Comment le Groupe Hero se libère du temps et optimise l’onboarding des intérimaires

C’est en 2010 que naît la première agence d’emploi du Groupe Hero : Job Concept. Le groupe a depuis élargi sa présence et est aujourd’hui implanté sur toute la région Rhône-Alpes avec 10 agences réparties sur 3 enseignes de travail temporaire et une de recrutement cadre. Avec près de 1 000 intérimaires délégués chaque mois, le groupe s’est rapidement confronté à la nécessité d’optimiser ses processus administratifs. Pour simplifier ses processus, gagner du temps sur l’envoi des contrats et optimiser son processus d’onboarding, le Groupe Hero a fait le choix de s’équiper de la solution Coffreo il y a déjà 6 ans. Bilan d’une collaboration réussie.

Le Groupe Hero : acteur incontournable de l’emploi sur la région Auvergne-Rhône-Alpes

Le Groupe Hero se compose aujourd’hui de 3 enseignes de travail temporaire : Job Concept, Bugey Ain’térim et Hero médico-social. Chaque agence est spécialisée dans un secteur d’activité particulier : industrie, transport-logistique, BTP… Cette organisation rigoureuse reflète l’expertise du groupe, alimentée par le savoir-faire de la cinquantaine de collaborateurs permanents répartis dans les agences. En outre, le cabinet de recrutement Hero Expert, spécialisé dans l’approche directe des profils-cadres, cadres managers et cadres dirigeants, complète l’offre du groupe.

Preuve de sa réussite et de sa croissance, le Groupe Hero génère un chiffre d’affaires annuel de 35 millions d’euros.

Chambéry, ville du siège social du Groupe Hero

La nécessité de digitaliser les contrats et le processus de signature

Les intérimaires étaient également pénalisés par ce mode de fonctionnement. Dans le cas de missions pourvues à la dernière minute, il pouvait arriver qu’ils ne reçoivent pas leur contrat avant leur prise de poste. De plus, devoir signer et retourner le contrat sous format papier était vécu comme une contrainte et certains ne le faisaient tout simplement pas. Si on ajoute à cela les erreurs d’adressage postal, il n’était au final pas rare qu’une mission commence sans que le contrat n’ait été signé, ce qui exposait le groupe juridiquement.

Mise en place en 2018, la solution de Coffreo a séduit le groupe car elle était déjà utilisée par des acteurs majeurs de l’intérim et permettait de répondre à ses multiples enjeux : 

• La performance : il était crucial de gagner en temps et en efficacité, car la mise sous pli en agence était très chronophage ; 
• La conformité légale et réglementaire : il fallait éviter au maximum qu’une mission ne démarre sans un contrat signé en bonne et due forme. La simplicité d’utilisation et les relances automatisées en cas de non-signature offrait toutes les garanties nécessaires.
• La réduction des coûts : les impressions, les enveloppes, les timbres représentaient des dépenses importantes ; 
• La dimension écologique : le Groupe Hero souhaitait éviter de continuer à recourir à des envois de courrier dans des volumes très importants et s’inscrire dans une démarche zéro papier. 

Une mise en œuvre simple et rapide

Lors de la mise en place de Coffreo, le Groupe Hero était composé de 5 agences. Aujourd’hui, la solution est implantée dans les 10 agences du groupe. Vincent Seigle évoque un déploiement « rapide » et « fluide », en 2-3 mois pour le lancement opérationnel du projet et la livraison.

Aucune difficulté particulière n’a été rencontrée par la société lors de la mise en œuvre, et le support fonctionne parfaitement pour toutes les agences. Le directeur commercial souligne la « compétence des interlocuteurs et la stabilité des équipes » permettant une continuité de service bienvenue. 

Côté intérimaire, la prise en main est rapide et intuitive. Utilisée par de nombreuses autres agences d’emploi, la solution Coffreo est de plus en plus connue des intérimaires. Vincent Seigle confirme qu’il y a « rarement un blocage sur le fait d’utiliser une application. Au contraire, ils privilégieront une agence disposant d’une solution numérique plutôt qu’une agence qui communique encore par papier. » 

Au-delà des contrats : la diversification des services utilisés 

Au fil des années et avec l’évolution des ses besoins, le groupe Hero a eu recours à de plus en plus de services proposés par Coffreo.

La dématérialisation des bulletins de paie

Les fiches de paie, tout comme les contrats, représentent un enjeu logistique important. Certaines des agences du Groupe Hero gèrent de 200 à 250 collaborateurs intérimaires, ce qui représente bien sûr le même nombre de fiches de paie chaque mois. Avec Coffreo, le bulletin de paie électronique est déposé en quelques clics dans le coffre-fort électronique des intérimaires, qui peuvent le récupérer à tout moment. Aujourd’hui, ce sont 98% des intérimaires du groupe qui reçoivent leurs bulletins de cette manière.

La dématérialisation de la relation avec les entreprises utilisatrices

Le groupe Hero utilise également les services de Coffreo pour digitaliser les échanges avec ses clients : signature électronique des contrats de mise à disposition, dématérialisation des factures et gestion des relevés d’heures. Vincent Seigle explique : « Certains clients ont déjà leurs propres outils pour gérer leurs relations avec les agences d’intérim et d’autres sont encore attachés au papier. Notre politique reste donc de les laisser choisir la méthode qu’ils préfèrent et de nous adapter. On constate que pour les contrats, l’adoption de Coffreo est très élevée. Pour les relevés d’heures, les grands comptes utilisent souvent déjà un autre outil mais avec les TPE, Coffreo nous fait gagner en efficacité grâce à la standardisation de la collecte de données ». 

Il existe effectivement quasiment autant de manières de saisir les heures qu’il y a d’entreprises (via un tableau Excel, un simple email, dans un relevé de pointage…). Cette disparité des procédés présentait un risque d’erreur pour les équipes et générait une perte de temps que Coffreo a permis de réduire.

La diffusion de documents d’onboarding, avec ou sans signature

En plus des contrats de travail et des fiches de paie, il est fréquent de devoir transmettre d’autres documents aux intérimaires, que ce soit au nom de l’agence ou au nom de l’entreprise utilisatrice au sein de laquelle ils effectuent leur mission : livret d’accueil, règlement intérieur, notice de prévoyance, documentation relative à la mutuelle d’entreprise, etc. La distribution de ces documents fait même dans certains cas l’objet d’une obligation légale, notamment parce qu’ils intègrent des informations de sécurité.

Le service Diffusion de Coffreo est utilisé par le groupe depuis 2019 et permet de déposer les documents d’onboarding de façon sécurisée et automatisée dans les espaces Coffreo des intérimaires. Le paramétrage de campagnes par agence ou par entreprise utilisatrice permet une grande flexibilité : il devient possible de mettre en place une diffusion qui sera ensuite appliquée automatiquement à tout nouvel intérimaire qui réalisera une mission similaire. Pour Vincent Seigle, « c’est un gain de temps important pour nos équipes et c’est en plus devenu un argument commercial car on facilite la vie de nos clients. Avant, certains remettaient eux-mêmes des documents aux intérimaires au moment de leur prise de poste. Aujourd’hui, nous pouvons les décharger de cela et prévoir une diffusion automatique de ces documents à tous les intérimaires que nous déléguons chez eux. Au-delà du gain de temps que cela représente pour eux, cela signifie également que les intérimaires ont les infos en amont et arrivent mieux préparés le jour J.» 

Ce service a notamment prouvé son efficacité pendant la période COVID. Il a permis de générer des attestations de déplacement numérique en quelques clics. Vincent Seigle témoigne : « Je voulais vous remercier parce que vous nous avez sauvé la vie pendant cette période. Les volumes étaient très importants et les modèles d’attestation changeaient chaque semaine. Pour nous c’était terrible parce que la plupart de nos équipes étaient en chômage partiel. On devait tout signer à la main, scanner, envoyer par mail… On a sollicité l’équipe Coffreo qui a été hyper réactive, techniquement ça a été mis en place très rapidement. Et l’automatisation a très bien fonctionné. »

De plus, Coffreo a fait évoluer ce service pour répondre à une demande spécifique du Groupe Hero qui souhaitait disposer d’une preuve formelle que certains documents avaient été remis aux intérimaires. Il est ainsi aujourd’hui possible de mettre en place des campagnes de remise de document avec signature électronique par l’intérimaire. Ainsi, « si par malheur un événement tel qu’un accident du travail devait se produire, nous serions  en mesure de prouver que les règles de sécurité et la fiche de poste ont bien été consultées par l’intérimaire », conclut Vincent Seigle.

Coffreo : quels bénéfices tirer après 6 ans de collaboration ? 

L’utilisation de Coffreo présente de nombreux avantages tels que : 

• gagner du temps. Finies les heures passées à la mise sous pli, à la gestion des duplicatas de documents et à la vérification des signatures. La solution Coffreo envoie en quelques secondes les documents nécessaires et relance automatiquement les intérimaires en cas de contrat non signé ; 
• réaliser des économies. Le gain financier direct est estimé à environ 30% sur l’envoi des contrats par rapport au papier, auquel il faut ajouter les économies indirectes sur le temps passé.
• éviter les no-show. Lorsqu’un intérimaire ne se présente pas à son poste de travail, c’est une perte pour l’agence non seulement d’un point de vue financier mais également en termes d’image vis-à-vis de l’entreprise utilisatrice. Transmettre le contrat de manière dématérialisée dans les temps sécurise et rassure les intérimaires, ce qui diminue le risque de no-show ; 
• répondre à l’enjeu légal. Coffreo permet de tracer les échanges : en cas de litige, il est facile de prouver que le contrat a bien été envoyé dans les temps et signé (ou non) ; 
• répondre aux attentes des candidats quant à la dématérialisation sans perdre le contact humain. Le Groupe Hero a bien compris que solution numérique ne rimait pas avec déshumanisation. Le contact humain et l’accompagnement sont au cœur de la stratégie du groupe tout en s’appuyant sur des outils digitaux attendus par les candidats et les intérimaires. Le « phygital » fait gagner du temps et apporte de la qualité de service au client. 

Pour l’avenir, le Groupe Hero espère prendre un temps d’avance sur ses homologues, car l’arrivée de l’intelligence artificielle et la digitalisation totale de la relation candidat représentent à la fois une opportunité et une menace pour l’organisation. Et Coffreo compte bien l’accompagner dans cette démarche !