Pour les entreprises utilisatrices (EU) et les agences d’intérim, le décompte des heures effectuées par chaque intérimaire peut se révéler être un vrai casse-tête. Surtout lorsqu’on sait que la quasi-totalité des intérimaires sont payés à l’heure pour assurer un suivi exact et juste. Mais alors, comment assurer la réalisation des paies et des factures dans les meilleurs délais ? Réponses dans cet article.
Rappels : qu’est-ce que le relevé d’heures et à quoi sert-il ?
Le relevé d’heures est un document capital dans le secteur de l’intérim et est encadré, entre autres, par le droit du travail (notamment par les dispositions de l’article L3171-2 et suivants du Code du travail).
Le relevé d’heures en intérim est un document qui récapitule le temps de travail total effectué par un salarié intérimaire sur une période donnée. Validé conjointement par le salarié et l’entreprise utilisatrice, ce relevé sert de base à la facturation de l’agence d’intérim et au calcul de la rémunération.
Pourquoi le relevé d’heures est-il important en intérim ?
Il permet de garantir une transparence totale entre l’employeur, l’agence d’intérim et le salarié. Grâce à ce suivi précis, l’ensemble des parties peut s’assurer que le travail effectué correspond bien au contrat établi, que ce soit en termes d’horaires réalisés ou de rémunération due.
- Pour l’intérimaire, c’est une garantie de recevoir son salaire juste, dans les délais.
- Du côté de l’entreprise utilisatrice, il constitue une preuve essentielle pour valider les heures réellement travaillées et gérer son budget en conséquence.
- Enfin, pour l’agence d’intérim, il s’agit d’un outil indispensable pour facturer correctement ses prestations et calculer la rémunération de ses intérimaires.
Une gestion rigoureuse des relevés d’heures contribue donc à instaurer une relation de confiance et à prévenir les éventuels litiges.
Que doit mentionner un relevé d’heures ?
Un relevé d’heures regroupe toutes les informations essentielles pour le suivi du temps de travail :
- les coordonnées du salarié et de l’employeur,
- les date de la période concernée,
- les horaires précis de début et de fin de chaque journée,
- ainsi que de détails des pauses, heures supplémentaires, jours fériés ou congés pris…
Ces éléments garantissent une gestion rigoureuse et conforme des heures travaillées.
La saisie des heures : une diversité d’options qui complique le travail des agences d’intérim
Ce sont les entreprises utilisatrices qui accueillent les intérimaires qui doivent ensuite renseigner pour les agences d’intérim les heures qu’ils ont effectuées. Toutefois, elles n’ont pas de solution unique quant à la saisie des heures. Si certaines utilisent une solution numérique de type VMS et sont très structurées, d’autres préfèrent encore le format papier.
D’autres entreprises encore , notamment dans le secteur industriel, disposent de systèmes de badgeuses, pratiques pour exporter un rapport des heures réalisées, mais pour lesquels se pose la question de la remontée des informations à l’agence d’intérim.
Enfin, certaines organisations enfin n’ont pas de solution particulière et optent pour un processus manuel via un fichier Excel transféré à l’agence. Cela se complique naturellement quand on considère les heures supplémentaires, les heures de nuit, les temps de pause, etc.
Bien évidemment, il existe toutes sortes d’appli ou de service en ligne qui permettent d’accomplir cette charge administrative de manière électronique, mais bien peu spécifiquement prévues pour le secteur de l’intérim spécifiquement.
On trouve ainsi presque autant de processus qu’il existe d’entreprises. Cette disparité complique la tâche des agences pour établir les factures et les fiches de paie. D’autant plus que les EU attendent souvent le dernier moment pour transmettre les relevés.
De plus, il n’y a parfois pas qu’un nombre d’heures à communiquer, certains intérimaires bénéficient de conditions annexes au contrat telles que des paniers-repas ou des primes pour certains déplacements qu’il faut également documenter.
Au final, la collecte des relevés d’heures peut tourner au cauchemar pour les agences d’emploi qui doivent s’adapter à une multitude de formats, organiser les relances des EU qui ne transmettent pas leurs relevés dans les temps et, parfois, gérer des désaccords des intérimaires sur les relevés transmis par les EU.
Il devient donc indispensable de disposer d’une solution pour documenter efficacement l’information, la centraliser et gagner du temps.
Simplifier la saisie des heures en intérim grâce à Coffreo
Grâce à sa plateforme simple et intuitive, Coffreo facilite le relevé des heures des travailleurs intérimaires pour les entreprises utilisatrices. Adaptée à toutes les entreprises, la solution permet aux clients d’indiquer les heures travaillées et d’ajouter, si besoin, des commentaires à la journée ou à la semaine. Le système relance automatiquement les entreprises utilisatrices si le document n’a pas été rempli en temps et en heure, et gère efficacement toute problématique standard.
Pourquoi choisir la solution de gestion des relevés d’heures de Coffreo ?
Coffreo propose ce service pour une saisie propre, légale, archivée et centralisée, qui présente de nombreux avantages :
- Un gain de temps important : les EU et les agences sont sereines et peuvent se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.
- La réduction des erreurs pour les agences, même avec des centaines de relevés à traiter.
- Une protection face aux risques juridiques : en cas de contrôle de l’URSSAF, les relevés d’heures de vos intérimaires sont directement à votre disposition et correctement remplis.
- La sécurisation de vos documents : les relevés d’heures et les commentaires sont archivés pendant 10 ans, soit 2 fois plus longtemps que la durée de conservation légale imposée, pour éviter tout risque de perte.
La saisie des heures par l’intérimaire : l’alternative gagnant-gagnant-gagnant !
Un plus pour l’intérimaire
L’intérimaire est en fait souvent le plus motivé pour que les heures soient comptabilisées rapidement et avec exactitude, car c’est sur cette base qu’il va être payé et pouvoir éventuellement demander un acompte. C’est pourquoi notre solution propose aussi une option alternative à la saisie des heures par l’EU dans laquelle c’est l’intérimaire lui-même qui s’acquitte de cette tâche.
Il peut le faire chaque semaine en quelques minutes, via son espace intérimaire, pour s’assurer que son temps de travail soit toujours calculé au plus juste et être en capacité de demander un acompte avant la fin du mois, se préservant de tout stress et évitant de solliciter l’agence par téléphone.
Un processus plus simple pour l’entreprise utilisatrice…
Lorsque l’intérimaire a saisi ses heures sur la plateforme, l’EU reçoit une notification qui l’en informe. Elle n’a donc rien à saisir, mais peut corriger la saisie si nécessaire avant validation.
… et pour l’agence d’emploi
Après validation par l’EU, l’agence d’intérim reçoit le relevé d’heures de manière standardisée. Comme l’échange entre l’intérimaire et l’entreprise utilisatrice a déjà eu lieu, les cas de litige sur le nombre d’heures effectuées deviennent extrêmement rares. L’établissement des factures et des bulletins de paie est facilité. En outre, la déclaration des heures à la semaine permet de faire la saisie à votre rythme et d’étaler dans le mois le travail associé. Moins de stress pour les fins de mois !
Coffreo a à cœur de simplifier la saisie des heures pour les entreprises utilisatrices et les agences d’intérim afin de faire gagner du temps à toutes les parties prenantes. Vous souhaitez en savoir plus ? Demandez une démo !