Zeitarbeitsfirmen haben täglich große Mengen an Dokumenten zu bearbeiten. Die vielen geschlossenen Arbeitsverhältnisse müssen rechtskonform sein und noch dazu gilt es, zahlreiche Dokumente an die Arbeitnehmenden zu übermitteln (Arbeitsverträge, Gehaltsabrechnungen etc.). Kein Wunder, dass viele Zeitarbeitsfirmen einen Großteil ihrer Papierberge digitalisieren möchten. Immer wieder gibt es in diesem Rahmen Zweifel an der Gültigkeit digitaler Unterschriften. Vor Kurzem hat das Bundesministerium für Arbeit und Soziales (BMAS) noch einmal bestätigt: digitale Unterschriften sind rechtsgültig. Mehr Informationen dazu möchten wir Ihnen im nachfolgenden Artikel geben.
Warum es immer noch Zweifel an der Gültigkeit digitaler Unterschriften gibt
Deutschland ist dafür bekannt, in Sachen Digitalisierung im europaweiten Vergleich nicht gerade zu glänzen,auch was die Nutzung digitaler Unterschriften betrifft. Während in anderen Ländern digitale Unterschriften schon längst die Handschriftliche ersetzt haben, behaupten in Deutschland immer noch viele Akteure, dass nur eine handschriftliche Unterschrift eine wirklich rechtsgültige Unterschrift darstellt. Zeitarbeitsfirmen in Deutschland wagen oft nicht den Schritt in Richtung digitaler Unterschrift, da sie im Falle von Kontrollen Strafen fürchten. Es fehlt an Vertrauen in die neuen digitalen Lösungen.
Dass die Behauptung, digitale Unterschriften seien nicht rechtsgültig, falsch und schon lange nicht mehr zeitgemäß , wurde im Dezember 2022 durch das Bundesministerium für Arbeit und Soziales (BMAS) bestätigt. Ein großer Schritt hin in Richtung Digitalisierung und eine klare Stellungnahme für alle Zeitarbeitsfirmen in Deutschland. Um zu verstehen, in welchem Rahmen das BMAS diese Aussage tätigte und was die Hintergründe des zugehörigen Berichts sind, lohnt sich ein Blick in die Veröffentlichung, die vielleicht unbemerkt in der Welt der Zeitarbeit geblieben ist.
Ziele des Berichts war die Evaluation des Arbeitnehmerüberlassungsgesetzes
Kurz vor Beginn des neuen Jahres veröffentlichte das Bundesministerium für Arbeit und Soziales seinen Forschungsbericht 614 zur Evaluation des Arbeitnehmerüberlassungsgesetzes. In diesem wird untersucht, inwiefern die Ziele der Reform des Arbeitnehmerüberlassungsgesetzes (AÜG), die im April 2017 in Kraft trat, auch erreicht wurden. Die Reform zielte darauf ab, die Stellung und die Chancen am Arbeitsmarkt für Leiharbeiter*innen zu verbessern.
Das Bundesministerium stellt in seinem aktuellen Bericht fest, dass „Die Absichten und Zielsetzungen, die der Gesetzgeber mit der Neuregelung des AÜG verfolgt hat, zwar von vielen Akteuren als grundsätzlich sinnvoll eingeschätzt, die einzelnen Regelungen und deren Durchführung […] jedoch insgesamt als komplex und nur eingeschränkt wirkungsvoll bewertet [werden].“ (Siehe Seite 21 im Bericht)
Neben vielen Problemen stellt das Bundesministerium den Umgang von Zeitarbeitsfirmen mit dem Thema digitale Unterschrift fest. Diese verpassten hier eine wichtige Chance hin in Richtung Digitalisierung.
Das sagt das Bundesministerium für Arbeit zum Thema digitale Unterschrift
Das Bundesministerium für Arbeit stellt in seinem Bericht klar, dass digitale Unterschriften trotz landläufiger gegenteiliger Meinung rechtswirksam sind. Das BMAS sagt hierzu: „Nach § 12 Abs. 1 S. 1 AÜG bedarf der Vertrag zwischen dem Verleiher und dem Entleiher der Schriftform.
Jedoch kann die gesetzlich vorgeschriebene schriftliche Form nach § 126a BGB durch die elektronische Form ersetzt werden, wenn sich nicht aus dem Gesetz etwas anderes ergibt. Da das AÜG einen solchen Ausschluss nicht enthält, kann der Verleiher als Aussteller der die Person der Leiharbeitskraft konkretisierenden Erklärung seinen Namen hinzufügen und das elektronische Dokument mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen.“
Trotz dieser sehr eindeutigen Gesetzeslage stellt das BMAs fest: „Nur wenige Befragte scheinen die Möglichkeit zu kennen (und davon Gebrauch zu machen), dem Schriftformerfordernis auf elektronischem Wege – also über eine digitale Signatur – Genüge zu tun“
Diese Worte des Bundesministeriums sind eine klare Botschaft . Im Zeitalter der Digitalisierung ist jede verpasste Chance ein freiwilliger Verzicht auf Effizienz.
Was bedeutet dies für Zeitarbeitsfirmen?
Nach diesen offiziellen Worten des Bundesministeriums für Arbeit und Soziales sollte es keine Zweifel mehr geben: Digitale Unterschriften sind rechtskräftig! Gegenteilige Behauptungen können Sie in Zukunft mit Verweis auf den Bericht des BMAS den Wind aus den Segeln nehmen. Dennoch ist mit Veröffentlichung des Berichts die Arbeit noch nicht getan. Es liegt nur bei den Zeitarbeitsfirmen, von ihrem Recht Gebrauch zu machen. Worauf warten Sie noch? Werden Sie aktiv und setzen Sie das Thema digitale Unterschrift auf die Agenda Ihres nächsten Team-Meetings.
Falls Sie nicht wissen, wie Sie den Schritt in Richtung Digitalisierung Ihre Geschäftsprozesse gehen sollen, seien Sie unbesorgt. Zahlreiche Anbieter können Sie hierbei an die Hand nehmen. Es gibt hochmoderne Tools und Software, mit denen digitale Unterschriften ein Kinderspiel und noch dazu völlig gesetzeskonform sind.
Digitalisierung mit Coffreo: ein Garant für Gesetzeskonformität
Coffreo ist in Sachen Digitalisierung der ideale Partner für Ihre Zeitarbeitsfirma. Coffreo erlaubt es, Dokumente zu digitalisieren, zu unterschreiben und zu versenden – alles ist automatisiert. Klingt kompliziert? Nicht im Geringsten, den Coffreo verbindet sich direkt mit Ihrem ERP-System. So können Sie beispielsweise ihren ANÜ-Vertragsmuster direkt mit den Daten aus Ihrem ERP einreichen. Dieser wird von Ihnen auf der Coffreo Plattform elektronisch unterzeichnet und mit nur einem Klick an Ihren Kunden gesendet. Sie erhalten dann die Information, dass der Vertrag vom Kunden unterzeichnet worden ist, direkt in Ihr ERP. Sollten Sie kein ERP-System haben, stellen wir auch eine unabhängige Lösung zur Verfügung. Coffreo ist spielend einfach zu bedienen. Schulungen sind nicht erforderlich: Eine kurze Präsentation genügt, um Ihr Team in Coffreo einzuarbeiten.
Coffreo bietet im Gegensatz vieler Anbieter eine besondere Sicherheit für Ihre Prozesse: Sobald die Art der Signatur (qualifiziert oder fortgeschritten) für das Dokument von dem Personaldienstleister festgelegt wurde, z. B. die qualifizierte elektronische Signatur für den AÜV, kann niemand im Unternehmen oder auf Seiten des Kunden diese Art von Signatur ändern. So bleibt Ihre Unterschrift stets gesetzeskonform.
Auch in Sachen Archivierung ist bei Coffreo alles Rechtens unterwegs. Sie und Ihre Kunden bekommen jeweils Zugriff auf ein automatisch erstelltes, beweiskräftiges Archiv. So gehen keine wichtigen Unterlagen verloren und Sie brauchen sich nicht vor Kontrollen zu fürchten. Ihre Zeitarbeitnehmer profitieren ebenfalls von ihrem persönlichen Safe, der automatisch alle von ihm unterschriebenen Dokumente beinhaltet .