Personalwesen: Talentmanagement statt Papierkram!

Wie können Sie als Personalverantwortliche aber dieser Lawine aus administrativen Arbeiten entkommen, die tagtäglich auf Sie zurollt, und den persönlichen Kontakt wieder in den Fokus der Personalarbeit rücken, sich wieder ums Talentmanagement und nicht um den Papierkram kümmern … Ganz einfach: Indem Sie eine ganze Reihe von Abläufen automatisieren! Wie Sie das genau anstellen, erfahren Sie im folgenden Artikel.

Zu viel Papier! Die Personalabteilung kommt nicht mehr nach

Um die Rechtsvorschriften, die für Arbeitgeber gelten, einzuhalten, muss die Personalabteilung bestimmte administrative, oft zeitaufwändige Aufgaben ausführen. Dazu zählen unter anderem:

• Vertragsunterzeichnung: Aufgrund des hohen Dokumentenaufkommens, komplexer rechtlicher Vorgaben und der persönlichen Daten jedes Arbeitnehmers und jeder Arbeitnehmerin, die stets korrekt sein müssen, bedarf es beim Ausdrucken und Versand von Arbeitsverträgen besonderer Gründlichkeit und Sorgfalt. Hinzu kommen die Erinnerungen, die an Kandidaten geschickt werden müssen, die sich mit der Unterschrift Zeit lassen!

• Versand der Onboarding- und Offboarding-Unterlagen: Mitarbeiterhandbuch, Sicherheitshinweise, Arbeitsanweisungen … Die Personalabteilung muss jedem neuen Angestellten eine Reihe von erläuternden Dokumenten zukommen lassen. Eine Aufgabe, die schnell eintönig werden kann.

• Lohnbuchhaltung: Die Berechnung der zu entrichtenden Steuer- und Sozialabgaben sowie die Erstellung der Gehaltszettel nimmt jeden Monat viel wertvolle Zeit in Anspruch.

• Zeiterfassung: Die Arbeitszeit-, Abwesenheits- und Überstundenerfassung bedarf konstanter Aufmerksamkeit, damit alles genau und vorschriftsmäßig festgehalten wird.

• Urlaubs- und Abwesenheitsverwaltung: Die Verwaltung von Urlaubsanfragen, die Aktualisierung von Arbeitsplänen sowie die Sicherstellung, dass trotz Urlaub die anwesenden Mitarbeiter den Betrieb aufrechterhalten können, können schnell sehr zeitaufwändig werden.

• Sortieren und Speichern der Unterlagen: Um alle Richtlinien einzuhalten, muss die Personalabteilung viele Unterlagen archivieren, was sehr zeitaufwändig ist, wenn es diese noch nicht in digitaler Form vorliegen.

• Organisation der internen Kommunikation: Die Informationsweitergabe an die Angestellten, die Beantwortung von Mitarbeiteranfragen und die Koordination interner Veranstaltungen gehören ebenfalls zu besonders zeitraubenden Aufgaben.

Die große Arbeitslast wirkt sich ohne Frage auf den Alltag der Mitarbeitenden der Personalabteilung aus, aber ebenfalls auf die Zeit, die für den direkten Kontakt mit den anderen Angestellten zur Verfügung steht.

• 56% der Personaler widmen mindestens die Hälfte eines 8-Stunden-Tages administrativen Aufgaben.

• Wie in den vergangen Jahren erklären 62 % der Mitarbeiter im Personalwesen, dass die größte Herausforderung, der sie im Arbeitsalltag gegenüberstehen, der Zeit- und Personalmangel ist.

• 80 % erklären, erschöpft zu sein, 73 % fühlen sich frustriert und 69 % isoliert.

Aufgrund der Überforderung durch die vielen administrativen Aufgaben mangelt es bei den Angestellten der Personalabteilung auch an ausreichender Verfügbarkeit für die restlichen Mitarbeiter. Außerdem führt ein hohes Aufkommen zeitfressender Aufgaben oft unvermeidlich zu mehr Fehlern (Eingabefehler, Müdigkeit). Im Übrigen wirken sich die übermäßige Arbeitslast und die Ausführung wiederkehrender Aufgaben auf die Lebensqualität der HR-Mitarbeiter am Arbeitsplatz aus und können das Risiko für psychosoziale Probleme verstärken. Zusammengefasst kann man sagen, dass die Mitarbeitenden der Personalabteilungen so überfordert sind, dass sie sich nicht mehr auf die menschliche Komponente ihres Berufs konzentrieren können. Zum Glück gibt es Alternativen zu Papier …

Personaler, spart euch das Papier!

Durch die Automatisierung im Personalwesen (oder die Automatisierung der HR-Abläufe) laufen Prozesse und Aufgaben im Zusammenhang mit dem Personalmanagement, der Verwaltung von Dokumenten sowie anderen HR-Operationen dank der neuen Technologien digital ab. Die Parameter müssen nur einmalig festgelegt werden und schon läuft der Prozess vollkommen eigenständig, ohne Mitwirkung eines Mitarbeiters, ab.

Dank des technischen Fortschritts war es in der Tat möglich, eine Vielzahl der Aufgaben der HR-Abteilung zu automatisieren und zu digitalisieren:

• Die maschinelle Berechnung der Gehälter und die Digitalisierung der Gehaltsabrechnungen machen die Lohnbuchhaltung einfacher.

• Beim Einstellungsverfahren kann die Auswahl der Lebensläufe, die Veröffentlichung von Stellenanzeigen und deren Verwaltung sowie die Bearbeitung von Bewerbungen leicht voreingestellt werden.

• Die interne Kommunikation wird dank der automatischen Generierung von Dokumenten, wie den Onboarding-Unterlagen, erleichtert.

• Dank automatischer Archivierung und digitaler persönlicher Kundenkonten werden wichtige Daten schnell und sicher gespeichert.

• Die vermehrte Nutzung der elektronischen Signatur, automatische Erinnerungen sowie elektronische Zeiterfassungssysteme bedeuten für die Personalabteilung einen beträchtlichen Zeitgewinn unter Einhaltung der Rechtsvorschriften.

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Automatisierung und Digitalisierung: direkte positive Auswirkungen

Zeitersparnis

Die Automatisierung und Digitalisierung wiederkehrender, zeitraubender Aufgaben verschafft der Personalabteilung zeitlich Luft, sodass sie sich auf grundlegende Projekte oder Tätigkeiten mit höherem Mehrwert konzentrieren kann. Und wir sprechen hier nicht von ein paar Minuten, sondern von mehreren Arbeitstagen, die dadurch pro Monat eingespart werden können!

Verbesserung der Lebensqualität bei der Arbeit

Erläuterung von Einstellungsabläufen, individuelle Arbeitsplatzgestaltung, Folgetermine … Dank der Zeitersparnis, für die die Automatisierung und Digitalisierung sorgt, können die Mitarbeitenden der Personalabteilung sich auf den zwischenmenschlichen Aspekt ihrer Arbeit konzentrieren, vor allem auf die Ausarbeitung und Überwachung von Projekten, die darauf abzielen, das Wohlbefinden der Arbeitnehmer am Arbeitsplatz zu fördern.

Aufwertung der Berufe im Personalwesen

Schließlich führt die Automatisierung bestimmter Aufgaben zu einem besseren Image der verschiedenen Berufsbilder des Personalwesens. Mehr Kontakt zu den Mitarbeitern und weniger Papierkram führen nämlich dazu, dass sich das Personalwesen wieder auf ihr Kerngeschäft konzentrieren kann: das Personalmanagement. Kein unerhebliches Argument, wenn man bedenkt, dass 74 % aller Personalsachbearbeiter diesen Beruf wegen seines menschlichen und sozialen Aspekts gewählt haben (Quelle: Barometer 2023: „Der Alltag in der Personalabteilung“ [baromètre 2023 « Les RH au quotidien »], Verlag Éditions Tissot 

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Coffreo bietet eine Digitalisierungslösung für das Personalwesen, welche sich ganz besonders für Branchen mit einer Vielzahl von befristeten Verträgen eignet. Elektronische Signatur, digitale Gehaltszettel, digitales Kundenkonto, automatisierte Zeiterfassung … Unsere Komplettlösung verschafft Ihnen durchschnittlich 1 bis 4 Arbeitstage mehr Zeit pro Monat!

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