Im Jahr 2023 hat die Mehrheit der Unternehmen einen Prozess zur Förderung der Mitarbeitererfahrung eingeleitet. Und das aus gutem Grund: Vor dem Hintergrund einer hohen Fluktuation scheint die Einführung eines solchen Prozesses für Unternehmen, die ihre Talente an sich binden wollen, von entscheidender Bedeutung zu sein.
Die Mitarbeitererfahrung: Ein Hebel zur Entfaltung und Bindung von Talenten
Was ist die Mitarbeitererfahrung?
Das Konzept der Mitarbeitererfahrung umfasst die Art und Weise, wie eine Person ihre gesamte Laufbahn in einem Unternehmen wahrnimmt und empfindet, vom Onboarding bis zum Offboarding.
Die Mitarbeitererfahrung ist ein Echo der Kundenerfahrung und beruht auf einem einfachen, aber wirksamen Prinzip: So wie ein zufriedener Kunde natürlich für die Marke wirbt, die Er mag, ist ein Mitarbeiter eher bereit, sich in seine Arbeit zu investieren, wenn er das Gefühl hat, dass Ihm zugehört und Er begleitet wird. Ein Unternehmen, das in seinem Personalmanagement einen empathischen, dynamischen und proaktiven Ansatz verfolgt, hat also bessere Chancen, das Engagement und die Produktivität seiner Mitarbeiter zu fördern.
Der Einfluss der Mitarbeitererfahrung auf die Bindung von Talenten
Eine gute Mitarbeitererfahrung ist besonders wirksam, wenn es darum geht, Talente an das Unternehmen zu binden. Durch die Einführung von Maßnahmen, die auf die Bedürfnisse und Wünsche der Mitarbeiter eingehen, kann das Unternehmen das Zugehörigkeitsgefühl der Mitarbeiter stärken. Vor dem Hintergrund des „War for Talents“ und der ständigen Fluktuation ist die Pflege der Mitarbeitererfahrung ein wichtiger Faktor, um gute Mitarbeiter zu halten.
Verwaltungsaufwand: ein Hindernis für die Erfahrung der Mitarbeiter
Um den Anforderungen zu genügen, müssen Unternehmen bestimmte Verwaltungsprozesse einhalten. Diese zeitraubenden Verfahren können die Mitarbeitererfahrung beeinträchtigen, insbesondere in den folgenden Phasen:
- Onboarding: Bei der Ankunft eines neuen Mitarbeiters wird dieser oft mit einer Fülle von Dokumenten überhäuft, z. B. dem Begrüßungsbuch, den Sicherheitsvorschriften des Unternehmens oder den Arbeitsanweisungen für bestimmte Werkzeuge. Diese übermäßige Papierflut, gepaart mit langwierigen Verwaltungsformalitäten, kann dazu beitragen, dass sich sein erster Eindruck von der Organisation verschlechtert.
- Urlaubsanträge: Zu komplizierte oder langwierige Verfahren für Urlaubsanträge können die Mitarbeitererfahrung beeinträchtigen und somit die Zufriedenheit der Mitarbeiter mindern.
- Zeiterfassung: Zeitraubende Zeitmanagementprozesse wie die manuelle Erfassung von Arbeitszeiten können ebenfalls zu Ärger und Frustration bei den Mitarbeitern führen.
- Vom Versand bestimmter Dokumente: Die Latenzzeit beim Versand bestimmter Dokumente (z. B. Gehaltsabrechnungen) kann sich ebenfalls auf die Erfahrung der Mitarbeiter auswirken, die ihre Belege schnell zur Verfügung haben möchten. Dies gilt insbesondere für Branchen, in denen die Gehaltsabrechnung zeitversetzt erfolgt: Wenn die Gehaltsabrechnungen in Papierform verschickt werden, verlängert sich die Zeit bis zum Erhalt für die Mitarbeiter noch weiter.
Komplexe Verwaltungsprozesse auf der HR-Seite:
- Erweisen sich oft als zeitraubend: Unterzeichnung von Verträgen, Versand von Onboarding-Dokumenten, Verwaltung von Urlaubsanträgen usw. Die Länge und die Wiederholung dieser Aufgaben wirken sich auf die Arbeitsqualität des HR-Teams aus.
- Beeinträchtigen das Kerngeschäft der Personalabteilung: Die Zeit, die für Verwaltungsverfahren angewendet wird, könnte für Aufgaben mit höherem Mehrwert verwendet werden, wie z. B. die Entwicklung und Überwachung von Projekten, die die Arbeitsbedingungen der Mitarbeiter verbessern.
Um die Mitarbeitererfahrung zu verbessern, ist es daher wichtig, Lösungen zu implementieren, die diese Verwaltungsprozesse verschlanken.
Mit Coffreo eine reibungslose und nahtlose Mitarbeitererfahrung schaffen
Coffreo wurde von Experten der Zeitarbeitsbranche entwickelt und ist eine Plattform zur Digitalisierung Ihrer HR-Prozesse, um Ihr Verwaltungsmanagement zu verbessern. Der Schlüssel dazu sind mehrere Funktionen :
- Elektronische Unterschrift: Ein unverzichtbares Werkzeug für Unternehmen, die jeden Monat zahlreiche Neueinstellungen vornehmen. Mit dieser Funktion können Mitarbeiter ihre Verträge mit nur wenigen Klicks von ihrem Smartphone oder Computer aus unterschreiben.
- Digitalisierung von Gehaltsabrechnungen: Seit 2017 erlaubt das Gesetz die Erstellung elektronischer Gehaltsabrechnungen, um den Austausch zwischen HR und Mitarbeitern zu verflüssigen. Coffreo bietet den Arbeitnehmern somit die Möglichkeit, noch am Tag der Auszahlung auf ihren Gehaltszettel zuzugreifen, was die Erledigung bestimmter Verwaltungsformalitäten erleichtern kann.
- Dokumentenarchivierung: Die Nutzer von Coffreo profitieren von der automatischen Archivierung ihrer Dokumente in einem eigenen digitalen Tresor. HR und Mitarbeiter verfügen so über ihren eigenen papierlosen Raum, in dem sie ihre Dokumente sicher aufbewahren können.
Coffreo bietet also den verschiedenen Mitgliedern des Unternehmens Vorteile :
- Die Entlastung von administrativen Aufgaben bietet der Personalabteilung Zeitersparnis, sodass sie sich auf die Personalverwaltung konzentrieren kann. Dank Coffreo gewinnt die Personalabteilung durchschnittlich 1 bis 4 Arbeitstage pro Monat.
- Die Mitarbeiter profitieren von der Entmaterialisierung der Dokumente, dem automatisierten Versand sowie der einfachen und sicheren Speicherung. Sie müssen sich nicht mehr mit der Erledigung von Behördengängen herumschlagen… was ihre Erfahrungen im Unternehmen verbessert!
Indem Coffreo also auf die Bedürfnisse der Personalabteilung und der Mitarbeiter eingeht, fördert es die Unternehmenskultur und trägt dazu bei, die Erfahrungen der Mitarbeiter zu verbessern. Für Unternehmen, die regelmäßig auf Kurzzeitverträge zurückgreifen, trägt dieses Tool auf natürliche Weise zur Bindung von Talenten bei.
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