Livret d’accueil digital : un levier pour améliorer les processus d’onboarding des intérimaires

Une fois la personne adéquate identifiée et la mission validée, les agences d’emploi ont besoin que les intérimaires s’adaptent pleinement aux enjeux de l’entreprise qui a fait appel à leurs services. A ce titre, les processus d’onboarding doivent être parfaitement orchestrés : il faut pouvoir transmettre à l’intérimaire toutes les informations qui lui permettront d’être rapidement opérationnel dans sa mission. L’envoi systématique d’un livret d’accueil digital constitue en ce sens un levier particulièrement intéressant. Démonstration.

Il y a encore quelques années, les intérimaires n’avaient d’autre choix que de se présenter en agence pour se préparer à une mission. Ils devaient alors passer du temps sur place pour prendre connaissance des documents relatifs à l’entreprise, tels que d’épais livrets de sécurité, par exemple.

Grâce à la digitalisation, il est désormais possible de s’affranchir du contact physique, pour faciliter l’intégration des intérimaires et s’assurer qu’ils disposent des informations suffisantes pour commencer leur mission dans les meilleures conditions. Livret d’accueil, plan du site, livret de sécurité, règlement intérieur, notes d’informations… En optant pour un onboarding digital, l’intérimaire reçoit depuis son téléphone ou son ordinateur tous les documents nécessaires et peut commencer sa mission sereinement.

Les processus papiers ou par emails sont à éviter : non seulement ils constituent une lourde charge administrative pour l’agence de travail temporaire, mais ils sont également sources d’erreurs. En outre, l’enjeu ne consiste pas seulement à transmettre au salarié des documents essentiels à sa mission, mais bien à s’assurer qu’il en a pris connaissance. Pour certains documents, l’agence doit en effet être capable de justifier qu’ils ont bien été portés à la connaissance du salarié. Ainsi, il convient de disposer d’un mécanisme de traçabilité de la remise de documents. Dans certains cas, il peut même être nécessaire de recueillir une signature prouvant la prise de connaissance du document par le salarié.

Une solution de digitalisation de l’onboarding adéquate doit donc :

• Permettre la diffusion automatique de documents en fonction de différents paramètres (contenu de la mission, profil du travailleur et de l’entreprise utilisatrice, etc.)
• Disposer d’un mécanisme pour tracer les échanges et éventuellement apposer une signature électronique s’il est nécessaire de pouvoir justifier que le travailleur en a eu connaissance.

Les solutions de dématérialisation des documents de Coffreo, et notamment l’offre Diffusion, vous permettent de répondre à ces impératifs. L’envoi des documents relatifs à la mission peuvent être automatisés. Mieux encore : il est possible de savoir si ce dernier a bien ouvert les documents qui lui ont été transmis et de requérir une signature électronique. Du côté de l’agence d’emploi, c’est un vrai gain de temps. Il est en effet possible de créer des profils liés à des secteurs ou des types de missions, pour pré-paramétrer l’envoi des documents requis, et il n’y a plus la nécessité de faire venir le candidat en agence. L’envoi d’un livret d’accueil digital permet de s’assurer que le talent pourra être rapidement opérationnel, et constitue un gage de respect et de professionnalisme pour les travailleurs temporaires, qui apprécieront de se sentir considérés et accompagnés dans la réussite de leur mission.

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