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Qualifizierte elektronische Signatur & eIDAS: was Sie wissen sollten

Marion Reynaud, Marketing manager - 09/03/22

(Mis à jour le 27/07/22)

Sie möchten Ihre HR-Prozesse digitalisieren, um Zeit zu sparen? Erfahren Sie mehr über die qualifizierte e-Signatur und eIDAS

Als Zeitarbeitsunternehmen haben Sie in der Regel mit viel Papierkram zu kämpfen. Denn auch wenn Zeitarbeitsverhältnisse von kurzer Dauer sind, erfordern sie die gleichen Dokumente wie jedes andere Arbeitsverhältnis. Um an dieser Stelle Zeit zu sparen, lohnt es sich, so viele Prozesse wie möglich zu digitalisieren. Statt Dokumente mühsam und zeitaufwendig per Post zu verschicken, haben Sie mit wenigen Klicks alles erledigt. Es gibt inzwischen Möglichkeiten, Arbeitsverträge und alle weiteren relevanten Dokumente elektronisch zu unterzeichnen. Wie genau dies abläuft und welche rechtlichen Regelungen gelten, möchten wir im folgenden Artikel erläutern. Dabei werden wir auch auf die in diesem Rahmen sehr wichtige eIDAS-Verordnung eingehen.

Rechtsgültigkeit digitaler Unterschriften

Dass Deutschland kein Vorreiter in Sachen Digitalisierung ist, ist Ihnen sicher schon aufgefallen. Bei der Internetverbindung hinkt Deutschland vielen Ländern hinterher, viele Unternehmen haben noch Faxnummern und auch der Briefverkehr ist noch lange nicht ausgestorben. Dennoch entwickelt sich auch in Deutschland – etwas beschleunigt durch die Pandemie – ein Bewusstsein für die Vorteile der Digitalisierung. Sowohl Unternehmen als auch Privatpersonen sind es leid, unnötig Ressourcen zu verschwenden. Wozu Dokumente ausdrucken, wenn man sie einfach digital ausfüllen kann?

 

Aktuell geht daher der Trend stark in Richtung elektronischer Unterschrift. Diese erspart Ihnen unnötiges Ausdrucken, Ausfüllen und Versenden von Dokumenten. Dennoch gibt es von Seiten vieler Unternehmen trotz inzwischen zahlreicher verfügbarer Lösungen Bedenken, was die Rechtsgültigkeit dieser Unterschriften betrifft. Das Betrugsrisiko scheint hoch und viele scheuen sich, unnötige Risiken einzugehen. Dabei kann ein Blick in die aktuelle Gesetzeslage Ihnen einige Ängste nehmen, wie wir im folgenden Punkt aufzeigen werden.

Die eIDAS-Verordnung im Überblick

Nun da Sie die wichtigsten drei Dokumente kennen, stellt sich die Frage nach der optimalen Organisation im Umgang mit diesen Dokumenten.
Lange Zeit wurden Arbeitsvertrag, Einsatzinformation und Fehlzeitenbelege in Papierform erstellt, ausgefüllt und unterschrieben. Diese Herangehensweise hat jedoch zahlreiche Nachteile. Als Zeitarbeitsunternehmen haben Sie mit vielen verschiedenen Menschen zu tun und Ihre Zeit ist kostbar. Sie können es sich daher nicht erlauben, bei der Verwaltung unnötig Zeit zu verlieren. Eine Verwaltung in Papierform kostet Sie jedoch in der Regel einiges an zeitlichem Aufwand. Sie müssen ständig zum Drucker laufen, alles per Hand ausfüllen, per Post verschicken und mehrere Tage auf eine Antwort warten.

 

Zum Glück gibt es im Zeitalter der Digitalisierung inzwischen Möglichkeiten, seinen zeitlichen Aufwand drastisch zu reduzieren. Die Vorteile einer Digitalisierung sind dabei beachtlich. Zunächst ermöglicht Ihnen eine Digitalisierung, Dokumente weitaus schneller zu bearbeiten und zu versenden. Füllen Sie Ihre Dokumente digital aus, können Sie alles bequem und weitaus kostengünstiger verschicken.

 

Zudem gehen Dokumente weitaus weniger leicht verloren. Denken Sie hier an die geltenden Pflichten zur Langzeitarchivierung. Alle wichtigen Unterlagen mit personenbezogenen Daten müssen sicher aufbewahrt werden. Und das geht mit digitalen Dokumenten viel leichter. Sie brauchen keinen physischen Stauraum und müssen keinen Datenverlust durch Brände oder Überschwemmungen fürchten. Zudem haben Sie jederzeit Zugriff auf die Daten und müssen nicht erst Aktenordner im Keller durchsuchen. Mit nur wenigen Klicks stehen Ihnen alle Dokumente zur Verfügung.

 

Als Zeitarbeitsunternehmen ist zudem die Beziehung zu Ihren Arbeitnehmern essentiell. Riskieren Sie nicht die guten Beziehungen durch schludrige Bürokratie. Digitalisierte Prozesse wirken viel professioneller, ersparen Ihren Arbeitnehmern Zeit und sorgen so für bessere Beziehungen zwischen den Zeitarbeitsunternehmen und den Zeitarbeitnehmern.

Vorteile elektronischer Unterschriften in der Zeitarbeit

Als Zeitarbeitsunternehmen ist Ihre Zeit im wahrsten Sinne des Wortes Geld – und gleiches gilt für Ihre Arbeitnehmer. Gerade bei kurzen Arbeitsverhältnissen möchten Sie sich nicht unnötig lange mit Papierkram aufhalten. Die Zeitersparnis durch elektronische Unterschriften ist daher eine echte Chance, die Sie sich nicht entgehen lassen sollten. Und auch wenn Veränderungen oft Angst machen und nach viel Aufwand wirken, müssen Sie sich bei der Digitalisierung von Dokumenten keine Sorgen machen – der Schritt hin zur Digitalisierung ist mit den richtigen Tools ein Kinderspiel.

 

Wenn Sie Ihre Dokumente digitalisieren, können Sie alle Verträge und anderen Dokumente (z.B. Auftragsbeschreibung, Fehlzeitkonto etc.) in nur wenigen Klicks bearbeiten. Ausdrucken war gestern, denn Sie können das Dokument direkt im Browser unterschreiben. Sie sparen sich den Weg zum Drucker und eine Unmenge an Papier. Noch dazu können Sie die Dokumente in Sekundenschnelle per Mail verschicken und sparen so neben Zeit auch reale Portogebühren.

 

Bedenken Sie auch den Vorteil in Hinblick auf die Archivierung. Im Rahmen des in Deutschland gültigen Datenschutzgesetze sind Sie verpflichtet, alle Dokumente mit personenbezogenen Daten sicher aufzubewahren. Während viele Unternehmen das jahrelang in Aktenordnern im Keller taten, nutzen moderne Unternehmen heute häufig digitale Speichermedien oder greifen auf Cloud-Lösungen zurück. Um es diesen gleichzutun, benötigen Sie jedoch die Dokumente in digitaler Form. Ein weiterer Vorteil der digitalen Archivierung: Sie verringern das Verlustrisiko signifikant, indem Sie physischen Verlust (z.B. durch Brände oder Überschwemmungen) ausschließen.

 

Zuletzt möchten wir auch auf den zwischenmenschlichen Vorteil durch Digitalisierung hinweisen – auch wenn dies zunächst paradox erscheinen mag. Als Zeitarbeitsunternehmen sollte es Ihre oberste Priorität sein, gute Beziehungen zu Ihren Angestellten zu haben, um deren Arbeitskraft nicht zu verlieren oder die Arbeitsmotivation zu verringern. Eine gesteigerte Effizienz in Sachen Bürokratie verbessert die Beziehungen zwischen Zeitarbeitsunternehmen und den Zeitarbeitnehmern, da beide Seiten weniger Grund zu Ärger haben – und zugleich mehr Zeit, die Beziehungen zu pflegen.

Coffreo als Anbieter qualifizierter elektronischer Unterschriften

Nach dem Lesen unseres Artikels sollte Ihnen klar geworden sein, wie viele Vorteile elektronische Unterschriften und eine allgemeine Digitalisierung Ihrer Dokumente mit sich bringen. Falls Sie sich nun fragen, welche Tools Ihnen zur Verfügung stehen, um Sie beim Prozess der Digitalisierung zu unterstützen, möchten wir Ihnen an dieser Stelle gerne Coffreo ans Herz legen.

 

Coffreo wurde mit dem Ziel gegründet, Zeitarbeitsunternehmen und ihre Angestellten beim Prozess der Digitalisierung an die Hand zu nehmen und ihnen so langfristig den Arbeitsalltag zu erleichtern. Coffreo ist es ein Anliegen, dass Sie in Sachen Bürokratie so viel Zeit wie möglich sparen, die Sie an anderer – und vor allem sinnvollerer – Stelle wieder einsetzen können. Je weniger Zeit Sie mit Papierkram verbringen, desto mehr Zeit können Sie in gute Beziehungen mit Ihren Zeitarbeitnehmern investieren. Dies steigert langfristig den Erfolg Ihres Zeitarbeitsunternehmens und ist daher jede Investition wert.

 

Coffreo erfüllt alle Anforderungen, um den herkömmlichen Schriftverkehr durch eine elektronische Form zu ersetzen, indem wir Ihnen ermöglichen, rechtsgültige elektronische Unterschriften zu verfassen. Dabei ist die Anwendung zum Unterschreiben kurzfristiger Arbeitsverträge und Arbeitnehmerüberlassungsverträge möglich. Insbesondere diese Funktion kann Ihnen einigen Arbeitsaufwand ersparen. Sie müssen nicht mehr mühsam Dokumente per Post hin- und herschicken, sondern können alles in wenigen Klicks übermitteln. Auch alle weiteren für das On– und Offboarding relevanten Informationen können Sie so übermitteln.

 

Ebenfalls praktisch: In der alltäglichen Verwaltung können Sie zudem Gehaltszettel digital versenden sowie alle weiteren Unterlagen digitalisieren und revisionssicher archivieren. Die Vorschriften zu Datenschutz und Archivierung werden von Coffreo dabei zu 100 Prozent eingehalten – Sie haben also mit Coffreo gleich einige Sorgen weniger.

 

Coffreo ist jedoch keine einfache digitale Signatur Lösung sondern eine umfassende Prozess Lösung. Direkt aus Ihrem ERP auf unsere Plattform, kümmern wir uns um die digitalen Signaturen samt Erinnerungs SMS und e-mails (bei nur einseitig Unterschriebenen Dokumenten), Archivierung…
Wir freuen uns darauf, Ihnen Coffreo näher vorzustellen! Hier können Sie eine Demo anfordern.