Digitalisierung in der Zeitarbeit sollte nicht nur größeren Unternehmen vorbehalten sein

Hand aufs Herz: Wer von Ihnen ist nicht ab und zu mal von dem ganzen Gerede über die Digitalisierung genervt?

Es ging früher auch ohne Handy, WLAN und andere digitale Tools, aber stellen Sie sich unseren heutigen Arbeitsalltag doch einmal ganz ohne diese ganzen kleinen Helfer mit großer Wirkung vor. Wenn wir uns z. B. ansehen, wie lange es gedauert hat, bis die E-Mail nach ihrer Erfindung im Jahr 1971 tatsächlich in unserem Alltag ankam! Heute bestreitet jedoch kein Unternehmen mehr ihren Nutzen.So verwenden 71 % der deutschen Firmen professionelle Mailing-Tools und nur noch recht wenige nutzen den Postweg.*

Auch das Fax, das besonders von deutschen Unternehmen als Arbeitsmittel sehr geschätzt wird (49 % der Firmen nutzen es noch), muss neu erfunden werden, da eingescannte bzw. gefaxte unterschriebene Dokumente rechtlich nicht bindend sind. 

Laut eIDAS-Richtlinien werden diese Unterschriften als „einfache Unterschriften“ eingestuft, aber nur qualifizierte elektronische Unterschriften werden der handschriftlichen gleichgestellt. Eine solche ist wiederum unverzichtbar für die Unterzeichnung von AÜ-Verträgen und befristeten Arbeitsverträgen.

Die Vorteile von digitalisierten Prozessen sind eindeutig: Signatur und Versand der Dokumente in Echtzeit, beweiskräftige digitale Archivierung und Übersicht über alle unterzeichneten Dokumente. Die Digitalisierung Ihrer Arbeitsabläufe erspart Ihnen nicht nur Zeit, sondern auch viel Geld (Druck-, Porto- und vor allem Lohnkosten), das so eingespart werden kann. Sie ermöglicht Ihnen, Kundenanfragen schneller erfolgreich zu bearbeiten.

Und doch tun sich viele Unternehmen mit dem Schritt schwer, die alltäglich verwendeten Unterlagen zu digitalisieren – größere und kleinere Unternehmen im Übrigen gleichermaßen.

Reibungslose und durchgängige Prozess ermöglichen

Die meisten Unternehmen nutzen heute bereits die Möglichkeiten des digitalen Recruitments. Sie platzieren ihre Suche, erhalten ein passendes digitales Profil, der Kandidat wird eingestellt und startet seinen Einsatz. Fällt Ihnen etwas auf? Danach wird es schnell wieder analog. Arbeitsvertrag, Überlassungsvertrag, Informationen zum Einsatz, Belege über Fehlzeiten – vieles wird noch in Papierform erledigt oder ohne Zustellungsnachweis per E-Mail oder SMS verschickt.

Und dann scannen Sie alle Dokumente im Rahmen der digitalen Personalakte wieder ein, um alles digital zu speichern. Digitales Recruitment, digitale Archivierung, aber die aufwändigsten Prozesse dazwischen erledigen viel Unternehmen noch analog. Wieso eigentlich? Warum digitalisieren Sie nicht auch diese Vorgänge? Die notwendigen Schnittstellen sind vorhanden, d. h. ein reibungsloser, weil integrierter, kompletter digitaler Prozessablauf wäre möglich.

Worin liegen also die Bedenken? Während größere Unternehmen eher auf organisatorische und strategische Einwände stoßen (in der internen Struktur nicht durchsetzbar, Misstrauen der Mitarbeiter aus Angst vor Jobverlust), sind die Bedenken bei kleineren Unternehmen oft eher monetär: unkalkulierbare Kosten und die Befürchtung, in ein Fass ohne Boden zu investieren.
Aber stellen Sie sich vor: Die Kosten sind dank einer bewährten, online-basierten Plattform, die sich an Ihr bestehendes System anpasst und für deren Anwendung Sie auch nur dann bezahlen müssen, wenn Sie sie tatsächlich nutzen, gering. Das finanzielle Risiko ist also gänzlich überschaubar. Die technische Umsetzung ist einfach und sämtliche Mitarbeiter können das Tool sofort einsetzen. Somit steht der Einführung digitaler Abläufe gerade in kleineren Unternehmen nichts mehr im Wege.

Profitiert wirklich jeder davon?

Ich will Ihnen zwei aktuelle Beispiele geben: Ihr Ansprechpartner beim Kunden ist im Homeoffice und nur einmal in der Woche im Büro. Sie benötigen aber kurzfristig eine Unterschrift auf dem Überlassungsvertrag, damit Ihr Mitarbeiter beginnen kann. Was nun? Sie stellen dem Ansprechpartner das Dokument digital auf einer dafür vorgesehenen Plattform zur Verfügung, wo er es online signieren und in Echtzeit zurücksenden kann.

Mit der digitalen Signatur werden nicht nur Sie, sondern auch Ihre Kunden effizienter.

Zweites Beispiel: Sie möchten sicherstellen, dass Ihre Mitarbeiter vor Ihrem Einsatz alle wichtigen Informationen gelesen haben, dass sie verstanden haben, wo sie morgen mit welcher Sicherheitsausrüstungen in den Einsatz gehen. Wäre es nicht eine Alternative zu Ihrem heutigen Prozess, wenn der Mitarbeiter diese Einsatzdokumente auf seinem Mobilgerät empfangen und ganz einfach bestätigen könnte?

Mit der digitalen Signatur kommen Ihre Mitarbeiter schneller an Informationen und Sie können jeder Zeit nachweisen, dass Sie Ihre Mitteilungspflicht erfüllt haben. 

Fazit

Jedes Unternehmen sollte sich unabhängig von seiner Größe damit auseinandersetzen, welche Prozesse noch digitalisiert werden können. Die Digitalisierung spart Kosten und ermöglicht es internen Mitarbeitern, sich mit Aufgaben zu beschäftigen, die für Ihre Firma und für Ihre Kunden einen Mehrwert schaffen. Die Nachweispflicht zu erfüllen wird kinderleicht und Sie sind rechtlich auf der sicheren Seite. Und Kunden bekommen die Flexibilität, die sie heutzutage erwarten! 

Denken Sie über die Digitalisierung Ihrer Prozesse nach. Es lohnt sich in jeder Hinsicht!

*https://www.bitkom-research.de/de/DOI-2020