Der Arbeitsalltag in Personaldienstleistern kann ganz schön nervenaufreibend sein. Es gilt, in kürzester Zeit neue Arbeitsverträge abzuschließen, ein erfolgreiches Onboarding zu betreiben und nebenbei noch neue Kunden zu neue Kunden anzuwerben. All das ist zudem in der Regel mit viel Papierkram verbunden.
Zeitersparnis
Ein großer Zeitfaktor in der Zeitarbeit ist die Erstellung der Arbeitnehmerüberlassungsverträge. Durch die hohe Rekrutierungs- und Missionsrate in der Zeitarbeit fallen diese quasi permanent an. Es ist daher unerlässlich, diesen zeitraubenden Schritt so gut es geht zu optimieren. Lange war es üblich, Arbeitnehmerüberlassungsverträge auszudrücken, per Post zu verschicken, um diese zu unterschreiben und dann wieder von der unterschreibenden Person per Postweg zurückzuerhalten. Dies war nicht nur umständlich, sondern es kamen unnötige Portokosten. Für die zukünftigen Zeitarbeitnehmer bedeutete dies zudem einen zusätzlichen Aufwand. Gerade in der Zeitarbeit erwarten Arbeitnehmer zunehmend Reaktivität und Effizienz.
Inzwischen erlauben es digitale Lösungen, Arbeitnehmerüberlassungsverträge online zu erstellen, zu unterschreiben und zu versenden. Dies bedeutet weniger Papier und Postgänge. Falls Sie also immer noch den altmodischen Postweg wählen, raten wir dringend zum Umstieg auf einen komplett digitalen Prozess.
Verbesserte Kundenbeziehungen
Wer Zeit spart, kann diese an anderer Stelle besser investieren. Gerade in der Zeitarbeit ist die Pflege der Kundenbeziehungen ein wichtiger Faktor. Auf der einen Seite müssen Kunden gewonnen werden, die auf der Suche nach Zeitarbeitern sind. Diesen ist es wichtig zu sehen, dass das Zeitarbeitsunternehmen gut organisiert und reaktionsschnell ist. Auf der anderen Seite müssen Arbeitskräfte rekrutiert werden. Diese haben in der Regel eine große Auswahl an Zeitarbeitsfirmen, bei denen sie sich bewerben können. Natürlich fällt auch hier die Wahl eher auf Zeitarbeitsunternehmen, die durch schnelle und unkomplizierte Rekrutierungsprozesse glänzen können.
Es lohnt sich also, so viele Rekrutierungs- und Marketingschritte wie möglich zu digitalisieren und so Zeit zu gewinnen, die Sie in ihre Kundenbeziehungen investieren können. So können auf lange Sicht mehr Zeitarbeitnehmer rekrutiert werden und Kunden bleiben länger erhalten, da sie mit Ihren Leistungen zufrieden sind.
Vermeidung von Fehlern
Ein nächster wichtiger Vorteil der Digitalisierung Ihres Arbeitsalltags ist das Senken der Fehlerrate. Fehler sind im wahrsten Sinne des Wortes menschlich: Wo Menschen rechnen, schreiben und planen, passieren auch schnell Fehler. Nicht immer sind diese mit gravierenden Auswirkungen verbunden, doch gerade wenn es um das Rechnen mit hohen Zahlen geht, kann ein kleiner Fehler große Folgen haben. Fehler können beispielsweise bei Rechnungen oder Gehaltsabrechnungen nicht nur peinlich sein, sondern auch die Beziehung zu Kunden und Angestellten langfristig beeinträchtigen.
Ziel jedes Zeitarbeitsunternehmens sollte daher sein, seine Fehlerquote so gut es geht zu verringern. Auch hier sind digitale Lösungen der richtige Weg. Digitale Lösungen sind insgesamt deutlich weniger fehleranfällig, gerade wenn es um das Jonglieren mit hohen Zahlen geht. Auch Tippfehler können schneller entdeckt werden. Keine wichtigen Daten werden vergessen und können jederzeit schnell korrigiert werden. Digitale Lösungen machen auf Fehler aufmerksam, sodass diese schneller korrigiert werden können und im besten Fall dafür, dass Fehler gar nicht erst entstehen.
Digitale Lösungen können so zu einem langfristigen Schutz vor kostspieligen Fehlern werden und helfen Ihnen, Ihre guten Kundenbeziehungen zu bewahren. Fehlerfreies Arbeiten ist immer auch ein Schutz der Beziehungen des gesamten Unternehmens.
Rechtsschutz
Wer Fehler vermeidet, schützt sich auch vor rechtlichen Konsequenzen. Im schlimmsten Fall kommen bei schweren Fehlern hohe Gerichts- und Entschädigungskosten auf Sie zu. Es ist daher auch im Interesse Ihres rechtlichen Schutzes, Ihre Fehlerrate mit Hilfe von digitalen Lösungen so gut es geht niedrig zu halten.
Das Thema Rechtsschutz beginnt jedoch häufig schon beim Abschluss von Verträgen. So machen sich Unternehmen immer wieder Sorgen, dass digitale Unterschriften gesetzeswidrig sind und schrecken davor zurück, ihre Verträge zu digitalisieren. Gerade die digitale Unterschrift macht vielen immer noch Angst. Diese Sorge ist jedoch absolut nicht mehr zeitgemäß. Tatsächlich bestätigte das Bundesministerium für Arbeit und Soziales (BMAS) im Dezember 2022, dass digitale Unterschriften rechtsgültig sind.
Als besonders sicher gelten die sogenannten fortgeschrittenen und qualifizierten Unterschriften.
Eine fortgeschrittene digitale Unterschrift liegt vor, wenn der Unterschreibende mit Hilfe eines SMS Passworts unterschreibt. Dieser Unterschriftentyp ist beispielsweise beim Unterschreiben von unbefristeten Arbeitsverträgen ausreichend.
Die qualifizierte digitale Signatur geht einen Schritt weiter. Hier wird eine automatische ID-Verifizierung durchgeführt. Die digitale Unterschrift ist dann einer handschriftlichen rechtlich komplett gleichgestellt. Diese Unterschriftform ist bei Arbeitnehmerüberlassungsverträgen gefordert.
Durch fortgeschrittene oder qualifizierte Unterschriften brauchen Unternehmen keine Angst mehr vor Unterschriften- oder Dokumentenfälschung haben und können ganz entspannt ihre Verträge digital abschließen. Dies bedeutet wiederum eine enorme Zeitersparnis.
Letzter Punkt beim Thema Rechtssicherheit ist die Archivierung von Daten. Unternehmen sind verpflichtet, alle Daten entsprechend der europäischen Datenschutzverordnung zu speichern. In der Vergangenheit wurde dies häufig mit Aktenordnern, die im Keller gestapelt wurden, erfüllt. Diese sind jedoch nicht sehr sicher, da jederzeit das Risiko von physischer Zerstörung (Brände, Überflutungen etc.) oder Diebstahl besteht. Digitale Lösungen erlauben es heutzutage, alle Daten sicher in einer Cloud zu speichern. So geht nichts verloren, der Zugriff ist reguliert und noch dazu sind die Daten von überall her einsehbar.
So kann Ihnen Coffreo bei der Digitalisierung helfen
Sie haben es verstanden: Durch eine Digitalisierung Ihres Arbeitsalltags können Sie einiges an Zeit und Energie sparen, die Sie dann wieder an anderer Stelle sinnvoller investieren können. Sicher fragen Sie sich nun, wie Sie die Digitalisierung angehen können, ohne zehn verschiedene Digitalisierungslösungen einführen zu müssen.
Tatsächlich gibt es inzwischen praktische All-in-One Lösungen wie Coffreo auf dem Markt. Coffreo ist der Marktführer bei der Digitalisierung von Zeitarbeits- und Kurzzeitverträgen und ermöglicht es, Verträge rechtsgültig digital zu unterschreiben.
Coffreo ermöglicht zudem die einfache und schnelle Übermittlung von On- und Offboarding-Informationen, sodass Ihre Zeitarbeitnehmer schnell startbereit sind Durch die Anwendung von Coffreo garantieren Sie durch Digitalisierung die Nachvollziehbarkeit aller Auftragsschritte und bleiben so stets Ihren Kunden gegenüber transparent. Fehler werden vermieden und Daten gehen nicht verloren, denn Coffreo fungiert auch als Cloud, in der alle Ihre Dokumente an einem Ort versammelt sind.
Warten Sie also nicht länger und steigen Sie auf eine einfache digitale Lösung für Ihre Arbeitnehmerüberlassungsverträge um . Sie können hier eine unverbindliche Demo von Coffreo anfragen.