Dans un environnement où la gestion administrative et la communication RH deviennent toujours plus complexes et urgentes, les agences d’emploi et les entreprises ont besoin de solutions fiables, automatisées et adaptées à leurs spécificités. C’est dans cette optique que Coffreo a développé Diffusion, un service pensé pour simplifier et sécuriser l’envoi et la gestion de documents.
Nous avons rencontré Damien Ruiz, Product Manager chez Coffreo, qui revient sur la genèse de Diffusion, son évolution, ses bénéfices concrets pour les utilisateurs, ainsi que sur les nouvelles fonctionnalités qui renforcent et personnalisent la fluidité des échanges d’informations.
Bonjour Damien, pour commencer, pouvez-vous vous présenter ? Quel est votre rôle chez Coffreo ?
Bonjour, je travaille chez Coffreo depuis un peu plus de neuf ans. J’ai commencé en tant que chef de projet, avec pour mission de piloter le développement des solutions aujourd’hui en place : concrètement, toutes les interfaces utilisées par nos clients.
Puis, j’ai évolué vers un poste de responsable de projets financiers, avec un périmètre assez large : refonte de l’approche de facturation, comptabilité, contrôle de gestion…
Et depuis maintenant 3 ans, je suis Product Manager. Mon quotidien consiste à construire les produits de demain, tout en entretenant et en faisant évoluer les solutions existantes. Cela passe par l’amélioration des performances, l’enrichissement de fonctionnalités ou encore le développement de nouvelles interfaces.
En 2018, vous avez travaillé sur la création de la solution Diffusion. Quelle problématique cherchiez-vous à résoudre au départ ?
À l’origine, le besoin était assez simple : il n’existait pas d’outils, ni dans les ERP ni dans les systèmes informatiques des clients, permettant d’envoyer automatiquement certaines informations à des moments clés. Par exemple, lorsqu’une personne signait un premier contrat, il fallait pouvoir lui transmettre des documents associés, comme une notice de prévoyance.
C’est ce besoin qui a motivé la création de Diffusion : automatiser l’envoi de documents liés à des actions précises, pour sécuriser et simplifier les démarches administratives et RH.
Comment la solution a-t-elle évolué ?
La solution a rapidement évolué grâce aux échanges avec nos clients, qu’ils soient des agences d’emploi ou des entreprises. Nous avons compris que Diffusion pouvait leur offrir bien plus. L’objectif était d’automatiser un maximum de tâches à faible valeur ajoutée, afin de leur faire gagner un temps précieux : c’est d’ailleurs l’un des grands engagements de Coffreo.
Pour une agence ou une entreprise, l’essentiel est de bien connaître ses intérimaires ou employés, d’entretenir un bon relationnel avec ses clients et de garantir le bon déroulement des missions. Diffusion aide à se délester des tâches administratives répétitives pour se recentrer sur ces activités stratégiques.
Pour ce faire, nous avons progressivement enrichi la solution :
- en garantissant la remise effective des documents grâce à la traçabilité,
- en personnalisant les documents en fonction du type de contrat (cadre/non cadre),
- en ajoutant des envois spécifiques selon l’entreprise utilisatrice (par exemple un livret d’accueil),
- en permettant une diffusion au niveau d’une marque.
Nous avons également intégré la possibilité d’envoyer des documents à signer. Tout cela s’est fait sur environ un an !
Qu’est-ce qui prouve, selon vous, que Diffusion répond à un vrai besoin ?
Le meilleur indicateur, c’est l’adoption massive et régulière. Tous les clients qui ont déployé Diffusion l’utilisent de manière constante, ce qui prouve qu’elle répond à un besoin opérationnel concret. Ce n’est pas un « nice to have », c’est devenu un réflexe pour eux.
Elle leur fait réellement gagner du temps, fluidifie leurs processus et leur évite des envois manuels fastidieux. On sent qu’elle s’est intégrée naturellement dans leur quotidien, au point qu’ils auraient du mal à revenir en arrière. C’est ce genre de retour terrain qui nous confirme que le produit est pertinent et utile.
« C’est un gain de temps important pour nos équipes et c’est en plus devenu un argument commercial car on facilite la vie de nos clients. Avant, certains remettaient eux-mêmes des documents aux intérimaires au moment de leur prise de poste. Aujourd’hui, nous pouvons les décharger de cela et prévoir une diffusion automatique de ces documents à tous les intérimaires que nous déléguons chez eux. Au-delà du gain de temps que cela représente pour eux, cela signifie également que les intérimaires ont les infos en amont et arrivent mieux préparés le jour J. »
Vincent Seigle, Directeur commercial, Groupe Hero.
Aujourd’hui, pour le plus grand bonheur des (futurs) utilisateurs, Diffusion évolue encore. Qu’est-ce qui a déclenché cette nouvelle phase ?
Les retours clients tout simplement. Ils nous ont demandé de dépasser le modèle existant, qui reposait sur des campagnes créées à l’avance avec des règles automatiques, pour avoir la possibilité d’envoyer des documents à n’importe quel moment du parcours d’un salarié.
Deux évolutions majeures ont ainsi vu le jour :
- il est désormais possible d’envoyer des documents avant même la signature d’un contrat ;
- les documents peuvent être personnalisés et nominativement adressés à chaque destinataire.
C’est un changement important, notamment pour des secteurs sensibles (nucléaire, santé, industrie chimique…), où certaines pièces doivent impérativement être signées en amont pour respecter les exigences réglementaires.
Cela signifie également qu’un candidat n’a pas besoin d’être inscrit à Coffreo pour recevoir un premier document à signer.
Quels bénéfices les agences ou services RH peuvent-ils attendre de cette nouvelle version de Diffusion ?
Le premier bénéfice est la simplification des démarches. Il n’est plus nécessaire de demander à un candidat de se déplacer pour qu’il signe un document papier.
Le deuxième bénéfice concerne la réduction des coûts et des tâches à faible valeur ajoutée : on y revient, mais c’est le moteur de Coffreo. En automatisant l’envoi et la signature des documents, les équipes sont libérées des missions administratives répétitives et peuvent se concentrer sur des actions essentielles. L’efficacité doit s’accompagner de rentabilité : automatiser ces tâches accélère non seulement les processus, mais facilite aussi le placement des intérimaires, la gestion des salariés et le développement commercial.
Enfin, Diffusion garantit une efficience accrue en assurant la conformité documentaire. Grâce à des preuves sécurisées de remise, d’envoi et de signature, les agences et services RH répondent facilement aux exigences légales et réglementaires, tout en pouvant se recentrer pleinement sur leur cœur de métier.
Au-delà de la gestion administrative, comment Diffusion peut-elle servir la communication des agences et des entreprises ?
Diffusion ne se limite pas à l’envoi de documents administratifs. La solution permet de partager des communications inhérentes à la vie d’une agence ou d’une entreprise : mise en avant d’un trophée remporté, relais d’un article paru dans la presse locale, etc.
Ce canal facilite également l’envoi de notes d’information, par exemple pour annoncer le lancement d’un programme de parrainage ou toute initiative visant à renforcer et dynamiser la marque employeur.
Diffusion devient ainsi un véritable levier de valorisation et d’engagement, favorisant le maintien d’un lien durable avec les intérimaires et employés, bien au-delà des seuls échanges administratifs.
Cela veut dire qu’un responsable de communication peut également utiliser Diffusion. Pour cela, avez-vous affiné la gestion des droits d’envoi ?
Oui, c’est le cas. L’administrateur d’une agence ou d’une entreprise peut attribuer différents niveaux d’accès en fonction des profils.
Par exemple, un chargé de communication peut être habilité à envoyer uniquement des documents génériques, destinés à une large diffusion sans signature requise, comme une invitation à un événement ou une newsletter. À l’inverse, d’autres collaborateurs, comme des gestionnaires RH, peuvent transmettre des documents scellés nécessitant une signature, tels que des contrats ou des attestations.
Cette segmentation permet de garantir à la fois la sécurité et la conformité des envois.
Un dernier mot ?
Diffusion est une solution évolutive. La version que nous lançons aujourd’hui est déjà riche en fonctionnalités, mais notre volonté est de l’enrichir progressivement. Nous voulons d’abord la confronter aux besoins réels des utilisateurs, recueillir leurs retours, et prioriser les évolutions en fonction de l’usage terrain.
Par ailleurs, nous proposons aujourd’hui une interface dédiée aux utilisateurs. Mais demain, pour ceux qui le souhaitent, il sera possible d’intégrer Diffusion directement dans leur propre système informatique ou ERP via des API. Ainsi, ils pourront automatiser la transmission des informations sans que leurs utilisateurs aient besoin de passer par l’interface Coffreo.
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