Am 26. September 2024 hat der Bundestag ein neues Gesetz zur Bürokratieentlastung verabschiedet, das einige Neuerungen für die Personaldienstleistungsbranche mit sich bringt. Das Gesetz, das bereits im Januar 2025 in Kraft treten soll, wirft jedoch einige Fragen auf.
Was das neue BEG IV an Änderungen mit sich bringen soll
Ricarda Volmari-Dibou steigt mit einer kurzen Erklärung der aktuellen Ereignisse rund um die anstehenden gesetzlichen Änderungen in das Webinar ein. Das geplante BEG IV hat eine Bürokratieentlastung zum Ziel und bezieht sich vor allem auf das Thema Vertragsabschluss. Ab Januar 2025 soll es möglich sein, Verträge in Textform statt in Schriftform abzuschließen.
Ein Vertrag in Textform ist dabei als lesbare, aber unterschriftslose Erklärung zu verstehen. Wichtig ist lediglich, dass der Empfänger dauerhaft Zugriff auf das Dokument hat. „Das BEG 4 soll eine Vitaminspritze für die Digitalisierung sein“, so Dr. Alexander Bissels. Für die Personaldienstleistungsbranche bedeutet die Gesetzesänderung, dass der Vertragsaustausch mit Kunden, insbesondere die Arbeitnehmerüberlassung, in Zukunft vollständig digital von Statten gehen kann.
Welche Dokumente sind vom BEG IV betroffen?
Ricarda Volmari-Dibou und Dr. Alexander Bissels gehen nun der Frage nach, auf welche Dokumente die Gesetzesänderung genau abzielt. Wenn wir über die vom BEG IV betroffenen Dokumente sprechen, geht es in der Personaldienstleistung vor allem um die Arbeitnehmerüberlassungsverträge und den Nachweis nach dem Nachweisgesetz.
Die Vorteile des BEG IV sind eine Zunahme an rechtlicher Klarheit und Transparenz auf der einen Seite, sowohl eine Steigerung der Effizienz und eine enorme Zeitersparnis für Entleiher und Verleiher. Auch eine Kostenreduktion ist nicht von der Hand zu weisen, betont Dr. Bissels.
Nicht nur der Arbeitnehmerüberlassungsvertrag, sondern all das, was Personaldienstleister mit ihrem Kunden vereinbaren wollen, darf dann per Textform erledigt werden. Es gibt keine höheren gesetzlichen Anforderungen mehr, wobei man natürlich weiterhin mit Bet-In oder qualifizierten elektronischen Signaturen arbeiten kann.
Achtung ist geboten bei Bestandsverträgen, die die Schriftform vorsehen. Diese müssen entsprechend angepasst werden, da es Personaldienstleistern sonst zum Vorwurf gemacht werden könnte, dass sie bei folgenden Vertragsänderungen oder Verlängerungen nicht die vertraglich vereinbarte Schriftform eingehalten haben – selbst wenn das Gesetz zwischenzeitlich andere Bedingungen vorsieht.
Es gibt allerdings auch Ausnahmen, die weiterhin qualifiziert unterschrieben werden müssen und hierbei handelt es sich um die befristeten Arbeitsverträge. Grundsätzlich gilt, dass ein befristetes Arbeitsverhältnis oder zumindest die Befristungsabrede der Schriftform bedarf. Hier ist daher der WET-INC, also eine eigenständige Unterschrift oder eine qualifizierte Signatur von Nöten.
Eine Ausnahme gibt es jedoch: Sieht der befristete Vertrag einen Austritt mit dem Eintritt ins Rentenalter vor, ist die Textform ausreichend.
Wie kann sichergestellt werden, dass keine Änderungen an Dokumenten vorgenommen werden?
Wie sieht es jedoch aus bei gescannten oder per SMS unterzeichneten Verträgen? Wie kann man sicher sein, dass nichts geändert wurde und dass die Person, die auch unterschreiben sollte, wirklich die Person ist, die unterschrieben hat? Dr. Bissels stellt klar: Gerade bei SMS kann jeder, der sich eines Handys bemächtigt, von diesem aus Nachrichten verschicken und sich als eine Person ausgeben, die er nicht ist. Auch können heute PDFs von jedem Laien manipuliert und verändert werden. Hier lautet die Lösung Archivierung. Die ursprüngliche Vertragsversion, auf die man sich geeinigt hat, sollte sicher gespeichert werden.
Hier ist die fortgeschrittene Unterschrift von Coffreo ein klarer Vorteil. Es gibt eine Garantie, die Coffreo allen Nutzern gewährt: Die Identität des Unterzeichners und die Integrität der Dokumente. Das heißt, Coffreo kann attestieren, dass die Person, die unterzeichnen sollte, auch wirklich der Unterzeichner ist und dass am Dokument nichts geändert wurde. Die Dokumente werden in Coffreo gespeichert und können so nicht nachträglich manipuliert werden.
Wie sieht es mit der Archivierung aus?
Ricarda Volmari-Dibou wirft zuletzt die Frage auf, ob das BEG IV auch auf das Thema Archivierung eingeht. Ist ein E-Mail-Postfach ausreichend, um seinen Archivierungspflichten nachzukommen? Und was passiert, wenn ein Vertrag aus Versehen gelöscht wird?
Dr. Bissels stellt klar: Theoretisch gesehen bedarf die Textform keiner besonderen Archivierungsvorrichtung, „aber Sie sollten natürlich aus Eigeninteresse eine vernünftige Systematik, einen vernünftigen Prozess hinterlegt haben, damit dann im Bedarfsfall auch auf Knopfdruck dieser entsprechende Vertrag verfügbar ist und entsprechend auch dritten Parteien zugänglich gemacht werden kann, insbesondere natürlich gegenüber Behörden.“ Gerade im Falle eines Rechtsstreits müssen die Vertragsbedingungen jederzeit nachweisbar sein.
Dr. Bissels rät daher dazu, ein reparierbares Vertragsdokument zu generieren, in dem dann auch tatsächlich drinsteht, auf was man sich verständigt hat. Dieses sollte am besten noch zehn Jahre nach Ende der Geschäftsbeziehung aufgehoben werden.
Ricarda Volmari-Dibou weist an dieser Stelle darauf hin, inwiefern Coffreo bei der Archivierung von Hilfe sein kann. Denn alle Dokumente werden in Coffreo sicher und langfristig gespeichert. „Die Archivierung bei Coffreo ist langfristig. Das heißt, Sie können Ihre Dokumente revisionskonform archivieren und finden sie leichter wieder“, so Frau Volmari-Dibou. Jede Partei hat dabei einen unabhängigen Safe, auf den sie jederzeit und das zehn Jahre lang zugreifen kann. Die Sicherung erfolgt dabei an drei entfernten und gesicherten Standorten, sodass selbst bei einem Standortauswahl noch zwei weitere greifen können.
Das ändert sich bei Coffreos digitaler Signatur
Das geplante BEG IV bringt auch einige kleine Änderungen für Coffreo mit sich, wie Ricarda Volmari-Dibou zum Abschluss des Webinars betont. Kunden, die bereits mit Coffreo arbeiten, müssten das bisherige Signaturlevel für ihre bestehenden Kunden ändern. Erst ab dann können diese fortgeschritten statt qualifiziert unterschreiben.
Natürlich bleibt es weiterhin möglich, dem Kundenwunsch entsprechend bei der qualifizierten Unterschrift zu bleiben. Coffreo-Nutzer werden per Mail informiert, sobald neue Dokumente zur Unterschrift bereitliegen.
Dr. Bissels betont zum Schluss, dass Personaldienstleister keine Angst haben müssen, dass in Zukunft beim Vertragsabschluss das pure Chaos ausbrechen könnte. Es ist in niemandes Interesse, völlig strukturlos Verträge abzuschließen. Im Gegenteil sollte das Ziel sein, Formerleichterungen in gut strukturierte Prozesse einzubinden und so eine Win-Win-Situation für alle Beteiligten zu schaffen. Hierfür steht Coffreo Personaldienstleistern jederzeit mit Rat und Tat zur Seite.