Die Papierindustrie ist eine der fünf energieintensivsten Industrien der Welt, da das Papierrecycling an seine Grenzen stößt (ein Blatt Papier kann maximal vier- bis fünfmal recycelt werden und benötigt viel Wasser).
Verstehen Sie die Herausforderungen eines papierlosen Ansatzes.
Zwischen der Optimierung Ihrer Prozesse und der ökologischen Notwendigkeit
Der Papierverbrauch stellt nicht nur einen erheblichen wirtschaftlichen Kostenfaktor dar, sondern belastet auch die CO2-Bilanz von Unternehmen. Angesichts dieser Tatsache und dank der Digitalisierung gehen immer mehr Strukturen dazu über, papierlos zu arbeiten. Auf diese Weise können Unternehmen nicht nur ihre Umweltauswirkungen verringern, sondern auch ihre betriebliche Effizienz steigern.
Der papierlose Ansatz in Unternehmen besteht darin, die Verwendung von Papier in administrativen und operativen Prozessen auf ein Minimum zu reduzieren oder sogar ganz zu eliminieren. Angebote, Rechnungen, Bestellscheine, Arbeitsverträge, Gehaltsabrechnungen…
Die Idee ist, alle Papierdokumente durch elektronische Dateien zu ersetzen. Ein papierloser Ansatz bedeutet also, dass Sie sich mit Digitalisierungslösungen ausstatten, elektronische Prozesse einführen und den Übergang zu nachhaltigeren und effizienteren Arbeitspraktiken vollziehen.
Bei richtiger Umsetzung führt dieser Ansatz zu :
- die betriebliche Effizienz zu steigern,
- die Kosten für das Drucken und die physische Speicherung von Dokumenten zu reduzieren oder sogar zu beseitigen,
- die Dokumentensicherheit zu erhöhen und die Einhaltung von Vorschriften zu gewinnen,
- zur Erhaltung der natürlichen Ressourcen und zur Reduzierung des CO2-Fußabdrucks beitragen.
Die Schritte, bevor Sie mit dem papierlosen Arbeiten beginnen.
Beginnen Sie mit einer Prüfung des derzeitigen Papierverbrauchs in Ihrem Unternehmen: Wissen Sie, wie viel Papier Sie verwenden, wer es verwendet und wofür? Die Beantwortung dieser Fragen wird Ihnen helfen, den Umfang der Aufgabe besser einzuschätzen.
Erfassen Sie dann die verschiedenen Dokumente, die derzeit ausgedruckt werden müssen, und schätzen Sie die damit verbundenen Kosten: Papierkauf, Transport, Tinte, Lagerung… So sieht Ihre derzeitige Papierausgabe aus.
Setzen Sie nun spezifische und messbare Ziele für Ihre Teams. Zum Beispiel:
- Reduzierung des Papierverbrauchs um 50 % in den nächsten 12 Monaten.
- Digitalisierung aller Archivierungsdokumente bis zum Ende des Jahres.
- Einführung der elektronischen Unterschrift für alle Verträge innerhalb von 6 Monaten.
Diese Elemente werden es Ihnen ermöglichen, den Rahmen für Ihren Übergang abzustecken und die Auswirkungen Ihrer Entscheidungen konkret zu messen.
Listen Sie anschließend auf, welche Elemente digitalisiert werden können und welche Maßnahmen Sie dafür ergreifen müssen. Sie sollten zu folgendem Ergebnis kommen: Wenn ein Dokument von Hand zu Hand gehen soll, sei es intern oder bei einem Lieferanten oder Kunden, sollte es in einem digitalen Format vorliegen, das von allen Beteiligten leicht geteilt und bearbeitet werden kann.
Eines der Schlüsselelemente jeder Veränderungsmaßnahme ist die Akzeptanz der Mitarbeiter. Um dies zu erreichen, müssen die Mitarbeiter geschult und für die Herausforderungen der papierlosen Produktion sensibilisiert werden, auch bevor neue Werkzeuge oder eine neue Organisation eingeführt werden.
Zögern Sie nicht, Schulungen oder Workshops zu organisieren, die einen Austausch über verwandte Themen ermöglichen. Hier einige Beispiele:
- Die Vorteile der Papierlosigkeit: Effizienzsteigerung durch Digitalisierung unserer Prozesse.
- Schulung zum digitalen Tool für digitale Unterschriften.
- Verbesserung der Verfolgung unserer Dokumente durch Digitalisierung.
Natürlich sollten diese Teamevents bereits vor der eigentlichen Einführung einer Software beginnen, aber auch die langfristige Einführung Ihres papierlosen Ansatzes unterstützen.
Ihre papierlose Politik in Gang bringen: die Wahl Ihres Partners
Das HR-Management: zentraler Dreh- und Angelpunkt Ihrer papierlosen Strategie
Nach der Durchführung Ihres Audits sollte schnell klar werden, dass die Personalprozesse zu den papierintensivsten gehören. Tatsächlich erfordert die Verwaltung der Humanressourcen täglich den Umgang mit einer Vielzahl von Dokumenten: Verträge, Gehaltsabrechnungen, verschiedene Bescheinigungen, Arbeitszeugnisse und vieles mehr.
Um ihre Bearbeitung zu optimieren und auf eine papierlose Politik hinzuarbeiten, ist die Digitalisierung dieser Dokumente ein erster unumgänglicher Schritt.
Ihre Vertragsdokumente in einem papierlosen Verfahren
Es ist von entscheidender Bedeutung, dass Sie alle Ihre Dokumente sicher archivieren können, sodass ein ständiger und unabhängiger Zugriff sowohl für Sie als auch für Ihre Mitarbeiter langfristig gewährleistet ist. Jede Partei muss ungehindert auf ihre Dokumente zugreifen können, und hier kommt die Einrichtung eines digitalen Konto wie Coffreo ins Spiel.
Darüber hinaus besitzt die elektronische Signatur zwar denselben rechtlichen Wert wie die handschriftliche Unterschrift, dies gilt jedoch nur unter der Voraussetzung, dass ein zuverlässiges Identifikationsverfahren verwendet wird, das ihre Authentizität garantiert. Coffreo stellt die Einhaltung dieser Bedingungen sicher und unterstützt damit Ihre papierlose Strategie, indem es Ihre Umsetzung vereinfacht und sicher macht.
Ebenso ermöglicht Ihnen die Einführung der digitalen Signatur nicht nur eine erhebliche Zeitersparnis (keine Postlaufzeiten oder verloren gegangene Dokumente mehr!), sondern auch erhebliche Papiereinsparungen. Die von Coffreo ermöglichte elektronische Signatur ist somit ein unverzichtbarer Hebel, der die Authentizität der Unterzeichner und die Integrität der Dokumente sicherstellt.
Verabschieden Sie sich von mühsamen Papierprozessen, die oft zu menschlichen Fehlern führen und besonders zeitaufwendig sind. Coffreo vereinfacht das Management und die Archivierung und stellt unter anderem sicher, dass die Gehaltsabrechnungen korrekt übermittelt werden, wobei die Integrität, Vertraulichkeit und Aufbewahrung der Daten gemäß den gesetzlichen Anforderungen gewährleistet ist.
Darüber hinaus lässt sich die Coffreo-Lösung harmonisch in Ihre bestehenden Systeme integrieren und bietet Ihnen und Ihren Teams einen reibungslosen und umfassenden Übergang.
Die Einführung eines papierlosen Unternehmens ist mehr als nur eine umweltfreundliche Geste: Es ist ein Übergang zu einer höheren betrieblichen Effizienz und einer deutlichen Kostensenkung.
Wenn Unternehmen die Herausforderungen begreifen und eine strenge Methodik anwenden, von der ersten Prüfung bis zur Auswahl des geeigneten Partners, können sie nicht nur ihren CO2-Fußabdruck durch eine drastische Reduzierung des Papierverbrauchs verringern, sondern auch ihr Dokumentenmanagement und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften verbessern.
Im Gegensatz zu Stereotypen sind Arbeitnehmer aller Altersgruppen digital versiert und besitzen zu Hause ein Smartphone. Daher erwarten Sie von Ihrem Arbeitgeber Modernität.
Das digitale Konto für Unternehmen ist weit mehr als nur ein Speichermedium. Es verkörpert eine große Veränderung in der Verwaltung von Personalprozessen und bietet Sicherheit, Zugänglichkeit und Effizienz. Wagen Sie den Schritt in die Digitalisierung, um das volle Potenzial Ihres Unternehmens zu erschließen – mit einer Personalverwaltung, die auf dem neuesten Stand der Technik ist. Fordern Sie eine Demo von Coffreo an!