Zeitarbeitsfirmen haben oft mit unübersichtlichen Papierbergen zu kämpfen. Die vielen kurzfristigen Arbeitsverhältnisse sorgen für die Erstellung zahlreicher Verträge, Gehaltsabrechnungen und weiterer Dokumente. Als Unternehmen riskieren Sie, den Überblick und die Kontrolle über die Gesetzeskonformität zu verlieren. Umso wichtiger ist es, Ihre Prozesse so weit es geht zu digitalisieren. Moderne Tools zur Erstellung digitaler Unterschriften können Ihnen viel Zeit einsparen. Welche 5 Vorteile Ihnen eine Digitalisierung Ihrer Prozesse in Hinblick auf den Arbeitnehmerüberlassungsvertrag genau bringt, möchten wir Ihnen im folgenden Artikel detailliert aufzeigen.
1- Digitales Versenden von Verträgen
Viele Zeitarbeitsfirmen versenden ihre Arbeitnehmerüberlassungsverträge und andere Dokumente immer noch postalisch. Diese Vorgehensweise ist nicht nur kostspielig, sondern auch zeitaufwendig. Gerade in Zeiten der Inflation werden die Portogebühren immer höher und der Gang zu Post ist nicht nur eine unbeliebte Tätigkeit in vielen Unternehmen, sondern auch eine unproduktive Zeit.
Wenn Sie das Versenden Ihrer Verträge digitalisieren, können Sie diese direkt am Computer bearbeiten und ausfüllen. Danach genügt ein kurzer Klick auf „senden“ und das Ganze ist erledigt. Gerade in der Zeitarbeit herrscht ein hoher Personalbedarf, der zeitnah gedeckt werden sollte. Mit digitalisierten Verträgen lässt sich Ihr Personalbedarf weitaus schneller decken als bisher und Sie sparen noch dazu einiges an Portogebühren. Eine Win-Win-Situation für alle Beteiligten und eine Lösung für viele Ihrer Probleme!
2- Rechtsgültige digitale Unterschriften
Eine häufige Sorge beim Schritt in Richtung Digitalisierung im Unternehmen ist die Rechtsgültigkeit digitaler Unterschriften. Gerade in Deutschland besteht noch viel Misstrauen, was digitale Signaturen betrifft.
Deutschland ist zum einen in Sachen Digitalisierung im weltweiten Vergleich eher rückständig und verschließt gerne die Augen gegenüber den Vorteilen der Digitalisierung. Darüber hinaus sind die Deutschen sehr auf Gesetzestreue bedacht und bei neuen Prozessen immer erstmal misstrauisch, ob diese auch wirklich ganz legal sind. Niemand möchte riskieren, dass ein unterschriebener Vertrag doch nicht rechtsgültig ist, weil eine Gesetzeslücke übersehen oder etwas falsch verstanden wurde.
Diese Sorgen sind jedoch unbegründet: Das Bundesministerium für Arbeit und Soziales hat im September 2022 noch einmal offiziell bestätigt, dass digitale Unterschriften rechtsgültig sind. Mehr Informationen dazu gibt es in unserem diesbezüglichen Artikel. Sie können also unbesorgt alle Ihre Dokumente und Verträge digitalisieren. Sie sparen Zeit, Geld und die Mühe, zum Kunden zu fahren, nur um eine Unterschrift einzuholen. Kunden schätzen Effizienz und Sie werden Ihre Rate an abgeschlossenen Verträgen schnell erhöhen können.
3- Besseres Verhältnis zum Kunden
Ihre Kunden werden von Ihrer neuen Effizienz profitieren und noch lieber mit Ihnen zusammenarbeiten. Zeit, die Sie durch die Digitalisierung einsparen, können Sie nämlich ganz bewusst in Ihre Kunden reinvestieren. Sie haben mehr Zeit für Ihren Kundenservice und Ihr Marketing und können so Ihr Unternehmen in einem besseren Licht präsentieren. Diese Investition in die Beziehung zahlt sich aus: Ihre Kunden werden Ihnen treu bleiben, Sie weiterempfehlen und noch häufiger Ihre Dienste in Anspruch nehmen.
Moderne Unternehmen erwarten digitalisierte Prozesse und werden viel eher zu Ihren Kunden, wenn Sie sie von Anfang an durch effiziente Prozesse überzeugen können. Ein Unternehmen, in dem „digitale Unterschrift“ noch ein Fremdwort ist, macht keinen guten ersten Eindruck. Lassen Sie sich keine potenziellen Kunden entgehen, indem Sie sie durch mangelnde Digitalisierung abschrecken.
4- Rechtsgültige Archivierung
Neben der Rechtsgültigkeit digitaler Unterschriften machen sich viele Zeitarbeitsfirmen Gedanken darüber, wie sie auch die Archivierung Ihrer Dokumente rechtsgültig gestalten können. In Deutschland sind Unternehmen verpflichtet, Dokumente mit personenbezogenen Daten entsprechend der Datenschutzverordnung sicher aufzubewahren. In der Vergangenheit geschah dies häufig in Form von dicken Aktenordnern, die im Keller gelagert wurden. So sollte die Archivierung heute nicht mehr aussehen. Dokumente in digitaler Form lassen sich sehr leicht und in strukturierter Art und Weise archivieren.
Die digitale Archivierung ist heutzutage sehr sicher und Sie gehen ein geringeres Risiko ein als bei physischer Archivierung. Aktenordner können bei Bränden oder Wasserschaden schnell zerstört werden. Auch Diebstahl ist leichter möglich. Eine digitale Archivierung ist in Deutschland schon seit Längerem rechtlich möglich. Ein weiterer Vorteil: Eine Digitale Archivierung ermöglicht die automatisierte Einhaltung der rechtlichen Fristen (z.B. Aufbewahrungszeiten).
5- Permanente Zugriff auf Informationen
Ein ebenfalls nicht zu ignorierender Vorteil der Digitalisierung Ihrer Verträge ist der permanente Zugriff auf Informationen. Digitalisierte Dokumente sind leichter zugänglich und Sie können sie jederzeit leicht auf benötigte Informationen durchsuchen. Es besteht zudem die Möglichkeit, gezielter Downloads zu machen, um Betriebsprüfungen zu beantworten. Denken Sie nur an all die Zeit, die früher darauf verwendet wurde, Aktenordner durchzugehen, um eine einzige Information zu finden! Dies ist in Zeiten der Digitalisierung definitiv nicht mehr nötig.
Ein weiterer Vorteil: Der Zugriff auf Informationen ist von überall aus möglich. Sie sind nicht mehr an physische Unterlagen gebunden und können digitale Dokumente ganz leicht auf Ihrem Laptop auf Geschäftsreise oder in Besprechungen mitnehmen. Verloren gehen die Informationen ebenfalls nicht mehr – weder in der Post noch im Betriebskeller.
So kann Ihnen Coffreo bei der Digitalisierung Ihrer Prozesse weiterhelfen
Nachdem wir Ihnen nun die Vorteile der Digitalisierung Ihrer Arbeitnehmerüberlassungsverträge aufgezeigt haben, fragen Sie sich vielleicht, wie Sie die Digitalisierung konkret angehen können. Wir können Sie beruhigen: Sie sind im Prozess der Digitalisierung nicht allein. Es gibt inzwischen zahlreiche Anbieter digitaler Tools, die Sie gerne an die Hand nehmen und bei Ihrem Change Prozess begleiten. Einer dieser Anbieter ist Coffreo.
Coffreo ist Experte in Sachen digitaler Personalverwaltung und gibt Ihnen alle nötigen Tools an die Hand. Coffreo erlaubt die Digitalisierung des gesamten Prozesses: Vom Ausfüllen, über das Unterschreiben bis zum Versenden von ANÜ-Verträgen.
Mit Coffreo werden Sie Ihre Effizienz merklich steigern. Sie können Ihre Vertragsabschlussrate auf 93 Prozent steigern, indem Sie schneller auf Kundenanfragen reagieren. Wie bereits erwähnt, schätzen Kunden in der Zeitarbeit schnelle, effiziente Prozesse. Mit Coffreo ist das kein Problem mehr!
Coffreo ist ISO27001 zertifiziert und bietet Ihnen somit eine sichere Archivierung aller Dokumente – dies bietet gleichermaßen Sicherheit für Ihre Kunden und Sie selbst. Zugleich profitieren Sie von einem permanenten und strukturierten Zugriff auf alle Dokumente und Informationen.
Sollten Sie weitere Fragen zu Coffreo haben, sind wir jederzeit für Sie da. Melden Sie sich einfach bei unserem Kundendienst.