Une fois la personne adéquate identifiée et l’embauche validée, les entreprises ont tout intérêt à faciliter l’intégration du salarié et à lui transmettre en temps et en heure les informations indispensables à sa prise de poste. A ce titre, les processus d’onboarding doivent être parfaitement orchestrés : l’envoi systématique d’un livret d’accueil digital constitue en ce sens un levier particulièrement intéressant pour les services RH des entreprises et agences d’emploi. Démonstration.
Le livret d’accueil, qu’est-ce que c’est ?
Un livret d’accueil est un document qui permet aux nouveaux collaborateurs et aux intérimaires de s’immerger dans l’histoire, la culture et les objectifs de l’entreprise, ainsi que de se familiariser rapidement avec les procédures et les pratiques en place.
La mise en place d’un livret d’accueil est un excellent moyen pour une entreprise ou une agence d’intérim d’aider un nouvel employé à prendre rapidement ses fonctions.
Accessible sous la forme d’un livret de plusieurs pages en papier ou d’un livret au format digital, le livret d’accueil rassemble différentes informations dont certaines sont indispensables à transmettre au salarié d’après la loi.
Les livrets d’accueil intègrent souvent les documents suivants : notice d’information sur la mutuelle et surcomplémentaire santé de l’entreprise, fiche de poste, consignes de sécurités, charte informatique, charte télétravail, plan d’épargne entreprise, plan d’accès aux sites, convention collective, politique de rémunération, politique handicap, liste des postes à pourvoir en CDI, avantages salariaux, etc.
Pack d’arrivée : focus sur le décret no 2023-1004 du 30 octobre 2023
Entré en vigueur le 1er novembre 2023, le décret no 2023-1004 du 30 octobre 2023, pris en application de la loi du 9 mars 2023, précise les informations relatives à la relation de travail que doit délivrer l’employeur aux salariés à leur arrivée, ainsi que les modalités d’établissement et de délivrance de celles-ci.
Ce décret est la transposition en droit français d’une directive européenne : (UE) 2019/1152 sur les conditions de travail transparentes et prévisibles. Son objectif : renforcer les droits des travailleurs en améliorant leurs connaissances des conditions de travail.
Qui est concerné ? Les salariés privés et les salariés des établissements publics industriels et commerciaux (EPIC).
Les documents et informations à inclure
Le décret énumère dans un nouvel article R. 1221-34 du Code du travail les informations minimales obligatoires à transmettre au collaborateur qui incluent :
- l’identité des parties, et le cas échéant l’identité de l’entreprise utilisatrice, lorsqu’elle est connue et aussitôt qu’elle l’est ;
- le lieu ou les lieux de travail et, si elle est distincte, l’adresse de l’employeur ;
- la date d’embauche et pour un CDD, la date de fin du contrat ou la durée prévue ;
- la durée et les conditions de la période d’essai ;
- les droits à la formation ;
- la durée du congé payé ou les modalités de calcul de cette durée ;
- la procédure à observer par l’employeur et le salarié en cas de cessation de leur relation de travail ;
- les conventions collectives applicables ;
- et les régimes obligatoires auxquels est affilié le salarié.
Le format du livret : papier ou électronique, au choix !
Il existe deux possibilités concernant le format de votre livret numérique : il peut être remis au collaborateur au format papier ou au format électronique. Les deux formats de livrets sont valides d’un point de vue juridique.
Que ce soit au niveau de l’envoi, des coûts et de la facilité à l’actualiser, beaucoup d’entreprises préfèrent un format de livret digital.
Pour le format électronique, le collaborateur doit avoir un moyen d’y accéder, les informations doivent être enregistrables et imprimables, et l’employeur doit conserver une preuve de transmission ou réception. L’utilisation d’un coffre-fort électronique est un excellent moyen de stocker de façon sécurisée et de justifier l’envoi des documents à ses salariés, un outil adopté par de nombreuses entreprises et agences d’intérim.
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Délai de transmission : de 7 à 30 jours pour envoyer les informations
Le décret précise le délai maximal accordé à l’employeur pour délivrer chacune des informations. Certaines informations doivent être communiquées au plus tard le 7ème jour calendaire à compter de la date d’embauche (lieu du travail, intitulé du poste, date d’embauche).
Les autres informations doivent être communiqués pendant le mois, les trente jours, qui suivent la date d’embauche du nouvel arrivant dans l’organisation.
En cas de modification des informations, l’employeur doit remettre au salarié un document indiquant les changements dans les plus brefs délais, et au plus tard à la date de prise d’effet de cette modification.
Comment faire un livret numérique pour son entreprise ?
La création d’un livret digital pour son entreprise n’a rien de très compliqué.
Tout d’abord, les équipes RH doivent faire la liste des documents, information et ressources capitales à y faire figurer. Lorsque cette liste est fixée, il reste à mettre en page le livret numérique d’accueil et à envoyer les documents. Plusieurs options sont possibles :
- Rédiger les documents avec un logiciel de traitement de texte comme Word ou Google Text et générer ensuite un PDF manuellement avec Adobe Acrobat ;
- Via un logiciel CRM ou ERP si le vôtre dispose de cette fonctionnalité ;
- Utiliser une application mobile spécialisée comme Applipro qui permet de créer un portail en ligne sur mobile qui sert de livret digital.
- Les faire imprimer et relier par un imprimeur ou s’en occuper en interne si vous disposez du matériel adapté.
Quels sont les avantages d’un livret d’accueil digitalisé ?
Choisir un livret d’accueil numérique pour ses salariés présente de nombreux avantages pour les équipes RH et les collaborateurs de votre entreprise.
- Facilité d’utilisation : alors que le livret papier peut être égaré, le salarié a accès de partout à son livret d’accueil numérique. Il trouve facilement les informations dont il a besoin sur l’entreprise, sa culture, et peut réaliser facilement ses démarches RH ;
- Actualisation et multimédia : il suffit de quelques clics à l’équipe RH pour actualiser le livret d’accueil et le mettre en ligne sur le site web ou l’intranet de l’entreprise. De même, il est possible d’intégrer de nombreux types de contenu dans un livret numérique, comme la vidéo ou l’audio. Il est également possible de faire des liens pour plus d’informations et de proposer des animations dynamiques comme, par exemple, un organigramme interactif. Un réel atout pour valoriser votre marque employeur auprès des nouveaux arrivants et intérimaires ;
- Réduction des coûts : moins de papier signifie moins de dépenses liées à la mise en page du document, à l’impression et à l’envoi des documents. Un livret d’accueil digital revient moins cher qu’un livret papier ;
- Moins d’impact écologique : le papier consomme des ressources. Le format digital est donc un bon moyen pour les entreprises d’améliorer leur RSE à travers une démarche de réduction du papier, voire une démarche zéro papier.
Lire aussi : zéro papier, la dématérialisation RH est-elle écolo ?
Quel logiciel utiliser pour faire un livret d’accueil digital et l’envoyer à ses salariés ?
Des simples logiciels de traitement de texte (comme Word, Open Office ou encore Google Doc) permettent de créer les contenus du livret d’accueil, avec une mise en page simple et agréable.
Si vous désirez une mise en page plus élaborée, il est possible de trouver des templates en ligne, d’utiliser des logiciels d’illustration et de mise en page comme Canva, Adobe Illustrator ou Adobe Photoshop. L’externalisation en passant par un professionnel du graphisme en freelance est également une option.
L’utilisation d’Adobe Acrobat permet ensuite de générer un livret d’accueil complètement digitalisé au format .pdf, prêt à être mise en ligne sur votre site web et envoyé à vos salariés.
Autre alternative : Applipro est une application mobile qui permet aux entreprises de proposer un livret d’accueil sur l’application, comme un portail web dédié à leurs collaborateurs. Applipro est une application payante.
Pour l’envoi automatisé au format digital, un logiciel comme Coffreo se greffe à votre système informatique, votre logiciel de gestion interne, et permet d’envoyer en un clic vos documents d’onboarding à une liste de salariés. Ces derniers sont ensuite prévenus par mail et SMS et peuvent accéder à leur livret d’accueil directement sur leur coffre-fort sécurisé.
Comment faciliter le recrutement et l’intégration des nouveaux arrivants ? Pensez à l’onboarding digital
Grâce à la digitalisation, il est désormais possible de faciliter l’intégration des salariés en CDD, CDI et intérim et de s’assurer qu’ils disposent des informations suffisantes pour commencer leur mission dans les meilleures conditions.
Livret d’accueil, plan du site, livret de sécurité, règlement intérieur, notes d’informations… En optant pour un onboarding digital, l’intérimaire reçoit depuis son téléphone ou son ordinateur tous les documents nécessaires et peut commencer sa mission sereinement.
Agence d’intérim et entreprises à forte intensité de main-d’œuvre : l’onboarding digital dans l’ère du temps
Dans le monde des agences d’emploi ou des entreprises qui doivent intégrer de nombreux nouveaux arrivants chaque mois, en CDI comme en CDD, l’onboarding digital offre une solution flexible, dans l’ère du temps et pratique pour fluidifier ces arrivées en masse.
Il y a encore quelques années, les intérimaires n’avaient d’autre choix que de se présenter en agence pour se préparer à une mission. Ils devaient alors passer du temps sur place pour prendre connaissance des documents relatifs à l’entreprise, tels que d’épais livrets de sécurité, par exemple. Depuis le COVID, les salariés sont en attente de solutions plus flexibles, réalisables à distance, pour éviter les transports. La signature électronique permet cette flexibilité, à la fois à l’entreprise, à l’agence d’intérim et à l’intérimaire ou au collaborateur.
Lire aussi : tout savoir sur la signature électronique
Puis à l’étape de l’onboarding, grâce à la digitalisation, il est désormais possible de s’affranchir du contact physique, pour faciliter l’intégration des intérimaires et s’assurer qu’ils disposent des informations suffisantes pour commencer leur mission dans les meilleures conditions. Livret d’accueil, plan du site, livret de sécurité, règlement intérieur, notes d’informations… En optant pour un onboarding digital, l’intérimaire reçoit depuis son téléphone ou son ordinateur tous les documents nécessaires et peut commencer sa mission sereinement.
Assurez la signature électronique et le suivi des documents importants à l’arrivée d’un nouveau collaborateur
En outre, l’enjeu ne consiste pas seulement à transmettre au salarié des documents essentiels à sa mission, mais bien à s’assurer qu’il en a pris connaissance. Pour certains documents, l’agence d’emploi et l’entreprise doit en effet être capable de justifier qu’ils ont bien été portés à la connaissance du salarié. C’est le cas, par exemple, des consignes de sécurité ou du contrat de travail.
Ainsi, il convient de disposer d’un mécanisme de traçabilité de la remise de documents. Dans certains cas, il peut même être nécessaire de recueillir une signature prouvant la prise de connaissance du document par le salarié.
Une solution de digitalisation de l’onboarding adéquate doit donc :
- Permettre la diffusion automatique de documents en fonction de différents paramètres (contenu de la mission, profil du travailleur et de l’entreprise utilisatrice, etc.) ;
- Disposer d’un mécanisme pour tracer les échanges et éventuellement apposer une signature électronique s’il est nécessaire de pouvoir justifier que le travailleur en a eu connaissance.
Les solutions de dématérialisation des documents de Coffreo, et notamment l’offre Onboarding, vous permettent de répondre à ces impératifs. L’envoi des documents relatifs à la mission peuvent être automatisés. Mieux encore : il est possible de savoir si ce dernier a bien ouvert les documents qui lui ont été transmis et de requérir une signature électronique. Du côté de l’agence d’emploi, c’est un vrai gain de temps. Il est en effet possible de créer des profils liés à des secteurs ou des types de missions, pour pré-paramétrer l’envoi des documents requis, et il n’y a plus la nécessité de faire venir le candidat en agence. L’envoi d’un livret d’accueil digital permet de s’assurer que le talent pourra être rapidement opérationnel, et constitue un gage de respect et de professionnalisme pour les travailleurs temporaires, qui apprécieront de se sentir considérés et accompagnés dans la réussite de leur mission.
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