Zeitarbeitsfirmen stehen oft unter hohem Druck: Eine Vielzahl Aufgaben im Bereich HR muss in der Zeitarbeit in kurzer Zeit abgeschlossen werden. Daraus entsteht ein hoher bürokratischer Aufwand, den es in der Firma tagtäglich zu bewältigen gilt. Unternehmen in der Zeitarbeit machen sich Sorgen, unter Zeitdruck Fehler zu begehen und nicht mehr gesetzeskonform zu sein.
Gesetzeskonforme Prozesse
Um eine möglichst hohe Gesetzeskonformität zu erreichen, sollten Sie sich zunächst einen Überblick über alle Prozesse verschaffen, bei denen es leicht zu Fehlern kommen kann. Oft sind es genau diese Prozesse, die einer Optimierung bedürfen. Sie sind mit der Firma gewachsen und beinhalten oft Prozessschritte, die mittlerweile nicht mehr als sicher betrachtet werden können. Gerade in Zeiten der Digitalisierung gibt es zahlreiche Wege, sich bei der Optimierung durch digitale Tools helfen zu lassen. Betrachten wir jedoch zunächst, welchen Bereichen Sie besondere Aufmerksamkeit widmen sollten.
Verträge gesetzeskonform abschließen
In der Zeitarbeit gilt es täglich, Verträge abzuschließen oder zu erneuern. Wichtig ist dabei, dass der Arbeitnehmerüberlassungsvertrag (ANÜ-Vertrag) in jedem Fall vor Beginn des Einsatzes unterzeichnet werden muss. Der rechtliche Rahmen des Arbeitsverhältnisses muss klar definiert sein, um sowohl Sie als auch den Zeitarbeitnehmer zu schützen und ein erfolgreiches Arbeitsverhältnis zu garantieren. Das dringende Abschließen der doch recht umfassenden Verträge bedeutet dabei natürlich zusätzlichen Zeitdruck, denn die Mission soll möglichst schnell mit dem nötigen Personal besetzt werden.
Neben dem ANÜ-Vertrag müssen Sie ebenfalls die Anweisungen des Kunden an die Mitarbeiter weitergeben. Auch dies muss vor Beginn der Mission erfolgen, um Zeitarbeitnehmern ein klares Verständnis über die Aufgaben zu geben und die Sicherheit Ihres Personals zu garantieren. Im weiteren Verlauf des Arbeitsverhältnisses fallen jedoch noch weitere Dokumente an – denken Sie beispielsweise an die Lohnabrechnungen, die Sie jeweils bis zum Beginn des neuen Monats verschicken müssen.
Sie sehen – viel Papierkram, der das Risiko von Fehlern birgt; viele Dokumente, die Deadline beinhalten!
Um Ihre Prozesse im Bereich der Vertragsabschlüsse zu optimieren, bietet sich die Umstellung auf digitale Unterschriften an. Digitale Unterschriften beschleunigen Rekrutierungsprozesse, da Dokumente digital mit nur wenigen Klicks bearbeitet und verschickt werden. Viele Unternehmen sind jedoch zögerlich bei der Nutzung digitaler Unterschriften, da sie Angst haben, dass diese nicht juristisch anerkannt werden. Hier müssen Sie sich jedoch keine Sorgen mehr machen: Im Dezember 2022 bestätigte das Bundesministerium für Arbeit und Soziales (BMAS) nochmals, dass digitale Unterschriften gesetzeskonform sind. Unternehmen sollten daher nicht länger zögern, digitale Unterschriften zu verwenden. Sie sind der wichtigste Punkt, den es in Hinblick auf Zeitersparnis anzugehen gilt – und zugleich ist die Umsetzung dank moderner Tools mehr als einfach.
Wenn Sie mehr zum Thema Digitalisierung von ANÜ-Verträgen erfahren möchten, finden Sie hier einen weiteren Artikel zum Thema.
Daten gesetzeskonform archivieren
Ein leidiges, aber sehr wichtiges Thema in der Zeitarbeit ist die Frage der Datenspeicherung. Um Daten in Deutschland revisionssicher zu archivieren, müssen verschiedene Vorschriften wie z. B. die EU-DSGVO, die GoBD, das IT-Sicherheitsgesetz und die Regelungen zum Schutz von Geschäftsgeheimnissen eingehalten werden. In der Zeitarbeit fallen durch die vielen Arbeitsverhältnisse große Mengen an sensiblen persönlichen Daten über die Mitarbeiter sowie die Kunden an. Sie müssen also akribisch darauf achten, dass diese Daten vor Zugriff durch Dritte geschützt sind und sicher aufbewahrt werden. Zugleich müssen Sie selbst leichten Zugriff auf alle benötigten Informationen haben.
Es gilt also einiges zu beachten in Sachen Datenspeicherung. Gerade die Langzeitarchivierung wirft viele logistische Probleme auf. So gilt es beispielsweise, den geeigneten Datenträger zu wählen. Lange Zeit war es üblich, Daten auf Festplatten oder anderen physischen Datenträgern zu speichern. Dabei besteht jedoch ein erhebliches Risiko, denn physische Datenträger können leicht durch Brände oder Überschwemmungen zerstört werden. Im schlimmsten Fall können so alle Daten verloren gehen.
Sie sehen also, dass auch der Bereich der Langzeitarchivierung äußerst kritisch ist und besondere Aufmerksamkeit bei der Optimierung Ihrer Prozesse verdient. Auch hier gibt es inzwischen zahlreiche moderne Lösungen, um Ihnen das Leben zu erleichtern und den Stress vor der nächsten Betriebsprüfung zu lindern.
Alle vorab genannten Probleme lassen sich leicht lösen, indem Sie sich für eine digitale Archivierung entscheiden. Hier gibt es inzwischen zahlreiche Cloud-Lösungen auf dem Markt. Die digitale Archivierung ist heutzutage sehr sicher und hat viele Vorteile: Daten sind jederzeit abrufbar, leichter durchsuchbar und weitere Sicherheitskopien können in Datacentern, die ISO27001 zertifiziert sind, gespeichert werden. So geht nichts verloren und Sie sind vor physischer Zerstörung Ihrer Daten bestens geschützt.
So hilft Ihnen Coffreo beim Einhalten des gültigen Rechts
Nachdem Sie nun die Prozesse kennen, die es in Hinblick auf die Gesetzeskonformität zu optimieren gilt, fragen Sie sich sicher, welche digitalen Lösungen Ihnen wirklich helfen können, Ihre Probleme langfristig zu lösen. Es gibt inzwischen zahlreiche Anbieter digitaler Tools, die Sie gerne an die Hand nehmen und bei Ihrem Change Prozess begleiten. Ein Anbieter, der alle Ihre Probleme mit nur einem einzigen Tool lösen kann, ist Coffreo.
Coffreo ist DER Experte in Sachen digitaler Personalverwaltung und erlaubt es Ihnen, alle oben genannten Bereiche zu optimieren. Zunächst erlaubt es Coffreo, Dokumente zu digitalisieren, zu unterschreiben und zu versenden. Eine enorme Zeitersparnis für Sie, Ihre Kunden und Ihre Arbeitnehmer. Niemand muss extra im Büro vorbeikommen oder zur Post laufen. Die digitale Unterschrift ist dabei absolut sicher: Sobald die Art der Signatur für das Dokument von dem Personaldienstleister festgelegt wurde, kann niemand im Unternehmen oder auf Seiten des Kunden / Zeitarbeitnehmer diese Art von Signatur ändern. Um alle wichtigen Dokumente des Arbeitsverhältnisses zu sichern, fungiert Coffreo zudem als persönlicher Safe, der automatisch alle unterschriebenen Dokumente archiviert.
Coffreo verbindet sich darüber hinaus direkt mit Ihrem ERP-System und übernimmt im Dokument alle notwendigen Daten. Sie arbeiten wie gewohnt mit Ihrer vertrauten Anwendung (ERP) , verfolgen direkt den Status des Dokumentes und sehen in Realtime was, wann und von wem es unterschrieben worden ist. So geht nichts verloren und es schleichen sich weniger Fehler ein.
Auch in Sachen Langzeitarchivierung wird Coffreo viele Ihrer Probleme auf einen Schlag lösen. Sie und Ihre Kunden bekommen jeweils Zugriff auf ein automatisch erstelltes, beweiskräftiges Archiv – und das über 10 Jahre, egal wie lange die Business-Beziehungen dauern. Ihr externes Personal bekommt auch ein persönliches Coffreo-Safe wo Sie deren ganzen berufliche Dokumente verwalten können und zwar lebenslang!
Neugierig geworden? Sollten Sie weitere Fragen zu Coffreo haben, sind wir jederzeit für Sie da. Fragen Sie gerne hier eine Demo an!