Réduction des coûts, amélioration de la satisfaction client, fidélisation des intérimaires… Les bénéfices d’un logiciel de dématérialisation sont nombreux pour les agences d’emploi. En déchargeant les consultants en ressources humaines de tâches administratives chronophages, la digitalisation leur permet de se concentrer sur des activités à plus forte valeur ajoutée, au service de la relation avec les intérimaires. À ce titre, il est essentiel pour les agences d’emploi de choisir le bon outil.
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#1 Signature électronique
Il s’agit d’un outil indispensable pour les agences d’emploi et les entreprises qui gèrent chaque mois de nombreux recrutements et départs de salariés. La signature électronique permet au travailleur de signer son contrat de travail (contrat de mission, CDD, extra ou CDI) en seulement quelques clics sur son ordinateur ou son téléphone.
Non dématérialisée, cette démarche s’avère particulièrement fastidieuse pour les consultants en agence d’intérim, contraints de préparer et envoyer les contrats aux travailleurs temporaires et les relancer en cas de non-signature. Il n’est pas non plus rare, dans des secteurs à forte intensité de main-d’œuvre comme la sécurité privée et la propreté, que les consultants doivent se déplacer sur de longues distances pour aller à la rencontre des travailleurs.
En plus de vous faire gagner en temps et en efficacité, la signature électronique vous permet de garantir l’identité des signataires et l’intégrité des documents. Cette fonctionnalité peut également s’intégrer dans un workflow plus large, en incluant par exemple des relances automatisées.
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#2 Dématérialisation des bulletins de paie
Depuis 2017, la loi autorise l’établissement de bulletins de paie dématérialisés sans nécessité d’accord préalable du salarié.
Dans le secteur de l’intérim, – où le nombre de fiches de paie à établir est particulièrement conséquent –, dématérialiser les bulletins de salaire est plus qu’une bonne pratique, cela fait office de quasi-obligation.
Ainsi, choisir un logiciel de dématérialisation à même de prendre en charge la gestion des fiches de paie permet d’assurer l’intégrité, la confidentialité et la conservation des données.
Sans compter que dans l’intérim comme dans les autres secteurs à forte intensité de main d’œuvre, la paie est décalée. L’envoi du bulletin de paie électronique permet au salarié d’avoir à disposition le jour même du paiement son bulletin de paie, ce qui peut l’aider à réaliser certaines démarches. On évite également le risque de perte du document durant l’envoi.
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#3 Archivage des documents
Dématérialiser vos documents essentiels tels que les contrats de travail, les bulletins de salaire, les livrets d’accueil ou les consignes de sécurité est une vraie plus-value pour votre agence. Cela vous permettra en effet de fluidifier les échanges avec les travailleurs, tout en centralisant tout l’administratif. In fine, cette facilité de gestion vous permet de mieux prendre en compte les éléments importants pour vos talents et vous donne donc toutes les chances de les fidéliser. Cependant, pas question d’envoyer ces documents comportant des données sensibles par mail !
C’est pour cette raison qu’un module de double archivage des documents s’apparente à une fonctionnalité essentielle pour un logiciel de dématérialisation pour l’intérim. Cependant, pour présenter un intérêt, encore faut-il que l’archivage proposé soit sécurisé !
Dans l’idéal, chaque partie (entreprise utilisatrice, agence d’emploi et travailleurs temporaires) doit pouvoir accéder à ses documents sans dépendre de l’autre. Pour cela, la mise en place d’un coffre-fort numérique est fortement conseillée.
Un coffre-fort numérique est un lieu d’archivage qui répond à des normes précises qui garantissent la sécurité des données conservées.
Pour en savoir plus, lire aussi : Coffre-fort numérique : archivez les documents RH en toute sécurité
#4 Relevé d’heures
Pour une agence d’intérim, la gestion des relevés d’heures est primordiale afin d’assurer la facturation de l’entreprise utilisatrice et la paie des intérimaires.
Un module de collecte des heures facilite la saisie des heures pour les entreprises utilisatrices et optimise la transmission des données vers le logiciel de paie. Tous vos travailleurs temporaires ont ainsi la garantie d’être payés en fonction de leurs heures véritablement travaillées.
Il est également possible d’automatiser les relances au cas où une entreprise utilisatrice ne transmet pas les relevés d’heures à temps.
Coffreo : une solution de dématérialisation qui répond aux enjeux du secteur de l’intérim
Plateforme conçue par et pour les professionnels du travail temporaire, Coffreo vous aide à gagner en temps et en sécurité dans votre gestion administrative. Signature électronique, dématérialisation des fiches de paie, collecte des heures… L’automatisation des tâches vous permet de gagner en moyenne 1 jour de travail par semaine sur une base de 200 contrats de missions établis par mois.
L’archivage électronique doublé d’un coffre-fort numérique et la mise à dispositions des documents d’onboarding et d’outboarding favorisent l’autonomie des intérimaires et garantissent votre conformité vis-à-vis de la loi.
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