Catering, Veranstaltungen, private Sicherheitsdienste, Gesundheitswesen… Es gibt bestimmte Branchen, die unter Druck stehen und in denen es immer wieder in letzter Minute zu personellen Absagen kommt. Dort sind kurzfristige Einstellungen an der Tagesordnung. Aber nur weil eine Arbeitskraft im Eiltempo eingestellt wird, bedeutet das nicht, dass die administrativen Schritte und die Willkommenskultur im Unternehmen darunter leiden müssen! Wir stellen Ihnen bewährte Verfahren für eine schnelle, aber völlig reibungslose Einstellung vor.
Sichern Sie auch bei Einstellungen im Eilverfahren die vertraglichen Aspekte ab
Es kann sein, dass eine Stelle innerhalb eines Tages oder sogar binnen weniger Stunden besetzt werden muss, z. B. im Catering- oder Eventbereich, wo gebuchte Aushilfskräfte nicht selten im letzten Moment absagen. Dann muss das Unternehmen schnell Ersatz finden, um wie geplant abliefern zu können. Selbst wenn ein solcher Notfall nach raschen Entscheidungen schreit, darf bei den vertraglichen Aspekten dennoch nicht geschlampt werden: Jeder Arbeitnehmer muss einen Arbeitsvertrag vor aufnahem seiner Tätigkeit ausgehändigt bekommen und unterschreiben. Wenn kein Arbeitsvertrag verschickt wird, geht das Unternehmen trotz einer Sofortmeldung der Einstellung rechtliche Risiken ein, z. B. bei einem Arbeitsunfall oder einer Kontrolle durch die Gewerbeaufsicht.
Sobald Ersatz für die ausgefallene Arbeitskraft gefunden wurde, muss der Arbeitsvertrag daher schnellstmöglich verschickt werden, damit er zeitnah unterschrieben werden kann. Der Versand per Post ist aus Zeitgründen jedoch völlig unrealistisch. Auch die Unterzeichnung des Arbeitsvertrages vor Ort ist aus mehreren Gründen oft nicht möglich:
- Es gibt keinen Verantwortlichen, der für den Arbeitgeber zeichnungsberechtigt ist.
- Die Teams sind mit dem Auftrag beschäftigt und haben Wichtigeres zu tun, als sich um die Formalitäten zu kümmern.
- Manche Arbeitnehmer bestehen auf Aushändigung des Vertrags, bevor sie sich überhaupt auf den Weg machen.
- Bei einer Veranstaltung mit hohen Sicherheitsstandards muss für den Zugang zum Veranstaltungsort der unterzeichnete Vertrag vorgewiesen werden.
Auch von einem Versand per E-Mail wird strikt abgeratend, da die eingescannte Unterschrift des Arbeitgebers als „einfache Signatur“ gilt und gerichtlich nicht anerkannt werden wird.
Aus all diesen Gründen sind elektronische Signatur und Digitalisierung der Verträge heutzutage unerlässlich. Auch sollte die Softwarelösung, nach Möglichkeit, über eine Schnittstelle zur Zeichnung von Arbeitsverträgen verfügen.
Mit Coffreo ist die Unterzeichnung eines Arbeitsvertrags minutenschnell möglich!
Coffreo ist bereits Schnittstellenpartner von führenden ERP Provider wie Zvoove, Softsite, Agil…dank dessen ein Datenaustausch in Echtzeit, über die API-Schnittstelle erfolgt. Der Arbeitsvertrag kann somit in nur wenigen Minuten vom Arbeitgeber und Arbeitnehmer (sogar über sein Handy) unterzeichnet und archiviert werden. Danach übermittelt Coffreo den unterschriebenen Vertrag direkt über die Schnittstelle zurück in Ihr ERP System.
Denken Sie auch an die Zusendung von Unterlagen, die die Einarbeitung der Mitarbeiter erleichtern
Einsatzinformationen, Sicherheitsvorschriften, Standortplan, allgemeine Anweisungen… Neben dem Arbeitsvertrag müssen Sie Ihrem neuen Mitarbeiter wahrscheinlich noch weitere Dokumente zukommen lassen. Und auch wenn die Einstellung Hals über Kopf passiert, müssen Sie dafür sorgen, dass der Arbeitnehmer nachweislich alle erforderlichen Informationen erhalten hat.
Coffreo vereinfacht also dank der Digitalisierung Ihre Abläufe, darunter soll aber die Beziehung zwischen Ihnen und Ihren Mitarbeitern keinesfalls leiden. Wenn wir Sie also von den lästigen Aufgaben bei der Einstellung von Zeitarbeitskräften befreien und alle Beteiligten dank der Rückverfolgbarkeit der Vorgänge in rechtlicher Hinsicht beruhigt sind, bleibt Ihnen mehr Zeit, um sich auf das menschliche Miteinander mit Ihren Arbeitskräften zu konzentrieren.
Wenn Sie mehr über unsere Lösung erfahren möchten, melden Sie sich bei uns für ein gemeinsames, unverbindliches Gespräch!