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Utilisez-vous Coffreo à son plein potentiel ?

Marion Reynaud, Marketing Manager - 03/01/23

(Mis à jour le 04/01/23)

Découvrez les fonctionnalités méconnues de Coffreo dont vous pourriez sûrement tirer parti !

En tant qu’utilisateur de Coffreo, vous appréciez sûrement la solution pour la digitalisation du processus de signature des contrats de travail, la dématérialisation des bulletins de paie et l’archivage des documents RH dans un coffre-fort numérique sécurisé. Mais savez-vous qu’elle offre bien d’autres fonctionnalités très utiles dont vous êtes encore trop peu nombreux à tirer parti ? Que vous soyez intérimaire, agence de travail temporaire ou entreprise, découvrez dans cet article tout ce que Coffreo peut faire pour vous !

Intérimaires et salariés : utilisez Coffreo pour archiver vos documents personnels

Les utilisateurs n’en ont pas toujours conscience, mais le coffre-fort numérique proposé par Coffreo aux intérimaires / salariés permet en fait de gérer deux univers :

  • Un univers employeur, dans lequel ils signent leurs contrats de travail et accèdent à tous les documents transmis par leurs employeurs (bulletins de paie, attestations employeur, certificats employeur, livret d’accueil, etc).

  • Un univers personnel, dans lequel ils peuvent créer, classer et archiver en toute sécurité leurs documents personnels comme, par exemple, leurs anciens bulletins de paie, carte d’identité, diplômes, permis de conduire, avis d’impôt… Cet espace permet de mettre à l’abri tous ses documents importants, pour pouvoir les imprimer au besoin, ou pour les transmettre par mail en un clic à n’importe quel interlocuteur (agence d’emploi, banque, agence immobilière…).

 

Si les utilisateurs de Coffreo sont habitués à naviguer dans leur univers employeur pour faciliter leur quotidien et la gestion administrative de leurs missions, ils sont encore peu nombreux à avoir embrassé tous les bénéfices offerts par l’univers personnel. 

 

Si vous êtes un salarié, pensez à l’utiliser. Si vous êtes un employeur, n’hésitez pas à communiquer pour que vos salariés s’emparent de ce service. Cela fait aussi partie des bénéfices que vous leur offrez en mettant Coffreo à leur disposition !

Agences d’intérim : industrialisez et sécurisez le traitement des relevés d’heures !

Dans le cadre d’une mission d’intérim, l’entreprise utilisatrice doit nécessairement transmettre à l’agence d’emploi le nombre d’heures effectuées par l’intérimaire, afin que l’agence puisse établir les paies, puis les factures. Si, pour ce faire, certaines entreprises utilisatrices disposent déjà de plateformes dédiées, beaucoup d’autres fonctionnent encore avec des fiches papier ou des tableaux Excel hasardeux. 

 

Documents qui se perdent, photo d’une fiche papier transmise par SMS… Pour toutes ces entreprises qui s’appuient sur des processus manuels, la récupération des relevés d’heures par les agences d’emploi peut vite devenir pénible !  Elles se retrouvent en fin de mois contraintes de sur-solliciter leurs clients pour obtenir les précieux relevés d’heures (et parfois en cours de mois lorsque des intérimaires demandent un acompte).

 

Pour simplifier, industrialiser et sécuriser le traitement des relevés d’heures de ces clients épars et diffus, les agences de travail temporaire peuvent s’appuyer sur Coffreo. Notre solution comporte en effet une fonctionnalité de relevé d’heures, sur une plateforme simple et intuitive, qui ne nécessite aucune installation ou formation.

Sécurisez la relation contractuelle au-delà du contrat de travail

Règlement intérieur, notice de prévoyance, documentation relative à la mutuelle d’entreprise… En plus du contrat de travail, l’employeur est tenu par la loi de remettre un certain nombre de documents à ses salariés. Aussi, la relation contractuelle ne se limite pas qu’au contrat de travail. Pour tous ces documents engageants, les employeurs peuvent compter sur l’offre Diffusion de Coffreo, qui permet de transmettre ces documents de façon sécurisée aux salariés, en même temps que leur contrat de travail.

 

Diffusion peut également être utilisée pour tous les documents relatifs à une fin de mission. Campagnes de parrainage associées à l’envoi du bulletin de paie, questionnaire de satisfaction, communication sur les prochaines dates de paie… L’offre Diffusion sera aussi utile dans une logique de marketing RH, pour communiquer en masse auprès de ses travailleurs.

 

Mais avoir la preuve qu’un document comme le livret de sécurité a bien été remis dans le coffre d’un salarié / intérimaire ne garantit pas que le document ait été lu. Pour cette raison, et parce que nous savons que les obligations de faire signer d’autres types de documents que le contrat de travail sont croissantes, Coffreo propose aussi un service de Diffusion signée. Dans ce cadre, l’intérimaire sera obligé de procéder à une signature électronique et de cocher une case attestant qu’il a bien pris connaissance du document, qu’il l’a lu et compris. 

 

Le service Diffusion de Coffreo permet ainsi de sécuriser l’employeur et l’intérimaire par la remise de documents de nature contractuelle pouvant être signés si nécessaire.

Traitez en masse les attestations Pôle Emploi

Les attestations Pôle Emploi, qui peuvent contenir plusieurs pages, constituent une véritable épine dans le pied pour les employeurs dès lors qu’ils en ont beaucoup à traiter. En l’absence de solution adaptée, ils doivent en effet imprimer à chaque fois toutes les pages, les signer, puis les scanner ou les transmettre par courrier à leurs destinataires, avec un coût d’expédition élevé.

 

Coffreo est l’une des rares solutions capables de traiter en masse des attestations Pôle Emploi. En tant qu’employeur, vous n’avez qu’à télécharger l’attestation Pôle Emploi pré-remplie depuis net-entreprises et la déposer dans Coffreo. Notre solution s’occupe ensuite d’apposer automatiquement votre signature et le cachet employeur en dernière page, avant de déposer l’attestation signée et cachetée dans le coffre-fort du salarié. Cela coûte 3 fois moins cher qu’un traitement manuel et papier !

 

Enfin, notez que la capacité de Coffreo à faire du traitement de masse peut également être mise à profit pour distribuer tous les documents nominatifs annexes au bulletin de paie : courrier, attestation employeur, attestation fiscale, certificats de travail, prime, solde de tout compte, décompte d’heures, note de service… Il vous suffit pour cela de déposer dans Coffreo votre liasse de documents et de cliquer sur « Distribuer ». Facile, non ?

 

 

Vous souhaitez en savoir plus sur les possibilités offertes par notre solution ? Demandez une démo !