Als Zeitarbeitsunternehmen haben Sie in der Regel mit viel Papierkram zu kämpfen. Denn auch wenn Zeitarbeitsverhältnisse von kurzer Dauer sind, erfordern sie die gleichen Dokumente wie jedes andere Arbeitsverhältnis. Um an dieser Stelle Zeit zu sparen, lohnt es sich, so viele Prozesse wie möglich zu digitalisieren. Statt Dokumente mühsam und zeitaufwendig per Post zu verschicken, haben Sie mit wenigen Klicks alles erledigt. Es gibt inzwischen Möglichkeiten, Arbeitsverträge und alle weiteren relevanten Dokumente elektronisch zu unterzeichnen. Wie genau dies abläuft und welche rechtlichen Regelungen gelten, möchten wir im folgenden Artikel erläutern. Dabei werden wir auch auf die in diesem Rahmen sehr wichtige eIDAS-Verordnung eingehen.
Dass Deutschland kein Vorreiter in Sachen Digitalisierung ist, ist Ihnen sicher schon aufgefallen. Bei der Internetverbindung hinkt Deutschland vielen Ländern hinterher, viele Unternehmen haben noch Faxnummern und auch der Briefverkehr ist noch lange nicht ausgestorben. Dennoch entwickelt sich auch in Deutschland – etwas beschleunigt durch die Pandemie – ein Bewusstsein für die Vorteile der Digitalisierung. Sowohl Unternehmen als auch Privatpersonen sind es leid, unnötig Ressourcen zu verschwenden. Wozu Dokumente ausdrucken, wenn man sie einfach digital ausfüllen kann?
Aktuell geht daher der Trend stark in Richtung elektronischer Unterschrift. Diese erspart Ihnen unnötiges Ausdrucken, Ausfüllen und Versenden von Dokumenten. Dennoch gibt es von Seiten vieler Unternehmen trotz inzwischen zahlreicher verfügbarer Lösungen Bedenken, was die Rechtsgültigkeit dieser Unterschriften betrifft. Das Betrugsrisiko scheint hoch und viele scheuen sich, unnötige Risiken einzugehen. Dabei kann ein Blick in die aktuelle Gesetzeslage Ihnen einige Ängste nehmen, wie wir im folgenden Punkt aufzeigen werden.
Nun da Sie die wichtigsten drei Dokumente kennen, stellt sich die Frage nach der optimalen Organisation im Umgang mit diesen Dokumenten.
Lange Zeit wurden Arbeitsvertrag, Einsatzinformation und Fehlzeitenbelege in Papierform erstellt, ausgefüllt und unterschrieben. Diese Herangehensweise hat jedoch zahlreiche Nachteile. Als Zeitarbeitsunternehmen haben Sie mit vielen verschiedenen Menschen zu tun und Ihre Zeit ist kostbar. Sie können es sich daher nicht erlauben, bei der Verwaltung unnötig Zeit zu verlieren. Eine Verwaltung in Papierform kostet Sie jedoch in der Regel einiges an zeitlichem Aufwand. Sie müssen ständig zum Drucker laufen, alles per Hand ausfüllen, per Post verschicken und mehrere Tage auf eine Antwort warten.
Zum Glück gibt es im Zeitalter der Digitalisierung inzwischen Möglichkeiten, seinen zeitlichen Aufwand drastisch zu reduzieren. Die Vorteile einer Digitalisierung sind dabei beachtlich. Zunächst ermöglicht Ihnen eine Digitalisierung, Dokumente weitaus schneller zu bearbeiten und zu versenden. Füllen Sie Ihre Dokumente digital aus, können Sie alles bequem und weitaus kostengünstiger verschicken.
Zudem gehen Dokumente weitaus weniger leicht verloren. Denken Sie hier an die geltenden Pflichten zur Langzeitarchivierung. Alle wichtigen Unterlagen mit personenbezogenen Daten müssen sicher aufbewahrt werden. Und das geht mit digitalen Dokumenten viel leichter. Sie brauchen keinen physischen Stauraum und müssen keinen Datenverlust durch Brände oder Überschwemmungen fürchten. Zudem haben Sie jederzeit Zugriff auf die Daten und müssen nicht erst Aktenordner im Keller durchsuchen. Mit nur wenigen Klicks stehen Ihnen alle Dokumente zur Verfügung.
Als Zeitarbeitsunternehmen ist zudem die Beziehung zu Ihren Arbeitnehmern essentiell. Riskieren Sie nicht die guten Beziehungen durch schludrige Bürokratie. Digitalisierte Prozesse wirken viel professioneller, ersparen Ihren Arbeitnehmern Zeit und sorgen so für bessere Beziehungen zwischen den Zeitarbeitsunternehmen und den Zeitarbeitnehmern.