Zeitarbeitsfirma: Wie senken Sie die No-Show-Quote Ihrer Zeitarbeitskräfte?

Geeignetes Personal zu finden, ist schon schwierig genug. Das Nichterscheinen von Arbeitskräften bereitet Zeitarbeitsfirmen aber tagtäglich zusätzlich Schwierigkeiten. Zeitarbeitskräfte sind einem Einsatz zugeteilt worden, sie haben ihren Vertrag unterschrieben, aber siehe da: Am Tag X erscheinen sie einfach nicht zur Arbeit. Dadurch wird nicht nur das entleihende Unternehmen in Schwierigkeiten gebracht, sondern auch der Ruf der Zeitarbeitsfirma leidet darunter. Diese Situation ist jedoch alles andere als eine Seltenheit. In einigen Branchen, beispielsweise der Logistik, kann die sogenannte No-Show-Quote über 30 % betragen, während eine vertretbare Quote eher bei 5 % liegt. Wie also können Sie vermeiden, dass Ihre Zeitarbeitskräfte nicht zur Arbeit erscheinen? Im Folgenden finden Sie einige Antworten auf diese wichtige Frage.

Wenn ein entleihendes Unternehmen eine Zeitarbeitsfirma beauftragt, hat es zur Erledigung einer Aufgabe einen punktuellen Personalbedarf. Wenn nun die Zeitarbeitskräfte, die diesen Bedarf decken sollen, nicht erscheinen, gerät die ganze Tagesplanung ins Wanken. Ein solcher No-Show kann die gesamte Fertigungslinie in Bedrängnis bringen, was eine Verzögerung des Zeitplans des Unternehmens zur Folge hat. Bei einer großen Anzahl von eingesetzten Zeitarbeitskräften können die Aufgaben umverteilt werden. Aber für ein KMU, das drei Kräfte zum Entladen eines Containers angefordert hat, von denen zwei dann nicht erscheinen, ist das Problem weitaus größer. Es ist also durchaus berechtigt, wenn das entleihende Unternehmen in einem solchen Fall unzufrieden ist.

Lagerarbeiter, Kommissionierer … Einige Berufe erfordern zwar keine strategischen oder technischen Kompetenzen, aber ein gewisses Verantwortungsbewusstsein, das nicht alle Zeitarbeitskräfte haben. Es ist Aufgabe der Zeitarbeitsfirma, auf das professionelle Auftreten seiner Arbeitskräfte zu achten. Dies beginnt schon damit, dass man sich zu den Einsätzen einfindet, die man zugesagt hat. Derartige Dinge sprechen sich in der Branche schnell herum. Deshalb können Sie hohe No-Show-Quoten nicht einfach so hinnehmen.  Und weil der Ruf der Zeitarbeitsfirma auf dem Spiel steht, gehört die No-Show-Quote zu den Kennzahlen, auf die die Firma bei ihren Beratern und Personalverantwortlichen besonders achtet..

Wenn die No-Show-Quote einen bestimmten Prozentsatz übersteigt, kann die Zeitarbeitsfirma mit Strafzahlungen belegt werden, wenn diese im Vertrag vereinbart wurden. Je nach Unternehmen kann die Strafe zwischen 50 und 200 Euro je Fehltag betragen. Außerdem kann das entleihende Unternehmen den Vertrag kündigen und geht vielleicht endgültig als Kunde verloren.

Vergessen Sie nicht, dass die verschiedenen Zeitarbeitsfirmen preislich alle mehr oder weniger auf demselben Niveau liegen. Was also den eigentlichen Unterschied ausmacht, ist die technische Umsetzung. Dass man also die richtigen Stellen mit den richtigen Arbeitskräften besetzt und möglichst wenig Fehler im administrativen Bereich macht. Wenn Sie also zufriedene Kunden möchten, sollten Sie ruhig mit drastischen Maßnahmen gegen das Nichterscheinen Ihrer Arbeitskräfte vorgehen.

Um entschuldigtes Fehlen am ersten Arbeitstag zu vermeiden, sollten Sie vor allen Dingen zuverlässige Leute einstellen, die sowohl die Kompetenzen für einen bestimmten Auftrag als auch ein professionelles Auftreten mitbringen. Es ist immer noch am besten, wenn Sie die Bewerber zu einem persönlichen Gespräch einladen. Um die Einstellungsphase bestmöglich abzusichern, müssen die Referenzen systematisch überprüft werden. Fragen Sie den Bewerber nach ein oder zwei ehemaligen Arbeitgebern und nehmen Sie sich die Zeit, sich bei diesen nach seiner Verlässlichkeit zu erkundigen.

Industrie, Logistik, Hoch- und Tiefbau … Ganz konkret kann die No-Show-Quote verringert werden, indem Sie den Bewerber direkt zur Baustelle, zum Logistiklager oder zum Industriestandort begleiten. So kann er sich ein Bild von seinem künftigen Arbeitsplatz machen. Selbstverständlich müssen Sie dazu die Zustimmung des entleihenden Unternehmens einholen und sicherstellen, dass eine ortskundige Person anwesend ist. Diese Vorgehensweise empfiehlt sich besonders bei langfristigen Einsätzen.

Bei nur kurzfristig beschäftigten Kräften, die beispielsweise eine Baustelle nach Fertigstellung der Arbeiten fegen sollen, ist eine Vorabbesichtigung wenig sinnvoll. Hingegen ist es wichtig, dass am Tag X ganz sicher jemand da ist, der die Zeitarbeitskraft in Empfang nimmt. Es kommt nämlich gar nicht so selten vor, dass eine Zeitarbeitskraft zwar am Einsatzort erscheint, aber wieder weggeht, weil niemand da ist, der sie empfängt. Die Qualitätsbeauftragten der entleihenden Unternehmen sind sich inzwischen der Notwendigkeit dieser Maßnahme bewusst. Sie stellen häufig einen Ansprechpartner für den Zeitarbeitnehmer zur Verfügung, damit er sich mit seinen Aufgaben vertraut machen kann. Auch dann, wenn er nur für einen halben Tag eingestellt wurde.

Diese Strategie ist riskant, aber wirksam: Die Zeitarbeitsfirma kann sich bei bestimmten Aufträgen zu einer Überbuchung entschließen. Konkret bedeutet das, dass sie beispielsweise 28 Zeitarbeiter einplant, obwohl das entleihende Unternehmen nur 25 angefordert hat. Sollten dann einige nicht zur Arbeit erscheinen, entsteht dem entleihenden Unternehmen dank der zusätzlich eingestellten Zeitarbeitskräfte kein Schaden. Diese Überbuchungsstrategie kann auch dann vorteilhaft sein, wenn mehrere Zeitarbeitsfirmen gleichzeitig beauftragt wurden: Die eine Zeitarbeitsfirma kann dank Überbuchung die No-Show-Quote einer anderen auffangen. Und falls der Kunde nicht zufrieden ist, weil er nur 25 Personen wollte, und keine einzige mehr, werden die übrigen Zeitarbeiter nicht eingesetzt, sondern erhalten nur eine Entschädigung für die Fahrt. Diese Kosten zweigt die Zeitarbeitsfirma von der Nettomarge ab. Der entstandene Verlust kann über andere Aufträge wieder hereingeholt werden. Wichtig ist, dass der Kunde bei diesem Auftrag über das gesamte von ihm angeforderte Personal verfügen kann.

Tod eines Angehörigen, Transportprobleme, Krankheit … Es gibt durchaus berechtigte Gründe für ein Nichterscheinen zur Arbeit. Wenn die Zeitarbeitskraft anruft, Bescheid gibt und sich entschuldigt, ist das zwar ärgerlich und möglicherweise schlecht für das Geschäft der Zeitarbeitsfirma, aber verständlich. Wenn jemand aber trotz aller Vorsichtsmaßnahmen mehrmals nicht erscheint, ist er schlicht unzuverlässig. Dann sollten Sie ihn genauso in der Datenbank der Zeitarbeitsfirma vermerken, damit er nicht mehr eingeteilt wird. 

Damit Sie sich auf Ihre Zeitarbeitskräfte verlassen können, müssen Sie zu ihnen eine vertrauensvolle Beziehung aufbauen. Dazu müssen Sie nicht nur ihren Lebenslauf kennen, sondern sich die Zeit nehmen, ihnen zuzuhören und sie bei Weiterbildungen zu begleiten. Dazu gehört auch Offenheit. Erklären Sie ihnen beispielsweise, dass Sie sie zunächst bei einem kurzen Einsatz testen möchten, bevor Sie ihnen eine größere Aufgabe anvertrauen. Gute Beziehungen sind für eine niedrige No-Show-Quote unerlässlich.

Auftragsmanagement, Zeiterfassung, Lohnzettel … Damit Sie mehr Zeit für Ihre Bewerber haben, müssen Sie die täglichen Verwaltungsvorgänge im Kontakt mit Kunden und Zeitarbeitskräften vereinfachen. Dabei helfen Ihnen Werkzeuge, die eigens entwickelt wurden, um den Alltag von Zeitarbeitsfirmen zu erleichtern – wie Coffreo.

Wenn die Zeitarbeitskraft trotz all dieser Vorkehrungen nicht zur Arbeit erscheint, besteht die Gefahr, dass das entleihende Unternehmen schlicht und ergreifend den Dienstleistungsvertrag kündigt, was in diesem Fall eine deutliche Umsatzeinbuße für die Zeitarbeitsfirma bedeutet. Es ist aber auch möglich, dass es mit einer leichten zeitlichen Verschiebung des Einsatzes einverstanden ist. Dann beginnt für die Zeitarbeitsfirma ein Wettlauf gegen die Zeit. Sie muss nicht nur versuchen, innerhalb eines für den Kunden vertretbaren Zeitrahmens für Ersatz zu sorgen, sondern auch noch schneller als ihre Wettbewerber sein, die möglicherweise für denselben Auftrag angefragt wurden.

Normalerweise muss der Personalverantwortliche zahlreiche Telefonate führen, um die Verfügbarkeit seiner Zeitarbeitskräfte zu prüfen. Bis er Ersatz gefunden hat, ist es im Allgemeinen schon zu spät und der Auftrag kann nicht mehr am selben Tag ausgeführt werden. Das bedeutet den Verlust von mindestens einem Tag, der nicht in Rechnung gestellt werden kann. Darüber hinaus kann dies jedoch eine für den Kunden unzumutbare Verzögerung darstellen.

Heutzutage gibt es aber technische Lösungen, mit denen Sie Zeitarbeitskräfte (je nach Fachkenntnis, Standort usw.) in Pools gruppieren und ihre aktuelle Verfügbarkeit automatisch erfassen können. Mit nur wenigen Klicks ist es dann möglich, sämtliche Mitglieder eines Pools per SMS anzufragen, ohne überhaupt zum Telefon zu greifen. Wer zuerst antwortet, wird für den Auftrag eingestellt. So ist es möglich, in kürzester Zeit für Ersatz zu sorgen, der innerhalb weniger Stunden oder sogar nur weniger Minuten antreten kann. Dank dieser Lösung ist eine schnelle Reaktion möglich, die die negativen Auswirkungen eines No-Show erheblich begrenzen kann.

Coffreo ist die führende Plattform für die Digitalisierung der Beziehung zwischen Zeitarbeitskräften und ihren Arbeitgebern. Mit Coffreo können Zeitarbeitsfirmen eine ganze Palette von zeit- und energiefressenden Aufgaben vereinfachen und automatisieren, damit sie mehr Zeit für bessere Einstellungsabläufe haben.

Dank Coffreo erhält die Zeitarbeitskraft bereits im Vorfeld alle wichtigen Informationen zum Einsatz: Arbeitsvertrag zur elektronischen Unterschrift, Betriebsordnung des Unternehmens, Anreise und Zutritt zum Standort, Kontaktdaten des Ansprechpartners, der sie in Empfang nehmen wird usw. Sie kennt ihren Arbeitsort, die Einsatzdauer und ihr Gehalt.

Unter dem Vorbehalt, dass die Zeitarbeitskraft kein Material abholen muss (z. B. eine persönliche Schutzausrüstung), braucht sie nicht einmal mehr in die Zeitarbeitsfirma zu kommen, um die Sicherheitshinweise zu lesen oder den Vertrag zu unterschreiben, denn alle für den Auftrag wichtigen Unterlagen sind ja digitalisiert. Die Zeitarbeitskraft bekommt alles direkt in ihren persönlichen Bereich bei Coffreo geschickt, auf den sie vom Smartphone, Tablet oder Rechner Zugriff hat.

Mit Coffreo kann die Zeitarbeitsfirma genau sehen, ob der Arbeitnehmer alle Dokumente geöffnet hat, und kann ihn gegebenenfalls daran erinnern sowie risikobehaftete Situationen erkennen. Dank des Einsatzes von Coffreo ist es möglich, die Gefahr eines No-Show weitmöglichst zu begrenzen, weil man weiß, ob die Zeitarbeitskraft alle wesentlichen Schritte vorab unternommen hat.

Sind Sie bereit für effiziente Tools, die die Beziehung zu Ihren Zeitarbeitskräften verbessern?

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