Deutschland ist für seine oft überbordende Bürokratie bekannt. Kaum eine gesellschaftliche Ebene und kaum ein amtlicher Prozess bleiben vom ungeliebten Papierkram verschont. Das belastet neben den Bürgern auch die Unternehmen – und das sowohl zeitlich als auch finanziell. Gerade Zeitarbeitsfirmen und Unternehmen mit vielen Kurzzeitverträgen leiden unter der Wucht der bürokratischen Anforderungen und empfinden diese als große Belastung im Arbeitsalltag. Hier schafft das 2024 endlich verabschiedete Bürokratieentlastungsgesetz (BEG IV) nun Abhilfe.
Zum Hintergrund: das Bürokratieentlastungsgesetz (BEG IV)
Das Bürokratieentlastungsgesetz wurde bereits im Sommer 2023 konzipiert und sollte eine direkte Folge des BEG III sein, das 2020 in Kraft trat. Das Bundeskabinett hat nun am 13.3.2024 den Regierungsentwurf für das BEG IV beschlossen.
Das BEG IV soll die Kosten reduzieren, die deutsche Unternehmen jedes Jahr durch zu viel Bürokratie tragen müssen. Laut statistischem Bundesamt kostet die Bürokratie die Unternehmen 50 Milliarden Euro pro Jahr.
Durch einen Abbau von Bürokratie sollen durch das BEG IV sowohl der Staat als auch die Unternehmen entlastet werden. Das freigewordene Geld kann so besser in Projekte investiert werden, die das wirtschaftliche Wachstum steigern.
Ein wichtiger Beschlusspunkt des BEG IV: Die Textform soll in Zukunft die Schriftform in vielen vertragsrechtlichen Bereichen ersetzen. Das ist vor allem für die Zeitarbeit eine frohe Botschaft, die durch die Forderung nach Schriftform unnötigen Aufwand im Arbeitsalltag hat.
Der Unterschied zwischen Text- und Schriftform
Um die Relevanz des neuen Beschlusses verstehen zu können, muss man sich den Unterschied zwischen Text- und Schriftform verdeutlichen. Im Alltagsgebrauch werden diese Begriffe nur allzu oft vermischt, obwohl es einen signifikanten Unterschied gibt.
Die Unterscheidung von Text- und Schriftform ist im Vertragsrecht äußerst relevant. Grundsätzliche gilt in Deutschland in vielen Fällen das Recht auf Vertragsfreiheit. Das bedeutet, dass Verträge auch rein mündlich abgeschlossen werden können. Gleichzeitig gilt bei einigen Verträgen wie zum Beispiel den in der Zeitarbeit wichtigen Arbeitnehmerüberlassungsverträgen die Verpflichtung, diese schriftlich niederzuschreiben und zu unterschreiben. Von Schriftform spricht man also traditionell, wenn ein Vertrag eigenhändig unterschrieben wird.
Die Textform hingegen fordert keine Unterschrift, sondern lediglich die Nennung des Namens der Person oder eine einfache digitale Unterschrift. Wer also seine Unterschrift ganz simpel einscannt und unter ein Dokument setzt, hat die Anforderung and die Textform erfüllt. Zudem muss der Text auf einem Datenträger einsehbar sein, wobei neben Festplatten oder USB-Sticks auch Mails, SMS oder WhatsApp-Nachrichten als Datenträger ausreichen. Seit 2016 kann zum Beispiel ein Handyvertrag durch Textform (z.B. per Mail) gekündigt werden, eine Schriftform mit handschriftlicher Unterschrift ist nicht mehr nötig.
Zusammenfassend lässt sich also sagen: Bei der Schriftform ist eine Unterschrift erforderlich, bei der Textform nicht. Gerade in Sachen Arbeitsverträge ist diese Neuerung eine große Entlastung für Unternehmen.
Das galt bisher beim Nachweisgesetz
Wenn wir von einer Änderung beim Abschluss bestimmter Arbeitsverträge sprechen, beziehen wir uns insbesondere auf das Nachweisgesetz. Der Wechsel von Schrift- zu Textform bei Arbeitsverträgen bedeutet nämlich einen Wandel im bisher geltenden Nachweisgesetz.
Das Nachweisgesetz besagte bisher, dass die wesentlichen Bedingungen eines Arbeitsverhältnisses schriftlich niedergelegt werden müssen. Damit einher geht die Pflicht zur Unterschrift.
Ein großer Fortschritt: Textform- statt Schriftformerfordernis beim Nachweisgesetz
Durch die Einführung der Text- anstelle der Schriftform im Nachweisgesetz müssen Arbeitgeber damit künftig die Bedingungen des Arbeitsvertrages nicht mehr in Schriftform festhalten.
„Konkret soll im Nachweisgesetz künftig der Nachweis der wesentlichen Vertragsbedingungen in Textform ermöglicht werden, sofern das Dokument für die Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer zugänglich ist, gespeichert und ausgedruckt werden kann und der Arbeitgeber einen Übermittlungs- oder Empfangsnachweis erhält.“, sagte Bundesjustizminister Marco Buschmann (FDP) am Donnerstag.
Arbeitnehmerüberlassungsverträge können demnach zukünftig digital mit fortgeschrittener oder sogar einfacher digitaler Unterschrift unterschrieben werden. Wir raten jedoch zur fortgeschrittenen Unterschrift, da nur diese personenbezogen und beweiskräftig ist. Nur wenn Arbeitnehmer es explizit verlangen, muss der Arbeitgeber ihnen einen schriftlichen Nachweis zustellen.
Unklar sieht es aus in Sachen befristeter Arbeitsverträge: Es ist noch nicht sicher, ob der befristete Arbeitsvertrag weiterhin die qualifizierte Signatur erfordert oder zukünftig ebenfalls fortgeschritten unterschrieben werden kann.
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Die neuen Regelungen in Hinblick auf das Nachweisgesetz freuen uns, denn Coffreo passt sich auch hier perfekt an die neuen Erfordernisse an.
Zunächst muss Coffreo zukünftig im Bereich der Arbeitnehmerüberlassungsverträge kaum noch Personen über die eIDAS trusted service provider überprüfen lassen. Eine fortgeschrittene elektronische Signatur wird in Zukunft ausreichen. Dies bedeutet Zeit- und Kostenersparnis in Sachen digitaler Unterschrift und die Kunden können schneller und einfacher onboarden.
Auch wenn beim unbefristeten Arbeitsvertrag noch Unklarheit besteht, sind Sie mit einer qualifizierten elektronischen Unterschrift über Coffreo auf jeden Fall auf der sicheren Seite. Das Nachweisgesetz selbst kann zumindest fortgeschritten unterschrieben werden, was bereits eine Erleichterung darstellt.
Ebenfalls ein Vorteil von Coffreo: Das Nachweisgesetz wird von beiden Seiten unterschrieben und archiviert. Es gibt also einen Beweis, dass der Arbeitnehmer über die Information des Nachweisgesetzes wirklich informiert wurde. Falls der Arbeitnehmer einen expliziten Nachweis anfordert, ist bereits alles gespeichert und kann leicht ausgedruckt werden.
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