HR-Fachkräfte geben an, erschöpft zu sein. Ihre größte Sorge ist die Arbeitsbelastung; sie glauben, dass sie mehr arbeiten müssen. Welcher Personalverantwortliche würde in diesem Zusammenhang nicht davon träumen, einen Teil seiner Aufgaben zu beschleunigen, zu optimieren und zu automatisieren? Höhere Produktivität, geringere Arbeitsbelastung, bessere Arbeitsbedingungen und Zeitersparnis: Die Digitalisierung wird immer bekannter. Ein Überblick über die bestehenden Lösungen und ihre Vorteile.
Optimieren Sie Ihre Prozesse, um den Herausforderungen und Veränderungen im Personalwesen gerecht zu werden.
Zwischen Veränderungen auf dem Arbeitsmarkt, wirtschaftlichen Schwankungen und der Digitalisierung unserer Gesellschaft sind HR-Fachleute täglich mit einer Vielzahl von Herausforderungen konfrontiert :
- Erdrückende Verwaltungslast: Verwaltungsaufgaben mit geringem Mehrwert beanspruchen einen Großteil der Zeit von HR-Fachleuten und schränken ihre Fähigkeit ein, sich auf Aktivitäten zu konzentrieren, die einen höheren Wert für das Unternehmen schaffen.
- Komplizierte Einhaltung von Vorschriften: Die Vorschriften für Beschäftigung und Beruf ändern sich ständig. Es ist kompliziert, mit den Gesetzesänderungen Schritt zu halten und die Einhaltung von Verträgen und Dokumenten zu gewährleisten.
- Neue Erwartungen der Arbeitnehmer: Viele Unternehmen haben Schwierigkeiten, genügend Arbeitnehmer zu finden, und in vielen Berufen herrscht Hochspannung. Die Bewerber haben daher die Qual der Wahl. Um sich von der Masse abzuheben, müssen sich die Unternehmen (und damit auch die Personalvermittler) sowohl an die neuen Anforderungen der Bewerber anpassen als auch ihnen während der Einstellung ein optimales Erlebnis bieten. Dies erfordert eine regelmäßige Betreuung und einen reibungslosen Austausch.
Multipliziert mit der Anzahl der zu verwaltenden Mitarbeiter und der Anzahl der monatlichen Neueinstellungen, die in arbeitsintensiven Bereichen wie dem privaten Sicherheitsdienst, der Zeitarbeit, dem Gesundheitswesen oder dem Reinigungsgewerbe oft schwindelerregend hoch ist, wird deutlich, dass die Personalabteilungen von der Automatisierung nur profitieren können.
Die Definition von HR-Automatisierung
Die Automatisierung des Personalwesens (HR-Automatisierung) bezieht sich auf den Einsatz von Technologie zur Automatisierung von Prozessen und Aufgaben im Zusammenhang mit der Verwaltung von Mitarbeitern, Akten und Personalflüssen.
Nach einer Phase, in der die Automatisierung eingeführt wird, werden die Prozesse ohne menschliches Eingreifen ausgeführt.
Welche Prozesse können im Personalwesen automatisiert werden?
Vom Abschluss von Verträgen über die Kommunikation mit Mitarbeitern bis hin zur Verwaltung der Arbeitszeit – die Automatisierung im Personalwesen kann sich auf viele praktische Aufgaben erstrecken, die zuvor von Personalverantwortlichen und Personalvermittlern per Hand oder mit Hilfe eines Computers erledigt wurden.
Automatisierte Rekrutierung
Die Automatisierung der Personalbeschaffung ist für Personalabteilungen, die ihre Prozesse straffen und die besten Talente auf effizientere Weise gewinnen wollen, unverzichtbar geworden. Diese Kategorie der Automatisierung zielt darauf ab, alle Schritte des Einstellungsprozesses zu vereinfachen und zu optimieren, von der anfänglichen Sichtung der Bewerbungen bis hin zur Integration der neuen Mitarbeiter.
Dazu verwenden die Unternehmen spezielle Software, das sogenannte ATS (Applicant Tracking System), das die Personalverantwortlichen unterstützt.
Beispiele:
- Automatisierte Sortierung von Lebensläufen: ATS-Software analysiert Lebensläufe und Bewerbungen nach vordefinierten Kriterien, um schnell die Kandidaten zu identifizieren, die am besten zu den Anforderungen der Stelle passen.
- Online-Erstellung, -Verbreitung und -Verwaltung von Stellenangeboten: Mithilfe automatisierter Plattformen können Stellenangebote mit wenigen Klicks erstellt, auf verschiedenen Plattformen verbreitet und verwaltet werden, was die Sichtbarkeit und Erreichbarkeit von Stellen erleichtert.
- Online-Videointerviews: Automatisierte Rekrutierungstools bieten die Möglichkeit, asynchrone Videointerviews mit standardisierten Fragen aufzuzeichnen. Mithilfe von KI übernimmt das Tool auch die Analyse dieser Videos, sodass die Personalverantwortlichen bei der Vorauswahl der Kandidaten Zeit sparen können.
- Automatisierte Nachverfolgung von Bewerbungen und Antworten an Bewerber: Automatisierte Systeme versenden personalisierte Antworten an Bewerber und halten sie so während des gesamten Einstellungsverfahrens über den Status ihrer Bewerbung auf dem Laufenden.
Automatisiertes Verwaltungsmanagement
Diese Kategorie der Automatisierung zielt darauf ab, die Verwaltung von Dokumenten, Arbeitsverträgen, Zusatzvereinbarungen, Urlaub und anderen mitarbeiterbezogenen Verwaltungsprozessen zu vereinfachen.
In dieser Kategorie erleichtern die Coffreo-Lösungen die Arbeit Ihrer Personalabteilungen, indem sie einen Großteil dieser sich wiederholenden und zeitraubenden Verwaltungsprozesse automatisieren.
Coffreo hat zu vielen namhaften ERP Anbietern eine Partnerschaft mit bereits existierender Schnittstelle. Somit können HR Dokumente ohne Probleme entweder über diese Schnittstelle oder auch mit unserer stand-alone-Lösung in Echtzeit signiert werden.
Beispiele:
- Elektronische Signatur von Vertragsdokumenten: Dank der Automatisierung können elektronische Signaturen von Verträgen, Zusatzvereinbarungen und anderen Dokumenten mit wenigen Klicks auf dem Computer oder Smartphone gesammelt werden.
- Automatische Erinnerungen: Einstellen von Erinnerungen, die an Mitarbeiter gesendet werden, damit sie ihre Arbeitsverträge und HR-Dokumente unterschreiben, paraphieren oder ändern.
- Verteilung von Dokumenten bei Ankunft und Abreise der Arbeitnehmer: Begrüßungsheft, Hausordnung, Sicherheitshinweise, Zugangsplan, Computercharta, Bescheinigung des Arbeitsamtes oder auch Ethikkodex – mit einer Lösung wie Coffreo können die Dokumente automatisch an die Arbeitnehmer weitergeleitet werden.
- Elektronischer Konto: Wichtige Dokumente müssen vom Arbeitgeber jahrelang aufbewahrt werden. Mit einer automatischen digitalen Archivierungslösung werden Dokumente wie Arbeitsverträge, Gehaltsabrechnungen und andere online gespeichert, und zwar sowohl auf Seiten des Arbeitnehmers als auch auf Seiten des Arbeitgebers. Der Arbeitnehmer erhält sofort eine Benachrichtigung, dass das Dokument in seinem Safe verfügbar ist.
Automatisierte Verwaltung von Gehaltszahlungen und Sozialleistungen
Die Automatisierung der Lohn- und Gehaltsabrechnung und der Verwaltung von Sozialleistungen trägt dazu bei, korrekte Berechnungen sicherzustellen, die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften zu gewährleisten und die Erfahrungen der Mitarbeiter zu verbessern, indem der Zugriff auf ihre Finanzinformationen erleichtert wird.
Beispiele:
- Automatisierte Berechnung von Gehältern und Abzügen : Automatisierte Systeme berechnen die Gehälter auf der Grundlage von Arbeitsstunden und Stundensätzen und berücksichtigen automatisch Steuerabzüge und Sozialversicherungsbeiträge.
- Direkte Gehaltsauszahlung: Automatisierte Lösungen überweisen die Gehälter direkt auf die Bankkonten der Beschäftigten und eliminieren so die manuellen Schritte der Scheck- oder Bargeldauszahlung.
- Automatisierte Verarbeitung von Sozialleistungen und Steuererklärungen: Automatisierte Systeme erleichtern die Verwaltung von Sozialleistungen wie Krankenversicherung, Altersvorsorge und die Erstattung von berufsbedingten Ausgaben. Darüber hinaus erstellen sie automatisch die erforderlichen Steuererklärungen.
Automatisierte Ausbildung und Karriereentwicklung
Im Bereich der Aus- und Weiterbildung und der Personalentwicklung spielt die Automatisierung eine entscheidende Rolle, damit Unternehmen gezieltere und effektivere Aus- und Weiterbildungsprogramme einrichten können. Diese Kategorie der Automatisierung soll sicherstellen, dass die Mitarbeiter die Fähigkeiten erwerben, die sie benötigen, um sich innerhalb des Unternehmens weiterzuentwickeln.
Beispiele:
- Automatisierte Verwaltung von Schulungs- und Lernplänen: Automatisierte Systeme erleichtern die Erstellung, Verwaltung und Planung von Schulungsprogrammen, indem sie es Managern ermöglichen, die Entwicklung der Fähigkeiten und des Lernbedarfs jedes einzelnen Mitarbeiters zu verfolgen.
- Automatisierte Verfolgung von Lernfortschritten und Mitarbeiterbewertungen: Automatisierte Lösungen ermöglichen es, die Fortschritte der Mitarbeiter in ihren Lernprozessen zu verfolgen und aufzuzeichnen und gleichzeitig das Sammeln von Feedback und Bewertungen zu automatisieren.
- Intuitive Lernempfehlungen: Durch die Analyse der aktuellen Fähigkeiten und Karriereziele der Mitarbeiter können automatisierte Plattformen relevante Schulungen empfehlen, um die berufliche Entwicklung der Mitarbeiter zu unterstützen.
Automatisierung der internen Kommunikation
Die Automatisierung der internen Kommunikation spielt eine entscheidende Rolle für die schnelle und einheitliche Verbreitung von Informationen innerhalb des Unternehmens. Indem die Abhängigkeit von manueller Kommunikation verringert wird, können die Personalabteilungen sicherstellen, dass die Mitarbeiter die richtigen Informationen zur richtigen Zeit erhalten.
Beispiele:
- Automatisierter Versand von Ankündigungen und Erinnerungen an Mitarbeiter: Automatisierte Systeme versenden automatisch Ankündigungen, Erinnerungen an Veranstaltungen oder wichtige Nachrichten an Mitarbeiter, sodass diese nicht vergessen werden und eine konstante Kommunikation gewährleistet ist.
- Automatisierung von Umfragen zur Mitarbeiterzufriedenheit und Feedback: Mithilfe automatisierter Tools können Umfragen zur Mitarbeiterzufriedenheit erstellt und verbreitet, Antworten gesammelt und Analyseberichte erstellt werden, um die Gefühle der Mitarbeiter besser zu verstehen.
- Automatisiertes Management von Mitarbeiterfeedback und -bewertungsprozessen: Automatisierung erleichtert es, Beurteilungs-, Feedback- und Leistungsbewertungszyklen einzurichten und dabei die notwendigen Schritte und Erinnerungen zu befolgen.
Automatisierung der Einhaltung von Gesetzen und Vorschriften
In einem Umfeld, in dem sich die rechtlichen Rahmenbedingungen ständig ändern, ist die Automatisierung der Einhaltung von Gesetzen und Vorschriften für Unternehmen unverzichtbar geworden. Diese Kategorie der Automatisierung soll sicherstellen, dass die Richtlinien und Praktiken des Unternehmens weiterhin den gesetzlichen Anforderungen entsprechen.
Hier einige Beispiele:
- Automatisierte Erstellung von Arbeitsverträgen und Rechtsdokumenten: Automatisierte Lösungen erstellen automatisch Rechtsdokumente wie Arbeitsverträge, Zusatzvereinbarungen und andere Dokumente, die den geltenden Rechtsnormen entsprechen.
- Automatisierte Verfolgung von rechtlichen und regulatorischen Änderungen: Automatisierte Systeme verfolgen rechtliche und regulatorische Entwicklungen und alarmieren die Personalabteilungen, wenn Richtlinien oder Verfahren angepasst werden müssen.
- Alarmierung bei Vertragsverlängerungen und Fälligkeiten: Automatisierte Tools versenden Erinnerungen an Vertragsabläufe, Verlängerungen oder andere Maßnahmen, die zur Aufrechterhaltung der Compliance erforderlich sind.
Die Zukunft des Personalmanagements: Prozesse optimieren und automatisieren.
Die Automatisierung ersetzt die HR-Teams nicht, sondern setzt sie frei, damit sie sich auf bedeutungsvollere menschliche Interaktionen und strategische Entscheidungen konzentrieren können, die die Zukunft des Unternehmens und seiner Talente gestalten.