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Zeitarbeitsfirmen: So bietet Coffreo mehr Flexibilität

Marion Reynaud, Marketing Manager - 22/05/23

(Aktualisiert am 15/02/24)

Coffreo ermöglicht es nun auch, punktuelle Dokumente an Zeitarbeitnehmer einfach und schnell zu verteilen, für die eine Bestätigung der Kenntnisnahme gewünscht ist. Entdecken Sie die Vorteile dieser neuen Funktion.

Zeitarbeitsfirmen und Unternehmen mit vielen Kurzzeitverträgen können mit Coffreo eine Reihe zeit- und energieintensiver Aufgaben vereinfachen und automatisieren. Die auf vorgefertigten Vorlagen basierenden Dokumente, die mit Hilfe einer ERP-Software erstellt wurden, können automatisch in den Arbeitsablauf der Zeitarbeitsfirma integriert und an Kunden und externe Mitarbeiter zur elektronischen Unterschrift gesendet werden. Coffreo ermöglicht es nun auch, punktuelle Dokumente an Zeitarbeitnehmer einfach und schnell zu verteilen, für die eine Bestätigung der Kenntnisnahme gewünscht ist. Entdecken Sie die Vorteile dieser neuen Funktion.

Die neue Funktion für sonstige Dokumente – so funktioniert es

Coffreo ist bekannt für seine Funktionen im Bereich der digitalen Signatur und dem Versenden von Dokumenten wie u.a. dem Arbeitnehmerüberlassungsvertrag. Dank Coffreo können Verträge in der Zeitarbeit schnell ausgetauscht und unterschrieben werden. Das spart unnötigen Aufwand und Kosten. Die neue Funktion für sonstige Dokumente wird Zeitarbeitsfirmen nun noch mehr den Arbeitsalltag erleichtern.

 

Bei dieser neuen Funktion ermöglicht Coffreo ein Dokument mit fortgeschrittener digitaler Signatur , das die Zeitarbeitsfirma für die Kommunikation mit dem Zeitarbeitnehmer verwenden kann, ohne vorgefertigte Vorlage zu versenden. Der Inhalt dieses Dokuments ist nicht, wie z.B. bei Einsatzinformationen oder Arbeitsverträgen, vorher festgelegt, sondern variabel. Das Dokument bleibt personalisierbar und kann gezielt an die betroffenen Mitarbeiter adressiert werden

 

Ein Beispiel: Ihr Kunde hat entschieden, dass alle Arbeitnehmer, die an seinem Projekt beteiligt sind, nun Sicherheitsanweisungen akzeptieren müssen. Ihre Aufgabe als Arbeitgeber ist es nun, die Arbeitnehmer über diese neue Maßnahme so schnell wie möglich zu informieren. Gleichzeitig möchten Sie sichergehen, dass alle die Information auch erhalten und verstanden haben – schließlich tragen Sie die Verantwortung für das körperliche Wohlergehen der Arbeitnehmer.

 

Genau hier setzt die neue Funktion für sonstige Dokumente an und erlaubt es Ihnen, schnell und effektiv auf neue Situationen reagieren zu können. 

Die Vorteile der neuen Funktion

 

Die neue Funktion wird die Arbeit von Zeitarbeitsfirmen zukünftig noch weiter erleichtern.  

 

Mehr Flexibilität für Zeitarbeitsfirmen

 

Coffreo hat bereits in der Vergangenheit einiges dafür getan, dass Zeitarbeitsfirmen ihre administrativen Prozesse flexibler gestalten können. Dennoch gab es noch Raum für Innovation, die es erlaubt, Prozesse weiter zu optimieren. 

 

Die neue Funktionalität  erlaubt es, punktuelle Bedürfnisse in Zeitarbeitsunternehmen zu erfüllen. Das Zeitarbeitsunternehmen kann seine Arbeitnehmer mithilfe des Dokuments über administrative Änderungen, Sicherheitshinweise oder andere nicht wiederkehrende Ereignisse informieren. Somit lassen sich alle  einsatzspezifischen Dokumente erstellen, versenden und unterschreiben.

 

In der Vergangenheit erfolgten diese Prozesse durch eine simple Verteilung von Dokumenten (beispielsweise eine Massenmail an Angestellte). Der Nachteil: Die Kenntnisnahme wird nicht bestätigt.

 

Das neue, individualisierbare Dokument erlaubt nun endlich eine individuelle Ansprache des Mitarbeiters sowie eine individualisierte Bestätigung  der Kenntnisnahme.

Rechtsschutz

 

Immer wieder machen sich Unternehmen Sorgen, dass digitale Unterschriften gesetzeswidrig sind und sie durch ihre Nutzung in Schwierigkeiten geraten könnten. Dies ist jedoch inzwischen definitiv kein Grund zur Sorge mehr: Das Bundesministerium für Arbeit und Soziales (BMAS) bestätigte im Dezember 2022 erneut, dass die Nutzung digitale Unterschriften rechtsgültig ist.

 

Die neue Funktion für sonstige Dokumente kann also völlig ohne Sorge verwendet werden. Zudem wird Sie Ihnen zusätzlichen Rechtsschutz bieten, da sie die Fehlerquote in Ihrem Unternehmen verringert: Coffreo ist direkt mit dem ERP-System der Zeitarbeitsfirmen verbunden. Dadurch haben sie die Möglichkeit, ihre ANÜ-Vertragsmuster beispielsweise direkt mit den Daten aus ihrem ERP einzureichen..

 

Angst vor Unterschriften- oder Dokumentenfehler brauchen Sie ebenfalls nicht mehr haben. Sobald die Art der Signatur (qualifiziert oder fortgeschritten) für das Dokument von dem Personaldienstleister festgelegt wurde, können nur Coffreo-Administratoren im Unternehmen diese Art von Signatur ändern.

 

Beim Thema Rechtssicherheit muss auch an die Pflichten zur Archivierung von Daten gedacht werden. Personenbezogene Daten müssen sicher vor Zerstörung und Zugang durch Dritte aufbewahrt werden. Hier sind Sie mit Coffreo auf der sicheren Seite. Die Archivierungspflicht wird erfüllt, indem Zeitarbeitgeber und -nehmer jeweils Zugriff auf ein automatisch erstelltes, beweiskräftiges Archiv bekommen.

Informationsfluss

 

Je größer und komplexer die Unternehmensstruktur, desto langsamer fließt oft der Informationsfluss. Gerade die Zeitarbeit steht aufgrund dessen vor Herausforderungen. Die vielen kurzfristig abzuschließenden Arbeitsverhältnisse sind zeitaufwendig und kompliziert. Zugleich muss es schnell gehen – die Gefahr von Fehlern und stockendem Informationsfluss steigt. 

 

Coffreo passt sich mit der neuen Funktion für sonstige Dokumente an das Bedürfnis nach reibungslosen Informationsfluss an und flexibilisiert den Austausch von Informationen in der Zeitarbeitsfirma. Diese hat jetzt im Grunde die Möglichkeit, alles Mögliche unterschreiben zu lassen.

 

Der Arbeitgeber geht dank der neuen Funktion sofort sicher, dass der Zeitarbeitnehmer das Dokument auch erhalten und gelesen hat – schließlich muss dieser das Dokument nach dem Lesen unterschreiben. In der Vergangenheit war dies weitaus langsamer. Meist handelte es sich um einen papierbasierten Prozess, bei dem der Kunde von der Zeitarbeitsfirma Nachweise verlangte, dass das Dokument übermittelt und empfangen wurde. Diese Zeiten gehören dank der neuen Funktionsweise von Coffreo endlich der Vergangenheit an!

Warum Sie Coffreo wählen sollten

 

Nun da Sie die neue Funktionsweise von Coffreo kennengelernt haben, fragen Sie sich vielleicht, was Ihnen Coffreo grundsätzlich für Vorteile bietet. Bei den zahlreichen Anbietern im Bereich der digitalen Signatur scheint es schwer, das ideale Angebot zu finden. 

 

Coffreo bietet Ihnen ein Komplettpaket, um Ihre Arbeitsabläufe in der Personalabteilung zu optimieren. Wir kennen die Herausforderungen der Zeitarbeit und wissen bestens, wie wir Zeitarbeitsunternehmen bei der Optimierung ihrer Prozesse unterstützen können. 

 

Mit Coffreo kann zuerst der Arbeitnehmerüberlassungsvertrag im wenige Sekunden abgeschlossen werden.
Coffreo beschleunigt auch das Onboarding des Zeitarbeitnehmers nach dem Rekrutierungsprozess. Trotz des Nachweisgesetzes dürfen Zeitarbeitsfirmen weiterhin Arbeitsverträge digital unterschreiben lassen! Das ist ideal, wenn man einen Kandidaten schnell binden möchte, der nicht in der Nähe wohnt. Der Arbeitgeber muss lediglich die Liste der wesentlichen Arbeitsbedingungen in Papierform nachreichen, aber der Mitarbeiter ist sofort dabei.

 

Darauf aufbauend erhält der Zeitarbeitnehmer im Vorfeld seines Einsatzes alle notwendigen Elemente, um ihn abzusichern (z.B. Einsatzinformationen, Sicherheitshinweise, Ablaufplan etc.).


Auch im späteren Verlauf des Arbeitsverhältnisses werden alle Informationen zeitnah übermittelt. Hier kommt die in diesem Artikel dargestellte neue Funktion zum Zuge: Mit Coffreo können individualisiert Informationen übermittelt werden und Sie als Unternehmen sind sicher, dass diese auch zur Kenntnis genommen wurden. Coffreo bietet rechtliche Sicherheit, ist flexibel und passt sich an: unerlässlich in einer sich schnell wandelnden Arbeitswelt.

 

Sollten Sie weitere Fragen zu Coffreo haben, zögern Sie nicht, uns anzusprechen. Kontaktieren Sie uns gerne hier mit Ihrem Anliegen.