Die erste gute Nachricht ist, dass der Arbeitsvertrag elektronisch abgeschlossen werden kann und der deutsche Gesetzgeber dies nie ausgeschlossen hat. Im Gegenteil: Ein unbefristeter oder befristeter Arbeitsvertrag kann selbstverständlich mithilfe einer digitalen Signatur unterzeichnet werden. Handelt es sich um einen befristeten Vertrag, wird die qualifizierte Signatur angeordnet. Und die europäische eIDAS-Verordnung hat bestimmt, dass eine qualifizierte elektronische Signatur (QES) in der gesamten Europäischen Union die gleiche Rechtswirkung wie eine handschriftliche Unterschrift hat – und das seit Juli 2014, also seit mehr als acht Jahren!
Die zweite gute Nachricht ist, dass die wichtigsten Vertragsbedingungen auf digitalem Weg mitgeteilt werden könnten. Es ist erstaunlich, dass der Gesetzgeber diese Gelegenheit nicht nutzt, um das Arbeitsrecht zu vereinfachen und alle Vorteile der Digitalisierung voll auszuschöpfen.
In der Tat erhöht das die Komplexität für unsere Kunden, die als Personaldienstleister tätig sind. Diese müssen jetzt jedes Mal, wenn sie ihre Zeitarbeitskräfte für einen neuen Auftrag zu einem Kunden entsenden, die neuen wesentlichen Bedingungen mit den Zeitarbeitskräften teilen. Darüber hinaus behindert die neue Informationspflicht vor Einsatzbeginn die Reaktionsfähigkeit der Niederlassungen gegenüber ihren Kunden.
Es wäre einfacher gewesen, zur qualifizierten elektronischen Signatur überzugehen und die wesentlichen Bedingungen in die Einsatzinformation einzubeziehen, die dem Zeitarbeitnehmer ausgehändigt wird. Mit einem einzigen Dokument und einem einzigen Prozess würde die Niederlassung die Arbeit einmalig erledigen, und der Zeitarbeitnehmer würde alle Informationen auf einmal und in voller Transparenz erhalten. Der Vorteil wäre auch, dass der Vorgang nur wenige Minuten dauert.
Durch die Verwendung der qualifizierten elektronischen Signatur gibt es vier Garantien, die es ermöglichen, alle vom Gesetzgeber erwarteten Anforderungen zu erfüllen:
- Die Identität des Unterzeichners, des Disponenten in der Niederlassung, wurde von einem von der Europäischen Union zugelassenen Trusted Service Provider überprüft. Es kann also keinen Zweifel daran geben, dass die wesentlichen Bedingungen von der Niederlassung ausgestellt und unterzeichnet wurden,
- Das Datum der elektronischen Signatur wird automatisch hinzugefügt, der Unterzeichner kann es somit nicht auswählen. Das ist sehr wichtig in Bezug auf das Recht auf ein sicheres Datum, insbesondere wenn die wesentlichen Bedingungen vor Beginn des Einsatzes beim Entleiher ausgehändigt werden müssen,
- Da die qualifizierte elektronische Signatur einer handschriftlichen Unterschrift gleichgestellt ist (dank der eIDAS-Verordnung), haben die übermittelten wesentlichen Bedingungen denselben Rechtswert, als wären sie handschriftlich unterschrieben worden,
- Und schließlich können die Niederlassungen dank der von Coffreo bereitgestellten automatischen Archivierung, die Übergabe der wesentlichen Bedingungen und der einsatzspezifischen Informationen an ihre Zeitarbeitnehmer nachweisen.
Sie haben nun alle Elemente, um zu verstehen, dass der digitale Weg der Überlassung an ein entleihendes Unternehmen die nötige Sicherheit bietet. Dadurch wird ebenfalls vermieden, dass der Zeitarbeitnehmer anreisen muss, um die wesentlichen Bedingungen gegenzeichnen zu lassen, was die einzige Möglichkeit ist, zu beweisen, dass sie tatsächlich ausgehändigt worden sind.
Die Coffreo GmbH unterstützt seit 2017 Personaldienstleister und Firmen mit einem hohen Aufkommen an Kurzzeitverträgen bei der Digitalisierung des Austauschs mit deren Kunden und Mitarbeitern. Mit monatlich mehr als 1 Million elektronisch unterzeichneten Dokumenten ist Coffreo einer der führenden BPO-Anbieter für digitale Lösungen in der Zeitarbeit.
Unsere digitalen, rechtskonformen Prozesse mindern das Fehlerrisiko, erhöhen Ihre Reaktivität und sparen Verwaltungskosten und Zeit. Ihre internen Mitarbeiter können sich wieder mit mehr Freude und Effizienz ihrem Kerngeschäft widmen.
Wir bieten Ihnen agile Lösungen von der elektronischen Signatur bis hin zur sicheren Archivierung im Unternehmens-, Kunden- und Mitarbeiter-Safe.
Sollten Sie Fragen zu Coffreo haben oder weitere Informationen wünschen, schauen Sie gerne auf unserer neuen Website vorbei und fragen Sie eine Demo an!