Viele Personaldienstleister suchen nun nach Möglichkeiten, wie sie ihre Verträge in Zukunft zwar möglichst einfach, aber zugleich sicher abschließen können. Hier hilft die fortgeschrittene Unterschrift von Coffreo, die ab dem 11. November 2024 verfügbar sein wird. Inwiefern Sie diese bereits jetzt nutzen können und welche Vorteile sie bietet, erfahren Sie im Folgenden.
Diese elektronischen Unterschriften bietet Coffreo an
Coffreo ist keinesfalls neu auf dem Gebiet der digitalen Unterschriften. Ganz im Gegenteil: Als führender Anbieter für elektronische Signaturen auf dem deutschen Markt ist Coffreo der Experte für alle Fragen und Probleme rund um dieses Thema und bietet Ihnen für alle Bedürfnisse die passende Lösung.
Zunächst möchten wir Ihnen einen kurzen Überblick über die von Coffreo angebotenen Unterschriftsarten geben:
- Einfache qualifizierte Signatur: Die einfache qualifizierte Signatur geht noch einen Schritt weiter. Hier wird das Dokument mit einer einzigen zertifizierten, konformen und nachvollziehbaren Signatur unterzeichnet. Das garantiert eine erhöhte Sicherheit.
- Doppelte qualifizierte Signatur: Auch hier geht es in Sachen Sicherheit noch einen Schritt weiter. Die doppelte qualifizierte Signatur ist eine zertifizierte und nachvollziehbare Doppelsignatur von zwei Unterzeichnern, die die Authentizität dieser gewährleistet.
- Einfache fortgeschrittene Signatur: Hierbei handelt es sich um eine simple digitale Signatur durch einen einzigen Unterzeichner mit sicherer Archivierung.
- Doppelte fortgeschrittene Signatur: Wie der Name schon andeutet, handelt es sich bei dieser Signatur um eine digitale Unterschrift durch zwei Unterzeichner mit sicherer Archivierung.
Je nachdem, welche Dokumente Sie unterschreiben möchten, können verschiedene digitale Signaturen rechtlich vorgeschrieben oder aus Sicherheitsgründen sinnvoll sein. Beachten Sie also immer die aktuell geltenden gesetzlichen Vorschriften und antizipieren Sie rechtzeitig Gesetzesänderungen wie im Fall des neuen BEG IV.
Wichtig zu wissen: Jede dieser Unterschriftsarten bietet eine sichere Archivierung Ihrer Dokumente. Dies ist gerade in Hinblick auf die Datenschutzgesetzverordnung und die allgemeinen Aufbewahrungspflichten und -empfehlungen ein wichtiger Faktor.
Warum sollten Sie sich für die fortgeschrittene Signatur entscheiden?
Einfach und flexibel
Ab Januar 2025 wird mit dem BEG IV die Schriftform durch die Textform abgelöst. Damit ist es theoretisch nicht mehr nötig, Ihre Arbeitnehmerüberlassungsverträge eigenhändig unterschreiben zu lassen. Dennoch raten wir Ihnen dringend davon ab, Ihre Verträge zukünftig per SMS oder einfach per Mail abzuschließen. Einerseits riskieren Sie so nämlich, Vertragsabschlüsse wenig nachvollziehbar zu machen und Absprachen im Mail- oder Nachrichtenverlauf durcheinander zu bringen. Zudem stellt sich die Frage der Archivierung. Ein Mailpostfach ist kein sicherer Aufbewahrungsort. Zu guter Letzt wissen Sie nicht, wie sich die Gesetzeslage in naher Zukunft entwickeln wird. Vielleicht wird es schon bald zu Verschärfungen kommen. Ebenfalls möglich ist, dass Vertragspartner mit der reinen Textform nicht einverstanden sind und die Schriftform fordern.
Es ist daher die sicherste Option, sich für eine fortgeschrittene digitale Unterschrift zu entscheiden. Bei einer fortgeschrittenen digitalen Unterschrift unterschreibt die unterzeichnende Person mit Hilfe eines Passworts. Die Identität ist also um einiges sicherer festzustellen als bei einem rein getippten Namen unter einer E-Mail und der Textform daher vorzuziehen.
Die fortgeschrittene Unterschrift hat neben dem Sicherheitsaspekt noch weitere Vorzüge. So ist Sie äußerst einfach zu verwenden und kostet wenig Zeit. Sie ist immer sofort einsatzbereit, denn es ist keine komplizierte technische Konfiguration erforderlich. Gerade in der Personaldienstleistung ist Zeit ein wichtiger Faktor und Sie sollten Prozesse so einfach und zeitsparend wie möglich gestalten.
Neben der Zeit ist auch die Flexibilität der fortgeschrittenen digitalen Unterschrift ein großer Pluspunkt. Sie gibt Ihnen nämlich die maximale Änderungsfreiheit: Der Signaturtyp bleibt jederzeit änderbar, solange das Dokument nicht unterschrieben ist. Das ist ideal für die Anpassung an die Konfigurationen jeder Agentur und gibt Ihnen maximale Flexibilität.
Rechtssicher und nachverfolgbar
Neben der Flexibilität und der Simplizität der fortgeschrittenen Unterschrift ist diese wie bereits angedeutet zudem besonders rechtssicher und nachverfolgbar.
Anbieter wie Coffreo bieten Ihnen die Nachvollziehbarkeit jeder Unterschrift und bestätigen die Identität der Unterzeichner für alle sensiblen Dokumente. Jedes unterzeichnete Dokument ist genau zuzuordnen und wird in einem sicher zugänglichen digitalen Tresor archiviert, der die Datenschutzkonformität garantiert. Wie Sie sicher wissen, müssen viele Dokumente bis zu zehn Jahren aufbewahrt werden. In dieser Zeit müssen diese vor Zerstörung und Fremdzugriff geschützt werden.
Es ist inzwischen nicht mehr üblich, sensible Dokumente in Aktenordnern im Keller aufzubewahren. Viel zu leicht können diese gestohlen oder bei Bränden und Überschwemmungen beschädigt werden. Entscheiden Sie sich also besser für eine sichere und bequeme Cloud-Lösung für Ihre Datensicherung. Neben der Sicherheit ist ein weiterer Vorteil der vereinfachte Zugriff. Egal von wo Sie arbeiten (Home Office, Geschäftsreisen etc.) – Sie können jederzeit auf gespeicherte Dokumente zugreifen.
Zuletzt ist die Nutzung einer fortgeschrittenen Unterschrift ein großer Wettbewerbsvorteil. Wenn Sie bereits jetzt im November die fortgeschrittene Unterschrift zu nutzen beginnen, haben Sie ausreichend Zeit, Ihre Prozesse bis Januar zu testen und anzupassen. Damit sind Sie schon lange vor der gesetzlichen Frist auf der sicheren Seite. So ersparen Sie sich nicht nur viel Stress, sondern sind Ihrer Konkurrenz um Längen voraus. Warten Sie also nicht länger und beginnen Sie so schnell wie möglich mit dem Umstieg auf die fortgeschrittene Unterschrift.
Warum Sie Coffreo ab jetzt nutzen sollten
Sie haben verstanden: Jetzt im November 2024 ist der beste Moment, um sich auf die Einführung des BEG IV im Januar 2025 vorzubereiten. So sind Sie Ihrer Konkurrenz um einiges voraus und haben die nötige Zeit, um sich auf alle Neuerungen im kommenden Jahr vorzubereiten. Der perfekte Start in ein erfolgreiches neues Geschäftsjahr und eine gute Basis für alles, was die Zukunft bringt.
Coffreo ist dabei der ideale Begleiter auf Ihrem Weg zum BEG IV. Als Vorreiter auf dem deutschen Markt ist Coffreo der Experte im Bereich der digitalen Signatur. Coffreo bietet einfache und zugleich sichere Lösungen, die allen Kundenbedürfnissen gerecht werden. Zudem denkt Coffreo langfristig: Auch wenn sich Gesetze verschärfen sollten, sind Sie mit Coffreo immer auf der sicheren Seite. Warten Sie nicht länger und fragen Sie jetzt eine kostenlose Demo an.