L’envoi systématique d’un livret d’accueil digital fait partie des bonnes pratiques en matière de ressources humaines. C’est un excellent moyen d’optimiser le processus d’onboarding, tant pour les entreprises traditionnelles que pour celles gérant d’importants mouvements de main-d’œuvre, comme les agences d’emploi, les entreprises dans l’hôtellerie, la sécurité privée, la propreté ou encore la santé.
Oui, une fois le bon profil identifié et l’embauche validée, les entreprises ont tout intérêt à faciliter l’intégration du salarié ou de l’intérimaire et – plus particulièrement – à lui transmettre en temps et en heure toutes informations indispensables à sa prise de poste.
L’envoi systématique d’un livret d’accueil digital constitue en ce sens un levier particulièrement intéressant pour les services RH des entreprises et agences d’emploi. Démonstration !
Le livret d’accueil, qu’est-ce que c’est ?
Définition et enjeux
Un livret d’accueil est un document – originellement au format papier – qui permet aux nouveaux collaborateurs et intérimaires de s’immerger dans l’histoire, la culture et les objectifs de l’entreprise, ainsi que de se familiariser rapidement avec les procédures et les pratiques en place.
La mise en place d’un livret d’accueil est donc un excellent moyen d’aider un nouvel employé ou intérimaire à prendre rapidement ses fonctions. Ce document est un incontournable dans les parcours d’intégration.
Historique et cadre juridique
Entré en vigueur le 1er novembre 2023, le décret no 2023-1004 du 30 octobre 2023, pris en application de la loi du 9 mars 2023, précise les informations relatives à la relation de travail que doit délivrer l’employeur aux salariés à leur arrivée, ainsi que les modalités d’établissement et de délivrance de celles-ci.
Ce décret est la transposition, en droit français, d’une directive européenne : (UE) 2019/1152 sur les conditions de travail transparentes et prévisibles. Son objectif : renforcer les droits des travailleurs, qu’ils soient embauchés à titre temporaire ou non, en améliorant leurs connaissances des conditions de travail.
Qui est concerné ? Les salariés privés et les salariés des établissements publics industriels et commerciaux (EPIC).
Le décret précise le délai maximal accordé à l’employeur pour délivrer chacune des informations. Certaines informations doivent être communiquées au plus tard le 7e jour calendaire à compter de la date d’embauche (lieu du travail, intitulé du poste, date d’embauche).
Les autres informations doivent être communiquées pendant les 30 jours qui suivent l’embauche.
En cas de modification des informations, l’employeur doit remettre au salarié un document indiquant les changements dans les plus brefs délais, et au plus tard à la date de prise d’effet de cette modification.
Quels sont les avantages à opter pour un livret d’accueil ?
L’intégration d’un nouveau salarié doit être anticipée pour éviter tout flottement lors du premier jour. Le livret d’accueil digital permet de structurer l’arrivée des professionnels, en centralisant les informations clés dès la validation du contrat.
Que doit contenir un livret d’accueil ?
À quoi ressemble un livret d’accueil ?
Accessible sous la forme d’un livret de plusieurs pages en papier ou d’un livret au format digital, le livret d’accueil rassemble différentes informations dont certaines sont indispensables à transmettre au salarié d’après la loi. C’est une manière simple de favoriser son intégration dès l’arrivée dans l’entreprise.
Les documents obligatoires
Le décret énumère, dans un nouvel article R. 1221-34 du Code du travail, les informations minimales obligatoires à transmettre au travailleur (et donc à joindre idéalement au livret d’accueil si elles n’ont pas déjà été transmises) qui incluent :
- L’identité des parties, et le cas échéant l’identité de l’entreprise utilisatrice, lorsqu’elle est connue et aussitôt qu’elle l’est.
- Le lieu ou les lieux de travail et, si elle est distincte, l’adresse de l’employeur.
- L’intitulé du poste.
- La date d’embauche et pour un CDD, la date de fin du contrat ou la durée prévue.
- La durée et les conditions de la période d’essai.
- Les droits à la formation.
- La durée du congé payé ou les modalités de calcul de cette durée.
- La rémunération.
- La procédure à observer par l’employeur et le salarié en cas de cessation de leur relation de travail.
- La durée du travail.
- Les conventions collectives applicables.
- Les régimes obligatoires auxquels est affilié le salarié.
Les documents supplémentaires
Mais les livrets d’accueil intègrent souvent les documents suivants :
- Notice d’information sur la mutuelle et surcomplémentaire santé de l’entreprise.
- Fiche de poste.
- Consignes de sécurités.
- Charte informatique.
- Charte télétravail.
- Plan d’épargne entreprise.
- Plan d’accès aux sites.
- convention collective.
- Politique de rémunération.
- Politique handicap.
- Liste des postes à pourvoir en CDI.
- Avantages salariaux, etc.
Outre ces éléments, le livret d’accueil digital peut également inclure des éléments plus originaux ou propres à l’entreprise et sa culture :
- Une présentation de l’entreprise, de ses différents services.
- Des tutoriels sur certains processus internes.
- Un trombinoscope.
- Un planning de l’onboarding, etc.
Papier ou digital ?
Le livret d’accueil peut être remis aux concernés au format papier ou au format électronique. Les deux formats de livrets sont valides d’un point de vue juridique.
Que ce soit pour des questions de coût d’impressions, d’expédition ou pour sa facilité d’actualisation ou de distribution, beaucoup d’entreprises préfèrent un format digital.
Il convient toutefois d’en garantir l’accès. Les informations qu’il contient doivent également être enregistrables et imprimables, et l’employeur doit conserver une preuve de transmission ou réception.
L’utilisation d’un coffre-fort électronique est ainsi un excellent moyen de stocker de façon sécurisée et de justifier l’envoi des documents à ses salariés. Le format numérique permet une accessibilité permanente.
De plus en plus utilisé par les agences d’emploi et les entreprises multisites, ce support facilite un accueil personnalisé, conforme aux obligations légales, tout en valorisant la marque employeur. C’est un bon moyen pour intégrer les nouveaux arrivants dans un environnement de travail parfois complexe.
Choisir un livret d’accueil numérique ou digitalisé représente de nombreux avantages pour les équipes RH et les travailleurs.
- Facilité d’utilisation : alors que le livret papier peut être égaré, la personne a accès de partout à son livret d’accueil digital. Elle trouve facilement les informations dont elle a besoin sur l’entreprise, sa culture, et peut réaliser facilement ses démarches RH.
- Actualisation et multimédia : il suffit de quelques clics à l’équipe RH pour actualiser le livret d’accueil et le mettre en ligne sur le site web ou l’intranet de l’entreprise. De même, il est possible d’intégrer de nombreux types de contenu dans un livret numérique, comme la vidéo ou l’audio ou encore d’insérer des liens vers plus d’informations et de proposer des animations dynamiques comme (par exemple, un organigramme interactif). Un réel atout pour valoriser votre marque employeur auprès des nouveaux arrivants et intérimaires.
- Réduction des coûts : moins de papier signifie moins de dépenses liées à la mise en page du document, à l’impression et à l’envoi des documents. Un livret d’accueil digital revient moins cher qu’un livret papier.
- Moins d’impact écologique : Le format digital aide les entreprises à améliorer leur RSE, et ce à travers une démarche de réduction du papier, voire une démarche zéro papier.
>>> Lire aussi – Zéro papier, la dématérialisation RH est-elle écolo ?
Comment créer un livret d’accueil digital ?
La création d’un livret digital pour son entreprise n’a rien de très compliqué, même si elle implique de penser l’ensemble des documents qu’on souhaite y joindre.
Tout d’abord, les équipes RH doivent faire la liste des documents, informations et ressources capitales à y faire figurer. Lorsque cette liste est fixée, il reste à mettre en page le livret numérique d’accueil et à envoyer les documents.
Quel logiciel utiliser pour faire un livret d’accueil digital ?
Des simples logiciels de traitement de texte (comme Word, Open Office ou encore Google Doc) permettent de créer les contenus du livret d’accueil, avec une mise en page simple et agréable.
Si vous désirez une mise en page plus élaborée, il est possible de trouver des templates en ligne, d’utiliser des logiciels d’illustration et de mise en page comme Canva, Adobe Indesign ou Adobe Photoshop. L’externalisation, en passant par un professionnel du graphisme en freelance, est également une option.
L’utilisation d’Adobe Acrobat permet ensuite de générer un livret d’accueil complètement digitalisé au format PDF, prêt à être mise en ligne sur votre site web et/ou envoyé aux travailleurs.
Vous pouvez également décider d’avoir une page dédiée (soumise à mot de passe ou non) sur votre site web, qu’il conviendra de mettre à jour régulièrement, voire de personnaliser selon le poste.
Comment personnaliser un livret d’accueil digital ?
La personnalisation du livret d’accueil digital répond à un double enjeu :
- Informer mieux et plus rapidement afin d’éviter les no-shows. Avec un livret d’accueil personnalisé, la structure crée immédiatement un lien avec le nouvel arrivant. Cela peut commencer par un mot de bienvenue par exemple.
- Renforcer l’image de marque de l’entreprise et l’engagement. Une expérience soignée donne à l’intérimaire le sentiment d’être attendu, reconnu et soutenu, même pour une mission courte. Le livret d’accueil digital devient un élément de plus pour promouvoir l’image de marque de l’employeur.
Voici quelques conseils pour personnaliser votre document :
- Inclure des informations pratiques : horaires, contact du référent, consignes de sécurité ou encore les modalités pour déclarer ses heures… autant d’éléments indispensables pour sécuriser la prise de poste.
- Prévoir des éléments interactifs : un contenu interactif engage davantage. Pensez à intégrer des liens cliquables, une FAQ, un plan 3D voire un mini quiz de validation de connaissances (sur la sécurité, par exemple).
- Penser à des supports multimédias : une vidéo de présentation, une infographie ou un message de bienvenue du client final peuvent faire la différence. Ces éléments multimédias apportent un ton plus humain.
- Imaginer des contenus modulables selon le secteur ou le poste : personnaliser ne veut pas dire tout refaire à chaque fois. Il suffit parfois de simplement prévoir des blocs de contenus à adapter.
- Veiller à des contenus accessibles, agréables visuellement. Il peut convenir de les traduire dans la langue maternelle de son destinataire, de proposer une police adaptée aux personnes dyslexiques, etc.
Facilitez le recrutement et l’intégration des nouveaux arrivants : pensez onboarding digital !
Grâce à la digitalisation, il est désormais possible de faciliter l’intégration des personnes en CDD, CDI et intérim et de s’assurer qu’ils disposent des informations suffisantes pour commencer leur mission dans les meilleures conditions. Cette intégration doit être co-construite entre les services RH et les services opérationnels.
Livret d’accueil, plan du site, livret de sécurité, règlement intérieur, notes d’informations… En optant pour un onboarding digital, l’intérimaire reçoit depuis son téléphone ou son ordinateur tous les documents nécessaires. L’objectif ? Commencer sa mission sereinement et se sentir parfaitement accueilli au sein de son entreprise.
Agence d’intérim et entreprises à forte intensité de main-d’œuvre : l’onboarding digital dans l’ère du temps
Il y a encore quelques années, les intérimaires n’avaient d’autre choix que de se présenter en agence pour se préparer à une mission. Ils devaient alors passer du temps sur place pour prendre connaissance des documents relatifs à l’entreprise, tels que d’épais livrets de sécurité, par exemple.
Depuis le COVID, les travailleurs sont en attente de solutions plus flexibles, réalisables à distance, pour éviter les transports. La signature électronique permet cette agilité, à la fois à l’entreprise, à l’agence d’intérim et à l’intérimaire ou au collaborateur.
>>> Lire aussi – Tout savoir sur la signature électronique
Puis à l’étape de l’onboarding, grâce à la digitalisation, il est désormais possible de s’affranchir du contact physique, pour faciliter l’intégration des intérimaires et s’assurer qu’ils disposent des informations suffisantes pour commencer leur mission dans les meilleures conditions.
Livret d’accueil, plan du site, livret de sécurité, règlement intérieur, notes d’informations… En optant pour un onboarding digital, le travailleur reçoit depuis son téléphone ou son ordinateur tous les documents nécessaires et peut commencer sa mission sereinement. La phase d’intégration est l’une des clés pour réduire le turnover des intérimaires.
Assurez la signature électronique et le suivi des documents importants dès l’arrivée d’un travailleur
En outre, l’enjeu ne consiste pas seulement à transmettre au salarié des documents essentiels à sa mission, mais bien à s’assurer qu’il en a pris connaissance. L’intégration d’un nouvel employé ne s’improvise pas : son onboarding doit être le plus fluide et structuré possible.
Pour certains documents, l’agence d’emploi et l’entreprise doivent en effet être capables de justifier qu’ils ont bien été portés à la connaissance du salarié. C’est le cas, par exemple, des consignes de sécurité ou du contrat de travail.
Ainsi, il convient de disposer d’un mécanisme de traçabilité de la remise de documents. Dans certains cas, il peut même être nécessaire de recueillir une signature prouvant la prise de connaissance du document par le travailleur.
Une solution de digitalisation de l’onboarding adéquate doit donc :
- Permettre la diffusion automatique de documents en fonction de différents paramètres (contenu de la mission, profil du travailleur et de l’entreprise utilisatrice, etc.) ;
- Disposer d’un mécanisme pour tracer les échanges et éventuellement apposer une signature électronique s’il est nécessaire de pouvoir justifier que le travailleur en a eu connaissance.
Les solutions de dématérialisation des documents de Coffreo, et notamment l’offre Onboarding, vous permettent de répondre à ces impératifs. L’envoi des documents relatifs à la mission peut être automatisé.
Mieux encore : il est possible de savoir si ce dernier a bien ouvert les documents qui lui ont été transmis et de requérir une signature électronique.
Du côté de l’agence d’emploi, c’est un vrai gain de temps. Il est en effet possible de créer des profils liés à des secteurs ou des types de missions, pour pré-paramétrer l’envoi des documents requis, et il n’y a plus la nécessité de faire venir le candidat en agence.
L’envoi d’un livret d’accueil digital permet de s’assurer que le talent pourra être rapidement opérationnel, et constitue un gage de respect et de professionnalisme pour les travailleurs temporaires, qui apprécieront de se sentir considérés et accompagnés dans la réussite de leur mission.
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