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Comment simplifier la gestion des relevés d’heures en intérim ?

Philippe Gasull, Responsable de comptes - 19/06/24

(Mis à jour le 19/06/24)

Comment faciliter la gestion des relevés d’heures pour s’assurer de réaliser les paies et les factures dans les bons délais ?

On pourrait croire qu’aujourd’hui la saisie des relevés d’heures à la main appartient au passé. Pourtant, une étude menée par Coffreo auprès de plus de 200 entreprises utilisatrices révèle que 2 sur 3 soumettent leurs relevés de manière plus ou moins manuelle, sans utiliser une vraie solution conçue pour cela. Pourtant, grâce aux solutions digitales, la saisie et l’envoi des heures peuvent être grandement facilités.

Pour les entreprises utilisatrices (EU) et les agences d’intérim, le décompte des heures effectuées par chaque intérimaire peut se révéler être un vrai casse-tête. Surtout lorsqu’on sait que la quasi-totalité des intérimaires sont payés à l’heure pour assurer un suivi exact. Comment s’assurer de réaliser les paies et les factures dans les bons délais ? Réponses dans cet article.

La saisie des heures : une diversité d’options qui complique le travail des agences d’intérim

Ce sont les entreprises utilisatrices qui accueillent les intérimaires qui doivent ensuite renseigner pour les agences d’intérim les heures qu’ils ont effectuées. Toutefois, elles n’ont pas de solution unique quant à la saisie des heures. Si certaines utilisent une solution numérique de type VMS et sont très structurées, d’autres préfèrent encore le papier. C’est même parfois l’intérimaire qui se charge lui-même de rapporter le relevé à l’agence. D’autres encore, notamment dans le secteur industriel, disposent de systèmes de badgeuses, pratiques pour exporter un rapport des heures réalisées, mais pour lesquels se pose la question de la remontée des informations à l’agence d’intérim. D’autres organisations enfin n’ont pas de solution particulière et optent pour un processus manuel via un fichier Excel transféré à l’agence.

 

On trouve ainsi presque autant de processus qu’il existe d’entreprises. Cette disparité complique la tâche des agences pour établir les factures et les fiches de paie. D’autant plus que les EU attendent souvent le dernier moment pour transmettre les relevés.

 

De plus, il n’y a parfois pas qu’un nombre d’heures à communiquer, certains intérimaires bénéficient de conditions annexes au contrat telles que des paniers-repas ou des primes pour certains déplacements qu’il faut également documenter.

 

Au final, la collecte des relevés d’heures peut tourner au cauchemar pour les agences d’emploi qui doivent s’adapter à une multitude de formats, organiser les relances des EU qui ne transmettent pas leurs relevés dans les temps et parfois gérer des désaccords des intérimaires sur les relevés transmis par les EU.

 

Il devient donc indispensable de disposer d’une solution pour documenter efficacement l’information, la centraliser et gagner du temps.

Simplifier la saisie des heures en intérim grâce à Coffreo

Grâce à sa plateforme simple et intuitive, Coffreo facilite le relevé des heures des travailleurs intérimaires pour les entreprises utilisatrices. Adaptée aux groupes multisites et filiales, aux ETI, PME et TPE, la solution permet à vos clients d’indiquer les heures travaillées et d’ajouter, si besoin, des commentaires à la journée ou à la semaine. Le système relance automatiquement les entreprises utilisatrices si le document n’a pas été rempli en temps et en heures et gère efficacement toute problématique standard.

Pourquoi choisir la solution de gestion des relevés d’heures de Coffreo

Coffreo propose ce service pour une saisie propre, légale, archivée et centralisée, qui présente de nombreux avantages : 

  • Un gain de temps important : les EU et les agences sont sereines et peuvent se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée
  • La réduction des erreurs pour les agences, même avec des centaines de relevés à traiter;
  • Une protection face aux risques juridiques : en cas de contrôle de l’URSSAF, les relevés d’heures de vos intérimaires sont directement à votre disposition et correctement remplis
  • La sécurisation de vos documents : les relevés d’heures et les commentaires sont archivés pendant 10 ans, soit 2 fois plus longtemps que la durée de conservation légale imposée, pour éviter tout risque de perte. 

La saisie des heures par l’intérimaire : l’alternative gagnant-gagnant-gagnant !

 

Un plus pour l’intérimaire 

L’intérimaire est en fait souvent le plus motivé pour que les heures soient comptabilisées rapidement et avec exactitude car c’est sur cette base qu’il va être payé et pouvoir éventuellement demander un acompte. C’est pourquoi notre solution propose aussi une option alternative à la saisie des heures par l’EU dans laquelle c’est l’intérimaire lui-même qui s’acquitte de cette tâche. Il peut le faire chaque semaine en quelques minutes pour s’assurer que son temps de travail soit toujours calculé au plus juste et être en capacité de demander un acompte avant la fin du mois, se préservant de tout stress et évitant de solliciter l’agence par téléphone. 

 

Un processus plus simple pour l’entreprise utilisatrice…

Lorsque l’intérimaire a saisi ses heures sur la plateforme, l’EU reçoit une notification qui l’en informe. Elle n’a donc rien à saisir, mais peut corriger la saisie si nécessaire avant validation. 

…et pour l’agence d’emploi

Après validation par l’EU, l’agence d’intérim reçoit le relevé d’heures de manière standardisée afin d’éviter les erreurs. Comme l’échange entre l’intérimaire et l’entreprise utilisatrice a déjà eu lieu, les cas de litige sur le nombre d’heures effectuées deviennent extrêmement rares. L’établissement des factures et des bulletins de paie est facilité. En outre, la déclaration des heures à la semaine permet de faire la saisie à votre rythme et d’étaler dans le mois le travail associé. Moins de stress pour les fins de mois

Coffreo a à cœur de simplifier la saisie des heures pour les entreprises utilisatrices et les agences d’intérim afin de faire gagner du temps à toutes les parties prenantes. Vous souhaitez en savoir plus ? Demandez une démo!