employeurs doivent remettre plusieurs documents contractuels, en plus du contrat de travail. Livret d’accueil, livret de sécurité, notice de prévoyance, mutuelle… La quantité de documents à diffuser peut être considérable, notamment dans l’intérim où les agences d’emploi doivent délivrer leurs propres documents, mais aussi ceux de l’entreprise utilisatrice (EU).
Toute entreprise, à l’embauche d’un salarié, doit évidemment lui remettre son contrat de travail, qui doit ensuite être signé par les parties. La notice de prévoyance est également à fournir, de même que les documents relatifs à la mutuelle, si elle est applicable. Des documents supplémentaires peuvent être obligatoires selon les conventions collectives appliquées.
Les agences d’intérim incarnent pour leur part un cas un peu particulier. Elles sont soumises aux exigences des entreprises utilisatrices qui imposent parfois des documents supplémentaires à fournir aux intérimaires, mais aussi à leur faire signer, par exemple des informations de sécurité relatives au site de la mission.
Les entreprises peuvent profiter de l’intégration du salarié pour remettre un certain nombre de documents complémentaires, comportant des informations qu’un nouvel employé se doit de connaître (annexes RGPD, consignes particulières en cas d’accident, fiches de contacts…).
Ces diffusions associées à l’envoi d’un premier contrat ne sont pas obligatoires, mais sont importantes pour assurer la sécurité et le bon déroulement de la mission. C’est le cas du règlement intérieur, qui n’est pas toujours annexé au contrat.
Les métiers de la sécurité privée, par exemple, exigent la diffusion de documents complémentaires, principalement le Code de déontologie des activités de sécurité privée, dont les principes sont imposés par l’État à tous les agents du métier. Il peut être annexé au contrat, mais beaucoup d’employeurs passent encore par une remise en main propre, au démarrage de la mission.
Pendant le contrat
Au cours de la mission, certaines communications plus informationnelles peuvent être utiles. Cela peut par exemple des informations sur le compte épargne-temps, une notice d’information sur la participation, des fiches thématiques…
À la fin du contrat
À la fin du contrat ou de la mission d’intérim, l’employeur doit obligatoirement transmettre :
- un certificat de travail ;
- une attestation employeur France Travail ;
- un solde de tout compte.
Des documents de sortie complémentaires peuvent également être remis au salarié, comme le récapitulatif de l’épargne salariale si l’entreprise proposait ce dispositif ou l’indemnité compensatrice de la clause de non-concurrence incluse dans le contrat.
Cette multitude de documents risque de submerger les salariés et questionne sur la manière de les transmettre de manière sécurisée.
Que se passe-t-il en cas de non-respect des obligations ?
Il peut arriver que des entreprises ne respectent pas l’obligation d’envoi de certains documents. Le salarié ou l’intérimaire peut lui-même égarer ses papiers, les jeter à la poubelle sans comprendre leur importance ou ne jamais les consulter.
Dans la sécurité privée, les obligations légales sont d’autant plus fortes, car il s’agit d’une activité strictement règlementée. Il est nécessaire de remettre aux agents des documents obligatoires tel que le code de déontologie et, surtout, protecteurs pour eux et leur employeur.
Les employeurs peuvent être soumis à des contrôles de l’inspection du travail ou de l’URSSAF et ces organismes peuvent prononcer des sanctions qui se matérialisent généralement sous la forme d’amendes.
Au-delà des sanctions financières, les entreprises s’exposent à des conséquences juridiques lourdes en cas, dans l’exemple le plus grave, d’accident du travail, si la remise des documents n’était pas conforme.
Comment se protéger juridiquement ?
La diffusion des documents RH papier : un casse-tête logistique pour les employeurs
Certaines entreprises et agences d’emploi remettent les documents RH obligatoires en main propre, afin de s’assurer que le salarié les possède tous. D’autres préfèrent les expédier par courrier postal.
Toutefois, sans accusé de réception, il n’y a aucune garantie pour l’employeur de la bonne réception des documents par le travailleur. Aucune preuve, aucune trace, aucun retour ! Demander un accusé de réception à chaque envoi serait bien entendu trop coûteux pour les entreprises qui gèrent parfois des centaines de contrats. De plus, l’achat de papier et les impressions représentent eux aussi un coût important pour les entreprises.
Alors que faire ? Par mail individuel ou même via des listes de diffusion, la tâche reste longue et fastidieuse. À chaque nouveau salarié, le mail et les documents peuvent en plus être différents. Et la question de la réception est la même : comment s’assurer que le travailleur a bien reçu ses documents RH obligatoires ?
>> Lire aussi : Démarche zéro papier en entreprise : comment s’y mettre ?
Simplifiez la gestion des documents RH grâce à une solution numérique de diffusion et de signature
Pour garantir la bonne réception de tous ces documents obligatoires, pouvez opter pour une solution digitalisée qui assure la traçabilité des documents et vous permet de vérifier qu’ils ont été reçus ou signés. La solution Coffreo vous permet d’y parvenir simplement en diffusant des documents complémentaires au moment de l’envoi du contrat de travail ou du bulletin de paie.
En outre, grâce au module Diffusion, si vous êtes une agence d’emploi, vous pouvez créer des campagne associées à un type de poste ou à une entreprise utilisatrice particulière pour qu’à chaque nouvelle mission correspondant à ces critères, l’intérimaire reçoive systématiquement et automatiquement les documents que vous avez définis comme nécessaires.
Il est également possible de faire signer ces documents. En dehors du contrat de travail, il peut s’avérer utile d’imposer la signature pour s’assurer que le travailleur a bien pris connaissance d’informations cruciales. Sa tâche est également facilitée : la signature en ligne est rapide, fiable, et chaque partie possède une version numérique sur son coffre-fort sécurisé.
Les recruteurs surchargés gagnent du temps et peuvent enfin se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.
Coffreo vous permet d’automatiser vos processus d’intégration et de départ des salariés grâce à sa solution de Diffusion. Idéale pour tous les secteurs d’activité à forte intensité de main-d’oeuvre (évènementiel, intérim, sécurité privée, santé, propreté…), cette solution optimise l’envoi des documents RH obligatoires liés au contrat et s’assure que les salariés les ont bien reçus. Prêts à gagner du temps et à garantir votre protection juridique ? Demandez une démo !