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Coffreo: die digitale Lösung für Personaldienstleister und Firmen, die auf Kurzzeitverträge zurückgreifen

Dorothea Wachter, Marketing Content Manager - 21/09/22

(Mis à jour le 21/09/22)

Elektronische Signatur, Versand von Dokumenten und rechtskonforme Archivierung … Coffreo unterstützt Sie dabei, den Austausch mit Ihren Talenten zu vereinfachen, zu beschleunigen und zu sichern, damit Sie sich auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren können.

Wir von Coffreo stellen seit über 15 Jahren unsere technische Expertise in den Dienst von Personaldienstleistern, Unternehmen, die regelmäßig Zeitpersonal beschäftigen, und deren Arbeitnehmern. Unsere Lösungen ermöglichen es, den Verwaltungsaufwand stark zu verringern. Recruiter können Aufgaben mit geringem Mehrwert digitalisieren, um sich wieder auf ihr Kerngeschäft zu konzentrieren: die Beziehungen zu Kunden und Zeitarbeitnehmern.

Die Sicherung des Personalbedarfs mit Zeitarbeitskräften: ein schwieriges Thema für Personaler

Manche Unternehmen haben mit einer sehr hohen Fluktuationsrate zu kämpfen. Die Herausforderung besteht für sie darin, ihre Zeitarbeitskräfte zu binden und neue zu finden.

 

Im Gastgewerbe – zum Beispiel auch bei Caterern, die je nach Saison Kurzzeitverträge mit Arbeitnehmern abschließen – sind Mitarbeiter in andere Branchen abgewandert, unter anderem in den Handel. Auch Branchen wie die Logistik sind von einem chronischen Personalmangel betroffen.

 

Aufgrund des Fachkräftemangels wird das Recruiting in den kommenden Monaten zu einer besonderen Herausforderung. Denn sehr oft bewerben sich die Kandidaten nicht mehr bei den Unternehmen – vielmehr ist es umgekehrt. Wie können Firmen diesem Challenge begegnen?

 

Das Problem der Mitarbeiterbindung und des Motivationsverlusts der befristet Beschäftigten betrifft alle Arbeitnehmer. Hochqualifizierte Profile, insbesondere im Gesundheitswesen, streben häufig nach Veränderung und bleiben nicht unbedingt sehr lange bei ihren Arbeitgebern. Bei weniger qualifizierten Profilen besteht die Schwierigkeit darin, dass Zeitarbeitnehmer in der Instabilität“ ihrer Kurzzeitverträge nach Stabilität suchen. Sie an sich zu binden bedeutet auch, ihnen zu ermöglichen, wie jeder andere 200 Tage im Jahr und 7 Stunden am Tag zu arbeiten, aber auch, sie weiterbilden zu können„, meint Philippe Gasull, Account Manager bei Coffreo.

Wie erleichtert Coffreo den Alltag von Arbeitgebern, Zeitarbeitnehmern und kurzfristig Beschäftigten?

Eine Lösung, die Arbeitgeber von Aufgaben mit geringem Mehrwert entlastet

Mitarbeiterbindung, Demotivation, Wunsch nach Weiterbildung… Unternehmen sind mit zahlreichen Herausforderungen konfrontiert, die die Einstellung neuer Arbeitnehmern erschweren. Hinzu kommen zeitraubende Aufgaben wie das Versenden von Einsatzinformationen, das Wettrennen rund um Vertragsunterzeichnungen, AZK usw. 

 

Ausgehend von dieser Feststellung hat sich Coffreo mit der Digitalisierung der HR-Prozesse befasst. Das Ziel: Die Personalabteilungen sollten so viel Zeit wie möglich damit verbringen können, Talente zu identifizieren und zu begleiten, und so wenig Zeit wie möglich für die Verwaltung aufwenden. Coffreo ist auf die Digitalisierung des Austauschs mit Zeitarbeitnehmern spezialisiert und arbeitet eng mit Personaldienstleistern und Unternehmen zusammen, die befristet Beschäftigte einstellen, um auf deren spezifische Bedürfnisse einzugehen.

Eine Lösung, die den Digitalisierungs-Bedarf von Arbeitnehmern erfüllt

Coffreo erfüllt auch die Bedürfnisse der Arbeitnehmer. Die meisten von ihnen können sich nicht mehr vorstellen, Papierformate zu benutzen. Alles muss über ihr Handy gemanagt werden können. 

 

Sie nutzen bereits täglich zahlreiche Apps und bevorzugen daher den digitalen Weg, der einfacher und schneller ist. In bestimmten Branchen wie dem Gastgewerbe oder der Veranstaltungsbranche schließen Zeitarbeitnehmer einen Kurzzeitvertrag an den anderen und erhalten für jeden mehrere Bescheinigungen des Arbeitsamtes pro Monat. Jedes Dokument umfasst zwar etwa zehn Seiten, doch wenn sie mit der Anzahl der durchgeführten Einsätze multipliziert werden, entsteht eine große Anzahl an Papierdokumenten, die sie einsammeln und aufbewahren müssen. Die Digitalisierung der HR-Tools stellt daher eine Lösung dar, die besser zu ihrem Lebensstil passt.

Coffreo: die Digitalisierung Ihrer HR-Verfahren!

Elektronische Signatur und Versand von Dokumenten

Die elektronische Unterschrift spart Recruitern und Bewerbern viel Zeit und erhöht die Unterzeichnungsrate erheblich. Unternehmen, die Coffreo nutzen, verzeichnen eine Unterzeichnungsrate von durchschnittlich über 93%, während es bei Personaldienstleistern, die einen papierbasierten Prozess verwenden, manchmal weniger als 50% sind.

 

Das Verfahren ist sehr einfach: Der Bewerber erhält eine SMS und eine E-Mail, in der ihm mitgeteilt wird, dass sein Vertrag in seinem persönlichen Bereich verfügbar ist. So kann er seinen Vertrag direkt elektronisch und auf sichere Weise unterzeichnen oder bei Verzögerungen daran erinnert werden. Innerhalb weniger Sekunden ist der Schritt getan im Gegensatz zu einer Unterschrift auf Papier, bei der man warten muss, bis man das Dokument per Post erhält und es dann unterschrieben zurückschicken muss.

 

Coffreo garantiert nicht nur die Rückverfolgbarkeit des Versands von Dokumenten, sondern auch die sichere Langzeitarchivierung. Heute werden monatlich fast 1 Million Dokumente mit Coffreo gemanagt.

Einsatzbeginn von Arbeitnehmern

Bewerber erhalten rechtzeitig die Einsatzinformation und fühlen sich von Anfang an unterstützt. Mit Coffreo können Sie die Bereitstellung von Dokumenten beschleunigen, den Austausch genau zurückverfolgen und – wenn erforderlich – eine elektronische Signatur anfordern. Der Arbeitnehmer kann jederzeit seine Dokumente auf seinem Handy oder in seinem persönlichen Online-Bereich wiederfinden. 

 

Die Einrichtung des persönlichen Bereichs erfolgt mit wenigen Klicks. Nach Erhalt seiner Einsatzinformation kann der Arbeitnehmer innerhalb von 1 Minute seinen persönlichen Safe öffnen und seine Dokumente dort ablegen. Darüber hinaus bietet Coffreo Übersetzungen in mehreren Sprachen an. 

 

Mit Coffreo verläuft der Einsatzbeginn sowohl für Bewerber als auch für Arbeitgeber reibungslos, einfach und schnell.

Sichere Archivierung von Dokumenten im elektronischen Safe

Ein weiteres Argument sind elektronische Safes. Jede Partei hat ihren eigenen Safe, auf den sie unabhängig zugreifen kann. Die ausgetauschten Dokumente werden dort automatisch abgelegt und die Nutzer haben auch die Möglichkeit, zusätzlich die Dokumente ihrer Wahl zu hinterlegen. Für Bewerber stellt der elektronische Tresor eine Möglichkeit dar, wertvolle Dokumente wie den Personalausweis, persönliche Dateien oder auch Bankinformationen zu hinterlegen.



Coffreo bietet höchste Sicherheitsstandards: unser Managementsystem für Informationssicherheit ist nach ISO 27001 zertifiziert und unsere digitalen Safes sind DSGVO-konform. Die Aufbewahrung der Dokumente im Arbeitnehmer-Safe ist bis 6 Jahre nach Renteneintritt garantiert.



Die Lösung bietet Schnittstellen zu den wichtigsten ERP-Systemen. Die von diesen Softwareprogrammen erzeugten Dokumente können somit pünktlich und ohne Verbindungsprobleme in den Safes hinterlegt werden.

Coffrei ist der führende Anbieter für die Digitalisierung des Austauschs mit Ihrem Zeitpersonal.

Sind Sie überzeugt, dass Coffreo die richtige Digitalisierungs-Lösung für Ihr Unternehmen ist? Fragen Sie Ihre Demo an!