Direkt zum Inhalt wechseln

Wie eine fortgeschrittene elektronische Signatur die Verwaltung in der Personaldienstleistung verbessert

Marion Reynaud, Marketing Manager - 02/01/25

(Aktualisiert am 02/01/25)

Viele Personaldienstleister setzen zunehmend auf digitale Signaturen, um die Unterzeichnung ihrer Verträge zu belegen. Im Folgenden erfahren Sie, wie Sie mit elektronischen Unterschriften Ihre Verwaltung verbessern können.

Wer in der Personaldienstleistung arbeitet, weiß, wie wichtig effizientes Arbeiten ist. In der Personaldienstleistung müssen oft schnell Verträge erstellt, versendet und unterschrieben werden. Ein großer Zeitfaktor in einer Branche, in der Zeit die wichtigste Ressource ist.

Die verschiedenen Arten von elektronischen Signaturen

Betrachten wir zunächst die unterschiedlichen Arten von elektronischen Signaturen. Tatsächlich gibt es nämlich mehrere Optionen, die sich vor allem in Hinblick auf Ihre Anforderungen unterscheiden. 

 

Man unterscheidet folgende elektronische Unterschriften:

  • Einfache fortgeschrittene Signatur: Hierbei handelt es sich um eine simple digitale Signatur durch einen einzigen Unterzeichner mit sicherer Archivierung.
  • Einfache qualifizierte Signatur: Die einfache qualifizierte Signatur geht noch einen Schritt weiter. Hier wird das Dokument mit einer einzigen zertifizierten, konformen und nachvollziehbaren Signatur unterzeichnet. Das garantiert eine erhöhte Sicherheit.
  • Doppelte fortgeschrittene Signatur: Wie der Name schon andeutet, handelt es sich bei dieser Signatur um eine digitale Unterschrift durch zwei Unterzeichner mit sicherer Archivierung.
  • Doppelte qualifizierte Signatur: Auch hier geht es in Sachen Sicherheit noch einen Schritt weiter. Die doppelte qualifizierte Signatur ist eine zertifizierte und nachvollziehbare Doppelsignatur von zwei Unterzeichnern, die die Authentizität dieser gewährleistet.

 

Wie Sie sehen, unterscheiden sich die unterschiedlichen Typen von digitalen Signaturen vor allem in Hinblick auf die Sicherheit. Eine doppelte qualifizierte Signatur ist sehr viel sicherer als eine einfache fortgeschrittene Signatur. Weniger sicher bedeutet jedoch oft auch einfacher in der Anwendung. Bei einer einfachen fortgeschrittenen Signatur sind weitaus weniger Authentifizierungsschritte nötig als bei einer doppelten qualifizierten Signatur. 

 

Um zu entscheiden, welchen Signaturtyp Sie verwenden, müssen Sie die gesetzlichen Vorgaben je nach zu unterschreibendem Dokumenttyp überprüfen. Während für manche Verträge eine fortgeschrittene Signatur ausreichend ist, benötigen Sie für andere eine qualifizierte Signatur. 

 

Bedenken Sie dabei, dass sich gesetzliche Vorgaben schnell ändern können. So wird im Januar 2025 das neue BEG IV in Kraft treten, ein Gesetz zur Bürokratieentlastung, das bei vielen Verträgen die Schriftform durch die Textform ersetzen wird. Solche Gesetzesänderungen beeinflussen die Wahl des Unterschrifttyps!

 

Ganz allgemein gilt jedoch: Digitale Signaturen sind in Deutschland erlaubt. Das wurde bereits 2022 offiziell bestätigt. Es geht also nicht darum, ob Sie digitale Signaturen überhaupt verwenden sollten – das können wir Ihnen nur empfehlen – sondern welche.

Die Vorteile der fortgeschrittenen elektronischen Signatur

Wir möchten uns im Folgenden insbesondere auf die fortgeschrittene elektronische Signatur konzentrieren, denn diese bietet Ihnen einige Vorteile. Sie ist zunächst deutlich einfacher anzuwenden als die qualifizierte elektronische Signatur. Bei dieser müssen nämlich Schritte zur Authentifizierung der unterschreibenden Person durchgeführt werden. Das kostet zusätzliche Zeit. Die fortgeschrittene Signatur hingegen ist simpel und zeitsparend – man unterschreibt digital und das Dokument wird direkt archiviert. 

 

Sie können übrigens unbesorgt sein, sollten sich Ihre Unterschriftsenfordernisse irgendwann wieder ändern. Mit Tools für digitale Signaturen können Sie den gewünschten Unterschrifttyp jederzeit wieder ändern. Sollten Sie also einen sichereren  Unterschrifttyp benötigen, können Sie jederzeit zu einer qualifizierten Signatur wechseln. 

Die fortgeschrittene digitale Signatur bei Arbeitnehmerüberlassungsverträgen

Schauen wir uns nun konkreter an, wie in der Personaldienstleistung die fortgeschrittene digitale Signatur von Nutzen sein kann. Gerade Arbeitnehmerüberlassungsverträge sind ein großer Zeitfaktor in der Personaldienstleistung. Hier kann die fortgeschrittene digitale Signatur Abhilfe schaffen:

 

Die Gesetzeskonformität der fortgeschrittenen elektronischen Signatur

2025 wird ein Wendepunkt in Sachen Arbeitnehmerüberlassungsverträge. Bisher war für diese nämlich eine qualifizierte digitale Signatur nötig, das heißt eine Unterschrift mit mehreren Authentifizierungsschritten. Sicher, aber umständlich – das hat auch die Politik 2024 endlich anerkannt und das BEG IV auf den Weg gebracht. Ab 2025 wird durch dieses bei einer Vielzahl von Dokumenten die Schriftform durch die Textform abgelöst.

 

Theoretisch wäre es nun also möglich, Verträge per E-Mail oder sogar WhatsApp-Nachricht abzuschließen – sofern der Name der unterzeichnenden Person unter die Bedingungen gesetzt wird. Empfehlenswert ist ein getippter Name als Unterschrift allerdings nicht!

 

Wir empfehlen Ihnen, auf die fortgeschrittene elektronische Unterschrift zu setzen. Diese erfordert weniger Authentifizierungsschritte als die qualifizierte Signatur, ist aber dennoch ausreichend sicher: Nur die Person, die das Dokument unterzeichnen soll, hat auch Zugang zum Tool. Somit ist garantiert, dass die richtige Person das Dokument unterzeichnet hat.

 

Übrigens steigern Sie grundsätzlich die Sicherheit, wenn Sie Ihre Verträge ordentlich archivieren. Ist ein unterschriebener Vertrag sicher archiviert, kann dieser auch nicht eben mal manipuliert werden. Hier schaffen die gängigen Tools für digitale Signaturen Abhilfe. Diese speichern Ihre Verträge nach der Unterschrift automatisch ab und sorgen so für eine sichere Archivierung gemäß der geltenden Datenschutzverordnung.

 

Steigerung der operationellen Effizienz

Wenn Sie erst einmal die fortgeschrittene digitale Signatur in Ihrem Unternehmen einführen, werden Sie sie schnell nicht mehr missen möchten – digitale Unterschriften können Ihre operationelle Effizienz nämlich um ein Vielfaches steigern.

 

Zunächst erleichtern Sie sich und Ihren zukünftigen Mitarbeitern den Rekrutierungsprozess. Statt Arbeitnehmerüberlassungsverträge per Post zu verschicken und auf die Rücksendung zu warten oder Leute sogar zur Unterschrift ins Büro zu bitten, können beide Parteien bequem vom Computer aus die Verträge abschließen. Die so gewonnene Zeit können Sie sicher sinnvoller nutzen: Zum Beispiel, um noch mehr Recruiting zu betreiben, Ihr Marketing voranzubringen oder Ihre bereits bestehenden Kundenkontakte zu pflegen.

 

Unterschätzen Sie nicht die Macht einer effizienten Verwaltung. Gerade in der Personaldienstleistung ist Zeit Geld und weder Ihre Kunden noch Ihre Mitarbeiter möchten unnötig viel Zeit in Papierkram investieren. Sie können langfristig Ihre Beziehungen verbessern, wenn Sie auf digitale Signaturen umsteigen. 

So kann Ihnen Coffreo in Sachen digitaler Unterschrift weiterhelfen

Sie haben es verstanden – die fortgeschrittene digitale Signatur ist eine echte Chance, Ihre Verwaltung effizienter zu gestalten und Ihr Unternehmen langfristig voranzubringen. Nun fehlt Ihnen nur noch das passende Tool, um Ihre Verträge zu unterschreiben.

 

An dieser Stelle möchten wir Ihnen daher Coffreo ans Herz legen. Coffreo ist der Marktführer im Bereich der digitalen Unterschrift und das nicht ohne Grund. Coffreo ist für alle Dokumente in der Personaldienstleistung geeignet und bietet sämtliche Arten von Unterschriften an. Als praktische All-in-One-Lösung ist Coffreo dabei leicht in Ihre bestehenden Systeme integrierbar und archiviert darüber hinaus alle Ihre Dokumente sicher in einer Cloud.

 

Warten Sie nicht länger und fragen Sie jetzt eine kostenlose Demo an.