Die Digitalisierung macht auch vor Zeitarbeitsfirmen nicht Halt. Immer mehr Prozesse im Arbeitsalltag der Unternehmen werden digitalisiert oder automatisiert. Das hat gute Gründe: steigende Effizienz, Kostenersparnis und Konkurrenzfähigkeit. Bei der Einführung digitaler Unterschriften zögern jedoch immer noch viele Unternehmen. Dabei sind Sorgen um fehlende Rechtskonformität völlig unnötig, denn digitale Unterschriften sind inzwischen sehr sicher.
Die digitale Unterschrift spart Ihnen viel Zeit ein
Sie kennen das sicher: Ein neuer Mitarbeiter wurde rekrutiert und nun muss alles Vertragliche geregelt werden. In der Vergangenheit nahm dies oft mehrere Tage in Anspruch. Verträge wurden ausgedruckt, per Post verschickt, dann unterschrieben und wieder zurückgeschickt. Gerade in der Zeitarbeit herrscht jedoch hoher Zeitdruck und der Antritt der Arbeitsstelle soll so schnell wie möglich erfolgen. Hier kann die Nutzung digitaler Unterschriften ein echter Game Changer sein.
Nicht nur der Postweg fällt weg, sondern auch das bislang übliche Ausdrucken und erneute Einscannen der Dokumente. Stattdessen können Vertragsdokumente direkt am Computer eingesehen und unterschrieben werden. Ein wichtiger Nebeneffekt: Verträge werden mit einer größeren Wahrscheinlichkeit unterzeichnet, da die Zeit für das Auftreten möglicher Bedenken extrem verkürzt wird. Ein nicht zu missachtender Faktor in einer schnelllebigen Branche wie der Zeitarbeit.
Neben der Zeitersparnis sparen Sie zudem eine Menge Geld – alle bisherigen Papierkosten fallen nämlich weg. Auch Portogebühren müssen nicht mehr entrichtet werden. Das freut nicht nur Ihren Personaldisponenten, sondern auch die zukünftigen Angestellten. Sie sparen sich den Gang zur Post, die Portogebühren und die Druckkosten.
Die Digitalisierung kann Ihre Kundenbeziehungen verbessern
Der Umstieg auf digitale Unterschriften ist neben der Zeit- und Kostenersparnis auch deshalb so empfehlenswert, weil Sie dadurch Ihre Kundenbeziehungen massiv verbessern können.
Zunächst ist da der Faktor der Kommunikation: Ein guter Personaldisponent zeichnet sich durch gute Kommunikationsfähigkeiten aus. Schließlich möchten der zukünftige Verleiher und der Zeitarbeiter selbst genau wissen, was sie erwartet und für was sie sich verpflichten. Durch digitale Unterschriften läuft die Kommunikation zwischen beiden Seiten deutlich schneller und direkter ab. Der zukünftige Mitarbeiter ist so schnell über alles informiert und bekommt einen positiven ersten Eindruck.
Digitale Prozesse sind heute immer mehr die Norm und potentielle neue Angestellte erwarten von ihrem Arbeitgeber, dass er mit neuen Entwicklungen Schritt hält. Digitalisierte Prozesse wirken viel professioneller und stärken so von Beginn an das Vertrauensverhältnis. Darüber hinaus gewinnen Sie durch die administrative Zeitersparnis allgemein mehr Zeit für die Beziehungsarbeit zu den Kunden. Statt Zeit mit ausdrucken, Postgängen oder einscannen von Dokumenten zu verbringen, können Sie Gespräche führen, für Nachfragen zur Verfügung stehen oder neue Kunden suchen.
Elektronische Unterschriften sind ein Gewinn in Sachen Rechtskonformität
Viele Personaldisponenten schrecken vor elektronischen Unterschriften zurück, da sie an deren Rechtsgültigkeit Zweifel haben. Das ist jedoch inzwischen völlig unbegründet. Besonders die qualifizierte elektronische Signatur (QES) ist einer handschriftlichen völlig gleichgestellt. Die Identität der unterschreibenden Person wird bei dieser Form der Unterschrift nämlich sichergestellt. Bevor die Person unterschreibt, wird ihre Identität abgefragt.
Ein weiterer wichtiger Faktor in Hinblick auf die Rechtskonformität ist, dass durch eine Digitalisierung Ihrer Dokumente wichtige Unterlagen nicht mehr so leicht verloren gehen. Moderne Lösungen für digitale Unterschriften bieten nämlich über die Unterschrift hinaus Funktionen zur Archivierung der Dokumente. Denken Sie an die allgemeine Pflicht zur Langzeitarchivierung Ihrer Vertragsunterlagen. Digital gespeicherte Unterlagen sind sicher vor Zerstörung durch Brände oder Überflutungen, gehen weniger leicht verloren und können zudem in mehrfacher Ausfertigung auf verschiedenen Servern oder in Clouds gespeichert werden.
Qualifizierte elektronische Signaturen helfen Ihnen nicht zuletzt auch dabei, Fehler schnell zu erkennen und zu korrigieren – ein ebenso wichtiger Faktor in Hinblick auf die Rechtskonformität.
Change-Prozesse sind immer eine Herausforderung
Vielleicht ist Ihr Personaldisponent nicht ganz so leicht von digitalen Unterschriften zu überzeugen, weil er Angst vor der Umgewöhnung hat. Viele Mitarbeiter reagieren argwöhnisch oder sogar ablehnend, wenn Prozesse im Unternehmen radikal geändert werden. Gerade wenn diese bereits seit Jahren etabliert sind.
Hier ist pädagogisches Vorgehen gefragt. Zunächst sollte klar sein, dass die Gewöhnung an digitale Unterschriften eine Weile dauern kann. Die Mitarbeitenden sollten frühzeitig über die bald anstehenden Änderungen informiert werden, um sich bereits darauf einstellen zu können. Danach ist es wichtig, sie umfassend einzuarbeiten. Sie sollten Ihnen mit Rat und Tat zur Seite stehen, damit keine Überforderung auftritt.
Auch wenn Change Prozesse zunächst schmerzen, sind die langfristigen Benefits die Gewöhnungsphase jedoch wert. Nehmen wir ein Beispiel, um das Ganze zu verdeutlichen: das Online-Banking.
Für viele Menschen war es eine große Umstellung, Überweisungen plötzlich nicht mehr direkt bei der Bank mit Hilfe von Überweisungsträgern auszufüllen. Dennoch nutzen heute fast alle Menschen Online-Banking und wissen die Vorteile zu schätzen.
So läuft es fast immer in der Digitalisierung: Wir müssen uns ständig an neue Prozesse gewöhnen, lernen diese aber dann langfristig schätzen und möchten sie nicht mehr missen.
Coffreo begleitet Sie beim Umstieg
Vielleicht ist Ihr Personaldisponent nun von der Wichtigkeit einer Umstellung auf digitale Unterschriften überzeugt, fragt sich jedoch, wie er vorgehen soll. Tatsächlich gibt es inzwischen zahlreiche Anbieter, die Sie in Ihrem Change Prozess begleiten können.
Der Marktführer bei der Digitalisierung von Zeitarbeits- und Kurzzeitverträgen und Experte für digitale Unterschriften ist Coffreo. Coffreo bietet eine allumfassende Lösung für das Management all Ihrer Dokumente an – von der Unterschrift bis zur rechtskonformen Archivierung.
Das Gute an Coffreo ist, dass wir Sie nie im Stich lassen. Coffreo hat einen reaktiven Kundenservice, der Ihnen mit Rat und Tat zur Seite steht. Coffreo berät Sie bei allen Fragen im Hinblick auf die Digitalisierung Ihrer Unterschriften und das von Anfang an. Weder Sie noch Ihre Mitarbeiter oder Kunden werden in diesem Prozess alleine gelassen.
Für Ihren Personaldisponenten wird es einen großen Unterschied machen, wenn er weiß, dass nicht die gesamte Verantwortung für die Umstellung auf ihm lastet. Eine digitale Lösung wie Coffreo ist daher die perfekte Hilfe beim Umstieg auf digitale Signaturen.
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