Immer mehr Zeitarbeitsunternehmen möchten die Digitalisierung voranbringen. Gerade die Arbeitnehmerüberlassungsverträge sind ein großer Zeitfaktor, der durch die Umstellung auf digitale Unterschriften reduziert werden kann. Doch die Digitalisierung muss nicht bei der elektronischen Unterschrift aufhören.
Die komplette Vertragsverwaltung lässt sich digitalisieren
Vielleicht sind Sie bereits einen wichtigen Schritt in Sachen Digitalisierung gegangen und sind auf elektronische Unterschriften umgestiegen. Dann Bravo, denn auch im Jahr 2024 gibt es immer noch Unternehmen, die ihre Verträge und sonstige Dokumente handschriftlich unterschreiben lassen. Dies ist nicht nur unbequem und zeitaufwendig, sondern häufig auch mit Kosten (z.B. Portokosten) verbunden.
Grund für dieses altmodische Vorgehen ist meist die Sorge, dass digitale Unterschriften nicht rechtsgültig sind. Diese Sorge ist jedoch bereits seit 2022 mehr als unbegründet. Das Bundesministerium für Arbeit und Soziales (BMAS) hat im Dezember 2022 offiziell bestätigt, dass digitale Unterschriften auf den meisten Verträgen rechtsgültig sind.
Auch wenn Sie nun also schon einen Schritt weiter sein sollten und Ihre Verträge digital unterschreiben lassen, müssen Sie jedoch hier nicht stoppen und glauben, dass das Thema Digitalisierung damit erledigt ist. Es ist inzwischen möglich, quasi die gesamte Vertragsverwaltung zu digitalisieren. Mit den passenden digitalen Lösungen können Sie Verträge komplett digital erstellen, versenden, unterschreiben und archivieren. Den Drucker und die Briefumschläge können Sie so getrost in den Keller verbannen, denn Sie werden davon kaum noch Gebrauch machen.
In der Zeitarbeit ist insbesondere die Erstellung von Arbeitnehmerüberlassungsverträgen ein großer Zeitfaktor. Wenn Sie diese komplett automatisieren, können Sie enorm viel Zeit gewinnen. Diese wiederum kann sehr viel besser in die Pflege Ihrer Kundenbeziehungen investiert werden und so zu einem echten Wettbewerbsvorteil werden.
Alle wichtigen Dokumente können digital verschickt werden
Neben den Arbeitnehmerüberlassungsverträgen fallen in der Zeitarbeit auch zahllose weitere Dokumente an, die es zu verwalten gilt. Diese reichen von Gehaltsabrechnungen bis zu Onboarding-Informationen.
Auch all diese Dokumente können nicht nur digital erstellt, sondern auch versendet und bei Bedarf unterschrieben werden. Am besten suchen Sie nach einer digitalen Lösung, die alle Ihre Dokumente für Sie digitalisieren kann. Digitalisieren Sie also nicht nur Ihre Arbeitnehmerüberlassungsverträge, sondern gleich alles, was bisher an unangenehmen Papierkram bei Ihnen anfiel.
Ihre Mitarbeiter und Kunden werden es Ihnen danken. Gerade in der Zeitarbeit sind Effizienz und Reaktionsschnelle gefordert – beides können Sie durch die Digitalisierung Ihrer Dokumente um ein Vielfaches steigern.
Alle Ihre Systeme können durch Digitalisierung verbunden werden
Sie haben nun also alle Ihre Dokumente digitalisiert und glauben, das Thema Digitalisierung sei damit erledigt? Tatsächlich sind Sie noch lange nicht am Ziel. Die Digitalisierung ist ein allumfassender Prozess, der alle Unternehmensebenen mit einbezieht, nicht nur die Verwaltung und Buchhaltung. Eine Digitalisierung ist dann gelungen, wenn Sie Ihre Prozesse insgesamt optimiert haben.
Keine Angst, Sie brauchen nicht tausend verschiedene digitale Lösungen ausprobieren und implementieren, um Ihr Unternehmen umfassend zu digitalisieren. Es gibt inzwischen All-in-One-Lösungen, die sich perfekt in Ihre digitale Infrastruktur integrieren lassen.
Das perfekte digitale Tool passt bereits in Ihr bestehendes System (Zvoove etc.) und muss nicht in mühevoller Kleinarbeit angepasst werden. Wenn Sie sich auf die Suche nach einer digitalen Lösung machen, sollten Sie also jegliche Tools vermeiden, die sich nicht einfach in Ihre digitale Infrastruktur integrieren lassen und letztlich Ihre Prozesse nur komplizierter machen .
Besonders Ihre Mitarbeiter werden es schätzen , wenn Sie Prozesse auf möglichst einfache Weise digitalisieren können. Niemand möchte erst eine wochenlange Einarbeitung machen müssen, um sich die Arbeit langfristig zu erleichtern. Die Benutzerfreundlichkeit sollte bei der Auswahl einer Digitalisierungs-Lösung immer im Vordergrund stehen.
Die Archivierung kann vollständig digitalisiert werden
Wo und wie bewahren Sie Ihre Daten auf? Ganz altmodisch im Aktenordner im Keller des Unternehmens? Oder sogar auf mehreren sperrigen Festplatten? Falls Sie diese Fragen mit ja beantworten, ist es höchste Zeit, auch die Archivierung in Ihrem Unternehmen zu digitalisieren.
Aktenordner und Festplatten sind definitiv nicht mehr zeitgemäß. Sie sind nicht nur platzraubend und können viel zu leicht von Unbefugten entwendet werden, sondern es besteht darüber hinaus stets die Gefahr der physischen Zerstörung. Es reicht ein Wasserschaden oder Brand und alle Ihre Daten sind zerstört
Da die europäische Datenschutzverordnung sehr klare Forderungen an die Speicherung personenbezogener Daten stellt, sollten Sie bei der Archivierung Ihrer Dokumente mit äußerster Sorgfalt vorgehen. Die Rechtskonformität Ihrer Archivierung hat allerhöchste Priorität. Wir legen Ihnen daher nahe, auf eine Cloudlösung umzusteigen. Diese sind inzwischen zahlreich auf dem Markt zu finden und gelten als sehr sicher. Datenleaks sind dank moderner Sicherheitsstandards selten und Sie können ganz genau steuern, wer auf welche Daten Zugriff hat.
Ein weiterer Vorteil einer Cloudlösung: Sie kann den Arbeitsalltag Ihrer Mitarbeiter stark verbessern. Die in der Cloud gespeicherten Daten sind von überall aus einsehbar. Gerade in Zeiten des Home Office oder bei häufigen Geschäftsreisen ist es unerlässlich, jederzeit bequem auf alle nötigen Informationen zugreifen zu können.
So kann Ihnen Coffreo bei der Digitalisierung helfen
Sicher können wir Sie mit unseren Argumenten überzeugen, dass die Digitalisierung nicht bei der elektronischen Unterschrift von Verträgen aufhört. Es gibt viele Bereiche Ihres Unternehmens, die noch digitalisiert werden können, um so allen Mitarbeitenden den Arbeitsalltag zu vereinfachen.
Nun stellt sich jedoch die Frage, welcher Anbieter für digitale Lösungen der richtige für Sie ist. Gerne stellen wir Ihnen an dieser Stelle Coffreo vor.
Coffreo ist eine All-in-One-Lösung, mit der Sie zunächst alle Ihre Dokumente digitalisieren können. Sie können Ihre Verträge, Gehaltsabrechnungen und Onboarding-Dokumente direkt mit Coffreo erstellen und versenden. Coffreo bietet Ihnen dabei die Möglichkeit qualifizierter und fortgeschrittener elektronischer Unterschriften.
Coffreo dient ebenfalls als Cloudlösung: Sie können alle Ihre Dokumente rechtskonform über Coffreo sichern. So geht nichts mehr verloren und alle Daten sind jederzeit schnell einsehbar.
Und das Beste: Coffreo kann perfekt in Ihre digitale Infrastruktur eingefügt werden. Sie brauchen also nur ein Tool, um die Digitalisierung Ihres Unternehmens auf das nächste Level zu bringen.
Warten Sie also nicht länger und nutzen Sie das Potenzial der Digitalisierung voll aus. Testen Sie Coffreo mit einer unverbindlichen Demo.