Comment anticiper sereinement les changements apportés par la nouvelle convention collective dans le secteur de l’événementiel et du spectacle vivant ? Comment la digitalisation des documents RH peut-elle faciliter cette transition ?
C’est à ces questions que Coffreo et le Synpase ont répondu lors d’un webinaire dédié, réunissant :
- Stéphane de Caro, Responsable juridique et Data Protection Officer chez Coffreo,
- Philippe Gasull, Responsable de comptes chez Coffreo,
- Marion Reynaud, Marketing Manager chez Coffreo,
- Théo Ruiz, Délégué aux affaires sociales et juridiques au Synpase.
Ensemble, ils ont fait le point sur les nouvelles obligations des employeurs et présenté des solutions concrètes pour s’y conformer.
Ce que change la nouvelle convention collective
La nouvelle convention collective introduit des obligations supplémentaires pour les employeurs, notamment en matière d’information, de gestion des frais professionnels et de conservation des documents RH. Voici les points clés résumés par Théo Ruiz !
Informer vos salariés du changement
Les nouvelles références conventionnelles doivent figurer sur les contrats de travail (CDDU, CDD, CDI) et les bulletins de paie. Il est impératif de conserver ces documents pour prouver que vous avez bien informé vos salariés : un enjeu essentiel pour éviter l’inopposabilité de la convention.
“Le bulletin de paie est le canal essentiel pour les salariés qui étaient déjà en contrat de travail avec l’entreprise avant l’entrée en vigueur de la nouvelle convention, car leur ancien contrat mentionne l’ancienne convention. L’information du changement de convention passe donc par le bulletin de paie.”
Théo Ruiz, Délégué aux affaires sociales et juridiques, Synpase
Frais professionnels : une prise en charge élargie
- Frais de repas : prise en charge obligatoire pour les salariés qui travaillent sur les prestations.
- Frais de transport ou d’hébergement : prise en charge obligatoire après une amplitude horaire > 12h ou lorsque le travail se prolonge après minuit.
- Prise en charge via indemnité forfaitaire (plafonds URSSAF) ou au réel sur transmission de justificatifs.
Les nouvelles conditions de l’indemnisation du temps de trajet
- Trajets > 3 heures indemnisées ou récupérées si le lieu de travail est inhabituel.
- Enjeu de transmission de l’information à l’employeur : la convention collective fait obligation à l’intermittent d’informer son employeur de son temps de trajet.
- Enjeu de conservation de l’information contrat par contrat pour les intermittents.
Le report des congés payés des salariés en arrêt maladie
- Intégration dans la convention collective des nouvelles règles en matière de congés payés pour les salariés en situation d’arrêt maladie.
- Obligation d’information du salarié au retour d’arrêt maladie sur le nombre de congés payés restant à prendre et le délai pour les prendre → via le bulletin de salaire en général.
- Le délai court à compter de la date de transmission de l’information (enjeu d’opposabilité et de fiabilité/traçabilité de la datation).
>> Pour en savoir plus sur la nouvelle convention collective, découvrez notre entretien avec Philippe Abergel, Délégué Général du Synpase.
Comment Coffreo vous permet une transition sécurisée sur les sujets abordés
Face à toutes ces nouvelles obligations, comment s’adapter ? Voici comment Coffreo vous accompagne sur chacun de ces impératifs.
Les bulletins de paie
Côté employeurs, le bulletin de paie représente des enjeux juridiques. Les entreprises doivent :
- transmettre aux salariés les bulletins de paie et prouver leur envoi,
- éviter les erreurs,
- être réactif,
- démontrer la traçabilité dans la durée de toutes les opérations réalisées.
Coffreo accompagne les entreprises dans cette démarche en leur proposant une solution de dématérialisation des bulletins de paie.
Mais quelles sont les règles à respecter ? Comment mettre en place un bulletin de paie électronique ?
Les employeurs doivent préalablement en avoir informé le salarié 1 mois à l’avance. Par ailleurs, ils doivent être en mesure de garantir l’intégrité et la disponibilité des documents dans la durée :
- 50 ans ou jusqu’à 75 ans (disponibilité pour le salarié)
- Conservation 5 ans par l’employeur
Source : Décret n° 2016-1762 du 16 décembre 2016 relatif à la dématérialisation des bulletins de paie.
Conseil Coffreo : Ne pas faire apparaître l’IBAN ou le NIR sur les bulletins de paie (RGPD).
Au-delà de la simple mise à disposition des bulletins, Coffreo assure l’intégrité et la valeur juridique de ces documents grâce à des mécanismes de sécurisation éprouvés.
“Coffreo va apposer un scellement sur chaque bulletin de paie dématérialisé pour pouvoir attester de son intégrité et renforcer sa force probante en cas de litige.”
Stéphane de Caro, Responsable juridique et DPO, Coffreo
Et parce qu’un cadre réglementaire évolue, notre solution s’adapte en temps réel.
“Dès qu’un template est mis à jour par l’employeur, par exemple à l’occasion d’une nouvelle convention collective, nous intégrons les modifications immédiatement et les anciennes versions restent toujours disponibles pour les salariés.”
Stéphane de Caro, Responsable juridique et DPO, Coffreo
La signature électronique
La signature électronique permet de garantir à la fois l’authenticité du document et le consentement du signataire.
En droit français, aucun niveau spécifique n’est imposé pour un contrat de travail, mais Coffreo recommande une signature avancée (AES) côté salariés pour renforcer la valeur probante.
Sur le plan juridique, existe-t-il des spécificités liées au CDD et CDI ?
Mais concrètement, comment Coffreo accompagne les entreprises sur la signature des contrats ?
Dans un secteur où les contrats de travail sont nombreux, souvent urgents et à durée limitée, la rigueur dans le suivi et l’archivage est primordiale. Coffreo permet de sécuriser chaque étape, tout en automatisant les relances et en facilitant la signature du salarié.
Les relevés d’heures
Dans l’événementiel, la gestion du temps de travail est souvent morcelée, dépendante de multiples intervenants et contextes. La digitalisation du relevé d’heures permet de gagner en fluidité, en traçabilité et en autonomie.
Avec Coffreo, assurez-vous d’une gestion allégée, de la saisie au stockage !
– Relevé complété sur site : par le responsable d’exploitation, signé avec le salarié (via EventSoft, par papier ou autre outil avec un développement spécifique).
– Relevé déposé dans le coffre-fort numérique Coffreo du salarié avec un double employeur : automatique, aucune saisie RH nécessaire.
– Partage facile de documents personnels (frais, transport, etc.) : le salarié peut scanner ses justificatifs et les transmettre à l’employeur directement depuis son coffre-fort numérique Coffreo, par email.
Diffusion de documents RH
La loi impose aux employeurs de transmettre un certain nombre de documents à leurs salariés, et ce dès leur arrivée. Exemples : notice d’affiliation à la mutuelle, avis de visite médicale, règlement intérieur (si applicable)…
Pour répondre à cette obligation, Coffreo a développé le service Diffusion. Il permet aux entreprises de paramétrer à l’avance l’envoi de tous les documents obligatoires dans le cadre d’un onboarding, puis de conserver des preuves de transmission et de réception et, si nécessaire, d’obtenir le consentement du salarié avec une signature électronique.
La nouveauté de Coffreo : le module Diffusion Libre est disponible dès le mois d’août ! Il permet la remise immédiate de documents ponctuels et nominatifs “1 to 1” entre l’employeur et un ou plusieurs salariés, avec cachetage ou avec signature électronique.
>> Pour en savoir plus sur Diffusion, découvrez l‘interview de notre Product Manager, Damien Ruiz.
Les bénéfices de Coffreo pour les employeurs et les salariés
Les avantages pour les employeurs
Les avantages pour les salariés
“On a beaucoup d’adhérents qui sont clients chez Coffreo et qui recommandent la solution car c’est une offre indispensable, voire vitale, pour les entreprises de notre secteur.”
Théo Ruiz, Délégué aux affaires sociales et juridiques, Synpase
Réponses aux questions posées à nos experts
Combien de temps prend la mise en place d’une solution comme Coffreo ?
“La mise en place de notre solution est rapide. Pour les entreprises qui ont EventSoft et qui veulent dématérialiser leurs bulletins de paie, on peut démarrer un projet en 15 jours. Pour ceux qui disposent d’un autre logiciel, on part sur 1 mois. Cette durée laisse le temps aux entreprises d’informer leurs salariés et de s’approprier le projet. C’est le temps nécessaire pour faire les choses correctement.”
– Philippe Gasull, Responsable de comptes, Coffreo
Quel est le coût de la solution Coffreo ?
“Nous avons une grille qui tient compte de la taille de nos clients. Si vous voulez en savoir plus, contactez-nous.”
– Philippe Gasull, Responsable de comptes, Coffreo
Quels sont les documents qu’une entreprise peut partager à ses salariés via Coffreo ?
“On a la capacité à tout dématérialiser : contrats de travail, bulletins de paie, AEM, congés spectacles, etc. Et avec le service Diffusion Libre, disponible dès le mois d’août, les employeurs pourront aussi envoyer des documents génériques. Donc c’est simple : 100 % de vos flux documentaires pourront être dématérialisés à partir de cet été.”
– Philippe Gasull, Responsable de comptes, Coffreo
En cas de non-signature d’un contrat par un salarié, Coffreo peut-il aider l’entreprise à prouver qu’elle a bien respecté ses obligations ?
“Oui, Coffreo peut transmettre, sur demande de l’employeur, une attestation permettant de l’aider à démontrer sa conformité.”
– Stéphane de Caro, Responsable juridique et DPO, Coffreo
>> Pour visionner le replay de ce webinaire, rendez-vous ICI.