Agences d’emploi : les bonnes pratiques des championnes de la digitalisation

Gain de temps, économies financières, amélioration de la satisfaction client, fidélisation des intérimaires… Pour une agence d’emploi, la bonne utilisation des outils digitaux peut se révéler un atout essentiel pour doper sa compétitivité. Toutefois, les niveaux de maturité en la matière sont très disparates. Certaines agences ont intégralement dématérialisé leurs processus quand chez d’autres le papier règne encore en maître.

Les organisations vraiment matures sont celles qui ont su mettre en place les bons outils et les bonnes pratiques pour chacun des processus clés qui font le quotidien d’une agence d’intérim. Examinons comment elles s’y prennent.

Dans ce domaine, elles s’appuient sur la digitalisation pour trois activités essentielles : l’identification de nouveaux candidats, le suivi des candidatures et l’exploitation de leur vivier d’intérimaires.

Pour faire la promotion des offres de missions et attirer de nouveaux candidats, elles publient non seulement toutes leurs offres sur leur site internet mais utilisent également des outils comme les job boards (Monster, Indeed, RegionJob, PôleEmploi, MeteoJob, KellJob…) ou les réseaux sociaux (Facebook, LinkedIn, Instagram…). Au-delà d’aider à pourvoir certaines missions, ces efforts ont un impact important sur leur visibilité globale de les aident à développer leur marque employeur pour également attirer des candidatures spontanées.

Beaucoup se dotent d’un Outil de Suivi des Candidatures (OSC, ou ATS pour Applicant Tracking System) pour collecter et analyser les informations sur les candidats.

Enfin, elles automatisent autant que possible le « job matching ». L’utilisation de bases de données, de l’intelligence artificielle, du data mining ou encore du traitement automatique des langues, leur permet d’identifier plus rapidement les profils les plus adaptés.

Les agences les plus avancées en termes de digitalisation ont bien entendu ici banni les processus papiers : trop lents et sources d’erreurs. Elles évitent également d’utiliser la signature par email qui requiert également une gestion manuelle importante côté intérimaire (impression du document, signature manuelle, scan, envoi d’un email avec le document en pièce jointe…) comme côté agence (vérification de la conformité des documents, archivages des pièces jointes…), et qui n’est pas reconnue comme un original, ce qui peut poser des problèmes devant le juge.

Elles leur préfèrent des outils de signature électronique qui apportent des garanties sur la gestion des identités des signataires et des signatures électroniques. Elles les utilisent dans le cadre d’un processus complet et totalement intégré qui génère notamment des relances automatisées pour maximiser les chances d’obtenir une signature rapide.

Lorsqu’un intérimaire démarre ou termine une mission il faut lui transmettre un certain nombre de documents concernant l’agence (livret d’accueil, mutuelle, prévoyance…), l’entreprise utilisatrice (plan du site, règles de sécurité générales, règlement intérieur…), la mission (règles de sécurité relatives à la mission, horaires…) ou encore que l’agence est légalement tenue de lui remettre (certificats de travail, attestation pôle emploi…). Il faut en outre pour certains documents être capable de justifier qu’ils ont été portés à la connaissance du salarié. Cela requiert de disposer d’un mécanisme de traçabilité de la remise et, dans certains cas, de recueillir une signature lors de la remise.

Les championnes de la digitalisation ont bien entendu là aussi mis fin aux processus papiers ou par email et s’appuie au contraire sur des solutions de dématérialisation pour :

• diffuser automatiquement les documents en fonction de différents paramètres (contenu de la mission, profil du travailleur et de l’entreprise utilisatrice, etc.) ;
• disposer d’un mécanisme pour tracer les échanges et éventuellement apposer une signature électronique s’il est nécessaire de pouvoir justifier le consentement du travailleur.

Le relevé d’heures est une étape indispensable de toute mission d’intérim car c’est lui qui permet de réaliser la facturation de l’entreprise utilisatrice (EU) et d’établir le bulletin de paie de l’intérimaire. La gestion en version papier ou par email pose immanquablement des problèmes tels que des erreurs de saisie et la difficulté à collecter les données en temps et en heure.

Les agences les plus matures s’en sont donc affranchies et ont mis en places des solutions permettant de :

• faciliter la saisie par l’EU, qui peut même être automatisée en étant reliée à une solution de pointeuse ;
• automatiser la transmission du relevé vers le logiciel de paie sans imposer une nouvelle saisie des informations par le personnel de l’agence ;
• automatiser les relances en cas de non-transmission des relevés dans les délais impartis.

Les agences les plus matures en termes de digitalisation tirent ici pleinement parti du dispositif qui depuis 2017 autorise l’employeur à diffuser le bulletin de paie sous format électronique sans accord préalable du salarié (principe du opt out). Cela leur offre un gain très substantiel en temps et en argent puisqu’il n’est plus nécessaire de l’imprimer et de l’envoyer par courrier.

Elles utilisent pour cela une solution qui leur permet notamment de respecter quatre obligations légales qui encadrent ce dispositif :

• garantir la disponibilité du bulletin pendant 50 ans ou jusqu’à ce que le salarié ait atteint l’âge maximal de mise à la retraite + six ans ;
• choisir un prestataire de digitalisation permettant la connexion au Compte Personnel d’Activité (CPA) du salarié ;
• permettre au salarié de s’opposer à la dématérialisation de son bulletin de paie ;
• assurer la remise dans des conditions garantissant l’intégrité et la confidentialité des données.

Enfin, elles font appel à une solution de coffre-fort numérique répondant à la norme NF Z42-020 afin de :

• déposer dans le coffre-fort personnel du travailleur, auquel l’agence n’a pas accès, l’ensemble des documents relatifs à leur relation ;
• faire en sorte que chacune des parties puisse en toute indépendance avoir accès aux éléments de preuve ;
• garantir un accès à ces éléments sur le long terme.

Toutes les parties sont ainsi autonomes et ne dépendent pas d’une autre pour la conservation des documents. Chacune a directement accès à son exemplaire aussi longtemps que nécessaire.

On le voit, être un champion de la digitalisation ne s’improvise pas. Cela requiert de mettre en œuvre de nombreuses technologies et bonnes pratiques. Rares sont au final les agences d’emploi qui cochent toutes les cases. Et vous, où en êtes-vous ? Pour vous évaluer, nous vous proposons de réaliser notre test en ligne pour connaître en 5 minutes votre score de maturité digitale.

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