Tous les mois, les employeurs sont tenus de transmettre – sous format papier ou de manière dématérialisée – leurs bulletins de salaire aux employés. Mais cette obligation de transmission se double d’une autre contrainte : la conservation du bulletin de paie.
Quel est le délai de conservation obligatoire d’une fiche de paie ? Quelles sont les différences de stockage entre bulletin de paie dématérialisé et bulletin de salaire papier ? Que risque l’employeur qui ne répond pas aux exigences réglementaires ? Dans cet article, nous revenons sur la réglementation qui encadre la conservation du bulletin de paie papier et électronique.
Conservation bulletin de paie : quelles sont les règles ?
La durée légale de conservation d’un bulletin de paie par l’employeur est définie par le Code du travail. Ainsi, selon l’article L3243-4, l’employeur est tenu de conserver un double du bulletin de paie d’un salarié pendant 5 ans, que ce soit sous format papier ou électronique. En cas de contrôle, il doit ainsi être en mesure de présenter une copie des bulletins de paie de tous ses salariés.
« L’employeur conserve un double des bulletins de paie des salariés ou les bulletins de paie remis aux salariés sous forme électronique pendant cinq ans. »
Article L3243-4 du Code du travail
Tout manquement à cette obligation expose l’employeur à des sanctions financières pouvant atteindre jusqu’à 450€ par bulletin manquant. Une somme qui peut vite s’avérer onéreuse pour les agences d’emploi et les entreprises recrutant en masse !
Conservation bulletin de paie électronique : une réglementation spécifique
En dehors des règles de conservation générale, la réglementation concernant les bulletins de paie numériques présente des particularités. En effet, lorsque l’employeur transfère des bulletins de paie sous format électronique, il est tenu de rendre ceux-ci disponibles pour ses salariés :
- Soit pendant une période de 50 ans ;
- Soit jusqu’à 6 ans après le départ à la retraite de l’employé.
Dans les deux cas, l’employeur doit donc garantir la mise à disposition des bulletins de paie électroniques sur le long terme.
Conservation bulletin de paie : de l’intérêt d’opter pour un coffre-fort électronique
Afin d’assurer une conservation efficace, sécurisée et pérenne des bulletins de paie, il est conseillé d’investir dans une solution de coffre-fort numérique. Cet outil a un double usage :
- D’une part, il permet à l’employeur de classer et de stocker les bulletins de paie selon les délais légaux dans un espace numérique dédié et hautement sécurisé.
- D’autre part, il offre un accès individuel à chaque salarié, permettant à tous les employés de conserver leurs documents confidentiels et d’y accéder à n’importe quel moment, même après la fin de leur contrat.
Point d’attention : il est crucial de choisir un coffre-fort électronique conforme à certaines exigences réglementaires telles que le RGPD, le Règlement eIDAS et la certification AFNOR, portant sur l’archivage et la communication des documents numériques.
Conforme à la norme NF Z42-020 établie par l’AFNOR, Coffreo est une solution digitale intégrant un coffre-fort électronique hautement sécurisé. Notre objectif ? Offrir aux employeurs et aux salariés un accès indépendant, sécurisé et durable à tous leurs documents essentiels, notamment les bulletins de paie. Et le tout, en toute simplicité : il suffit de déposer un document dans votre espace employeur et Coffreo se charge de le sceller et de le distribuer automatiquement dans le coffre-fort électronique du salarié. Un gain de temps considérable pour votre équipe !
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