Pouvez-vous nous présenter Intrapole et votre logiciel EventSoft ?
Yoan Bertin : Nous avons créé Intrapole en 2004 avec mon associé Guillaume Duval pour l’édition du logiciel EventSoft. C’est un logiciel de planification qui permet de gérer des ressources sur des événements, à savoir le personnel, les véhicules, le matériel ainsi que les salles et les espaces.
EventSoft agit comme une mémoire interne où est regroupée la partie production de l’entreprise : planning, gestion des émargements, des notes de frais, des tournées des véhicules, etc. Les salariés y trouvent leur planning avec leurs disponibilités et ils peuvent signer leurs contrats via Coffreo.
Notre logiciel est une application web accessible partout et sur n’importe quel périphérique.
Au départ, le client crée un événement et va pouvoir gérer les ressources liées à cet événement. Nous avons créé des outils d’aide à la planification du personnel avec notamment l’envoi de sms/emails automatisés. Le salarié reçoit un SMS/email et valide sa disponibilité via une application mobile. Le planificateur reçoit l’information la plus précise quant à la disponibilité des salariés – vacataires et personnel interne – qu’il va embaucher.
L’embauche de personnel vacataire nécessite d’établir des documents administratifs obligatoires comme la DPAE, le contrat de travail et la paie. Avec EventSoft, nous automatisons ces tâches : à partir du moment où un vacataire est planifié sur une prestation, la solution crée automatiquement la DPAE et l’envoie à l’Urssaf, et génère le contrat de travail. Le contrat peut être imprimé par le client, ou être envoyé automatiquement au salarié via Coffreo pour qu’il le signe électroniquement. Le suivi de l’ensemble du processus avec récupération du contrat de travail se fait directement dans EventSoft.
A la fin du mois, nous générons un récapitulatif de paie par rapport aux prestations qui ont eu lieu au cours de cette période. Ce tableau récapitulatif est fourni au format nécessaire à notre client pour l’importer directement dans son logiciel de paie et créer automatiquement l’ensemble des fiches de paie.
Comme nos clients étaient satisfaits de la qualité de nos services, ils nous ont aussi demandé de faire du web et de la maintenance informatique. Nous avons alors ajouté ces services. Aujourd’hui, EventSoft contribue à 50% de notre chiffre d’affaires, l’infogérance à 45% et l’agence web à 5%.
Notre offre s’adresse aussi bien aux très petites entreprises avec 2-3 collaborateurs permanents qu’aux grands groupes cotés en bourse.
Quelles grandes tendances et évolutions observez-vous sur le marché de l’événementiel et du spectacle ces dernières années ?
Le marché a énormément souffert, surtout au début des années Covid, et plus particulièrement le secteur des traiteurs. Pendant cette période, certains acteurs ont tout de même réussi à faire un peu de chiffre avec des évènements digitaux.
2022 est heureusement une année faste pour le marché, avec une reprise très intense, et beaucoup d’acteurs s’équipent d’outils digitaux pour être prêts à gérer la croissance en 2023. Nos clients nous disent qu’ils ne souhaitent pas revivre ce qu’ils ont vécu cet été et en septembre où la charge administrative liée à la forte hausse d’activité a été compliquée à gérer.
Quels sont les principaux enjeux pour les entreprises du secteur ?
Elles cherchent de plus en plus à digitaliser leur façon de travailler. Certaines contactent encore les vacataires par téléphone et leur font signer les contrats de travail à la main mais se rendent compte que ce n’est pas efficace et que de plus en plus de processus peuvent être dématérialisés. Les clients souhaitent aller vers une automatisation des tâches avec l’envoi de SMS et d’emails, ce que nous offrons depuis de nombreuses années dans EventSoft.
En plus de simplifier les processus, elles veulent aussi se prémunir contre des risques juridiques, et notamment celui de requalification du contrat de travail en CDI en cas de non-signature. Dans certains secteurs, il y a de plus en plus de cas et les employeurs souhaitent absolument mettre en place la signature digitale pour automatiser le processus et ne plus dépendre de papiers qui pourraient se perdre.
La loi prévoit que si vous n’avez pas signé de contrat de travail, c’est le bulletin de paie qui fait foi. Comme le bulletin n’a pas de période de fin, le contrat devient un CDI et les salariés peuvent demander une requalification.
Nos clients connaissent aussi une forte pénurie de personnel. C’est un sujet global qui touche tous les secteurs de l’économie mais plus particulièrement l’événementiel et la restauration.
Il y a souvent des impératifs avec des dates strictes. Pour un match de foot ou un concert par exemple, il faut monter la scène et il faut que les musiciens soient là. S’ils ne sont pas là le jour J à telle ou telle heure, c’est évidemment problématique. Nous avons vu des concerts qui ont été annulés car la scène n’était montée qu’à moitié.
L’enjeu pour nos clients, c’est de rechercher du personnel de manière rapide et facile. Dans EventSoft, nous offrons alors la proposition de mission. Vous pouvez facilement créer une demande pour travailler sur une prestation, en envoyant par exemple un message à 50 intermittents qui appartiennent à votre base de données et attendre une réponse. Mais accroître les bases de données de personnel, c’est un véritable casse-tête pour nos clients.
Quels ont été vos critères pour choisir Coffreo ?
Nous voulions proposer la dématérialisation des contrats de travail à nos clients et, quand j’ai fait le tour des entreprises qui proposent ce genre de solution, je suis tombé sur les grands acteurs du secteur. Mais la communication avec eux n’est pas évidente, et il est compliqué d’obtenir toutes les informations de leur part.
J’ai discuté avec un de nos clients qui était en contact avec Coffreo. La solution me paraissait idéale et en plus c’est est une entreprise à taille humaine avec qui il est beaucoup plus facile de dialoguer. J’avais un interlocuteur unique et c’était essentiel. C’est une entreprise réactive avec des services adaptés. Dans notre logiciel, nous intégrons la matrice du contrat de travail du client. Ensuite, en fonction de la prestation sur laquelle il est planifié, le salaire, les horaires etc., nous générons automatiquement le contrat de travail et l’envoyons dans Coffreo pour que le salarié le signe.
Nous avons deux possibilités : soit le contrat est envoyé automatiquement dès qu’il est généré sans aucune action de la part du client, soit il y a une étape intermédiaire avec une action manuelle pour valider l’envoi.
S’il y a le moindre problème, le support de Coffreo est à notre disposition. Nous communiquons très facilement avec nos contacts et d’éventuels problèmes sont toujours très vite résolus. C’est un des avantages quand vous travaillez avec une entreprise à taille humaine.
Je pense que Coffreo fonctionne comme nous avec une culture du service et du client, et s’il y a un problème tout est fait pour le régler le plus rapidement possible. C’est très important car dans notre métier où nous gérons énormément de contrats courts, les problèmes doivent souvent être réglés en urgence.
Quelles évolutions envisagez-vous pour votre entreprise ?
Notre base est la gestion de planification et nous comptons ajouter de plus en plus de “briques” supplémentaires pour automatiser un maximum de procès administratifs.
Nous travaillons par exemple sur un module de gestion des candidatures. Le client peut générer un formulaire de candidature qu’il peut poster sur les réseaux sociaux, et les candidats peuvent s’inscrire. Cela génère automatiquement des fiches dans EventSoft et le client peut embaucher automatiquement. Nous développons également de nouveaux outils pour faciliter la gestion du personnel fixe avec notamment la gestion des temps de travail.
Et en 2023 et 2024, avec la Coupe du Monde de Rugby et les Jeux Olympiques, nous allons avoir des années très chargées au niveau de l’événementiel. Et cela concernera aussi les prestataires de service comme nous et comme Coffreo. Nous prévoyons une croissance importante sur ces périodes là.
Nous remercions Yoan Bertin – https://www.eventsoft.fr – pour cette interview !