L’onboarding RH, c’est comme préparer le sol avant de planter une graine pour qu’elle s’épanouisse pleinement. Cette démarche structurée accompagne le nouvel arrivant dès son premier contact avec l’entreprise et s’étire souvent sur plusieurs mois. Il s’adresse à toutes les entreprises, de la PME à la startup innovante, jusqu’au grand groupe international. L’enjeu est de taille : il s’agit de bien intégrer un salarié, l’informer, le former, l’accompagner, et le faire adhérer à la culture et aux valeurs de l’entreprise. Mais pour quoi faire ? Pour optimiser sa productivité, renforcer son engagement et, en fin de compte, augmenter les chances de le fidéliser. Sécurité privée, santé, propreté, évènementiel, hôtellerie-restauration… La question de l’onboarding RH est d’autant plus importante pour les entreprises avec de forts besoins de main d’œuvre et un turn-over régulier. Voici 5 clés pour un onboarding réussi.
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Dès le recrutement, posez les bases d’une relation saine avec un processus clair et transparent
Un onboarding réussi ne débute pas seulement le jour où le nouvel employé franchit les portes de l’entreprise. Au contraire, il trouve ses racines dès le processus de recrutement. Si le recrutement se passe bien, il laisse une impression positive chez le candidat.
Par exemple, les candidats apprécient lorsque l’agence d’intérim ou le recruteur leur explique le processus de sélection en amont et détaille la mission à réaliser. Des missions en cohérence avec l’annonce et la fiche de poste les aident à se projeter. De plus, si le salaire est affiché sur l’offre d’emploi, les candidats se rendront aux entretiens seront plus motivés et plus engagés auprès de l’entreprise qui les reçoit.
Proposez au salarié de signer le contrat de travail de façon électronique pour accélérer la prise de poste
Un élément clé d’un onboarding réussi est la simplification de la partie administrative, notamment la signature du contrat de travail. C’est là que les avantages de la signature électronique entrent en jeu.
Proposer la possibilité de signer le contrat électroniquement offre des avantages considérables pour les deux parties, aussi bien pour les salariés que pour les équipes RH qui doivent s’occuper de nombreux recrutements.
- Rapidité Administrative : En utilisant la signature électronique, la partie administrative se déroule de manière plus rapide et efficace. Cela libère du temps précieux pour les recruteurs et les responsables RH, leur permettant ainsi de consacrer plus de temps à l’interaction personnelle avec le candidat.
- Modernité : Pour le candidat, la possibilité de signer le contrat en ligne évoque une entreprise moderne, technologiquement avancée et soucieuse de la commodité de ses employés. Cela crée une première impression positive, renforçant l’attrait de l’entreprise en tant qu’employeur.
- Flexibilité : La signature électronique offre également la flexibilité nécessaire pour les candidats qui pourraient ne pas être disponibles physiquement. Cela montre que l’entreprise comprend et respecte les contraintes de chacun, contribuant ainsi à la satisfaction du candidat avant même son entrée en fonction.
Un taux de signature plus haut et des salariés heureux : tout est là pour un début de relation engageant !
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Transmettez en amont les informations nécessaires à la prise de poste : optez pour la diffusion digitale des documents d’onboarding
Pour les entreprises à forte intensité de main d’œuvre, il y a un enjeu au niveau des échanges avec les salariés : les bonnes informations doivent être communiquées en amont au salarié et la prise de poste préparée. L’envoi de documents, attestations, des consignes de sécurité, de la charte informatique et de tous les autres documents essentiels peut être automatisé.
Avec la croissance de la digitalisation, les entreprises sont confrontées à des défis inédits, notamment la gestion d’embauches massives dans des situations urgentes, comme par exemple un hôpital pendant une crise sanitaire ou l’embauche de personnel de sécurité pour un événement sportif. Les méthodes traditionnelles d’intégration peuvent ne pas suffire pour garantir une formation uniforme et efficace à tous.
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Dans ce contexte, les processus papier et par email sont à éviter : en plus de constituer une charge administrative lourde, ils sont également sources d’erreurs. A l’inverse, une solution d’onboarding digital vous permettra de diffuser automatiquement tous les documents nécessaires à la bonne intégration du salarié, tout en traçant les échanges. Les solutions de dématérialisation des documents de Coffreo, et notamment l’offre Onboarding, vous permettent de répondre à ces impératifs. Plan du site, consignes de sécurité, charte informatique, notes d’informations… Après avoir signé son contrat de travail électroniquement, le nouvel employé reçoit directement sur son smartphone toutes les informations nécessaires à sa bonne prise de poste. C’est ce qu’on appelle un livret d’accueil digital. Mieux encore : il est possible de savoir si ce dernier a bien ouvert les documents qui lui ont été transmis et de requérir une signature électronique pour s’en assurer.
Gain de temps, gage de professionnalisme et garantie que le talent sera opérationnel rapidement : les avantages d’un onboarding digital sont nombreux.
Personnalisez le parcours d’onboarding et accompagnez le nouveau salarié
La première journée d’un nouvel employé est cruciale, il est vital de bien la préparer pour instaurer une impression positive et durable. Si tout est prêt à leur arrivée, les nouveaux salariés se sentiront attendus et valorisés, que ce soit grâce à un espace de travail propre ou à un agenda bien planifié pour leurs premiers jours.
Le sentiment d’isolement peut rapidement s’installer dans une entreprise, d’où l’importance du parrainage. Avoir une personne référente dès le début est rassurant : le salarié aura l’impression de pouvoir s’appuyer sur un guide dans un territoire inconnu. Le rôle du parrain est essentiel pour aider le nouvel arrivant à comprendre la culture, les rites et les codes de l’entreprise, évitant des malentendus. Le manager de proximité endosse ce rôle.
Enfin, la préparation d’un poste de travail fonctionnel est centrale pour maintenir l’enthousiasme du nouvel employé. Au-delà d’un espace physique, c’est l’interface principale entre l’employé et l’entreprise. Chaque élément, qu’il s’agisse d’un ordinateur équipé, d’accès numériques opérationnels ou d’un badge d’accès, contribue au sentiment d’appartenance et d’intégration dans la communauté d’entreprise.
Certaines entreprises, à l’instar de Coffreo, proposent un parcours d’onboarding complet et structuré, qui permet à chacun de trouver rapidement sa place au sein de l’entreprise.
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Assurez un suivi régulier pendant et après la mission pour un onboarding RH au top
Une intégration réussie des nouveaux employés nécessite que l’onboarding soit considéré non pas comme une étape unique, mais comme un processus continu. Une attention soutenue à l’expérience de l’employé est cruciale pour assurer sa satisfaction et son engagement sur le long terme, bénéficiant à la fois à l’employé et à l’entreprise.
Il est essentiel d’évaluer régulièrement l’intégration des nouveaux employés. Cette évaluation fournit un feedback précieux sur les points forts et les domaines d’amélioration du processus d’intégration. Pour les salariés, c’est une chance d’exprimer leurs opinions et préoccupations, tandis que pour les employeurs, cela fournit des informations pour améliorer l’onboarding futur. De plus, les réunions programmées avec les nouveaux employés offrent une plateforme pour discuter de leurs expériences, prévenir des malentendus et renforcer leur relation avec l’entreprise.
Enfin, l’utilisation d’outils spécifiques, tels que les enquêtes de satisfaction ou les plateformes d’évaluation, permet une analyse à la fois quantitative et qualitative de l’efficacité de l’intégration. Ces données, lorsqu’elles sont bien analysées, peuvent aider à identifier des tendances et d’ajuster les stratégies d’intégration en conséquence.
Un onboarding RH réussi, gage de fidélisation des salariés
L’onboarding RH est désormais considéré comme un élément stratégique crucial dans le parcours d’un salarié, reflétant les valeurs et la culture de l’entreprise tout en favorisant l’intégration et la fidélisation. La digitalisation a introduit des outils innovants pour un onboarding plus flexible et personnalisé, mais l’importance de l’aspect humain demeure primordial ; la technologie doit compléter et non remplacer les interactions humaines.
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