À l’ère de la transformation numérique, la dématérialisation des documents RH, et notamment des fiches de paie, séduit de nombreuses entreprises qui y voient un moyen de réduire leur charge administrative et leurs coûts. Toutefois, elles sont nombreuses à envisager, voire à procéder à l’envoi des bulletins de paie par email. Même si l’intention de départ est louable et qu’il s’agit d’une pratique simple et accessible pour toutes les structures, elle est pourtant à proscrire pour plusieurs raisons. Faisons le point sur les exigences légales et les méthodes alternatives qu’il convient d’utiliser.
Dématérialisation des bulletins de salaire : le cadre légal
Pour préserver les données personnelles des salariés et permettre l’archivage de leurs documents dans de bonnes conditions, la dématérialisation des documents RH doit respecter un cadre légal.
Plusieurs textes juridiques et normes sont à considérer :
- l’article L. 3243-2 du Code du travail concernant la remise des bulletins de paie sous forme électronique,
- le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD),
- la norme NF Z42-020 pour l’intégrité et la traçabilité des documents déposés dans des coffres-forts numériques.
Pourquoi l’envoi de bulletins de paie par email est-il problématique ?
Des risques liés à la sécurité des données
Les données contenues dans les bulletins de paie revêtent un caractère sensible : montant du salaire, adresse personnelle voire informations bancaires et numéro de sécurité sociale du titulaire. Une bonne pratique est de réduire au maximum les informations incluses dans le bulletin pour ne conserver que celles qui sont strictement nécessaires, mais la transmission par email expose quoiqu’il advienne ce contenu à divers risques en matière de sécurité.
À commencer par l’erreur humaine : une faute de frappe suffit pour conduire involontairement à la divulgation des informations personnelles d’un salarié à un mauvais destinataire. De plus, une fois le bulletin de paie envoyé, la confidentialité reste à jamais compromise étant donné le défaut de contrôle d’accès.
Enfin, les adresses email sont toutes exposées au risque de piratage. Les bulletins de salaire émis par ce canal pourraient donc être la porte d’entrée à des actions malveillantes telles que vol d’identité ou de données bancaires, pour ne citer que ces exemples.
La non-conformité avec les exigences légales
L’article L. 3243-2 du Code du travail est clair quant à la garantie de l’intégrité et de la confidentialité des données des salariés. En parallèle, le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) renforce les contraintes, puisqu’il impose des standards élevés en matière de gestion et de protection des données personnelles.
Dans ce contexte, l’envoi de la fiche de paie par email ne répond pas à ces exigences, exposant l’entreprise à des sanctions légales, mais aussi au risque d’une altération de la relation avec ses salariés.
Les sanctions possibles en cas d’envoi des bulletins de salaire par email
Dans un premier temps, au regard du RGPD, comme pour tout défaut de sécurité, la Cnil peut prononcer un avertissement à l’égard d’une entreprise contrevenante. À défaut d’une mise en conformité dans un délai imparti, des sanctions administratives et pénales peuvent également être appliquées.
Les sanctions administratives
La Cnil peut notamment rendre publique la mise en demeure de l’entreprise. C’est le principe du « name and shame », utilisé pour créer un climat d’urgence dans la prise de mesures correctives, mais aussi pour conscientiser et dissuader les organisations d’adopter cette pratique.
Une amende administrative peut également être appliquée. Elle peut atteindre le montant de 20 millions d’euros, ou 4 % du chiffre d’affaires annuel mondial de l’entreprise.
En Espagne, pays également concerné par le RGPD, une entreprise a ainsi récemment été condamnée à 450 000 euros d’amende pour avoir par erreur transmis par email à un salarié les fiches de paie de 447 collaborateurs.
Les sanctions pénales
Dans les cas de violation plus graves (collectes illicites, détournement des données à caractère personnel lié à l’envoi des fiches de paie par email), l’entreprise contrevenante s’expose à une amende pouvant s’élever à 300 000 euros. Une peine de prison de 5 ans peut aussi être prononcée.
Le coffre-fort numérique : l’alternative sécurisée indispensable
Si la loi exclut d’emblée l’envoi de bulletins de salaire par email, il existe néanmoins des solutions conformes et sécurisées pour les dématérialiser. Des solutions taillées pour garantir l’intégrité et la disponibilité des données dans la durée, et par extension, pour faciliter la transformation numérique des processus RH. La dématérialisation des bulletins de salaire reste donc heureusement possible si l’entreprise se conforme au cadre légal.
Le principe de ces solutions est de mettre à disposition du salarié un coffre-fort numérique dans lequel l’employeur dépose le bulletin de salaire. Un mécanisme de scellement permet de garantir l’intégrité du document, il n’est ainsi plus possible de le modifier ultérieurement sans que cela n’apparaisse. L’accès au coffre est sécurisé et contrôlé, ce qui réduit considérablement le risque de consultation par une personne non autorisée. Enfin, la solution permet de garantir un accès centralisé dans la durée aux bulletins de salaire.
Par ailleurs, outre la sécurité, cette approche de la digitalisation présente des avantages significatifs en termes d’efficacité opérationnelle :
- réduction des coûts liés à l’impression et à l’envoi des documents dans leur version papier,
- simplification des processus (gestion de la paie, regroupement des informations, etc.),
- réduction du risque d’erreur grâce à l’automatisation,
- accessibilité des documents RH,
- optimisation de l’expérience collaborateur,
- économie d’espace grâce à l’archivage dématérialisé
Coffreo au service de la dématérialisation sécurisée de vos bulletins de paie
Leader de la digitalisation de la relation collaborateurs-entreprise, Coffreo s’engage pour sécuriser et fluidifier vos processus administratifs — dont la dématérialisation des bulletins de salaire. Nous nous appuyons pour cela sur notre expertise technique et juridique, ainsi que sur les retours et la satisfaction de plus de 3 millions d’utilisateurs.
Avec la protection des données personnelles inscrite en fil rouge, notre plateforme vous offre une solution intuitive, transparente et adaptée à la taille et aux besoins de votre entreprise. Nous prenons à ce titre toutes les dispositions pour garantir le plus haut niveau de sécurité et de confidentialité de vos bulletins de paie, conformément à la législation en vigueur.
Nos engagements
En déployant Coffreo pour la gestion de vos documents RH, nous vous garantissons :
- La sécurité des données grâce à des technologies de cryptage et de contrôle d’accès avancées et conformes à la norme NF Z42-020 et certifiées ISO/CEI 27001 ;
- La conformité aux exigences du Code du travail et du RGPD ;
- Un accès simplifié et sécurisé pour les salariés, qui pourront ainsi consulter leurs bulletins de paie à tout moment jusqu’à l’âge de leur retraite +6 ans, même s’ils ne travaillent plus pour vous ;
- Une garantie de conservation des bulletins dans votre coffre employeur pendant 10, au-delà de l’exigence légale de 5 ans
- La traçabilité et l’auditabilité de vos processus et documents RH grâce au suivi de chaque étape, de la création à la consultation du bulletin de paie.
Le Code du travail et le RGPD sont formels : l’envoi de bulletins de salaire par email est une pratique risquée et à proscrire. Si vous souhaitez simplifier et digitaliser vos processus, la dématérialisation de ces documents requiert une solution adaptée. Et ce, afin d’éviter de vous exposer à des risques sécuritaires aussi bien que juridiques, qui pourraient affecter vos salariés aussi bien que votre entreprise.
Coffreo se positionne comme le partenaire idéal pour vous accompagner dans cette transition numérique. Demandez une démo !