Traiteurs, événementiel, sécurité privée, santé… Dans certains secteurs sous tension, naturellement soumis à des aléas de l’activité et des annulations de dernière minute, il est fréquent de devoir embaucher du personnel dans l’urgence. Mais ce n’est pas parce qu’un salarié est recruté de façon accélérée que les démarches administratives et son intégration dans l’entreprise doivent en pâtir ! Voici les bonnes pratiques pour un recrutement, certes en urgence, mais en parfaite sérénité.
Sécuriser les aspects contractuels du recrutement de vos salariés en urgence
Il arrive qu’un poste doive être pourvu dans la journée, voire même en quelques heures. C’est, par exemple, le cas dans l’univers des traiteurs, et plus largement de l’événementiel, où il n’est pas rare qu’un extra booké pour une prestation annule finalement au dernier moment. Dans ce cas-là, l’entreprise doit vite trouver un remplaçant sous peine de mettre en difficulté sa prestation. Si l’urgence de la situation impose de réagir rapidement, il n’est pour autant pas question de bâcler les aspects contractuels : tout salarié doit recevoir puis signer un contrat de travail, et de préférence avant le début de sa mission. Au-delà de la DPAE, en l’absence d’envoi de contrat, l’entreprise s’expose à des risques juridiques en cas, par exemple, d’accident du travail ou de visite de l’Inspection du Travail qui réalise régulièrement des contrôles sur site.
Aussi, dès qu’un remplaçant a été trouvé pour remplacer le salarié ayant fait défaut, il faut pouvoir lui envoyer son contrat de travail très rapidement afin qu’il le signe au plus tôt. Les délais ne permettent bien entendu pas un échange des documents par courrier. Il n’est le plus souvent pas possible non plus de faire signer le contrat sur site pour de multiples raisons : absence de responsable pour signer la partie réservée à l’employeur, équipes mobilisées par l’opérationnel auxquelles il est compliqué de demander de s’occuper de démarches administratives, exigence de certains salariés d’avoir reçu le contrat avant de se déplacer, nécessité de montrer le contrat signé pour pouvoir accéder au site s’il s’agit d’un événement particulièrement sécurisé, etc. Enfin, il n’est pas non plus recommandé d’envoyer le contrat par email car les obstacles à la signature en bonne et due forme sont alors trop nombreux : impossibilité pour le salarié d’imprimer le document, oubli de l’apporter sur site au démarrage de la mission, etc.
Pour toutes ces raisons, il est aujourd’hui essentiel de s’appuyer sur une solution de signature électronique et de dématérialisation des contrats de travail, si possible interfacée avec le logiciel d’édition des contrats.
Avec Coffreo, il est possible de faire signer un contrat de travail dans la minute !
EventSoft, Comète, éditeurs d’ERP du secteur de l’intérim… Coffreo est interfacé nativement avec de nombreux logiciels métiers du monde des traiteurs, de l’événementiel, de l’intérim ou encore de la sécurité privée. Grâce à un échange de données notamment via API en temps réel, il ne s’écoule que quelques minutes entre le moment où le salarié a confirmé sa disponibilité et celui où il reçoit et peut signer son contrat de travail. Il ne faut en effet que quelques clics à l’employeur pour que la DPAE et le contrat soient envoyés au salarié. Et ce, sans que le salarié n’ait besoin d’avoir créé un compte au préalable. Même s’il s’agit d’un nouveau salarié n’ayant jamais travaillé pour vous, il pourra créer son compte et signer son contrat de travail dans le même temps en quelques instants.
Ne pas négliger l’envoi de documents qui faciliteront l’onboarding du salarié
Consignes de sécurité, plan de site, consignes générales… En plus du contrat de travail, il est probable que vous ayez besoin de transmettre d’autres documents à votre nouvelle recrue. Et là aussi, même si le recrutement s’effectue en urgence, vous devez vous protéger et faire en sorte que le salarié dispose de toutes les informations nécessaires à la réussite de sa mission et que vous ayez une preuve de leur bonne réception.
Avec l’offre Diffusion et Diffusion Signée de Coffreo, l’envoi de ces documents annexes se fait en même temps que l’envoi du contrat de travail, de façon automatique et extrêmement fluide. De cette façon, le salarié peut signer d’un même coup son contrat de travail et les annexes afférentes. L’ensemble des échanges est suivi et tracé pour protéger l’employeur.
Dématérialiser, oui… Mais ne pas déshumaniser !
Il peut bien sûr arriver que vous n’ayez pas d’autre choix que d’affecter en urgence sur une mission un salarié qui n’a jamais travaillé pour vous et que vous n’avez jamais rencontré. Mais cela doit, si possible, rester une exception. La règle d’or, c’est de pouvoir rencontrer son salarié au moins une fois lors d’un rendez-vous en présentiel pour bien qualifier ses compétences et son savoir-être. Ce sera également l’occasion d’expliquer votre démarche en matière de dématérialisation, de présenter vos processus et de rassurer. Et pourquoi pas en profiter pour faire signer un premier contrat électroniquement en direct ! Cet échange humain est clé pour assurer la bonne intégration du salarié et favoriser sa fidélisation.
L’occasion de rappeler que la raison d’être de Coffreo est bien de diminuer les tâches pénibles pour l’employeur et l’employé, en bénéficiant des avantages de la dématérialisation, mais pas de déshumaniser la relation ! Libérés des tâches fastidieuses inhérentes à l’embauche de personnel temporaire, et rassurés sur le volet juridique grâce à la traçabilité de toutes les opérations, vous aurez justement davantage de temps à consacrer à l’humain.
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