DSI : la checklist pour trouver la bonne solution de digitalisation pour votre agence d’intérim

De l’apparition des jobboards à la dématérialisation des documents de l’agence (contrats, bulletins, factures, relevés d’heures, livrets d’accueil, prévoyance…), la digitalisation s’est largement développée dans le monde de l’intérim ces 10 dernières années. Afin de répondre aux nouveaux enjeux du travail temporaire, les solutions de dématérialisation se sont multipliées, si bien qu’il peut être difficile pour les DSI d’identifier la meilleure solution pour leurs agences. Voici les 5 critères que nous recommandons de surveiller pour faire le bon choix.

Évidemment, la solution de digitalisation doit répondre en premier lieu aux problématiques spécifiques des agences d’intérim. Elle doit permettre de simplifier le quotidien des collaborateurs en agences dans leur relation avec les intérimaires et les clients en proposant notamment les fonctionnalités suivantes :

• Signature électronique, afin de pouvoir digitaliser aussi bien les contrats de mission que les contrats de mise à disposition.
• Diffusion automatique des documents, pour que les collaborateurs en agence puissent envoyer en un clic tous les documents nécessaires à l’onboarding ou l’offboarding de l’intérimaire ainsi qu’aux clients.
• Solution de relevé d’heures, en vue de faciliter la saisie et d’automatiser la transmission du relevé d’heures.
• Coffre-fort numérique garantissant la conservation des documents sur le long terme pour toutes les parties indépendamment de leurs relations contractuelles.
• Automatisation des tâches, telles que l’envoi de contrats de travail, le traitement des signatures, la gestion des retours et la relance automatique en cas de non-signature.
• Des processus prenant en compte le cadre législatif exigeant qui régit l’intérim (code du travail, RGPD, Cnil, eIDAS…).
• Une facilité de déploiement pour tous les utilisateurs :  intérimaires, clients et collaborateurs internes

Il faut également garder à l’esprit que digitaliser ne signifie pas supprimer les rapports humains. Le métier des agences d’emploi reste avant tout la gestion de ressources humaines et la solution doit donc assurer une couverture fonctionnelle étendue tout en favorisant le maintien des relations humaines en présentiel ou au téléphone.

Deuxième point d’attention : la solution retenue doit permettre d’échanger des données avec vos autres applicatifs comme votre logiciel agence ou SIRH. Le personnel en agence doit pouvoir s’emparer rapidement de la solution et elle doit correspondre à leurs habitudes de travail.

C’est pour cette raison que Coffreo a développé tous les outils nécessaires (API, SFTP) pour permettre une connexion entre votre système (propriétaire ou éditeur) et nos services avec un accompagnement sur mesure comprenant des plateformes de tests et recette. Certains éditeurs, tels qu’Infor, ont également fait le choix d’interfacer Coffreo dans leur logiciel pour faciliter la vie de leurs clients.

Contrats de travail, bulletins de paie, factures… La gestion du personnel temporaire et des clients impose de traiter des données sensibles et confidentielles. La solution retenue doit donc respecter les plus hauts niveaux de sécurité. La certification ISO 27001 est une référence internationale clé et s’appuyer sur des fournisseurs en disposant est recommandé.

Par ailleurs, soyez vigilants sur un autre point : le RGPD et la responsabilité de traitement. L’ambiguïté n’est pas de mise sur ce sujet et, comme l’agence confie à son prestataire de nombreuses données personnelles qu’il va héberger sur du long terme, il convient de s’appuyer sur un fournisseur assumant la responsabilité de traitement devant les intérimaires et clients. Cette approche permet d’éviter à l’agence d’assumer un risque juridique qui n’est pas de son ressort.

Enfin, un hébergement avec une redondance séparée sur 2 sites distants, en France ou en Europe est à privilégier pour la conservation des données de l’agence, des intérimaires et des clients.

Réussir son projet de digitalisation passe aussi par un accompagnement efficace de vos intérimaires, clients et collaborateurs en agence pour faciliter leur adoption de votre solution. Vous devez pouvoir ainsi vous appuyer sur un support facilement disponible et réactif pour ces trois populations. Les intérimaires travaillant les jours de la semaine, avoir un support dédié pour eux le soir et le week-end est notamment une nécessité. Une prestation complète de support est le meilleur gage de sérénité et une réduction de la pénibilité pour les collaborateurs en agence.

Par ailleurs, veillez également à ce que votre prestataire soit en mesure de vous apporter tous les outils nécessaires pour faciliter l’adoption de la solution lors de son déploiement auprès des intérimaires et clients (guides, notes de présentation…).

L’activité d’une agence d’intérim connaît souvent des pics saisonniers et peut également subir des variations importantes liées à l’environnement économique, politique ou même sanitaire. La crise du Covid-19 de ces deux dernières années en a été une parfaite illustration. Il est important de veiller à ce que le modèle de consommation et de facturation de la solution puisse s’adapter à ces variations en limitant en particulier la part des frais fixes et en privilégiant des charges variables.

En outre, les documents digitalisés (bulletins, factures, contrats,…) sont soumis à des exigences de durée de conservation longues pour chaque partie notamment les intérimaires qui doivent pouvoir disposer de leurs bulletins et contrats jusqu’à la liquidation de la retraite.

Enfin, le secteur des agences d’emploi est par bien des côtés spécifique dans l’environnement des ressources humaines, rechercher un partenaire spécialisé auprès de votre profession est un gage de compréhension fine de vos attentes et problématiques.

Coffreo, partenaire depuis 15 ans des agences d’emploi, est à l’écoute de vos projets et prêt à vous présenter ses services :