Créée en 2016 sous le nom de Liberty Medical, la plateforme STAFFELIO s’est progressivement imposée comme un acteur incontournable dans le secteur sanitaire et médico-social.
En 2021, l’entreprise a rejoint le Groupe Octime, expert de la gestion des temps et des plannings depuis 1998. Implanté en France et en Espagne, le groupe s’est imposé comme un acteur incontournable de l’édition de logiciels, notamment dans le secteur de la santé. Ce rapprochement a permis à Liberty Medical de tirer parti de l’expertise et de la solidité d’un leader tout en conservant son agilité et son approche centrée sur les utilisateurs.
Rebaptisée STAFFELIO, la plateforme a élargi son ambition : proposer une solution multicanale et innovante, parfaitement intégrée à l’écosystème du groupe, pour répondre aux besoins d’un secteur de la santé en constante évolution.
Pour atteindre notamment ce niveau d’excellence, STAFFELIO a su s’entourer des bons partenaires, à commencer par Coffreo, spécialiste des contrats courts.
Cette collaboration, qui a débuté en 2024 a permis d’optimiser les processus de signature des contrats sur STAFFELIO, tout en garantissant une expérience utilisateur fluide et sécurisée. Retour sur un partenariat stratégique et porteur de sens.
STAFFELIO : une solution de remplacement unique au service du secteur de la santé
Charles Grosdidier, Directeur des Opérations au sein du Groupe Octime, en charge de l’offre STAFFELIO et fondateur de la plateforme
STAFFELIO est née d’une observation simple : les absences et ainsi, les besoins en remplacements dans le secteur de la santé sont des symptômes visibles d’une problématique plus large. « L’absentéisme n’est que la partie émergée de l’iceberg », souligne d’ailleurs Charles Grosdidier.
En cause : la pénurie de talents, le turnover important et une gestion des effectifs souvent fragmentée. Pour gérer les absences, les établissements de santé ont naturellement tendance à parer au plus pressé en répartissant les tâches entre les ressources existantes qu’elles ont immédiatement sous la main.
Pour Charles Grosdidier, « à court terme, cela donne l’impression d’avoir résolu le problème, mais la surcharge de travail généralisée a ensuite des conséquences beaucoup plus lourdes sur l’absentéisme sur le long terme et la situation ne fait en fait qu’empirer. Il faut donc avoir une réflexion plus globale sur la gestion des remplacements afin de faire appel de manière équilibrée et optimisée à l’ensemble des options disponibles. »
Avec STAFFELIO, le Groupe Octime propose une plateforme multicanale qui permet de connecter ses clients – des établissements de santé et médico-sociaux – à 100 % des ressources disponibles autour d’eux, internes comme externes.
« Notre promesse n’est pas de trouver quelqu’un à tout prix, mais de maximiser les chances de trouver le bon remplaçant, tout en protégeant et fidélisant les équipes existantes. »
Charles Grosdidier, Directeur de STAFFELIO et fondateur de la plateforme
Des enjeux RH majeurs et une gestion des volumes exigeante
Un secteur sous tension
Avec plus de 8 000 établissements équipés dans le secteur sanitaire et médico-social (public, privé et associatif), le Groupe Octime est un acteur de référence en matière de gestion des plannings, des temps et des remplacements. Sa solution STAFFELIO permet en particulier d’adresser des enjeux clés de ce secteur où la pénurie de talents et les besoins constants de flexibilité sont des défis de taille.
« Aujourd’hui, nos clients gèrent des remplacements pour des durées très courtes, souvent un ou deux jours seulement. Sur certains sites, cela représente plus de 1 000 jours de remplacement par mois, soit l’équivalent de 33 remplacements à trouver chaque jour. »
Charles Grosdidier, Directeur de STAFFELIO et fondateur de la plateforme
Cette volumétrie impose des outils robustes et fiables, capables de répondre rapidement à ces besoins en temps réel.
Des contraintes réglementaires et organisationnelles complexes
Outre la gestion des volumes, STAFFELIO doit également répondre aux exigences réglementaires, tout en simplifiant le processus de contractualisation pour ses utilisateurs. Les contrats courts, représentant jusqu’à 80 % des missions, sont un exemple typique : leur signature et leur suivi nécessitent une fluidité et une rapidité absolues.
L’enjeu pour STAFFELIO est que, quelle que soit la solution de remplacement retenue par le client (ressource interne, vacataires, intérim ou encore externe), la fluidité dans la prise de poste soit quasiment la même.
Pourtant, la signature d’un contrat ajoute forcément de la complexité et STAFFELIO a donc travaillé dès 2018 à optimiser ce processus en permettant la création des contrats automatiquement depuis son interface et en intégrant une solution de signature électronique. « C’était déjà un pas de géant, mais on s’est aperçu que ce n’était pas encore totalement suffisant », se souvient Charles Grosdidier. C’est là que Coffreo entre en jeu.
Pourquoi choisir Coffreo ?
Les détails qui font la différence
Pour enrichir sa plateforme, STAFFELIO avait besoin de fonctionnalités permettant l’archivage sécurisé des contrats et, surtout, un processus encore plus optimisé pour obtenir un meilleur taux de signature garantissant une vraie protection juridique à ses clients.
Pour y parvenir, son choix s’est donc porté sur Coffreo.
« C’est comme lorsque l’on débute en course à pied et que l’on cherche à améliorer son temps d’1 minute sur un 10km. Les cinquante premières secondes sont assez faciles à gagner mais les dix dernières sont les plus difficiles. Avec Coffreo, nous avons gagné les dix secondes restantes dans notre course à l’optimisation. C’est souvent dans les détails que se fait la différence. »
Charles Grosdidier, Directeur de STAFFELIO et fondateur de la plateforme
L’intégration de Coffreo permet à STAFFELIO d’offrir des coffres-forts électroniques à ses clients et à leurs employés tout en bénéficiant d’un workflow complet de signature des contrats (scellement automatique côté employeur, relances automatisées, etc.) qui a très largement fait ses preuves dans le secteur du contrat court.
« Les deux sociétés évoluent dans le même univers, on se comprend très bien et la collaboration a été très naturelle », explique Charles Grosdidier.
STAFFELIO et Coffreo agissent comme deux maillons d’une même chaîne, chacun apportant une brique essentielle au processus : si STAFFELIO automatise et simplifie la gestion des remplacements, Coffreo sécurise et finalise le parcours des contrats avec efficacité. Ensemble, ils offrent une solution complète et harmonieuse, parfaitement adaptée aux besoins du secteur.
Une solution clé en main, rapide et fluide
L’intégration de Coffreo a permis de :
- Fluidifier la signature des contrats : STAFFELIO génère automatiquement des modèles de contrats adaptés aux besoins de l’établissement et Coffreo vient compléter ce processus en garantissant une signature électronique rapide, sécurisée et juridiquement conforme.
- Garantir la maîtrise des contrats : Coffreo offre la possibilité d’annuler les contrats non signés, évitant qu’ils ne demeurent en circulation et renforçant ainsi la sécurité documentaire.
- Gérer les volumes sans effort : avec des contrats envoyés, signés et stockés automatiquement, les clients de STAFFELIO peuvent traiter facilement des dizaines de contrats par jour sans surcharger leurs équipes.
- Offrir un coffre-fort électronique : les établissements comme les candidats bénéficient d’un espace sécurisé pour stocker leurs documents, une innovation très bien accueillie par les utilisateurs.
Une intégration technique réussie en un temps record
Le déploiement de Coffreo s’est fait en seulement deux mois : tests en juillet et août 2024, pré-production en septembre, mise en production début octobre.
« La transition a été d’une fluidité remarquable. Nous avons pu couper notre ancien prestataire du jour au lendemain, sans impact pour nos clients. »
Charles Grosdidier, Directeur de STAFFELIO et fondateur de la plateforme
Cette rapidité tient à une collaboration étroite entre les équipes techniques des deux partenaires, qui ont su s’adapter mutuellement pour garantir un déploiement efficace.
Des résultats concrets et mesurables
Depuis l’intégration de Coffreo, STAFFELIO a observé plusieurs bénéfices majeurs :
- Un taux de signature très supérieur grâce notamment aux relances automatiques de Coffreo. C’est un vari gage de sécurité pour les établissements.
- Une volumétrie maîtrisée : avec jusqu’à 800 contrats courts générés chaque mois pour les plus gros établissements, la plateforme permet de gérer des flux importants tout en garantissant la conformité réglementaire.
- Un gain de temps significatif : les équipes RH peuvent se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée, sans perdre de temps à suivre les signatures ou à gérer les oublis.
Une collaboration éthique, au service des utilisateurs
Au-delà de la technologie, STAFFELIO et Coffreo partagent une vision commune basée sur des valeurs fortes : fidélisation des talents, protection des ressources internes, et respect des utilisateurs. Contrairement à d’autres acteurs du marché, STAFFELIO se refuse à exploiter les talents de ses clients pour les placer ailleurs.
Ce positionnement éthique est aujourd’hui reconnu par les clients, qui apprécient cette approche respectueuse et collaborative.
«Nous ne vendons pas une plateforme. Nous formons un partenariat avec nos clients. »
Charles Grosdidier, Directeur de STAFFELIO et fondateur de la plateforme
Une ambition commune pour l’avenir
Fort de ces succès, STAFFELIO envisage déjà d’étendre son expertise à d’autres secteurs au-delà de la santé. Avec Coffreo comme partenaire, la plateforme est prête à relever de nouveaux défis et à continuer d’innover pour répondre aux besoins de ses clients.
Les coups de cœur de STAFFELIO pour Coffreo
- Le coffre-fort électronique : un atout de taille, apprécié par les établissements comme par les candidats.
- Les relances automatiques : essentielles pour garantir un taux de signature optimal, elles évitent toute perte de temps.
- La fluidité du processus de contractualisation : de la génération au stockage des contrats, tout est optimisé pour un usage simple et efficace.
- L’accompagnement technique sur mesure : des ajustements réalisés par les deux partenaires pour une intégration parfaite et un déploiement rapide.
- Une vision partagée des valeurs : éthique, fidélisation et respect des utilisateurs sont au cœur de ce partenariat.
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