Selon la dernière étude nationale Gereso, 54% des professionnels RH se disent épuisés, 62% disent que leur principale préoccupation est la charge de travail, 41% estiment qu’ils vont devoir travailler plus. Dans ce contexte, quel DRH ne rêverait pas d’accélérer, d’optimiser et d’automatiser une partie de ses missions ? Productivité accrue, réduction de la charge de travail, amélioration des conditions de travail et gain de temps, l’automatisation gagne à être mieux connue. Tour d’horizon des solutions existantes et de leurs avantages.
L’optimisation des processus pour répondre aux défis et transformation des RH
Entre l’évolution du marché du travail, les fluctuations économiques et la digitalisation de nos sociétés, les professionnels RH sont confrontés à une multitude de défis au quotidien :
- Charge administrative écrasante : Les tâches administratives à faible valeur ajoutée absorbent une part importante du temps des professionnels RH, limitant leur capacité à se concentrer sur des activités qui génèrent davantage de valeur pour l’entreprise.
- Complexité de la conformité réglementaire : Les réglementations en matière d’emploi et de travail sont en constante évolution. Il est compliqué de suivre les changements légaux et de garantir la conformité des contrats et documents.
- Nouvelles attentes des salariés : De nombreuses entreprises ont du mal à trouver suffisamment de salariés et de nombreux métiers sont en tension. Les candidats ont donc le choix. Pour se démarquer, les entreprises (et donc les recruteurs) doivent à la fois s’adapter aux nouvelles exigences des candidats et leur proposer une expérience optimale pendant le recrutement. Cela passe par un suivi régulier et des échanges fluides.
Multipliés par le nombre de collaborateurs à gérer et de recrutements mensuels, souvent vertigineux dans les métiers à forte intensité de main d’œuvre comme la sécurité privée, l’intérim, la santé ou la propreté, on comprend que les services RH aient tout à gagner avec l’automatisation.
La définition de l’automatisation RH
L’automatisation des ressources humaines (automatisation RH) se réfère à l’utilisation de la technologie pour automatiser les processus et les tâches liés à la gestion des employés, des dossiers et des opérations RH.
Après une phase de paramétrage de l’automatisation, les processus sont réalisés sans intervention humaine.
Quels processus automatisables dans les ressources humaines ?
De la contractualisation à la gestion des heures de travail en passant par la communication avec les employés, l’automatisation RH peut porter sur de nombreuses tâches pratiques autrefois réalisées par les gestionnaires RH et recruteurs, à la main ou assistés par ordinateur.
Recrutement automatisé
Automatiser le recrutement est devenu indispensable pour les services RH qui cherchent à rationaliser leurs processus et à attirer les meilleurs talents de manière plus efficace. Cette catégorie d’automatisation vise à simplifier et à optimiser toutes les étapes du processus de recrutement, du tri initial des candidatures à l’intégration des nouveaux employés.
Pour cela, les entreprises utilisent des logiciels spécifiques, appelés des ATS (Applicant Tracking System), qui accompagnent les recruteurs.
Exemples :
- Tri automatisé des CVs : Les logiciels de recrutement automatisé analysent les CVs et les candidatures en utilisant des critères prédéfinis, pour filtrer rapidement les candidats correspondant le mieux aux exigences du poste.
- Rédaction, diffusion et gestion des offres d’emploi en ligne : Les plateformes automatisées permettent de créer, diffuser et gérer les offres d’emploi sur diverses plateformes en quelques clics, facilitant la visibilité et l’accessibilité des postes.
- Entretiens vidéo en ligne : Les outils de recrutement automatisé proposent des d’enregistrer des entretiens vidéo en asynchrones avec des questions standardisées. Grâce à l’IA, l’outil se charge également d’analyser ces vidéos pour permettre aux recruteurs de gagner du temps dans la présélection des candidats.
- Suivi automatisé des candidatures et réponses aux candidats : Les systèmes automatisés envoient des réponses personnalisées aux candidats, les tenant informés de l’avancement de leur candidature tout au long du processus.
Gestion administrative automatisée
Cette catégorie d’automatisation vise à simplifier la gestion des documents, des contrats de travail, des avenants, des congés et des autres processus administratifs liés aux salariés.
C’est dans cette catégorie que les solutions Coffreo facilitent le travail de vos équipes RH en automatisant une grande partie de ces processus administratifs chronophages et répétitifs.
Coffreo s’intègre à votre logiciel de gestion (ERP) pour y greffer de nouvelles fonctionnalités relatives à la gestion administrative RH.
Exemples :
- Signature électronique de documents contractuels : L’automatisation permet de recueillir des signatures électroniques pour les contrats, les avenants et d’autres documents en quelques clics sur ordinateur ou smartphone.
- Relances automatiques : paramétrage des relances à envoyer aux salariés pour qu’ils signent, paraphent ou traitent leurs contrats de travail et documents RH.
- Suivi électronique des heures de travail et des congés : Les systèmes automatisés offrent une plateforme en ligne pour que les employés puissent enregistrer leurs heures de travail (les relevés d’heures pour les agences d’intérim) et demander des congés.
- Diffusion de documents à l’arrivée et au départ des salariés : livret d’accueil, règlement intérieur, consignes de sécurité, plan d’accès, charte informatique, attestation Pôle Emploi ou encore code de déontologie, une solution comme Coffreo permet de transférer automatiquement des documents aux salariés.
- Coffre-fort électronique : Les documents importants doivent être conservés par l’employeur pendant des années. Avec une solution d’archivage numérique automatique, les documents comme les contrats de travail, bulletins de paie et autres sont stockés en ligne aussi bien côté salarié qu’employeur. Le salarié reçoit une notification instantanée l’informant de la disponibilité de son document sur son coffre-fort.
Gestion de la paie et des avantages automatisée
L’automatisation de la gestion de la paie et des avantages sociaux contribue à assurer l’exactitude des calculs, à garantir la conformité réglementaire et à améliorer l’expérience des employés en facilitant l’accès à leurs informations financières.
Exemples :
- Calcul automatisé des salaires et des retenues : Les systèmes automatisés calculent les salaires en fonction des heures travaillées et des taux horaires, en tenant compte automatiquement des retenues fiscales et des cotisations sociales.
- Dépôt direct des salaires : Les solutions automatisées permettent de verser les salaires directement sur les comptes bancaires des employés, éliminant ainsi les étapes manuelles de distribution des chèques ou des espèces.
- Automatisation du traitement des avantages sociaux et des déclarations fiscales : Les systèmes automatisés facilitent la gestion des avantages sociaux tels que l’assurance maladie, les régimes de retraite et les remboursements de frais professionnels. De plus, ils génèrent automatiquement les déclarations fiscales requises.
- Dématérialisation du bulletin de paie : Les solutions de coffre-fort électronique permettent de transférer automatiquement l’ensemble des bulletins de paie dans les espaces de stockage numérique de chaque salarié tout en mettant à disposition de l’employeur une copie de ces documents dans son propre espace. Les salariés ont leurs documents en temps et en heure et l’entreprise respecte la réglementation en vigueur.
Formation et développement des carrières automatisés
Dans le domaine de la formation et du développement des employés, l’automatisation joue un rôle crucial pour permettre aux entreprises de mettre en place des programmes d’apprentissage et de perfectionnement plus ciblés et efficaces. Cette catégorie d’automatisation vise à garantir que les employés acquièrent les compétences nécessaires pour évoluer au sein de l’entreprise.
Exemples :
- Gestion automatisée des plans de formation et d’apprentissage : Les systèmes automatisés facilitent la création, la gestion et la planification des programmes de formation, en permettant aux gestionnaires de suivre l’évolution des compétences et des besoins en formation de chaque employé.
- Suivi automatisé des progrès et des évaluations des employés : Les solutions automatisées permettent de suivre et d’enregistrer les progrès des employés dans leurs parcours de formation, tout en automatisant la collecte des retours et des évaluations.
- Recommandations de formation intuitive : Grâce à l’analyse des compétences actuelles et des objectifs de carrière des employés, les plateformes automatisées peuvent recommander des formations pertinentes pour soutenir leur développement professionnel.
Communication interne automatisée
L’automatisation de la communication interne joue un rôle essentiel dans la diffusion rapide et cohérente des informations au sein de l’entreprise. En réduisant la dépendance aux communications manuelles, les équipes RH peuvent garantir que les employés reçoivent les informations nécessaires au bon moment.
Exemples :
- Envoi automatisé d’annonces et de rappels aux employés : Les systèmes automatisés envoient automatiquement des annonces, des rappels d’événements ou des communications importantes aux employés, ce qui évite les oublis et garantit une communication constante.
- Automatisation des enquêtes de satisfaction et des feedbacks : Les outils automatisés permettent de créer et de diffuser des enquêtes de satisfaction, de collecter les réponses et de générer des rapports d’analyse pour une meilleure compréhension du ressenti des employés.
- Gestion automatisée des processus de commentaires et d’évaluation des employés : L’automatisation facilite la mise en place de cycles d’évaluation, de rétroaction et d’évaluation du rendement, en suivant les étapes et les rappels nécessaires.
Conformité juridique et réglementaire automatisée
Dans un environnement en constante évolution sur le plan légal, l’automatisation de la conformité juridique et réglementaire est devenue indispensable pour les entreprises. Cette catégorie d’automatisation vise à garantir que les politiques et les pratiques de l’entreprise restent conformes aux exigences légales.
Exemples :
- Génération automatisée de contrats de travail et de documents juridiques : Les solutions automatisées génèrent automatiquement des documents juridiques tels que les contrats de travail, les avenants et autres documents conformes aux normes légales en vigueur.
- Suivi automatisé des changements législatifs et réglementaires : Les systèmes automatisés surveillent les évolutions légales et réglementaires, alertant les équipes RH en cas de besoin d’ajustement des politiques ou des procédures.
- Alerte pour les renouvellements de contrats et les échéances : Les outils automatisés envoient des rappels pour les échéances de contrats, les renouvellements ou d’autres actions nécessaires pour maintenir la conformité.
L’avenir de la gestion des ressources humaines : optimiser et automatiser les processus
L’automatisation ne remplace pas les équipes RH, mais elle les libère pour qu’elles puissent se consacrer à des interactions humaines plus significatives et à des décisions stratégiques qui façonnent l’avenir de l’entreprise et de ses talents.