Die Verwaltung von Verträgen von kurzer Dauer, wie befristete Verträge, stellt für Unternehmen, die viele Zeitarbeitskräfte sowie andere Arbeitskräfte nur vorübergehend anstellen, eine große Herausforderung dar. Sogar Unternehmen aus Branchen, in denen solch schnelllebige Verträge gang und gäbe sind (Reinigung, Sicherheit, Landwirtschaft, Gastronomie, Tourismus …), stellt der Einstellungsvorgang oft vor Probleme bzw. Sie sind vor Fehlern nicht gefeit. Schauen wir uns also einmal genauer an, worauf bei der Einstellung von Zeitarbeitnehmern der Fokus liegen sollte. Zusätzlich können Sie sich am Ende unseres Merkblattes für die Einstellung von befristetem Personal herunterladen, damit sie wie gewünscht vonstatten geht.
Schwierigkeiten für Unternehmen bei der Einstellung von Zeitarbeitskräften
Vorübergehender Personalbedarf führt unausweichlich zum Abschluss befristeter Verträge. Es handelt sich dabei um Verträge, die saisonalen Personalbedarf, Perioden besonders intensiver Geschäftstätigkeit sowie Personalbedarf für Sonderaufgaben abdecken sollen.
Worauf muss man achten, wenn man einen vorübergehend beschäftigten Mitarbeiter bzw. eine Zeitarbeitskraft einstellen möchte? Auch wenn die Mitarbeiterwahl möglicherweise schnell getroffen ist, bedarf es beim Einstellungsprozess doch besonderer Aufmerksamkeit. Vom Arbeitsvertrag bis hin zu Wohlbefinden der Mitarbeitenden gibt es viele Dinge, die beachtet werden müssen:
- Einhaltung rechtlicher Vorschriften: Die Gesetzgebung und Vorschriften müssen bei allen Abläufen eingehalten werden, das heißt, die Abläufe müssen gegen mögliche rechtliche Einwände abgesichert werden.
- Reibungslose Einarbeitung bzw. Beginn der Tätigkeit: Sie sollten den Mitarbeitenden eine rasche Einarbeitung erleichtern und sie dazu befähigen, effizient zur Geschäftstätigkeit des Unternehmens beizutragen.
- Zeitliche und organisatorische Optimierung der Personalabteilung: Dieser Punkt trägt dazu bei, dass hohes Arbeitsaufkommen bei Unterzeichnung zahlreicher Kurzzeitverträge besser bestritten werden kann.
- Zusätzliche Fragen im Zusammenhang mit der Einstellung: Wohnung, Mobilität der Mitarbeiter, Lohnnebenleistungen
Über den Job hinaus: Wohnung, Mobilität und Zusatzleistungen für Saisonarbeiter und -arbeiterinnen
Die meisten Personalverantwortlichen konzentrieren sich lediglich auf die Besetzung der freien Stelle. Im derzeitigen Kontext, in dem Unternehmen wegen des Mangels an Arbeitskräften Alarm schlagen, ist dies bei Weitem nicht ausreichend.
Im Rahmen zeitlich begrenzter Arbeitsverträge können Anreize, beispielsweise in Form von Wohnungs- und Mobilitätszuschüssen oder anderer Zusatzleistungen, für die Bewerber entscheidend sein. Diese Aspekte spielen eine wesentliche Rolle bei der Attraktivität eines Unternehmens sowie der Mitarbeiterbindung im Rahmen kurzfristiger Beschäftigungen.
Die Wohnungssuche stellt für Saisonarbeitskräfte eine der größten Herausforderungen dar, insbesondere aufgrund der hohen Mietpreise in den Beschäftigungsgebieten. Im Rahmen des von der französischen Regierung vorgestellten Plans werden Maßnahmen ergriffen, um diesen Arbeitskräften eine Wohnung stellen zu können.
Was die Mobilität der Arbeitskräfte angeht, so ist es wichtig, den Saisonarbeitskräften praktische und erschwingliche Lösungen zu bieten. Dabei kann auf Dienstfahrzeuge, E-Bikes oder die Unterstützung von Fahrgemeinschaften zurückgegriffen werden.
Letztlich sind gewisse weitere Zusatzleistungen bzw. Lohnnebenleistungen wichtig, um Talente anzulocken und sie an sein Unternehmen zu binden. Auch wenn das Gehalt während des Einstellungsprozesses frei zwischen dem Arbeitgeber und dem Arbeitnehmer verhandelt werden kann, gibt es rechtliche und tarifvertragliche Vorgaben, die eingehalten werden müssen. Zu diesen Leistungen zählen Bonuszahlungen, Sachleistungen sowie Aufstiegschancen. Ziel dieser Maßnahmen ist es, Saisonarbeit attraktiver und wettbewerbsfähiger zu machen als andere Stellen auf dem Arbeitsmarkt.
Fachgerechter Vertragsabschluss
Gesetzeskonforme Arbeitsverträge
Wenn es sich um einen befristeten Vertrag handelt, müssen bestimmte gesetzliche Vorgaben eingehalten werden. So bedarf ein befristeter Vertrag beispielsweise der Schriftform und darf nur unter bestimmten Voraussetzungen ohne Grund geschlossen werden.
Ein Grund für einen befristeten Vertrag kann ein bestimmter, vorübergehender Bedarf, aber nicht die langfristige Ausübung sein, die der normalen Betriebstätigkeit des Unternehmens zuzurechnen ist. Wenn diese Vorgaben für befristete Verträge nicht eingehalten werden, läuft das Unternehmen Gefahr, dass ein befristeter Vertrag als unbefristeter Vertrag gewertet wird – mit den entsprechenden rechtlichen Konsequenzen für den Arbeitgeber.
Best Practice: Vertragsunterzeichnung vor Arbeitsbeginn
Es ist empfehlenswert, dass befristete Arbeitsverträge von beiden Parteien vor Arbeitsbeginn unterzeichnet werden.
Diese Best Practice sorgt dafür, dass die vertraglichen Bedingungen eindeutig festgelegt sind und sowohl vom Arbeitgeber als auch vom Arbeitnehmer vor Aufnahme der Arbeit angenommen wurden. Wenn der Vertrag vor Arbeitsbeginn unterzeichnet wurde, können sich beide Parteien in aller Ruhe auf die eigentliche Einarbeitung konzentrieren und werden Streitigkeiten in Zusammenhang mit den Arbeitsbedingungen oder den zu erledigenden Aufgaben vermieden. Darüber hinaus stellt die rechtzeitige Unterzeichnung des Vertrags auch sicher, dass die gesetzliche Frist zur Aushändigung des Vertrags an den Arbeitnehmer eingehalten wird. Denn der Arbeitnehmer muss den Vertrag 2 Tage nach dessen Abschluss in Händen halten.
Um die Vertragsunterzeichnung zu beschleunigen, gibt es mittlerweile die Möglichkeit, diese per elektronischer Signatur durchzuführen. Der oder die Mitarbeitende können in diesem Fall den Vertrag sowohl persönlich oder aber als digitale Version elektronisch unterzeichnen. Diese technische Lösung eignet sich besonders für Branchen, in denen überproportional viele Arbeitskräfte gebraucht werden und dementsprechend viel Personal in häufig sehr kurzer Zeit eingestellt werden muss.
Ordentliche Kommunikation mit den Mitarbeitern und Empfang von befristet Beschäftigten
Problemloser Arbeitsbeginn dank reibungsloser Kommunikation mit den Mitarbeitenden
Der Arbeitsvertrag ist nicht das einzige Dokument, das dem Arbeitnehmer oder der Arbeitnehmerin bei der Einstellung ausgehändigt wird. Zu den Unterlagen, die über den Arbeitsvertrag hinaus übermittelt werden müssen, zählen unter anderem das Mitarbeiterhandbuch.
Manche dieser Unterlagen sind verpflichtend, andere wiederum werden nur ausgehändigt, um dem Mitarbeiter den Arbeitsbeginn zu erleichtern. So verfügt er oder sie über sämtliche wichtige Informationen, um sich auf den ersten Arbeitstag vorzubereiten.
Darüber hinaus gilt es, das neue Unternehmensmitglied gut in das Team zu integrieren. Wenn sich der neue Arbeitnehmer schnell in seinen neuen Job einfindet und gut von seinem Vorgesetzten geschult und informiert wird, geht die Einarbeitung sicher schneller vonstatten. Ein weiterer Vorteil einer gelungenen und schnellen Einarbeitung ist, dass die neue Arbeitskraft auf diese Art sicherlich mehr Lust hat, länger im Unternehmen zu bleiben.
Best Practice: Automatisierung des Versands der Onboarding-Unterlagen
Der automatisierte Versand der Onboarding-Unterlagen hat sich als Best Practice im Rahmen von Kurzzeitverträgen herausgebildet. Wenn Sie eine digitale Lösung wie die Onboarding-Lösung von Coffreo nutzen, können Sie den Versand dieser Dokumente automatisieren. Dies bringt mehrere Vorteile mit sich:
- Vergesslichkeit ade: Der automatisierte Versand stellt sicher, dass alle notwendigen Dokumente systematisch versendet werden.
- Zeitersparnis: Die Automatisierung bedeutet für die Personalverantwortlichen eine effektive Zeitersparnis, denn sie müssen sich nicht mehr manuell um jeden einzelnen Versand kümmern.
- Einfachere Einarbeitung: Wenn der Arbeitnehmer alle wichtigen Unterlagen bereits bei Arbeitsbeginn vorliegen hat, kann er seinen neuen Aufgaben gelassener entgegensehen.
- Einhaltung von Rechtsvorschriften: Die Automatisierung des Versands ermöglicht Ihnen darüber hinaus die elektronische Signatur von Dokumenten und sorgt dafür, dass Sie sicher sein können, dass Ihr Arbeitnehmer bzw. Ihre Arbeitnehmerin beispielsweise Kenntnis von Sicherheitshinweisen genommen hat. So wird gewährleistet, dass Ihr Unternehmen auch in rechtlicher Hinsicht auf der sicheren Seite ist.
Einfache und stressfreie Einstellung von Arbeitnehmern mit Zeitverträgen, Aushilfskräften und Saisonarbeitskräften
Sie wissen nun genau, was Sie bei der Einstellung von kurzfristig beschäftigten Mitarbeitern beachten müssen. Natürlich müssen Sie sich dabei in erster Linie auf den eigentlichen Einstellungsprozess konzentrieren: Einhaltung aller rechtlicher Vorschriften, reibungsloses Onboarding, Optimierung der Personalabläufe … Gleichzeitig sollten aber auch indirekte Faktoren zur leichteren Stellenbesetzung nicht außer Acht gelassen werden. So können beispielsweise die Wohnungssuche oder die Mobilität der Mitarbeiter unterstützt werden oder andere Lohnnebenleistungen erbracht werden.
In der heutigen Situation, die von starken Spannungen auf dem befristeten Arbeitsmarkt geprägt ist, können Sie, wenn Sie alle im Artikel genannten Tipps beachten, aber dennoch Talente anziehen und Mitarbeiter binden. Daraus ergeben sich für Sie drei Vorteile : ein reibungsloses Einstellungsverfahren, die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und der Aufbau eines Netzwerks von Zeitarbeitnehmer und anderen befristet Beschäftigten, auf das Sie bei Bedarf zurückgreifen können.