Ist die Dematerialisierung für alle Branchen und alle Probleme geeignet? Wenn sie als Chance gesehen wird, bestimmte Prozesse zu rationalisieren, um die Produktivität zu steigern und Zeit freizusetzen, ist sie überall denkbar, sowohl bei Personaldienstleistern als auch in Unternehmen, die viele Arbeitnehmer mit befristeten Verträgen beschäftigen. In diesen Fällen ermöglicht die Digitalisierung des Personalwesens den Managern und Personalvermittlern, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren: die Menschen.
HR-Digitalisierung: Definition
Die Digitalisierung der HR-Funktion betrifft alle Prozesse, die es ermöglichen, die Aufgaben der Abteilung durch die Integration digitaler Tools zu digitalisieren. Ziel ist es, die Produktivität des Unternehmens zu steigern, indem administrative Aufgaben und die Verwaltung von HR-Dokumenten automatisiert werden. Im Rahmen der HR-Funktion kann die Digitalisierung unter zwei Gesichtspunkten betrachtet werden: die Entmaterialisierung von Dokumenten und die Digitalisierung von Prozessen.
HR-Dokumenten-Dematerialisierung
Die Digitalisierung von HR-Dokumenten besteht darin, HR-Papierdokumente zu digitalisieren, wie z. B. :
- Die Gehaltsabrechnungen ;
- Die Arbeitsverträge ;
- Die Spesenabrechnungen ;
- Die Urlaubsanträge ;
- Die Geschäftsordnung des Unternehmens.
Digitalisierung von HR-Prozessen
Umgekehrt geht es bei der Digitalisierung von Prozessen eher um die Automatisierung der Bearbeitung und Verwaltung bestimmter HR-Aufgaben, wie z. B. :
- Die Verwaltung von Zeitplänen ;
- Die Berechnung der geleisteten Arbeitsstunden ;
- Das Onboarding und Outboarding ;
- Die Organisation von Vorstellungsgesprächen ;
- Die Personalbeschaffung ;
- Die Analyse der HR-KPIs und die Nachverfolgung der Reportings.
Natürlich ergänzen sich diese beiden Ansätze: Beispielsweise ist es für die Personalabteilungen umso einfacher, eine papierlose Gehaltsabrechnung über eine digitale Lösung zu verwalten, die dieser Aufgabe gewidmet ist.
Personalbeschaffung: HR-Digitalisierung zur Optimierung des Talent Sourcing
Wenn Sie monatlich fast hundert Kandidaten einstellen müssen – in stark angespannten Branchen wie dem Gesundheitswesen, der privaten Sicherheit und Bewachung oder der Sauberkeit -, macht die Digitalisierung des Personalwesens Sinn.
Auf allen Ebenen ist es wichtig, das Volumen der Zeitarbeit zu kontrollieren, da es sich zwangsläufig auf die wirtschaftliche Leistung des Unternehmens auswirkt. Während „Pure Player“ eine vollständige Digitalisierung im Bereich der Zeitarbeit anbieten, greifen immer mehr Unternehmen auf ausgelagerte Lösungen zurück, um diese Einstellungen zu verwalten. Konkret bedeutet dies, dass ihre Angebote sofort online veröffentlicht werden und häufig mit einem System zur Sortierung von Lebensläufen ausgestattet sind, um die Übereinstimmung zwischen Profilen und Einsätzen zu erleichtern.
Die Digitalisierung des HR-Prozesses bietet zahlreiche Vorteile, wie z. B. :
- Zugang zu einem größeren Bewerberpool: Unternehmen, die ihren Einstellungsprozess digitalisieren, profitieren von einer größeren Exposition. Das bedeutet, dass sie mehr Chancen haben, die richtigen Kandidaten zu finden, und das mit weniger Zeitaufwand. In Branchen mit hoher Fluktuation – wie dem Gesundheitswesen, dem privaten Sicherheitsdienst oder der Veranstaltungsbranche – ist dies ein wichtiges Argument.
- Senkung der Personalbeschaffungskosten: Die Digitalisierung des Personalbeschaffungsprozesses führt zu einer Art Automatisierung der Personalbeschaffung. Langfristig werden dadurch die Personalkosten für das Sortieren von Lebensläufen, das Vorbereiten und Korrigieren von Übungen, das Archivieren von Bewerbungen usw. gesenkt.
- Ein attraktiverer Einstellungsprozess: Die Digitalisierung ermöglicht es jedem Bewerber, sich schnell und einfach zu bewerben. Vor allem für die jüngere Generation ist die Einfachheit der Bewerbung ein wichtiger Punkt, den es zu berücksichtigen gilt.
HR-Digitalisierung zur Verbesserung der Vertragsabschlußsrate
Ein Problem, das durch die Digitalisierung des Personalwesens gelöst werden kann, ist die Verzögerung bei der Unterzeichnung von Verträgen. Dieser Punkt, auf den Personalverantwortliche häufig stoßen, wenn sie Kurzzeitverträge einstellen, stellt natürlich ein rechtliches Problem dar. Es ist nämlich nicht ungewöhnlich, dass Arbeitnehmer die Arbeit aufnehmen, obwohl sie vertraglich nicht verpflichtet sind.
Welche Risiken bestehen bei nicht unterschriebenen Verträgen?
Wenn kein unterschriebener Vertrag vorliegt, setzen sich die betroffenen Unternehmen erheblichen Risiken aus:
- Der Arbeitnehmer kann eine Umqualifizierung seines Vertrags in einen unbefristeten Arbeitsvertrag sowie eine Entschädigung in Höhe eines Monatsgehalts verlangen.
- Der Arbeitgeber, der keinen schriftlichen Vertrag erstellt hat, riskiert außerdem eine strafrechtliche Sanktion.
Dabei ist die No-Show noch nicht berücksichtigt, ein Risiko, das für das Unternehmen, seine Produktivität und seine Effizienz ebenso schädlich ist. No-show bezeichnet die Tatsache, dass ein Arbeitnehmer seinen Auftrag nicht erfüllt. Unternehmen, die ihre wesentlichen Dokumente erst vor dem Auftrag versenden und den Arbeitsvertrag von ihren Mitarbeitern unterschreiben lassen, senken ihre No-Show-Quote
Eine Lösung: die elektronische Signatur
Angesichts dieser Schwierigkeit kommt die Digitalisierung gerade recht, indem sie z. B. Lösungen für die elektronische Unterschrift einschließt. Optionen wie die automatische Erinnerung bei Nichtunterzeichnung oder das automatische Vorausfüllen können sich als sehr nützlich erweisen. Darüber hinaus erhält jeder Unterzeichner eine Kopie des Dokuments im digitalen Format sowie Zugang zu einer Beweisakte. Angesichts der gesetzlichen Auflagen für Zeitarbeit ist das rechtliche Risiko beherrschbar.
Die HR-Digitalisierung erleichtert das Onboarding von Bewerbern.
Auch das Onboarding wird durch die HR-Digitalisierung erleichtert. Eingestellte Bewerber haben direkten Zugang zu Begrüßungsbüchern, Sicherheitsbüchern und anderen internen Vorschriften. Aus regulatorischer Sicht können die Personalverantwortlichen nachweisen, dass sie die gesetzliche Verpflichtung zur Verbreitung einhalten.
Die Bewerber hingegen können die Dokumente jederzeit einsehen, ohne Angst haben zu müssen, sie zu verlieren, wie es bei Papierdokumenten der Fall ist. Darüber hinaus können die Dokumente aktualisiert und automatisch allen zur Kenntnis gebracht werden.
HR-Digitalisierung zur Verbesserung der Erfahrungen der Arbeitnehmer.
Dank der Digitalisierung sind die Beziehungen zu den Arbeitnehmern flüssiger. Die Digitalisierung ermöglicht :
- Einen direkten und vereinfachten Zugang zu ihren Daten zu haben: Ob es sich um ihren Arbeitsvertrag, ihre Gehaltsabrechnung oder auch um die Zusammenfassung ihrer Urlaubsansprüche handelt, die HR-Digitalisierung ermöglicht dem Arbeitnehmer einen ständigen Zugriff auf seine Dokumente und die Sicherstellung ihrer Konformität. Diese Dokumente sind sofort zugänglich und sicher, wenn sie in digitalen Safes aufbewahrt werden. Für Arbeitnehmer, die mehrere Kurzzeitverträge haben und nicht für dasselbe Unternehmen arbeiten, ist die Digitalisierung eine echte Zeitersparnis.
- Bessere Kommunikation: Digitale Lösungen helfen Arbeitnehmern auch dabei, schneller miteinander zu kommunizieren. Die Möglichkeiten der Datenerhebung und -verarbeitung sind enorm. Beispielsweise ist die Erstellung von Umfragen eine große Chance, um strategische Informationen zu erhalten, die für das Unternehmen von Nutzen sind.
Verwaltungsmanagement: HR-Digitalisierung, um wichtige Dokumente zu zentralisieren.
Die Personalabteilungen sind große Papierverbraucher. Arbeitsverträge, Gehaltsabrechnungen, Bescheinigungen, Lebensläufe, Begrüßungshefte… Die Liste ist lang und das Risiko, ein wichtiges Dokument zu verlieren, ist groß. Mit der Digitalisierung im Personalwesen ist es einfach, die Dateien zu zentralisieren und auf den Servern aufzubewahren oder sie auf sichere Plattformen wie Coffreo auszulagern.
HR-Dematerialisierung, um die Verteilung der Gehaltsabrechnungen zu erleichtern.
Seit 2017 ist es dem Arbeitgeber erlaubt, die Gehaltsabrechnungen seiner Angestellten ohne vorherige Zustimmung des Arbeitnehmers in elektronischer Form zu verteilen. Im Gegensatz zum Papierbetrieb, der oft zeitaufwendig und fehleranfällig ist, spart die Erstellung der Gehaltsnachweise im elektronischen Format Zeit und Geld – es fallen keine Versandkosten an – und erleichtert den Unternehmen die Durchführung von Kontrollen.
Die Digitalisierung dieses Prozesses ermöglicht zudem eine schnellere Erstellung der Gehaltsabrechnungen, da die obligatorischen Elemente wie die Kontaktdaten des Unternehmens und des Arbeitnehmers, die Anzahl der geleisteten Arbeitsstunden sowie die Sozialversicherungsbeiträge und -abgaben parametrisiert werden können. Diese Automatisierung ist besonders für die Personalabteilungen von Unternehmen mit hohem Arbeitskräftebedarf interessant.
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HR-Digitalisierung: Wo soll man anfangen?
Die Digitalisierung der Personalabteilungen ist für viele Personalabteilungen eine Erleichterung, da sie zeitraubende Aufgaben überflüssig macht, die Onboarding- und Offboarding-Prozesse reibungslos ablaufen und die Gehaltsabrechnungen automatisch erstellt werden. Aber wenn man sich nur eine Sache merken sollte, ist es, dass sie vor allem eine große rechtliche Herausforderung löst: die Absicherung von Kurzzeitverträgen. Da diese im Allgemeinen zahlreicher sind, werden sie oft weniger streng behandelt als unbefristete Arbeitsverträge, obwohl die Risiken der Nichteinhaltung und die Sanktionen für das Unternehmen genauso groß sind!
Dank der Digitalisierung sind Kurzzeitverträge von der Unterschrift über das Hinzufügen von Klauseln bis hin zur Aufbewahrung rechtlich abgesichert. Während des gesamten Prozesses werden sie in einem eigenen digitalen Raum aufbewahrt, z. B. in Mitarbeiterportalen oder auf speziellen Plattformen wie Coffreo. Unsere HR-Lösung bietet in diesem Zusammenhang die Möglichkeit, die Unterzeichnung Ihrer Kurzverträge zu automatisieren und zu vereinfachen und sie in individuellen Tresoren zu speichern.
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die Digitalisierung des Personalwesens für Personalverantwortliche eine große Zeitersparnis bedeutet, da sie administrative Aufgaben mit geringer Wertschöpfung industrialisiert und stattdessen Talentmanagement und die Umsetzung globaler Strategien fördert.
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